-painikkeesta aukeaa ikkuna, jonka kautta voit tulostaa yritysluettelon.

Käyttäjähallinta.

Käyttäjähallinta on pääkäyttäjälle tarkoitettu toiminto, jonka avulla voit mm. piilottaa halutuilta käyttäjiltä tuotteen katetiedot ja määritellä, mitkä yritykset eivät näy yrityslistassa.

Valitse aluksi käyttäjä ja yritys, jonka tietoja haluat muuttaa. Mikäli et valitse yritystä, koskee muutos 0-yritystä.

Kenttä

Selite

Piilota katetiedot

Voit piilottaa nettohinnat ja katteet ruudulta ja raporteilta sekä ostotilausten Näytä | Toimittajatiedot –ikkunan Osto-välilehdeltä.

Nettohinnat piilotetaan tällöin myös myyntitilaus- ja laskuriveiltä sekä niiden taulukkomäärittelyistä.

Piilota tuoterakenne

Optio estää käyttäjältä Tuoterakenne-ikkunan avaamisen.

Oletusvarasto

Syötä kenttään käyttäjäkohtainen oletusvarastopaikka. Tämä asetus kumoaa tilaus- ja tuotekohtaisen varastopaikan.

Salli tuotemuokkausikkuna

Optiolla voit sallia käyttäjälle tuotemuokkausikkunan käyttö osto- ja -myyntitilauksissa ja varastokirjanpidossa.

Salli verokannan syöttö riveille

Voit määritellä seuraaviin ryhmiin kuuluville käyttäjille oikeuden syöttää verokanta ostotilausten, myyntitilausten ja laskutuksen riveille:

NovaLedger

NovaBookkeeper

NovaSales

NovaPurchase

Ominaisuutta on tarkoitettu käytettävän verokantamuutoksen ylimenoajan.

Salli hinnastojen muokkaus ikkuna

Optiolla annat käyttäjälle oikeudet varastokirjanpidon Hinnastojen muokkaus –toimintoon. Toiminto vaatii myös WJL (jälkilaskenta)- ja/tai WHP (hinnastojen käsittely)-lisenssien olemassa olon.

Salli Suomen Asiakastieto –palvelun käyttö

Tällä asetuksella voit sallia käyttäjälle Suomen Asiakastieto–palvelun käytön. Ks. kohta Luokittelu.

Huom! Käyttäjillä, joilla on Adminstrator oikeudet, voivat käyttää Novan Suomen Asiakastieto-palvelua.

Estä Kirjanpito

Estä Palkanlaskenta

Estä Ostoreskontra

Näillä asetuksilla estät pääsyn Kirjanpito- ja/tai Palkanlaskenta- ja/tai Ostoreskontra ohjelmiin yrityksittäin sellaisilta käyttäjiltä, joilla on muuten oikeudet kyseisiin ohjelmiin (esim. tilitoimistot).

Estä lomakemäärittelyt

Voit estää käyttäjän pääsyn lomakemäärittelyihin.

Estä liikkuminen ohjelmien välillä

Optiolla estät käyttäjältä liikkumisen ohjelmien välillä kenttiä tuplaklikkaamalla. Toisin sanoen, tuplaklikkaus niissä kentissä joista normaalisti aukesi toinen ohjelma, ei enää aukea toinen ohjelma.

Option aktivoinnin/deaktivoinnin voi tehdä vain Superuser oikeudet omaava käyttäjä, muilla optio näkyy harmaana.

Esimerkki: Käyttäjällä on aktivoitu optio Estä liikkuminen ohjelmien välillä kyseisessä yrityksessä: Tuotekoodin tuplaklikkaus myyntitilaukselle ei avaa varastokirjanpito ohjelmaa kyseiseen tuotteeseen.

