Tässä osassa kuvataan käyttöönottoon liittyvät asiat.
Ennen käyttöönottoa
Ennen varsinaista käyttöomaisuuskirjanpidon käyttöönottoa tulee sinun käydä läpi Käyttäjän perusoppaassa käsitellyt kohdat. Näitä ovat aloitusnäkymän
| Asetukset-valikosta
ohjaustiedot: määritä käyttöomaisuuskirjanpidon käyttämät kustannuspaikat ja projektit.
yritystiedot: vamista, että yrityksen yhteystiedot ovat kunnossa.
tilikartta: varmista, että käyttöomaisuuskirjanpidon käytössä olevat tilit ovat olemassa.
numerosarjat: määrittele käyttöomaisuuskirjanpidon käyttämät numerosarjat.
Yritystietojen, tilikartan, ohjaustietojen ja numerosarjojen käsittelyyn löydät myös ohjeet Käyttäjän perusoppaasta.
Yllämainittujen yleisten ohjaustietojen lisäksi määrittelet käyttöomaisuuskirjanpidossa Asetukset | Käyttöomaisuuskirjanpidon ohjaustiedot.
Käyttöomaisuuskirjanpidon yrityksen ohjaustiedot
Yleiset ohjaustiedot tulee tarkistaa aina ennen ohjelman varsinaista käyttöönottoa. Käyttöomaisuuskirjanpidon käyttämiä ohjaustietoja ovat
valuutat,
kustannuspaikat ja
projektit.
Yleisiin ohjaustietoihin pääset valitsemalla aloitusnäkymässä
| Asetukset | Ohjaustiedot.
Valuutat-välilehdellä määrittelet valuuttakäsittelyyn liittyvät asetukset. Käyttöomaisuuskirjanpitovaluuttana käytetään kotivaluuttaa.
Kustannuspaikkojen koodit, selitteet ja tasot määrittelet Kustannuspaikat-välilehdellä. Kustannuspaikkojen käsittelystä on kerrottu laajemmin Kirjanpidon käsikirjassa.
Kustannuspaikkojen lisäksi voit seurata kuluja ja tuottoja projekteilla. Tulosteet projekteille kirjatuista hyödykkeistä saat, kun olet tuonut tiedot kirjanpitoon. Projektien tiedot määrittelet aloitusnäkymässä
| Asetukset | Ohjaustiedot | Projektit -välilehdellä.
Voit liittää hyödykkeeseen projektin. Tieto siirtyy tuontitoiminnolla kirjanpito-ohjelmaan, josta saat tulosteet halutessasi projektitasolta.
Käyttöomaisuuskirjanpidon tilikartta
Tilikarttaan pääset aloitusnäkymän
| Asetukset-valikosta. Tilikarttaan liittyvät asiat käsitellään Käyttäjän perusoppaassa ja Kirjanpidon käsikirjassa.
Käyttöomaisuuskirjanpidon numerosarjat
Käyttöomaisuuden numerosarjat perustat hyödykelajeittain. Hyödykelajit ja sarjat määrität aloitusnäkymän
| Asetukset | Numerosarjat | Muut ohjelmat -välilehdellä.
Käyttöomaisuuskirjanpidon hyödykelajit ja hyödykelajien numerosarjat.
Numerosarjoissa voit tarvittaessa perustaa useampia hyödykelajeja. Hyödykelajin tyyppi on KO ja lajinumerointi on vapaasti valittavissasi lukuunottamatta lajia 99, joka on varattu investoinneille.
Eri KO-tyyppisien lajien numerosarjat eivät saa missään vaiheessa mennä päällekkäin.
Käyttöomaisuuskirjanpidon ohjaustiedot
Käyttöomaisuuskirjanpidon ohjaustiedot on määriteltävä aina ennen ohjelman varsinaista käyttöönottoa. Ohjaustiedot avaat valinnalla Asetukset | Ohjaustiedot.
Yleiset
Yleiset-välilehdellä asetat tilikauteen liittyviä tietoja:
Tarkista ennen käyttöomaisuuskirjanpidon aloittamista ohjaustiedot. Tärkeimmät tiedot ovat tilikausi ja käyttöomaisuustilit.
Kuluvan tilikauden alku- ja loppupäivämäärät on määriteltävä, jotta ohjelma osaisi laskea tilien saldot oikein.
Anna tilikauden alkupäiväksi tilikauden aloituspäivämäärä ja tilikauden päättymispäiväksi tilikauden viimeinen päivä. Voit valita ne myös suoraan kalenterista, jonka saat avattua painamalla kentän oikealla puolella olevaa nuoli alaspäin -painiketta.
Lukituspäivämäärä estää uusien hyödykkeiden kirjaamisen lukituspäivämäärälle ja sitä vanhemmille päivämäärille. Jos lukituspäivämäärä on esim. 31.12.2009, et voi kirjata tositteita enää tilikaudelle 1.1.2009 - 31.12.2009. Voit muuttaa lukituspäivämäärää haluessasi kirjata hyödykkeitä sitä aiemmille päiväyksille.
Käyttöomaisuustilit
Käyttöomaisuustilit-välilehdellä määrittelet tärkeimmät kirjanpidon poistoihin ja poistoeroihin vaikuttavat taustatiedot. Ohessa tiedot on käyty läpi sarakejärjestyksessä.
Perustettaessa käyttöomaisuustiliä tulee kaikki tiedot määritellä, jotta poistojen laskenta onnistuu oikein!
