Budjetti tai osan siitä on mahdollista syöttää myös käsin. Tällöin voit hyödyntää jakomäärityksiä syöttäen summan ja antaen ohjelman sitten jakaa sen budjetointikaudelle kuukausi- tai viikkotasolle. Sen sijasta tai lisäksi voit syöttää tapahtumia suoraan kuukausi- tai viikkotasolle.
Uusi tapahtuma
Uuden tapahtuman kirjauksen aloitat
valitsemalla pääruudun Tapahtumalaji-kentästä ensin lajin, johon tapahtuma luodaan (mikäli lajit ovat käytössä) ja
painamalla F6, työkaluriviltä Uusi tai valitsemalla Muokkaa | Uusi tapahtuma.
Uuden budjettitapahtuman syöttö.
Ohjelma numeroi tapahtuman automaattisesti hakemalla numerosarjoista seuraavan vapaan numeron. Syötä sen jälkeen ruudun vasemman reunan Tapahtuma-osion tiedoista tarvittavat riippuen muun muassa yrityksenne käyttämistä seurantatasoista:
Kenttä
Selite
Alkupäivä
Loppupäivä
Ohjelma ehdottaa alku- ja loppupäiviä ohjaustiedoissa määritellyn tilikauden mukaisesti.
Tili
Valitse tai syötä tili, jonka tapahtumasta on kyse. Tili on pakollinen tieto muilla paitsi tuotannon tapahtumilla.
Kustannuspaikka
Projekti
Valitse seurantatasot tarpeen mukaan alasvetovalikoista tai syötä numero kenttään. Kustannuspaikan voit valita niistä, joiden taso on nolla (tiliöintitaso). Kustannuspaikan ja projektin käyttö riippuu tilille määritetystä pakollisuustiedosta. Tapahtumille asetetut seurantatasot vaikuttavat siihen, millaisia tulosteita ohjelmasta saa.
Huomaa, että käyttöoikeutesi saattavat vaikuttaa sekä kustannuspaikka- että projekti-vaihtoehtoihin.
Tuotekoodi
Koodit määräytyvät varastokirjanpidon perusteella. Voit joko valita koodin …-painikkeella avautuvasta nimikelistasta tai kirjoittaa sen käsin.
Asiakas/toimittaja
Asiakkaat/toimittajat valitaan asiakaskortiston perusteella. Voit joko valita numeron …-painikkeella avautuvasta asiakaslistasta tai kirjoittaa sen käsin.
Myyjä
Valitse myyjä alasvetovalikosta tai syötä numero kenttään. Myyjien ylläpito tapahtuu aloitusnäkymän
| Asetukset | Ohjaustiedot | Ehdot ja ryhmät –välilehdellä.
Palkkalaji
Syöttäessäsi palkkatapahtumaa saat poimittua palkkalajin …-painikkeella avautuvasta luettelosta. Voit myös syöttää palkkalajinumeron käsin.
Henkilönumero
Syöttäessäsi palkkatapahtumaa saat poimittua henkilönumeron …-painikkeella avautuvasta ikkunasta. Voit myös syöttää henkilönumeron käsin.
Määrä
Tapahtumalle budjetoitava kappalemäärä. Et tarvitse määrää, jos kirjaat tapahtumalle suoraan yhteissumman.
Á-hinta
Tapahtuman yksikköhinta. Mikäli ohjelma löytää annetulta tuotekoodilta varastokirjanpidosta ohjehinnan, tarjotaan sitä. Et tarvitse yksikköhintaa, mikäli kirjaat tapahtumalle suoraan yhteissumman.
Summa
Ohjelma laskee summan automaattisesti Määrä * Á-hinta. Voit kuitenkin syöttää yhteissumman myös suoraan, antamatta kappalemäärä ja –hintaa.
Nämä tiedot ehdottuvat varsinaisille budjettitapahtumille eli –riveille, mutta voit ylläpitää niitä vielä rivikohtaisesti. Seuraava toimenpide riippuu siitä, muodostatko rivit ohjelmallisesti vai käsin. Vaihtoehdot on ohjeistettu seuraavissa kohdissa.
Tapahtumarivien muodostaminen budjetointikaudelle ohjelmallisesti
Kun haluat ohjelman jakavan tapahtuman, valitse otsikkotiedot syötettyäsi (ks. kohta Uusi tapahtuma) pääruudun alemman työkalurivin Jako-alasvetovalikosta jakotapa ja paina Muodostavientirivit. Ohjelma luo tällöin ikkunan alaosan taulukkoon kuukausi- tai viikkokohtaiset rivit valitsemastasi jakotavasta riippuen.
Ohjelmallisesti muodostetut tapahtumarivit.
Lopuksi paina ylimmältä työkaluriviltä Tallenna (Ctrl+S). Voit muokata syntyneitä rivejä kohdassa Budjettitapahtumien ylläpito kuvatulla tavalla.
Pääset ylläpitämään jakoprosentteja työkalurivin Jakomäärittelyt-painikkeella tai valitsemalla Asetukset | Jakomäärittelyt. Ks. kohta Jakomäärittelyt.
Tapahtumarivien käsinsyöttö
Kun syötät budjettirivin tai -rivit käsin, toimi otsikkotiedot syötettyäsi (ks. kohta Uusi tapahtuma) seuraavasti:
Yksilöi ensin tarvittavilta osin tapahtuman otsikkotiedot pääruudun yläosassa. Kentät on käyty läpi edellisessä kohdassa.
Paina alaosan työkalurivistä Uusi rivi
tai Ctrl+F6.Määrittele tapahtuman päiväys ja summa. Muut sarakkeet täydentyvät tapahtuman otsikkotietojen perusteella, mutta voit ylläpitää niitä rivikohtaisesti.
Toista kohtia 2 ja 3, kunnes olet syöttänyt kaikki rivit.
Paina yläosan työkalurivistä Tallenna (Ctrl+S).
Budjettirivien käsinsyöttö.
Ellei vientirivien summa vastaa tapahtuman otsikkotietoihin syöttämääsi summaa, ohjelma ilmoittaa siitä tallennusvaiheessa ja kysyy, muutetaanko tapahtuman summa vientirivien mukaiseksi. Jos vastaat Ei, pääset vielä muokkaamaan tapahtumaa ja rivejä. Vastatessasi Kyllä ohjelma päivittää tapahtuman summan. Tapahtuman tallennus ei onnistu, ennen kuin summat täsmäävät.
Voit muokata rivejä myöhemminkin kohdassa Budjettitapahtumien ylläpito kuvatulla tavalla.
Uusi tapahtuma kopioiden
Voit kopioida valittuna olevan tapahtuman otsikkotiedot uuden tapahtuman pohjaksi Muokkaa | Uusi kopioiden –toiminnolla (Ctrl+K). Kopioituja tietoja voit ylläpitää normaalisti ja luoda lopuksi rivit haluamallasi tavalla (ks. edelliset kohdat).