Estä toimittajien poisto

Optiolla estät käyttäjää poistamasta toimittajia

Estä asiakkaiden poisto

Optiolla estät käyttäjää poistamasta asiakkaita

Estä tuotteiden poisto

Optiolla estät käyttäjää poistamasta tuotteita

Estä pankkitilien muokkaus

Optiolla estät käyttäjää luomasta/muokkaamasta toimittajakortistossa pankkitilejä

Estä omien tilausten saavuttaminen

Optiolla estät käyttäjää tekemästä vastaanottoja itse luomilleen tilauksille

Mikäli käyttäjä saavuttaa useamman tilauksen samalla kertaa, jossa mukana myös hänen itse luomia tilauksia, niille ei tehdä saavutusta. Ohjelma ilmoittaa montako tilausta jäi saavuttamatta.

Salli vain lukuoikeudet

Optiolla estää käyttäjää luomasta uutta, muokkaamaan tai poistamaan tietueita niissä sovelluksissa joihin hänellä on oikeus.

Tämä koskee seuraavia sovelluksia: Asiakaskortisto, Laskutus, Myyntitilaukset, Ostoreskontra, Ostotilaukset, Varastokirjanpito ja Palkanlaskenta.

Estä pääsy lajeihin

Voit luetella ne lajinumerot, joihin käyttäjällä ei ole oikeuksia. Esimerkiksi 0,1,3,9 sallii käyttäjän pääsyn lajeihin 2, 4-8,>10.

Jos Estä pääsy lajeihin kohdassa Laskutus-kenttään on syötetty pelkästään numero 0, estää ohjelma käyttäjältä pääsyn koko laskutus ohjelmaan.

Asiakaskortisto-esto vaikuttaa asiakkaiden hakuun ja valintaan seuraavissa ohjelmissa: asiakas- ja toimittajakortisto, osto- ja myyntitilaus, tapahtumien seuranta ja tapahtumien nauhoitus.

Käyttäjä, jolta asiakas- tai toimittajalajin käyttö on estetty, saa ohjelman avatessaan ilmoituksen käyttöoikeuksien puuttumisesta ko. lajiin. Tilaustenkäsittelyssä asiakas- ja toimittajalistat eivät avaudu estetystä lajista eikä yhteyshenkilöiden tietoja näytetä. Ohjelmiin jo ennestään haetut asiakas-/toimittajatiedot näkyvät normaalisti, mutta estettyyn lajiin kuuluvia tietoja ei voi hakea tai muuttaa.

Huom! Asiakaskortisto-estoa ei suositella käytettävän normaaliasiakaslajiin (0) ja toimittajalajiin (200), koska sillä estetään käyttäjältä pääsy koko asiakas- tai toimittajakortistoon!

Käyttäjän pääsy valittuihin yrityksiin

Kohdassa voit valita käyttötavan, joko estävän tai sallivan. Valitse ne yritykset, jotka eivät näy tai näkyvät valitun käyttäjän yritysluettelossa Aloitusnäkymä-ikkunassa.

Estä pääsy dashboardeihin

Välilehdellä voit määritellä ne dashboardit, joihin valitun käyttäjän ei tule päästä.

Käyttäjä ja yritys tulee olla valittuna ensin käyttäjät ikkunan yläosassa.

Estä Sähköinen allekirjoitus

Tällä valinnalla voidaan estää Sähköisen allekirjoituksen käyttö.

Salli pankin saldojen ja tapahtumien nouto

Tällä valinnalla sallitaan pankkitilien saldojen ja tapahtumien nouto suoraan Ostoreskontraan, jos Visma.net AutoPay on käytössä.

Estä inventointi

Optiolla estetään käyttäjää tekemästä inventointia.

Estä tuotteen luonti/muokkaus

Estä tuotteen luonti/muokkaus option ollessa valittuna käyttäjä ei voi luoda uusia tuotteita eikä muokata olemassa olevia, käyttäjä ei voi myöskään tehdä varasto ohjelmassa toimintoja, joilla saa muutettua tuotetietoja.

