Rahtikirja- ja kollitarra-aineiston muodostat ja lähetät Rahtikirja-ikkunan Unifaun lisätiedot -välilehdellä napauttamalla painiketta Muodosta XML. Aineisto muodostetaan tässä vaiheessa Unifaun asetukset -välilehdellä kentässä Arkisto määriteltyyn hakemistoon.
Aineiston peruutus on mahdollista Peruuta XML –painikkeella.
Suljettuasi Rahtikirja-ikkunan TAI siirryttyäsi käsittelemään seuraavaa tilausta kopioidaan muodostettu aineisto Arkisto-kentässä määritellystä hakemistosta Out-kentässä määriteltyyn hakemistoon, eikä aineiston peruuttaminen Visma Novassa ole sen jälkeen enää mahdollista.
Sähköiset rahtikirjat –liittymä siirtää aineiston Out-kentässä määritellystä hakemistosta Unifaun OnlineConnect -ohjelmaan siinä ajassa, mikä ko. ohjelmassa on määritelty siirtoajaksi. Siirtoaika voi olla 1-60 sekuntia ja se määritellään Unifaun OnlineConnect hallinta -ohjelmassa kohdassa ”Sekunnit kirjoituksesta siihen että tiedostot käsitellään”:
Visma Novasta haettavalle XML-aineistolle määritellyt tiedot Unifaun OnlineConnect hallinta -ohjelmassa (kuva päivältä 28.1.2022).
Unifaun OnlineConnect -ohjelma tulee olla aina käynnissä silloin, kun sähköisiä rahtikirjoja muodostetaan. Mikäli tämä ohjelma ei ole käynnissä, Visma Novan XML -aineistot eivät lähde liittymään eikä liittymästä myöskään palaudu mitään tietoa Visma Novaan.
Huom! Unifaun OnlineConnect -ohjelma voidaan asentaa myös palveluna (service) palvelimelle, jolloin se on käynnissä 24/7-periaatteella (katso asennusohje ohjelman sivuilta tai ota yhteyttä nShiftin/Unifaunin asiakastukeen).
Aineiston palaute
Unifaun OnlineConnect hallinta -ohjelman Palautetieto-välilehdellä voit määritellä, kuinka palautetiedot tulostetuista lähetyksistä raportoidaan.
Visma Novan tapauksessa
Aktivoi optio Aineiston palautetiedon raportointi
Syötä Hakemisto-kenttään sama hakemistopolku kuin Visma Novan Unifaun asetukset -välilehden kentässä Palautehakemisto
Suodatukseen valitse vaihtoehto Raportoi ainoastaan säännöllisesti
Tiedostomuodoksi valitse vaihtoehto Vakiomuoto viitteellä
Nimeämistapaan valitse vaihtoehto Päivämäärä, vapaamuotoinen tiedostonimen alku sekä tarkenne
Palauteaineistolle määritellyt tiedot Unifaun OnlineConnect hallinta -ohjelmassa (kuva päivältä 28.1.2022)
Palautetiedot luetaan Visma Novan kantaan automaattisesti NovaUnifaun.exe -ohjelmalla. Ohjelma käynnistyy taustalle automaattisesti heti, kun ensimmäinen aineisto muodostetaan ja sulkeutuu automaattisesti, kun Visma Nova ohjelma suljetaan.
Palauteaineistossa tulee Visma Novan myyntitilausnumero (myyntinumerot, jos kyseessä koontirahtikirja), kollikohtaiset SSCC-koodit, yksilöllinen rahtikirjanumero Logy ry:n numerosarjasta, lähetyspäivä ja lähetysaika sekä Visma Novan sisäinen rahtikirjanumero, jonka perässä alaviivalla eroteltuna lähetenumero (lähetenumerot, jos kyseessä koontirahtikirja).
Lähetenumero on mukana vain silloin, jos myös käsitellyssä aineistossa oli lähetenumero.
Esimerkki Unifaun-palauteaineistosta
Esimerkki Unifaun-palauteaineistosta koontirahtikirjalle.
Palautesanomalta päivittyy Unifaun rahtikirjanumero Novan Näytä | Sähköiset rahtikirjat ikkunan Rahtikirjanro kenttään ja mikäli palautesanomalla on lähetenumero, rahtikirjanumero päivittyy myös tilausrivin toimitustietojen RKIRJA kenttään kyseisen lähetteen toimitusriveille. SSCC tauluun päivittyy palautesanomalta SSCC numerot.
Aineiston virheet
Sähköiset rahtikirjat –liittymä tarkistaa aineiston datan oikeellisuuden, mm. postinumeroiden täytyy olla oikeita, kollilajien rahdinkuljettajan tukemia, rahdinkuljettajan sopimusnumeron/asiakasnumeron pituus oikein jne.
Mikäli aineistossa on puutteita tai virheitä, saat tulostumaan virheilmoituksen Unifaun OnlineConnect hallinta -ohjelmassa aktivoimalla Yhteydet | Muokkaa | Tulostin-välilehdellä option ”Tulosta virheelliset tai ei-voimassa olevat lähetykset”. Option ollessa valittuna ohjelma palauttaa XML-aineiston lähetyksen jälkeen virheilmoituksen, mikäli aineistossa oli virheitä/puutteellisia tietoja.
Tulosta virheelliset tai ei-voimassa olevat lähetykset -optio aktivoituna Unifaun OnlineConnect hallinta –ohjelmassa Tulostin-välilehdellä (kuva päivältä 28.1.2022).
Virheilmoituksen
Viite-kenttään tulostuu Visma Novan sisäinen rahtikirjanumero ja lähetenumero alaviivalla eroteltuna. Mikäli lähetenumeroa ei ole, viitteeksi tulostuu pelkästään sisäinen rahtikirjanumero.
Tilausnumero-kenttään tulostuu Visma Novan myyntitilaus- tai laskunumero riippuen siitä, kummasta ohjelmasta XML-aineisto Unifaunille lähetettiin.
Esimerkki liittymän antamasta virheilmoituksesta.
Tämän jälkeen voit etsiä Unifaun OnlineConnect -ohjelman tulostusarkistossa virheellisen aineiston ja täydentää sen sekä tulostaa dokumentit.
Suoratulostus
Mikäli haluat, että sähköisiä rahtikirjoja muodostettaessa ohjelma tulostaa lähetykselle tarvittavat dokumentit (rahtikirjat ja/tai kollitarrat) Visma Nova ohjelmasta niin se onnistuu seuraavasti:
Unifaun OnlineConnect hallinta -ohjelman Tulostin-välilehdellä aktivoi kenttä Suoratulostus
Visma Nova ohjelman Rahtikirjalla Unifaun lisätiedot –välilehdellä Lisäasetukset osiossa valitse Tulostinnimi valikosta se tulostusmäärän pää, johon dokumentit tulee tulostua ja lisäksi valitse Dokumenttien automaattitulostus kenttään arvo Molemmat
JOS taas haluat, että kaikki lähetykset tallentuvat aina suoraan Unifaun Online ohjelman Tulostusarkistoon, josta sitten vasta teet tulostuksen ja tarvittaessa vielä muokkaat lähetyksen tietoja ennen tulostusta niin se onnistuu seuraavasti
Unifaun OnlineConnect hallinta -ohjelman Tulostin-välilehdellä poista täppä kentästä Suoratulostus
Visma Nova ohjelman Rahtikirjalla Unifaun lisätiedot –välilehdellä Lisäasetukset osiossa valitse Tulostinnimi valikosta se tulostusmäärän pää, johon dokumentit tulee tulostua mutta lisäksi tyhjä kenttä Dokumenttien automaattitulostus