Tässä luvussa kuvataan miten Novan Palkanlaskennasta palkkatietoilmoitukset ja työnantajan erillisilmoitukset lähetetään Tulorekisteriin.

Palkkatietoilmoitus tulonsaajista tulee ilmoittaa Tulorekisteriin 5 päivän sisällä maksupäivästä.

Palkkatietoilmoitus voidaan muodostaa onnistuneen maksuaineiston muodostuksen jälkeen. Tällöin ohjelma kysyy Lähetetäänkö tiedot Tulorekisteriin, ja Kyllä-valinta avaa palkkatietoilmoituksen muodostus-ikkunan. Vaihtoehtoisesti palkkatietoilmoitus voidaan muodostaa erikseen valinnan Ilmoitukset | Palkkatietoilmoitus kautta.

Palkkatietoilmoituksen muodostus-ikkuna

Palkkatietoilmoitus-ikkunassa määrittelet maksupäivän ja palkkakauden sekä tarvittaessa muita rajauksia, joiden perusteella olet tekemässä palkkatietoilmoituksen Tulorekisteriin.

Maksupäivä- ja palkkakausirajauksiksi ehdotetaan taustalla olevan palkkatapahtuman päivämääriä.

Jos palkkatapahtumia ei löydy määritetyillä maksupäivä- ja palkkakausi-rajauksilla, tästä annetaan ilmoitus ”Palkkakautta ei löydy”.

Jos Palkkatietoilmoitus-ikkuna on avattu maksuaineiston muodostuksen jälkeen, ikkunaan on haettu maksupäivä ja muut rajaukset Maksulista ja aineiston muodostus-ikkunasta.

Ilmoitettavan palkkakauden rajaus tulee tarkistaa ja päivittää tarvittaessa manuaalisesti.

Huom! Tulorekisterin ohjeistuksen mukaan tulee muodostaa omat palkkatietoilmoitukset Keva-vakuutusten (työeläkelaitoksen yhtiötunnus on 20, 24, 25, 27, 29 tai 30) alaisista palkansaajista, ja erikseen muista palkansaajista.

Huom! Jos yrityksessä maksetaan samana maksupäivänä esim. kahden eri palkkakauden palkkoja, tulee näistä tehdä 2 eri palkkatietoilmoitusta.

Esim. 31.1.2019 maksetaan kuukausipalkat sekä 2 viikon palkkajakson palkat. Tällöin palkkatietoilmoitukset rajataan seuraavasti.

Ensimmäinen ilmoitus: maksupäivä 31.1.2019, palkkakausi 1.1.2019 - 31.1.2019

Toinen ilmoitus: maksupäivä 31.1.2019, palkkakausi 15.1.2019 - 31.1.2019

Rajausten määrittelyn jälkeen Muodosta-painike avaa esikatseluun palkkatietoilmoitukset.

Muodostamisen yhteydessä annetaan ilmoitus, jos jokin ilmoitettava tieto ei ole palkkatietoilmoituksen aineistokuvauksen mukainen, esim. henkilölle ei ole määritelty mitään henkilötunnus-tietoa.

Jos ilmoituksen muodostuksen yhteydessä on annettu validointi-ilmoitus, Esikatselu-ikkunassa painike Lähetä tulorekisteriin ei ole valittavissa.

Palkkatietoilmoitus esikatselu, uusi ilmoitus

Esikatselussa Ilmoituksen tyyppinä on Uusi ilmoitus.

Esikatselussa ilmoituksella olevien tulonsaajien palkkatietoilmoitukset ovat näkymässä peräkkäin aakkosjärjestyksessä. Voit selata palkkatietoilmoituksia esim. hiiren rulla-painikkeella.

Esikatselun oikeassa reunassa on Yhteenveto-osio, johon on laskettu yhteen palkkatietoilmoituksilta seuraavat tiedot:

Näiden tietojen täsmäyttämisessä voit käyttää apuna Yhteenveto-tulostetta tai Tapahtumaluettelo-raporttia, joka on tulostettu vastaavilla rajauksilla kuin palkkatietoilmoitus. Yhteenveto-tulosteelle tulostuvat myös ne palkkaerät, joille ei ole määritelty tulolajia. Tämä tulee huomioida täsmäytyksessä.