Kenttä

Selite

Kieli

Kentässä näkyy kyseisen rivin käyttäjän käyttäjäkohtainen kieli

OletusVP

Kentässä näkyy kyseisen rivin käyttäjän oletus varastopaikka (VP)

MT

Kentässä näkyy rivin käyttäjältä estetyt myyntitilauslajit

OT

Kentässä näkyy rivin käyttäjältä estetyt ostotilauslajit

LA

Kentässä näkyy rivin käyttäjältä estetyt laskulajit

AS

Kentässä näkyy rivin käyttäjältä estetyt asiakaskortiston lajit

Lisäasetukset

Yritys kentän alasvetovalikon avulla voit valita näkyykö taulukossa kaikki yritykset (valinta Kaikki) vai ainoastaan jokin tietty yritys.

Käyttäjä kenttään voit syöttää käyttäjän käyttäjätunnuksen. Hauassa voit käyttää myös -merkillä hakua esim. V -> tuo näkyviin kaikki V kirjaimella alkavat käyttäjätunnukset.

Valikot

Tiedosto | Sulje toiminto sulkee Käyttäjien hallinta ikkunan

Muokkaa | Lisää uusikäyttäjäasetus toiminnolla voit lisätä uuden käyttäjäasetuksen.

Muokkaa | Poista valitut käyttäjät toiminnolla voit poistaa taulukossa aktivoidut rivit, jolloin kyseiset käyttäjät poistuvat käyttäjähallinnasta.

Muokkaa | Kopioi valittu käyttäjä uudeksi käyttäjäksi toiminnolla uudelle käyttäjälle kopioituu samat käyttäjähallinta asetukset kuin aktivoidun rivin käyttäjällä on.

Muokkaa | Kopioi valitut käyttäjät toiseen yritykseen toiminnolla voit kopioida aktivoidut käyttäjät toiseen yritykseen syöttämällä avautuvaan ikkunaan yrityksen numeron, johon aktivoidut käyttäjät halutaan kopioida.

Yllä määriteltyjen toimintojen lisäksi voi muokata taulukossa valittuna olevaa riviä. Heti kun muokkaa jotain kenttää ja siirryt kentästä pois Tallenna painike aktivoituu. Kun olet tehnyt kaikki muokkaukset klikkaa Tallenna painiketta, jolloin muutokset tallentuvat kyseiselle käyttäjälle.

Huom! Käyttäjän, joka Lisäasetukset painikkeella avautuvia toimintoa käyttää, tulee ymmärtää Novan Käyttäjähallinta ikkunan toiminnot ennen kuin tekee mitään muutoksia Käyttäjien hallinta ikkunassa.

Näytä | Käyttäjän käynnistysvalikko toiminnolla avautuu aktivoidun käyttäjän aloitusnäkymän Sovellukset listan muokkaus ikkuna. Tässä ikkunassa voit muokata valitun käyttäjän Sovellukset listalla näytettäviä ohjelmia.

Lue lisää tämän ikkunan toiminnoista Käyttäjän käsikirjasta kohdasta Aloitusnäkymän sovellusten muokkaus

Käyttöoikeuksien avulla hallitaan käyttäjälisenssien lukumäärää ja käytettäviä ohjelmia. Tämä toiminto on tarkoitettu ainoastaan pääkäyttäjälle tai ohjelmiston asentajalle ja vaatii aktivointiavaimen.

Tämä toiminto näyttää tällä hetkellä aktiiviset Visma Nova -käyttäjät eli käyttäjät, jotka ovat kirjautuneet Nova-ohjelmiin. Ikkunan otsikossa näkyy käyttäjien kokonaismäärä.

Asetukset | Hallinta | Kirjautumiset ja lokit -toiminto näyttää pääkäyttäjän lokinäkymän, mistä voi katsoa yhdellä kertaa kaikkia ohjelman tallentamia lokitietoja. Vaatii NovaSuperUser-käyttöoikeudet.

Kirjautumisloki-välilehti Voit selailla kirjautumislokeja. Tietoja voi rajata Nova-käyttäjän, tietokannan(=yrityksen), sovelluksen, tiedostonimen, päivämäärän tai työaseman mukaan. Voit myös hakea "Vapaa haku" kentästä minkä tahansa sarakkeen tietoja.

