Tässä luvussa kuvataan mitä perustietoja tulee Visma Novaan olla määriteltynä, jotta ilmoitukset voidaan lähettää teknisen rajapinnan kautta suoraan Tulorekisteriin. Lisäksi luvussa kuvataan pakolliset tiedot ja täydentävät lisätiedot. Suosittelemme täydentävien lisätietojen täydentämistä ja käyttämistä.

Lisätietoja ilmoitettavista tiedoista saatte Tulorekisterin ohjeistuksista.

Seuraavia maksajaan liittyviä tietoja/tietoryhmiä ei tällä hetkellä tueta Visma Novassa ilmoitusten lähetyksessä Tulorekisteriin. Näissä tapauksissa tiedot ilmoitetaan tarvittaessa Tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa.

Yritystiedoissa tulee olla määriteltynä suorituksen maksajan tunniste, suomalainen y-tunnus tai henkilötunnus.

Jos suorituksen maksajalla on ulkomainen yritys- tai henkilötunnus, tällöin ilmoitukset tehdään Tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa.

Ohjaustietojen AutoReport-välilehdellä tulee olla määriteltynä varmenteen omistajan y-tunnus. Lisäksi tulee olla määriteltynä integraatiossa tarvittavat tiedot ja Nova-yrityksen rekisteröinti (linkitys) Visma.net AutoReport-palveluun. Tästä saatte lisätietoja Visma Nova – Visma.net AutoReport integraation käyttöönotto-oppaasta (Visma AutoReport kayttoonotto Nova.pdf).

Tulorekisteri-ilmoittamista varten tulee Nova Palkanlaskennan ohjaustietoihin määritellä seuraavat tiedot.

Selitteet-välilehdelle määrittelet voimassa olevien eläkevakuutusten osalta vakuutusnumero-tiedot (eläkejärjestelynumero) sekä valitset ne aktiivisiksi. Käytössänne olevan eläkejärjestelynumeron voit tarkistaa omalta eläkevakuutusyhtiöltäsi.

Huom! Eläkevakuutusnumero tulee antaa 11-merkkisenä viivan kanssa. Tarvittaessa eläkevakuutusnumeroa täydennetään viivan jälkeen nollilla, esim. 46-00123456.

Muut-välilehdellä tarkistat Nimen muoto-kohdasta ovatko henkilörekisterissä henkilöiden nimet muodossa Etunimi Sukunimi vai Sukunimi Etunimi.

Oletuksena on valinta Sukunimi Etunimi.

Työtapaturmavakuutus-välilehdellä perustat työtapaturmavakuutusyhtiön/yhtiöt. Voimassa olevan vakuutuksen määrittelet aktiiviseksi.

Nova Palkanlaskennassa tuetaan niitä työtapaturmavakuutus-yhtiöitä, joilla on suomalainen y-tunnus.

Huom! Työnantajan erillisilmoitukselle haetaan ne työeläkevakuutusten eläkejärjestelynumerot ja työtapaturmavakuutukset, jotka on Palkanlaskennan ohjaustiedoissa määritelty aktiivisiksi.

Yhteystiedot-välilehdellä määrittelet yhteyshenkilön nimen ja puhelinnumeron, nämä ovat pakollisia. Lisäksi voit määritellä vapaaehtoisena tietona yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen.

Yhteyshenkilö voi vastata joko teknisistä tai sisällöllisistä asioista. Tätä vastuualue jakoa ei ole tällä hetkellä Visma Novassa tuettu.

Jos yrityksessä on ylläpidetty toimipisteitä Toimipisteet-välilehdellä, ja tulonsaajalle määritelty toimipiste, nämä tiedot ovat mukana palkkatietoilmoituksilla. Toimipisteestä ilmoitetaan seuraavat tiedot: Lähiosoite, Postiosoite ja Koodi. Vaihtoehtoisesti voidaan täydentää joko toimipisteen osoitetiedot tai toimipisteen koodi. Toimipaikan koodin saat Tilastokeskukselta. Toimipaikka on vapaaehtoinen tieto.

Toimipisteiden tiedoissa ei ole tuettu maakoodia ja maan nimeä.

Keva-välilehdelle määrittelet tarvittaessa Maksajan tyyppi-kenttään tiedon. Valittavina ovat ne maksajan tyypit, jotka ovat Novassa tuettuja.