Yhteenveto-painikkeesta avautuu ikkuna, jossa on palkkatietoilmoituksille kirjatut tapahtumat tulolajeittain yhteensä. Yhteenveto-ikkunassa kerrotaan informatiivisena tietona, jos tulolajin sosiaalivakuutusmaksujen käsittely on poikennut oletuksesta.

Palkkatietoilmoitukset voit halutessasi tulostaa valitsemalla esikatselu-ikkunassa hiiren oikean painikkeen takaa Tulosta (Print) tai painikkeella

.

Palkkatietoilmoitusten lähetyksen Tulorekisteriin käynnistät klikkaamalla Lähetä tulorekisteriin-painiketta Palkkatietoilmoitus-ikkunassa.

Palkkatietoilmoitus, esikatselu-ikkuna

Painikkeen Lähetä tulorekisteriin klikkaamisen jälkeen avautuu näytölle Lähetyt ilmoitukset Tulorekisteriin-ikkuna.

Lähetetyt ilmoitukset Tulorekisteriin-ikkuna

Lähetyt ilmoitukset Tulorekisteriin-ikkunassa näet lähetyn ilmoituksen tilan, ja onko palkkatietoilmoitus lähtenyt Tulorekisteriin onnistuneesti. Ikkunassa on seuraavat kentät ja valinnat.

Kenttä

Selite

Tila

Informatiivinen kuva lähetetyn ilmoituksen tilasta, esim. odotetaanko vielä vastausta Tulorekisteristä, tai onko ilmoitus lähetetty Tulorekisteriin onnistuneesti.

Tila päivittyy ohjelmallisesti minuutin välein.

Maksupäivä

Annetun ilmoituksen maksupäivä

Alkupvm

Ilmoituksen alkupäivä

Loppupvm

Ilmoituksen loppupäivä

Lähetyspvm

Ilmoituksen lähetyspäivä Tulorekisteriin

Tilaselite

Informatiivinen selite lähetetyn ilmoituksen tilasta, esim. odotetaanko vielä vastausta Tulorekisteristä, tai onko ilmoitus lähetetty Tulorekisteriin onnistuneesti.

Tilaselitteeseen päivittyy ohjelmallisesti lähetyksen jälkeen tieto siitä, onko lähetetty palkkatietoilmoitus vai työnantajan erillisilmoitus.

Käyttäjä

Ilmoituksen lähettäjän käyttäjätunnus

Määrä

Tieto siitä kuinka monta erillistä palkkatietoilmoitusta lähetyksessä on ollut.

Huom! Tieto kenttään päivittyy Nova 10.1 version päivityksen jälkeen.

Esikatselu

Esikatselu-painikkeesta voit myöhemmin jälkikäteen tulostaa esikatseluun jo Tulorekisteriin lähetetty ilmoitus

Korvaa

Korvaa-painikkeella voit korjata jo Tulorekisteriin lähetettyä ilmoitusta.

Korjaamisesta saat lisätietoja kappaleesta Ilmoitettujen tietojen korjaaminen.

Mitätöi

Mitätöi-painikkeella voit mitätöidä (poistaa) jo Tulorekisteriin lähetetyn ilmoituksen.

Mitätöimisestä saat lisätietoja kappaleesta Ilmoitettujen tietojen mitätöinti.

Ikkunan alaosan Viesti-osiossa näytetään lähetyn/valitun ilmoituksen tilahistoria. Jos Tulorekisteri on hylännyt lähetetyn, Viesti ja Tarkenne-kentissä informoidaan kenen tulonsaajan ilmoitus on hylätty ja miksi sekä Tulorekisterin palauttama virhekoodi.

Tulorekisteri antaa validointi-ilmoituksen englanniksi.

Huom! Jos ilmoituksen tila ei päivity, kannattaa tarkistaa, että onko ilmoitus mennyt onnistuneesti Visma.net AutoReport-palveluun.

Huom! Jos Tulorekisteri on hylännyt jonkin lähetyksessä olleen tulonsaajan ilmoituksen, yksikään lähetyksessä ollut ilmoitus ei tallennu Tulorekisteriin, vaikka muiden tulonsaajien ilmoitukset olisivat olleet hyväksyttyjä Tulorekisterin validoinnin mukaan.

