Tuotteen tärkein tieto on tuotekoodi. Tuotekoodin on oltava yksilöllinen. Koodi saa sisältää numeroita ja kirjaimia.

Kokonaan kiellettyjä merkkejä ovat tähti, prosentti, lainausmerkki ja ”risuaita” (* % ’ #). Ei myöskään ole suositeltavaa käyttää muita erikoismerkkejä. Uutta tuotetta perustettaessa ohjelma tarkistaa, sisältääkö tuotekoodi kiellettyjä merkkejä ja jos sisältää, antaa käyttäjälle mahdollisuuden muuttaa sitä.

Tuotekoodi on aakkosnumeerista tietoa. Tämä tarkoittaa sitä, että ohjelma ei osaa järjestää koodeja numerojärjestykseen. Jos välttämättä haluat, että tuotteet tulevat koodin mukaisesti numerojärjestyksessä, on sinun perustettava tuotekoodit yhtä pitkinä siten, että täytät numerot alusta alkaen nollilla. Esimerkiksi koodit 00001, 00400, 06800, 98000 järjestyvät numerojärjestykseen.

Mikäli ostat ja myyt tuotteita, on tuotteilla jo olemassa toimittajan antama koodi. Voit mahdollisesti käyttää samoja koodeja. Voit lisätä koodin alkuun toimittajan tunnuksen erottamaan tuotteen muista samankaltaisista koodeista. Mikäli valmistat tuotteet itse, kannattaa tuotekooditus miettiä huolellisesti alusta alkaen.

Tuotekoodi voi koostua useista eri palasista. Koodin ei kuitenkaan kannata olla turhan monimutkainen, koska tällöin koodin muodostuksen muistaminen saattaa olla hankalaa.

Käyttöönottovaiheessa kannattaa tutkia mahdollisuutta tuoda tuotteet vanhasta järjestelmästä tai toimittajan järjestelmästä. Useat toimittajat toimittavat tuotteensa hinta- ja perustiedot tiedostona, josta tiedot voidaan lukea Visma Novaan.

Tuotteella voi olla useita koodeja, joiden avulla tuote haetaan. Määritä vaihtoehtoinen tuotekoodi pääruudun alaosaan Vaihtoehtokoodit-kenttään. Ellei osio ole näkyvissä, suurenna ruutua korkeussuunnassa. Monikoodisuuden käyttö vaatii ohjelmalisenssin WMK.

Voit määritellä tuotekoodit myös varastokirjanpidossa toiminnolla Näytä | Monikoodisuus ja lisätiedot. Pikavalinta toiminnolle on F8. Asetukset | Enter käsittely -ohjauksen ollessa aktivoituna kursori siirtyy automaattisesti seuraavalle riville Enter-painalluksen jälkeen. Toiminto on käyttäjä- ja yrityskohtainen, jolloin käyttäjän viimeisin valinta kyseisessä yrityksessä jää muistiin.

Varastokirjanpidon Näytä | Monikoodisuus ja lisätiedot -ikkunassa Vaihtoehtokoodit-osioon tehdyt taulukkomuutokset päivittyvät varastokirjanpidon pääikkunan Vaihtoehtokoodit-kohtaan ohjelman uudelleenkäynnistyksessä. Lisäksi taulukkomuutokset päivittyvät nimikeapuikkunan Vaihtoehdot-välilehdelle.

Vaihtoehtokoodi-sarakkeeseen voit antaa vaihtoehtoisen tuotekoodin. Toimittaja-sarakkeeseen voit merkitä toimittaja- tai asiakasnumeron, joka vaihtoehtokoodia käyttää. Kdi-sarake kertoo vaihtoehtokoodin käyttötarkoituksen. Numero nolla (0) kertoo että tietoa käytetään sekä myynti- että ostotilauksilla. Numero yksi (1) tarkoittaa että tietoa käytetään ainoastaan myyntitilauksilla ja numero kaksi (2) vastaavasti ostotilauksilla.

Vaihtoehtokoodin sijainti pääruudulla. Koodi-tiedolla valitset, käytetäänkö vaihtoehtokoodia myynti- vai ostotilauksissa.

Voit hakea tuotetta vaihtoehtokoodilla eri ohjelmissa. Tilaustenkäsittely- ja laskutus-ohjelmissa ohjelma hakee aluksi vaihtoehtokoodin lisäksi tietoon täsmäävää asiakas- tai toimittajanumeroa. Haun yhteydessä huomioidaan Kdi-tieto. Mikäli tieto löytyy, hakee ohjelma koodiksi tuotteen varsinaisen koodin ja hakee toimittaja- tai asiakaskohtaisen koodin nimikeapuikkunaan rivitekstiksi. Koodin alkuun tulee teksti: ”Koodinne”. Ominaisuuden avulla voit esimerkiksi tilata tuotteita toimittajaltasi oikeilla koodeilla.