Tulostusloki-välilehti Voit selata kaikkien sovellusten tulostuslokeja. Tietoja voi rajata Nova-käyttäjän, yrityksen, sovelluksen, raportin tai päivämäärän mukaan. Voit myös hakea "Vapaa haku" kentästä minkä tahansa sarakkeen tietoja.

Toimintaloki-välilehti Voit tarkastella kaikkien sovellusten eri toimintojen lokeja. Tietoja voi rajata Nova-käyttäjän, tietueen numeron (esim. laskunumero), sovelluksen, koodin, päivämäärän tai lajin mukaan. Voit myös hakea "Vapaa haku" kentästä minkä tahansa sarakkeen tietoja.

Voit lisätä kielikoodeille vieraskielisiä selitteitä. Kielikoodit perustetaan ohjaustiedoissa Kielikoodit-välilehdellä.

Termit.

Voit muokata ohjelmien eri osien värejä mieleiseksesi toiminnolla

| Hallinta | Värit. Käyttäjäkohtaisesti voit muokata värejä ohjelmittain myös taulukkomäärittelyiden avulla.

Voit muokata ohjelmien värimaailmaa mieleiseksesi.

Opastetun käyttöönoton avulla ohjelma ohjaa sinua tekemään useimmat käyttöönottoon liittyvät toimet. Tarvitset tähän toimintoon NovaSuperUser-oikeudet.

Varmuuskopiointi ja palautus on pääkäyttäjälle tarkoitettu toiminto, jonka avulla voit varmuuskopioida ja palauttaa varmuuskopiosta Visma Novan käyttämiä tietokantoja. Varmuuskopioinnista kerrotaan tässä oppaassa myöhemmin omassa kappaleessaan.

SQL-skriptien ajo on ohjelmapäivityksen yhteydessä tehtävä toimenpide, joka on tarkoitettu ainoastaan pääkäyttäjälle. Skriptien ajosta on kerrottu tarkemmin esimerkiksi Päivisopas-nimisessä käsikirjassa.

Novan päänäkymässä (infoline.exe) oikeaan yläkulmaan ilmestyy

-kuvake, mikäli palvelimella on uudempi/päivitetty Visma Nova.

Painamalla tätä painiketta paikallisesti asennettu Nova päivittää itsensä samalle tasolle kuin palvelimella oleva Nova asennus.

Vastaava toiminto Tarkista päivitykset palvelimelta näkyy myös

-> Asetukset -> Hallinta valikossa aktiivisena, silloin jos palvelimella on uudempi/päivitetty Visma Nova. Toiminto näkyy harmaana myös silloin, jos mitään päivitettävää ei ole tai jos Novaa ei ole asennettu paikallisesti.

Tämä toiminto näkyy ja on käytettävissä vain OnPremises asiakkaille.

Toiminnon avulla voi muodostaa ohjelmien pikakuvakkeet Käynnistä-valikkoon ja/tai työpöydälle.

Yrityksen poistaminen poistaa yrityksen tiedot lopullisesti. Toiminto on sallittu vain pääkäyttäjälle, jolla on NovaSuperUser-oikeudet. Yrityksiä voit poistaa useamman käyttämällä rajausta. Huomaa, että poistaminen poistaa myös tietokannat. Tee ennen yrityksen poistamista varmuuskopiot.

Tämän toiminnon avulla voit muuttaa yrityksen nimeä ja kirjauskautta NovaSuperUser- ja NovaLedger-oikeuksilla. Nolla- ja ykkösyrityksen nimeä et kuitenkaan voi muuttaa.

Asetukset | Henkilörekisteri -toiminnossa voit ylläpitää henkilörekisteriä, mikäli Visma Nova -palkanlaskenta ei ole käytössä. Henkilörekisterissä voit antaa henkilöille esimerkiksi roolit, joita matkalasku ja ostolaskun kierrätys vaativat toimiakseen. Henkilörekisterissä voit linkittää henkilölle myös roolin Sähköpostilähettäjä, mikäli ohjelmassa käytetään SMTP-protokollan mukaista sähköpostilähetystä (katso lisätiedot kohdasta sähköposti).