Jos vakuutusyhtiönä on Keva-vakuuttaja (eläkevakuutuksen 2 ensimmäistä numeroa ovat 20, 24, 25, 29 tai 30), tällöin määrittelet Keva-välilehdelle käytössä olevat maksajan aliorganisaatiotunnukset.

Tulorekisteri-ilmoittamista varten määrittelet palkkalajeille vähintään tulolajin Tulolajin koodi-kenttään.

Nova Palkanlaskennassa on valittavissa tulolajeille täydentävä tulolaji (200-sarja), erikseen ilmoitettava tulolaji (300-sarja) tai erikseen ilmoitettava vähennettävä tulolaji (400-sarja).

Yksikkö on vapaaehtoisesti ilmoitettava tieto. Jos yksikkö-tieto halutaan määritellä, suosittelemme määrittelemään sen palkkalajeille, joilla tämä tieto on oleellinen (esim. tuntipalkka, ylityökorvaus).

Kertakorvaus option määrittelet palkkalajille, jos kyseessä on korvaus, joka maksetaan vain kerran.

Kentät Poissaolon tyyppi ja Poissaolon koodi liittyvät poissaolojen ilmoittamiseen. Tästä kerrotaan tarkemmin kappaleessa Poissaolot.

Tulolajin koodi-kenttään syötät tulolajin manuaalisesti, tai vaihtoehtoisesti voit hakea tulolajin -painikkeen kautta avautuvasta haku-listasta. Tulolaji on mahdollista määritellä palkkalajeille myös päivitystyökalun avulla. Palkkalajien valinnan Muokkaa | Palkkalajitietojen päivitys kautta voit määritellä samalla kertaa useammalle palkkalajille tulolajin koodi- ja yksikkö-tiedot.

Tästä toiminnosta saat lisätietoja Palkanlaskennan käyttäjän käsikirjasta.

Huom! Tietyissä tilanteissa palkkalajeille ei Novan palkanlaskennassa määritellä tulolajia, vaan tulolaji määritellään ohjelmallisesti. Tilanteet on kuvattu tarkemmin kappaleessa Tietojen ilmoittaminen Tulorekisteriin.

Muutoin palkkalajien tiedot määritellään Nova Palkanlaskennan nykyisen ohjeistuksen mukaisesti.

Jos suoritus on maksettu tulonsaajalle muuna kuin rahana, näissä tilanteissa tulee tiedot ilmoittaa Tulorekisteriin sähköisessä asiointipalvelussa.

Tulorekisteri-ilmoituksille haetaan seuraavat henkilörekisterissä tulonsaajasta olevat tiedot.

Kenttä

Nimi

Tulonsaajan nimi, pakollinen jos tulonsaajalla ei ole suomalaista henkilö/y-tunnusta.

Lähiosoite

Tulonsaajan osoite, vapaaehtoinen (osoite kotivaltiossa)

Postiosoite

Tulonsaajan postiosoite, vapaaehtoinen (osoite kotivaltiossa)

Toimipiste

Toimipiste, jossa tulonsaaja työskentelee, vapaaehtoinen

Aloituspvm

Työsuhteen aloituspäivämäärä, vapaaehtoinen

Lopetuspvm

Työsuhteen loppupäivämäärä. Ilmoitetaan jos palvelussuhde on määräaikainen, toistaiseksi voimassa olevan palvelussuhteen päättymispäivä on tiedossa, tai palvelussuhde on päättynyt.

Huom! Työsuhteen aloitus- ja lopetuspvm-tiedot ovat pakollisia, jos työeläkelaitoksen yhtiötunnus on 20, 24, 25, 29 tai 30.

Sukupuoli

Tulonsaajan sukupuoli, pakollinen jos tulonsaajalla ei ole suomalaista henkilötunnusta.

Kenttä

Henkilötunnus

Tulonsaajan suomalainen henkilö- tai y-tunnus

Ammatti

Tulonsaajan ammatti, vapaaehtoinen

Toinen osoitetieto

Lähiosoite

Tulonsaajan lähiosoite ulkomailla, pakollinen jos tulonsaajalla ei ole suomalaista henkilötunnusta, tai tulonsaaja on rajoitetusti verovelvollinen (osoite kotivaltiossa).

Postiosoite

Tulonsaajan postiosoite ulkomailla, pakollinen jos tulonsaajalla ei ole suomalaista henkilötunnusta, tai tulonsaaja on rajoitetusti verovelvollinen (osoite kotivaltiossa).

Hlö-/y-tunnus (tin)

Tulonsaajan ulkomainen henkilö/y-tunnus. Pakollinen jos tulonsaajalla ei ole suomalaista henkilö/y-tunnusta.