Vaihtoehtokoodi voi myös joissain tapauksissa olla sama kuin varsinainenkin koodi. Tällöin voit hyödyntää vaihtoehtokoodia hintavertailuihin eri toimittajien kesken. Hinnanpäivitys-ohjelman avulla voit päivittää toimittajan lähettämän konekielisen hinnaston myös vaihtoehtoisen koodin taakse.

Huom! Vaihtoehtokoodilla haku toimii siten, että syötät haettavan vaihtoehtokoodin varastokortin Vaihtoehtokoodit-osion ensimmäisen rivin Vaihtoehtokoodi-kenttään. Monikoodisuus on tarkoitettu käytettäväksi Tilaustenkäsittely-, Tarjouslaskenta- ja Laskutus-ohjelmissa sekä varastokirjauksissa.

Kenttä

Selite

UNSPSC koodi

Tuotteen UNSPSC-koodi.

Tuotteen nettisivut

Kenttään voit tallentaa linkin tuotteen nettisivuille.

Tuotteen kuva

Kenttään voit tallentaa linkin tuotteen kuvaan.

Käyttöturvallisuustiedote

Voit syöttää tähän linkin tuotteen käyttöturvallisuustiedotteeseen.

Tuotteen kuvaus

Tämä kenttä on tuotteen vapaamuotoista kuvausta varten (max. 2000 merkkiä).

Tuotteen UNSPC-tiedot.

UNSPSC-tietojen käyttö vaatii Monikoodisuus-ohjelmalisenssin WMK.

Tuotteella voi tuotekoodin lisäksi olla myös kaupan alan EAN-koodi. Syötä tämä tieto varastokirjanpidon pääruudulle. Ohjelma ilmoittaa, mikäli syöttämäsi EAN-koodi löytyy jo joltain tuotteelta. EAN-koodi on joko 8 tai 13 merkkiä pitkä. Viimeistä tarkistetta ei kuitenkaan ole pakko syöttää, koska ohjelma laskee sen EAN-raporttien yhteydessä. Lisätietoa EAN-koodeista saat keskuskauppakamarista.

Tuotteen hakeminen onnistuu monikoodisuuden tapaan myös EAN-koodilla. EAN-koodien hyödyntäminen vaatii asianmukaisen ohjelmalisenssin (WEA).

EAN-koodi on mahdollista generoida automaattisesti tuotteelle Muokkaa | Uusi EAN-koodi –toiminnolla. Voit muodostaa EAN-13 koodin käyttäen 7- tai 9-numeroista yritystunnistetta. Mikäli EAN-koodi löytyy jo joltain tuotteelta, ohjelma ilmoittaa, millä tuotekoodilla kyseinen EAN-koodi löytyy. Kyllä-valinnalla hyväksytään tallennettavat tiedot. Muokkaa | Tarkista EAN-koodi -toiminnolla voit tarkistaa tuotteen EAN-koodin oikeellisuuden.

Huom! Mikäli syötät EAN kenttään 14 merkkiä, ohjelma tutkii, onko kyseessä GTIN koodi ja hyväksyy sen, mikäli syötetty GTIN koodi on oikean muotoinen

Voit muuttaa tuotekoodin valitsemalla toiminnon Muokkaa | Muuta tuotekoodi. Muutettavat tiedot -kohdassa rajaat, mihin ohjelmiin tai toimintoihin muutos vaikuttaa. Normaalisti kaikki optiot saavat olla valittuina. Kun painat OK, muuttaa ohjelma vanhan tuotekoodin antamaksesi uudeksi koodiksi. Näin saat historia- ja tilastotiedot myös uudella tuotekoodilla.

Mikäli haluat seurata tuotekoodien muutoshistoriaa, voit käyttää versionvaihto-toimintoa, joka on kuvattu myöhemmin tässä käsikirjassa.

Tuotekoodimuutos.

Massa-ajo, tiedosto -toiminnolla voit tehdä muutoksia massa-ajona käyttämällä tiedostoa, jonka tulee olla muotoa vanhakoodi;uusikoodi ja tiedoston viimeisen rivin lopussa tulee klikata ENTER ennen tiedoston tallennusta.

Esimerkiksi:

vanhakoodi;uusikoodi

koodi1;koodi1000

koodi2;koodi200

koodi3;koodi30

Huom! Tuotekoodien muuttaminen massa-ajona vaatii WVAL lisenssin sekä NovaSuperUser-oikeudet.

Muut-optio muuttaa myös asiakaskortistossa asiakkaan Tuotteet-ikkunaan syötetyt tuotekoodit uudeksi koodiksi. Jos asiakaskortistossa käytetään Laskuta-toimintoa, pitää varmistaa, että tuotekoodin vaihto ei aiheuta ongelmia asiakkaille merkittyjen tuotteiden laskuttamisessa.