Tällöin tulee korjata tiedot, ja lähettää ilmoitus uutena ilmoituksena uudelleen.

Huom! Jos Tulorekisteri antaa technical error (GED0090 tai GEN0010) tai DDVS0280 palautteen, tulee näissä tapauksissa tarkistaa, että onko ilmoitus tallentunut Tulorekisteriin ennen uuden ilmoituksen muodostamista ja lähettämistä.

Huom! Tulorekisteristä saadaan lähes heti vastaus siitä, että lähetetyt ilmoitukset on otettu käsittelyyn. Käsittelyn jälkeen saadaan vasta tieto siitä, onko Tulorekisteri hyväksynyt vai hylännyt lähetyt ilmoitukset.

Lähetyt ilmoitukset Tulorekisteriin-ikkuna on kelluva ikkuna. Eli ikkunan voi esim. siirtää alapalkkiin odottamaan Tulorekisterin antamia palautteita, jonka aikana voi tehdä tietokoneella muita tehtäviä. Ilmoituksen tila päivitetään ohjelmallisesti minuutin välein.

Jos Lähetyt ilmoitukset Tulorekisteriin-ikkuna suljetaan lähetyksen jälkeen, lähetettyjen ilmoitusten tilata päivittyvät kun tämä ikkuna avataan seuraavan kerran uudelleen. Vaihtoehtoisesti näkymää voidaan päivittää Virkistä-valinnalla.

Valinnan Ilmoitukset | Lähetyt ilmoitukset kautta voit avata Lähetetyt ilmoitukset Tulorekisteriin-ikkunan uudelleen lähetysten tilan tarkastelua varten, tai jos olet tekemässä korjausta tai mitätöintiä jo lähetetylle ilmoitukselle.

Tulonsaajan palkkatapahtuman tietueen tapahtumiin tallentuu tieto, jos palkkatapahtumasta on muodostettu ilmoitus Tulorekisteriin.

Tämä tieto tallentuu palkkatapahtumalle heti lähetyksen yhteydessä, ennen Tulorekisterin antamaa palautetta.

Palkkakaudet-näkymässä näytetään Tulorekisteri-kentässä onko palkkatapahtumasta mennyt ensimmäinen (uusi) ilmoitus onnistuneesti Tulorekisteriin vai ei. Jos Tulorekisteri hylkää ensimmäisen ilmoituksen, ja tietojen korjauksen jälkeen lähetetään tämä ensimmäinen ilmoitus uudelleen, niin kyseinen tieto päivitetään palkkatapahtumalle. Tiedon saat päivitettyä lähetyksen jälkeen

-painikkeella.

Jos esim. valinnan Ilmoitukset | Palkkatietoilmoitukset kautta ollaan muodostamassa palkkatietoilmoituksia tulonsaajista, joista on jo muodostettu palkkatietoilmoitus Tulorekisteriin, annetaan tästä ilmoitus. Tämä ei estä palkkatietoilmoituksen muodostamista ja lähettämistä Tulorekisteriin.

Huom! Tässä tilanteessa tulee varmistaa, että kyseisistä tulonsaajista ei ole Tulorekisterissä olemassa ensimmäistä (uutta) ilmoitusta kyseiseltä maksupäivältä ja palkkakaudelta.

Kyseinen tilanne voi esiintyä esim. silloin, jos palkkatietoilmoitus ei ole tallentunut Tulorekisteriin jonkin häiriötilanteen takia, ja Nova Palkanlaskentaan on jäänyt tieto siitä, että palkkatietoilmoitus olisi lähetetty Tulorekisteriin.

Valinnan Ilmoitukset | Lähettämättömät ilmoitukset kautta voit tarkastella maksupäivärajauksen perusteella mistä palkkatapahtumista ei ole vielä lähetetty ensimmäistä (uutta) ilmoitusta Tulorekisteriin.

Huom! Palkkatapahtumille tallentuu tieto lähetyksen tilasta niille palkkatapahtumille, joista on muodostettu palkkatietoilmoitus Tulorekisteriin Nova 10.0-version päivityksen jälkeen.

