Ennakoiden käsittelemiseen liittyvät toimenpiteet kuvataan tässä luvussa.

Ennakot-ohjelman Optiot-välilehden kentässä Sallittu ero voit määritellä summan, jonka verran yli- tai alisuoritusta ohjelma sallii ennakon suorituksen kirjauksessa.

Salli ylisuoritukset -valinta sallii suorittaa asiakkaan laskuja suuremmalla summalla kuin mitä asiakas on maksanut ennakkomaksuja. Mikäli valitset tämän kohdan, asiakkaan laskuja voidaan suorittaa enemmän kuin hän on niitä ennakkoon maksanut.

Optiot-välilehti.

Valitse ennakon maksanut asiakas. Voit tehdä valinnan asiakaslistalta, joka aukeaa Numero-kentän vieressä olevasta

-painikkeesta. Saat haettua asiakkaan myös kirjoittamalla hänen asiakasnumeronsa suoraan ruutuun ja painamalla Enter. Ennakoita-kentässä näkyy asiakkaan aiemmin maksamien ennakoiden yhteismäärä.

Ennakon kirjaus tapahtuu Kirjaus-välilehdellä. Pvm-kenttään merkitset ennakon maksupäivän. Kirjanpidollisen ennakkotilin syötät Tili-kenttään. Summa-kenttään kirjaat maksetun ennakon suuruuden ja valitset kentän vierestä maksuvaluutan. Kustannuspaikka- ja Selite-kentät ovat informatiivista tietoa.

Kirjaa ennakko painamalla Kirjaa.

Ennakon kirjaaminen.

Ennakot-ohjelmassa laskuille kirjataan suoritukset seuraavilla huomioilla.

Jos ennakoihin kirjattu määrä on pienempi kuin avoimen laskun summa, laskulle kirjataan ennakon suuruinen osasuoritus.

Suoritusten kirjauksessa huomioidaan annetun Suoritus-välilehden Pvm-tiedon perusteella avoimilla laskuilla olevat kassa-alennukset, jos tämän suorituspäivän perusteella kassa-alennuksen kassapäiväehdot täyttyvät.

Asiakkaan avoimia laskuja on mahdollista kuitata ennakoilla. Tämä tapahtuu ennakoiden käsittelyn Suoritus-välilehdellä.

Hae ensimmäiseksi asiakas syöttämällä asiakkaan numero Numero-kenttään ja painamalla Enter. Voit hakea asiakkaan myös kentän vieressä olevalla

-painikkeella avautuvasta asiakaslistasta.

Asiakkaan avoimet laskut näkyvät Ennakot-ikkunan oikealla puolella. Voit valita suoritettavan laskun kaksoisnapauttamalla sitä Avoimet laskut -ikkunassa tai syöttämällä laskun numeron Lasku-kenttään ja painamalla Enter. Syötä myös kirjanpidollinen ennakkotili (Tili-kenttä) sekä Alennustili. Kustannuspaikka- ja Selite-kentät ovat informatiivista tietoa.

Suorita lasku painamalla Suorita.

Suorituksen kirjaus.

Huomaa, että Optiot-välilehdellä voit määritellä ennakon ja laskun välisen sallitun eron.

Muokkaa | Automaattinen suoritus –valinnalla kuittaat asiakkaan ennakoista kaikki kyseisen asiakkaan avoimet laskut vanhimmasta alkaen.

Muokkaa | Ennakoiden massakuittaus-valinnalla voit määritellä asiakkaat, joiden avoimina oleville laskuille haluat kirjata ennakoista suorituksia.

Tämä toiminnallisuus hakee suorituspäivä- ja tili-tiedot Ennakot-ohjelman Suoritus-välilehdeltä.

Lisärajauksina voit halutessasi käyttää Asiakasryhmä- ja Laskunpäiväys-rajauksia.

Määriteltyäsi käyttämäsi rajaukset, Aloita-painikkeella kirjaat suoritukset.

Laskujen käsittelyn jälkeen tulee ilmoitus siitä, montako laskua ohjelma on käsitellyt ja monelleko laskulle on kirjattu suoritus.

Imoituksen kuittaamisen jälkeen voidaan tulostaa suoritustosite, johon tulevat tiedot niistä laskuista, joille ohjelma on massakuittaus-toiminnallisuudella kirjannut suoritukset. Tosite-kohtaan ohjelma listaa suorituksille annetut suoritusten tositenumerot.