Huom! Jos tulonsaajalla on sekä suomalainen että ulkomainen henkilötunnus, molemmat tiedot ilmoitetaan palkkatietoilmoituksella.

Maatunnus

Tulonsaajan kotivaltion 2 merkkinen maatunnus, pakollinen jos tulonsaajalla ei ole suomalaista henkilö/y-tunnusta tai tulonsaaja on rajoitetusti verovelvollinen.

Maatunnus annetaan Verosopimusvaltion maakoodiksi;

Pakollinen tieto, jos Tulonsaajan lisätiedon tyyppi on "Tulonsaaja on oleskellut Suomessa enintään 183 verosopimuksessa tarkoitettuna ajanjaksona."

Ei suomalaista henkilötunnusta

Pakollinen, jos tulonsaajalla ei ole suomalaista henkilö/y-tunnusta.

Syntymäaika

Pakollinen, jos tulonsaajalla ei ole suomalaista henkilötunnusta.

Tunnisteen tyyppi

Tulonsaajan ulkomaisen henkilö/y-tunnuksen tyyppi, pakollinen

Kenttä

Palvelussuhteessa

Jos tulonsaaja on työ- tai virkasuhteessa työnantajaan, vapaaehtoinen

Palvelussuhteen tyyppi

Tulonsaajan palvelussuhteen tyyppi, vapaaehtoinen

Osa-aikaisuuden prosentti

Osa-aikaisen työn osuus, osa-aika on työ, jota tehdään täyden säännöllisen työajan alittavan ajan, vapaaehtoinen.

Palvelussuhteen kesto

Tulonsaajan palvelussuhteen kesto, vapaaehtoinen

Säännöllinen sovittu viikkotyöaika

Tulonsaajan säännöllinen sovittu viikoittainen työaika, tämä voi vaihdella sovellettavan työ- tai virkaehtosopimuksen mukaan, vapaaehtoinen.

Palkkauksen muoto

Tulonsaajan palkkauksen peruste, voi perusta kuukausi-, tunti- tai urakkapalkkaan, vapaaehtoinen.

Palvelussuhteen päättymisen syy

Tulorekisterin koodiston mukainen palvelussuhteen päättymisen syy, pakollinen jos työsuhteen päättymispäivä on määritelty.

Palv.suhteen päättymisen syy (Keva)

Jos tulonsaajan työeläkelaitoksen yhtiötunnus on 20, 24, 25, 27, 29 tai 30, tällöin tulee antaa Kevan koodiston mukainen palvelussuhteen päättymisen syy.

Rekisteröinnin peruste (Keva)

Jos tulonsaajan työeläkelaitoksen yhtiötunnus on 20, 24, 25, 27, 29 tai 30, tällöin tulee antaa Kevan koodiston koodiston mukainen palvelussuhteen rekisteröinnin peruste.

Maks.aliorg.tunnus (Keva)

Jos tulonsaajan työeläkelaitoksen yhtiötunnus on 20, 24, 25, 27, 29 tai 30, tällöin tulee valita se maksajan aliorganisaation tunnus, johon tulonsaaja kuuluu.

Maksajan aliorganisaatiot perustetaan Palkanlaskennan ohjaustietojen Keva-välilehdellä.

Amm.luokan tai nimikkeen tunniste (Tilastokeskus TK10)

Tilastokeskuksen koodiston mukainen ammattiluokan tai nimikkeen tunniste, pakollinen jos tulonsaaja on työtapaturmavakuutettu.

Ammattiluokka tai nimike haetaan Tilastokeskuksen Tulorekisterin TK10-ammattiluokituksesta, Luokitus: Tulorekisterin TK10-ammattiluokitus | Tilastokeskus (stat.fi).

Muu amm.luokan koodisto

Valittavissa Trafin koodisto. Pakollinen, jos työeläkelaitoksen yhtiötunnus on 34.

Valittavissa Kevan koodisto. Pakollinen, jos työeläkelaitoksen yhtiötunnus on 20, 24, 25, 27, 29 tai 30.

Muu amm.luokan tai nimik. tunniste

Trafin koodiston mukainen ammattiluokan tai nimikkeen tunniste. Pakollinen jos työeläkelaitoksen yhtiötunnus on 34.

Kevan koodiston mukainen ammattiluokan tai nimikkeen tunniste. Pakollinen jos työeläkelaitoksen yhtiötunnus on 20, 24, 25, 27, 29 tai 30.