Näkymässä näytetään ne palkkatapahtumat, joiden tila on Tulorekisteri-kentässä tyhjä, Odottaa AutoReport, Odottaa Tulorekisteri tai Virhe Tulorekisteri.

Maksupvm-rajaukseksi ehdotaan kuluvaa kuukautta. Tarvittaessa rajausta voidaan muuttaa manuaalisesti, tiedot päivittyvät näkymään Enterin painalluksen jälkeen.

Huom! Seurantaa ilmoituksen tilasta ei tehdä niistä palkkatapahtumista, joista on tehty Korvaava- tai Mitätöinti-ilmoitus Tulorekisteriin.

Työnantajan erillisilmoitus annetaan kuukausittain 5 päivän kuluessa kuukauden päättymisestä. Työnantajan erillisilmoitukselle ilmoitetaan työnantajan sairausvakuutusmaksu ja siitä mahdollisesti tehdyt vähennykset.

Valinnan Ilmoitukset | Työnantajan erillisilmoitukset kautta avautuu seuraava ikkuna.

Ikkunassa määrittelet rajauksen (kuukauden), jolta työnantajan erillisilmoitus halutaan ilmoittaa. Maksupäivärajaukseksi ehdotetaan edellistä kuukautta.

Nova Palkanlaskennassa työnantajan erillisilmoitus tunnistetaan Ei palkanmaksua-ilmoitukseksi, jos valitulla kuukaudella ei ole palkkatapahtumia.

Nollasummainen työnantajan erillisilmoitus muodostuu silloin kun ko. kuukaudelle on kirjattu palkkatapahtumia, joista ei ole pidätetty työnantajan sairausvakuutusta. On kirjattu esim. vain verottomia korvauksia.

Työnantajan erillisilmoitukselle tulevat tulolajit täydennetään ohjelmallisesti.

Työnantajan sairausvakuutusmaksusta tehtävän vähennyksen (summa josta vähennys lasketaan) kirjaat palkkakaudella palkkalajille, jonka tyyppi on 0.Laskennallinen ja tyypin tarkenne 90.Hyvitettävä sotu. Tälle palkkalajille ei määritellä tulolajia.

Ohessa linkki Communityssä olevaan ohjeistukseen miten oikaistaan työnantajan sairausvakuutusmaksua.

https://community.visma.com/t5/Visma-Nova-keskustelut/Miten-oikaisen-tyonantajan-sosiaaliturvamaksun-Miten-tehdaan/m-p/35865

Työnantajan erillisilmoituksen tietojen täsmäämisessä voit käyttää apuna Yhteenveto-tulostetta tai veroilmoitusta oma-aloitteisista veroista.

Työnantajan erillisilmoitus lähetetään Tulorekisteriin vastaavasti kuin palkkatietoilmoitus.

Jos kyseiseltä kaudelta (kuukaudelta) on jo lähetetty erillisilmoitus Tulorekisteriin, tästä annetaan ilmoitus muodostuksen yhteydessä.

Tulorekisterin ja Kevan ohjeistuksen mukaan työnantajan erillisilmoituksella voi olla yksi maksajan aliorganisaatiotunnus.

Jos Palkanlaskennan ohjaustietojen Keva-välilehdelle on perustettu useampi aliorganisaatio, tällöin työnantajan erillisilmoitukselle ei tule maksajan aliorganisaatiotietoja.

Huom! Jos eläkevakuuttajana on Keva-vakuuttaja, ja työnantajan erillisilmoituksella annetaan eläkevakuutustiedot, tällöin Tulorekisteri hylkää erillisilmoituksen puuttuvan aliorganisaatiotiedon takia. Tässä tilanteessa tulee määritellä Palkanlaskennan ohjaustietojen Selitteet-välilehdellä Keva-vakuutus/vakuutukset ei-aktiivisiksi.

Erillisilmoituksella eläkevakuutustiedot ovat pakollisia, jos annetaan Ei palkanmaksua ilmoitus.

Jos on käytössä useampi maksajan aliorganisaatio, ja tulee antaa Ei palkanmaksua ilmoitus, tällöin työnantajan erillisilmoitus ilmoitetaan Tulorekisteriin sähköisen asiointipalvelun kautta.