Laskua tulostettaessa ennen loppusummaa saadaan näkyviin tilauksesta jo ennakkoon suoritettu maksu, jolloin myös laskun loppusummasta on vähennetty maksettu ennakko. Ennakon huomioimiseksi laskulla tarvitaan räätälöity laskupohja, jolla maksettu osuus näkyy omana rivinään.

Muokkaa | Tapahtumat –toiminnolla näet ikkunassa olevan asiakkaan kaikki tapahtumat. Ellet ole valinnut asiakasta, näet kaikki ennakkotapahtumat. Tapahtumat-ikkunassa voit myös poistaa tai korjata virheellisesti kirjaamasi ennakon tai ennakon suorituksen. Korjataksesi jotakin tietoa kaksoisnapauta ennakkotapahtuman kyseistä kenttää ja syötä uusi tieto entisen päälle.

Ennakkoiden käsittelyn kautta saat tulostettua asiakkaalle käteiskuitin maksetusta ennakosta, joka koskee jotakin asiakkaan vielä laskuttamatta olevaa tilausta. Samalla asiakkaalle kirjautuu ennakkoa. Tällaisia tilanteita voisivat olla esimerkiksi tilauksen yhteydessä maksettavat käsirahat tms. Asiakkaalle tulee siis olla tehtynä myyntitilaus myyntitilaukset-ohjelmassa, jotta käteiskuitti voidaan tulostaa.

Käteiskuitin tulostus tapahtuu Ennakot-ikkunan Käteiskuitti-välilehdellä. Poimi Tilaus-kenttään asiakkaan myyntitilauksen numero avaamalla

-painikkeella Tilaukset-ikkuna, josta voit valita oikean tilauksen kaksoisnapauttamalla sitä.

Käteiskuitti-välilehti.

Syötä ennakkosuorituksen muut tiedot kuten kohdassa Ennakon kohdistaminen laskuihin on kerrottu. Ohjelma ehdottaa ennakon summaksi tilauksen summaa, mutta voit muuttaa sen Summa-kentässä haluamaksesi. Maksutapa on valittavissa jo tässä vaiheessa tai voit määritellä/muuttaa sen vielä lopuksi ennen kuitin tulostusta.

OK-painikkeella kirjaat ennakon ja hyväksyt käteiskuitin. Tällöin aukeaa kuitin tulostusikkuna, jossa voit vielä valita maksutavan sekä ohjata kuitin tulostuksen kirjoittimelle tai vaikkapa sähköpostiin.

Tulostus-ikkunan Asetukset-painikkeen kautta voit määritellä maksupääteasetukset, tämä mahdollistaa suorituksen maksamisen Viking maksupääteintegraation kautta. Lisätietoja maksupääteasetuksista on saatavissa Laskutuksen ohjeista.

Kun ennakkosuoritus on Käteiskuitti-välilehdellä kytketty johonkin tilaukseen, tulee ko. tilaukselle siitä myös merkintä. Tilauksen laskutustietojen vieressä tällöin näkyvää dollari-kuvaketta napauttamalla näet, kuinka paljon ennakkoa asiakas on maksanut.

Tilauksen ennakkosuorituksiin liittyvät tiedot.

Kun haluat tarkastella tietyn asiakkaan ennakoita näytöllä, valitse Ennakot-ikkunassa ensin asiakas ja sen jälkeen Muokkaa | Tapahtumat. Näin avautuvassa taulukossa näet sekä ennakoiden kirjaus- että suoritustapahtumat ja voit järjestää ne haluamallasi tavalla.

Raportit-valikosta tulostat Ennakkopäiväkirja-raportit. Ennakkopäiväkirja on suorituspäiväkirjaa vastaava raportti, josta näet ennakkosuoritukset sekä ennakkokirjaukset.

Ennakkosaldot-raportilta selviää asiakaskohtaisesti, mitä ennakoita on tullut ja mitä on kuitattu sekä asiakkaan tämänhetkinen ennakkosaldo.

Raportit-valikosta voit tulostaa jälkikäteen Ennakoiden massakuittaus-raportin Ennakoiden massakuittaus-toiminnallisuudella kirjatuista suorituksista.

Tulostus-valikosta saat tulostettua ennakon suoritustositteen.

Huomaa, että ennakoissa käytetään tilikartan verokantaa. Verokantojen muuttuessa tulee perustaa uusi tili uudelle verokannalle, jotta raportit laskevat veron osuuden oikein.

Ennakkosuoritukset viedään kirjanpitoon manuaalisesti, Raportit | Ennakkopäiväkirja –valinnan kautta saatavan tulosteen avulla.