Työtapaturmavakuutus

Työtapaturmavakuutusyhtiö, jossa tulonsaajan on vakuutettu. Pakollinen, jos suorituksen maksaja on vakuuttanut työntekijöitään useammalla kuin yhdellä tapaturmavakuutuksella.

Vakuuttamisen poikkeustilanne

Vakuuttamisen poikkeustilanne, jos tulonsaaja ei kuulu Suomen sosiaaliturvan piiriin tai hänen saamansa tulon osalta ei ole vakuuttamisvelvollisuutta (esim. yrittäjä).

Huom! Jos tulonsaajalle on määritelty jokin vakuuttamisen poikkeustilanne, tulee tarvittaessa mm. tiliöintiryhmien avulla määritellä mitä sosiaalivakuutusmaksuja pidätetään / ei-pidätetä tulonsaajalle kirjatuista suorituksista.

Rajoitetusti verovelvollinen

Pakollinen, jos tulonsaaja on rajoitetusti verovelvollinen.

Tulonsaajan lisätieto

Tietyissä tilanteissa tarvittava tulonsaajan lisätieto, esim. osaomistaja tai yhteisö.

Huom! Tulonsaajalle iän perusteella tuleva tieto vakuuttamisen poikkeustilanteesta annetaan palkkatietoilmoitukselle ohjelmallisesti. Jos tulonsaajalta ei esim. iän perusteella pidätetä eläkevakuutusta, palkkatietoilmoitukselle annetaan tieto Vakuuttamisen poikkeustilanne: Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus).

Henkilötietojen valinnan Muokkaa | Henkilötietojen päivitys kautta voit määritellä samalla kertaa useammalle tulonsaajalle Tulorekisteri-välilehden tiedot. Tästä toiminnosta saat lisätietoja Palkanlaskennan käyttäjän käsikirjasta.

Jos tulonsaajalle on määritelty Perustiedot | Tulorekisteri-välilehdellä käyttöön optio Rajoitetusti verovelvollinen, määritellään käyttöön joko Lähdevero-verokortti tai progressiivinen verokortti (Nova Palkanlaskenta-ohjelmassa pidätystapa Portaikko (B)).

Jos tulonsaajalle on määritelty käyttöön Lähdevero-verokortti, tällöin palkkalajeilla tulee olla määriteltynä A-alkuinen suorituslaji nykyisen ohjeistuksen mukaisesti.

Jos tulonsaaja on rajoitetusti verovelvollinen ja hänelle on määritelty käyttöön progressiviinen verokortti, tällöin palkkatietoilmoitukselle tulee tieto Ennakonpidätyksen alainen tulo Kyllä.

Tulonsaajalle haetaan palkkatietoilmoitukselle henkilötietojen Lisätiedot-välilehdellä määritellyn eläkevakuutuksen eläkejärjestelynumero Palkanlaskennan ohjaustietojen Selitteet-välilehdeltä.

Palkkatietoilmoitukselle tulee tieto Yrittäjän eläkevakuutus, kun henkilötiedoissa on määritelty eläkevakuutukseksi 3.YEL.

Palkkatietoilmoitukselle tulee tieto Maatalousyrittäjän eläkevakuutus, kun henkilötiedoissa on määritelty eläkevakuutukseksi 4.MyEL.

Jos tulonsaajalla on viranomaiselta saatu keinotunnus (henkilötunnuksen loppuosa alkaa numerolla 9), tiedot määritellään henkilötietojen Palkanlaskenta-välilehdelle seuraavasti.

Keinotunnuksessa syntymäaika

Keinotunnus

Palkkatapahtumien syöttämiseen Nova Palkanlaskennassa Tulorekisteri-ilmoittaminen ei tuo muutoksia. Henkilötietojen ja palkkalajien määrittelyt sekä palkkatapahtumien kirjaaminen tehdään Nova Palkanlaskennan nykyisen ohjeistuksen mukaisesti.

Palkkatapahtumariveille ohjelma ehdottaa ansainta-ajanjaksoksi palkkakauden alku- ja loppupäiviä. Ansainta-ajanjaksoa voit tarvittaessa muokata palkkatapahtuman riveillä.

Palkkatietoilmoituksella ansainta-ajanjakso on täydentävä lisätieto (vapaaehtoinen).

Suosittelemme ansainta-ajan ilmoittamista, tätä tietoa käyttävät useat tiedon käyttäjät.