Kun haluat luoda uuden budjetin ohjelmallisesti joko edellisen budjetin tai toteutumien perusteella, valitse Tiedosto | Luo budjetti ja toimi seuraavissa kohdissa kuvatulla tavalla.

Rajaukset-välilehdellä määrität budjetointikauden sekä sen, luodaanko tapahtumat edellisen budjetin vai toteutumien perusteella. Valitse jompikumpi valintanappi ja katso sen mukaisesta alakohdasta valintaan liittyvien rajausten tarkemmat kuvaukset.

Aseta myös aikajaksot. Tilikausi-kentissä määrität, miltä aikaväliltä tiedot budjettiin haetaan. Uusi tilikausi –kentissä annat budjetointikauden alku- ja loppupäivämäärät. Tämä on aikaväli, jolle ohjelma tekee tapahtumarivit.

Budjetin luonti vanhan budjetointikauden perusteella.

Kun haluat luoda budjetin edellisen budjetin perustella, valitse optio Vanhasta budjetointikaudesta. Tällöin viittaat Tilikausi-kentissä määriteltyyn ajanjaksoon. Määrittele lisäksi:

Kenttä

Selite

Tapahtumalajit

Rajaa tapahtumalajit, jotka otetaan mukaan uudelle tilikaudelle. Oletuksena kaikki.

Tapahtumanro

Rajaa tapahtumanumerot, jotka otetaan mukaan uudelle tilikaudelle. Oletuksena kaikki.

Kun haluat luoda budjetin toteutumien perustella, valitse optio Toteutuman perusteella. Toteumat haetaan Tilikausi-kentissä määritellyltä ajanjaksolta. Valitse ja rajaa lisäksi:

Kenttä

Selite

Myynnit

Jos valitset ruudun Myynnit, ohjelma luo budjettitapahtumat myynnin toteutumista. Ohjaustiedoissa olet käyttöönottovaiheessa asettanut perusteeksi joko myyntitilaukset tai laskutuksen.

Ostot

Mikäli valitset Ostot-ruudun, syntyy budjettitapahtumia myös toteutuneiden ostojen perusteella. Ohjaustiedoissa olet käyttöönottovaiheessa asettanut perusteeksi joko ostotilaukset tai –reskontran.

Palkat

Palkat-valinnalla luot budjettitapahtumat toteutuneiden palkkojen pohjalta.

Tuotanto

Tuotanto-valinnan avulla saat budjettiin tuotantotapahtumat tuotantoajon perusteella.

Numero

Voit rajata myynti- ja ostotapahtumien luonnissa lisäksi lasku- ja maksunumeroilla, mitkä tiedot haluat mukaan. Oletusrajauksena kaikki.

Tilit

Halutessasi voit rajata myös tilinumeroiden avulla, mitkä toteumat budjetissa huomioidaan. Oletusrajauksena tulostilit.

Huom! Budjetin luonti toteuman perusteella tulkitsee tilin tyypistä, onko tilille kirjattu vienti positiivinen vai negatiivinen.

Asetukset-välilehdellä määrittelet, millä tarkkuudella budjetti luodaan siinä tapauksessa, että käytät pohjana toteutumatietoja.

Budjetin luontiasetukset.

Kenttä

Selite

Jako

Pudotusvalikosta poimit haluamasi jakotavan, joiden ylläpito tapahtuu Asetukset | Jakomäärittelyt –valinnan kautta. Jakomäärittely on pakollinen, mikäli budjetti luodaan toteumasta. Jako tapahtuu tileittäin, eli ohjelma jakaa tilikohtaiset summat budjetointikauden kuukausille/viikoille valitun jakotavan prosenttien mukaisesti.

Myynnit-välilehti

Valitse, mihin tapahtumalajiin haluat ohjelman muodostavan myyntitapahtumat. Erittely-kohdassa voit tarkentaa, millä tarkkuudella toteutuman perusteella luotavat tapahtumat eritellään. Tilitarkkuus on minimi.

Ostot-välilehti

Määrittele, mihin tapahtumalajiin haluat ohjelman muodostavan ostotapahtumat ja tarkenna, millä tarkkuudella toteutuman perusteella luotavat tapahtumat eritellään. Tilitarkkuus on minimi.

Palkat-välilehti

Määrittele, mihin tapahtumalajiin haluat ohjelman muodostavan palkkatapahtumat ja tarkenna, millä tarkkuudella toteutuman perusteella luotavat tapahtumat eritellään. Tilitarkkuus on minimi.

Tuotanto-välilehti

Määrittele, mihin tapahtumalajiin haluat ohjelman muodostavan tuotantotapahtumat ja tarkenna, millä tarkkuudella toteutuman perusteella luotavat tapahtumat eritellään.

Huomaa, että tapahtumien erittelytarkkuus vaikuttaa myös budjetin seurantamahdollisuuksiin. Esimerkiksi jos olet luonut budjetin myyntitapahtumat tuotteittain ja myyjittäin, voit myös seurata toteutumia tuotteittain ja myyjittäin.

Annettuasi rajaukset ja määriteltyäsi mahdolliset asetukset paina OK käynnistääksesi budjetin luonnin. Ohjelma avaa Tapahtumien muokkaus -ikkunan, jos tilikaudelle ei ole vielä tehty budjettia. Jos tilikaudelle on jo aiemmin luotu budjetti, ohjelma varmistaa tällöin, saako mahdolliset budjetointikauden aiemmat tapahtumat poistaa. Jos vastaat Ei, ohjelma lisää tapahtumat ja jos vastaat Kyllä, ohjelma poistaa aiemmat tapahtumat.

Tapahtumien muokkaus -ikkunassa voit muokata haluamiasi tapahtumia rajaamalla ne ja antamalla muutosprosentin. Määrittele seuraavat tiedot:

Kenttä

Selite

Tap.tyyppi

Valitse muokattavien tapahtumien tyyppi pudotusvalikosta.

Kohde

Valitse muokattavien tapahtumien tarkkuus pudotusvalikosta.

Taulukko-osio

Ohjelma listaa yo. rajausten mukaiset tapahtumat taulukkoon. Kaksoisnapauttamalla tapahtumarivin edessä olevaa X-saraketta saat valittua haluamasi rivin tai useampia muokattavaksi.

Muutos%

Aseta prosentti suhteessa alkuperäiseen summaan korottaaksesi tai laskeaksesi valittuja summia. Esimerkiksi jos asetat muutosprosentiksi 150, alkuperäinen arvo kasvaa 50%. Prosentissa voi olla myös desimaaleja.

Budjettitapahtumien muokkaus.

Ohjelma tekee haluamasi muutokset, kun painat Muokkaa. Näet tehdyt muokkaukset Info-ikkunassa.

Lopettaaksesi muokkauksen paina OK. Ohjelma ilmoittaa lopuksi, että uusi budjetti on otettu käyttöön. Tämän jälkeen voit ylläpitää ja lisätä tapahtumia kohdassa Budjettitapahtumien ylläpito kuvatulla tavalla.

Mikäli painat muokkausikkunassa Peruuta, ohjelma kysyy, haluatko poistaa kaikki budjetointikauden tiedot. Vastatessasi Ei palaa ohjelma muokkausikkunaan. Muussa tapauksessa budjetti poistetaan.