Henkilörekisterissä määrittelet myös alkuarvot, jotka ehdottuvat jokaiselle perustettavalle henkilölle.

Tili- ja verokantamuutos -toiminnolla voit muuttaa tilikarttaan uudet verokannat ja vaihtaa tilit asiakas- ja toimittajakortistoon, varastokirjanpitoon, osto- ja myyntitilauksiin sekä laskutukseen.

Tilinumeromuutos-toiminnolla voit konvertoida toimittajakortiston lyhytmuotoisesta tilinumerosta IBAN- ja BIC-tiedot. Voit kohdistaa muunnosajon myös palkanlaskentaan. Konversio on mahdollista tehdä yhteen yritykseen tai kaikkiin yrityksiin kerralla.

Tilinumeromuutos.

Toiminto edellyttää palkanlaskennan osalta WPL-lisenssiä ja toimittajakortiston osalta WTO-lisenssiä. Ominaisuus on käytettävissä NovaSuperUser-ryhmään kuuluvilla käyttäjillä.

Palkanlaskennan päivitysajot-toiminnolla voidaan tehdä palkkojen prosenteille ja korvauksille massapäivitystoiminto. Tästä toiminnosta saatte lisätietoja Palkanlaskennan käyttäjän käsikirjasta (PL.pdf).

Toiminto vaatii C/S Pro –version tai Palkanlaskennan laajennus –lisenssin (WPLL). Ohjelmaa käyttääksesi sinulla tulee olla Payroll- tai SuperUser-oikeudet.

Unifaun koodilistat ikkunassa näkyy rahdinkuljettajille määritellyt palvelut, lisäpalvelut, kollilajit ja toimituslausekkeet niillä lyhennekoodeilla, jotka on määritelty Unifaun Online ohjemassa ja jotka näkyvät Visma Novan rahtikirja kenttien alasvetovalikoissa.

NovaSuperUser oikeudet omaava käyttäjä voi deaktivoida ne palvelut, lisäpalvelut, kollilajit ja/tai toimituslausekkeet, joita yrityksessänne ei käytetä, aktivoimalla kentän Ei aktiivinen. Tällöin sähköisen rahtikirjan muodostuksessa alasvetovalikoissa näkyvät vain aktiiviset vaihtoehdot.

Postin (Posti Oy, Kotimaan rahti ja Posti Oy, Paketit ja kuljetusyksiköt) palvelut ja lisäpalvelut ovat käytössä myös Visma Novan SmartShip integraatiossa.

Superuser oikeudet omaava käyttäjä voi tarvittaessa lisätä näihin valikoihin myös uusia arvoja, mikäli niitä rahdinkuljettajille Unifaun Online/Posti SmartShip ohjelmissa lisätään.

SmartShip asetukset ikkunassa ylläpidetään Visma Nova SmartShip integraation asetukset, mikäli integraatio otetaan käyttöön.

Lue lisää Visma Novan SmartShip integraatio käsikirjasta.

| Lopeta ja kirjaudu ulos. Tällä toiminnolla suljet kaikki omalla koneellasi auki olevat Visma Nova -ohjelmat. Myös infoline.exe suljetaan.

Huom! Jos jokin sovellus jää päälle, vaikka kirjaudut ulos ohjeen mukaan, sulje se Windowsin tehtävienhallinnassa välilehdellä Prosessit aktivoimalla kyseisen sovelluksen prosessit ja painamalla Lopeta prosessi. Esimerkiksi jos ot.exe (ostotilaus) jää päälle, näkyy Windowsin tehtävienhallinnassa ko. työasemassa ot.exe-prosessi/-prosesseja. Lopeta nämä kaikki prosessit edellä kuvatulla tavalla.