Uuden käyttöomaisuustilin perustat Muokkaa | Uusi -valinnalla tai pikanäppäimellä F6 ja siihen liittyvät tiedot on käyty läpi seuraavassa taulukossa.
Käyttöomaisuustilit-ikkuna, vasemmanpuoleiset sarakkeet.
Käyttöomaisuustilit-ikkuna, oikeanpuoleiset sarakkeet.
Sarake
Selite
Ko-tili
Ko-tilin numero tulee ohjelmasta. Ko-tili mahdollistaa useamman poistosuunnitelman määrittelyn kirjanpidon tileille.
Ko-tilin nimi
Vapaasti määriteltävissä.
EVL-poistotiedot
Evl-poistomenetelmä -kentässä valitset Elinkeinoverolain mukaisen poistomenetelmän.
Jos EVL-poisto on tasapoisto, merkitse EVL-poistoaika -kenttään se aika, jona hyödyke poistetaan. EVL-% -kenttä jää tällöin tyhjäksi.
Jos taas EVL-poistomenetelmä on degressiivinen ts. aleneva poisto, merkitse poistoaika nollaksi ja syötä EVL-% -kenttään poistoprosentti, jolla ohjelma laskee poistot. Koska EVL-poistoihin voi tulla muutoksia, sinun kannattaa tarkistaa kunkin vuoden maksimipoistoprosentit elinkeinoverolaista.
SUMU-poistotiedot
Sumu-poisto -kentissä asetat vastaavalla tavalla yrityksen poistosuunnitelman mukaiset poistomenetelmät, -ajat ja -prosentit. Esimerkkejä suunnitelman mukaisista poistoajoista löydät KILAN ohjeista.
Tilityyppi
Tässä kentässä voit valita hyödykkeen tai hyödykeryhmän. Hyödykeryhmällä tarkoitetaan isompaa hyödykkeiden ryhmää, jota seurataan KILAN tarkoittamana hyödykeryhmänä. Normaalitapauksissa valitaan tilityypiksi aina ”Hyödyke”, joka tarkoittaa yhtä hyödykettä. Tilityypin valinnalla on merkitystä lähinnä ohjelman käyttöönottovaiheessa ja käyttöomaisuuden myyntihinnan käsittelyssä.
Tili
Määrittele tähän tili, jolle hyödyke on aktivoitu kirjanpidossa. Käyttöomaisuustilit ovat tulostettavissa Tulostus-valikosta.
Poistotili
Poistotiliksi asetat tilin, jolle tilikauden suunnitelman mukainen poisto kirjataan.
Poistoerotili
Tälle tilille ohjautuu suunnitelman mukaisten poistojen ja EVL-poistojen mahdollinen poistoero tuloslaskelmassa.
Kert.poistoerojen tili
Tämä on tili, jolle tilikausien aikana kertyneet sumu-poistojen ja EVL-poistojen erotukset kirjataan taseessa.
Taseryhmä
Määrittele, mihin taseryhmään kyseinen käyttöomaisuustili kuuluu. Taseryhmän merkityksestä kerrotaan seuraavassa kappaleessa.
Tilit voit syöttää tai valita pudotusvalikosta avautuvasta tililuettelosta.
Taseryhmät
Jos haluat ottaa ohjelmasta raportteja taseryhmittäin, määrittele Taseryhmät-välilehdellä kaikki taseryhmät.
Käyttöomaisuuskirjanpito-ohjelman Taseryhmät-välilehti.
Aiempien käyttöomaisuustietojen syöttö
Usein yrityksellä on jo käyttöomaisuutta ennen kuin varsinaista käyttöomaisuus-ohjelmaa ryhdytään käyttämään. Myös aiempien tietojen syöttö pohjatiedoiksi on mahdollista.
Voit ottaa käyttöomaisuuskirjanpidon käyttöön ilman, että joudut syöttämään tietoja usealle tilikaudelle taaksepäin. Aloittamisen voit tehdä joko jokaisen hyödykkeen osalta erikseen tai joissain tapauksissa hyödykeryhmäkohtaisesti. On mahdollista käyttää myös molempia tapoja riippuen yrityksesi käytössä olleesta käyttöomaisuuden seurannasta. Ennen käyttöönottoa sinun kannattaa suunnitella huolellisesti miten ja mistä vuodesta lähtien haluat ottaa ohjelman ja miten se vaikuttaa käyttöomaisuuden seurantaan jatkossa.
Jos käyttöomaisuuskirjanpidossasi on käytetty poistojen seurantaa hyödykkeittäin, voit siirtää vastaavat tiedot Visma Novaan kappaleessa Käyttöönotto hyödykkeittäin esitetyllä tavalla.
Jos olet pienenä kirjanpitovelvollisena aikaisemmin käsitellyt käyttöomaisuutta käyttöomaisuusryhmittäin eikä yksittäisen hyödykkeen poistamatonta hankintamenoa pystytä ongelmitta määrittämään, voit syöttää käyttöönottohetkellä jäljellä olevat hyödykkeiden jäännösarvot ohjelmaan yhtenä hyödykkeenä (esim. yhden tilin jäännösarvo = yksi hyödyke tai koko koneet ja kalusto-ryhmän tasearvo = yksi hyödyke). Käytännössä tällainen tilanne syntyy, mikäli käyttöönotto tapahtuu kohdan Käyttöönotto hyödykeryhmittäin ohjeen mukaan.
Käyttöönotto hyödykkeittäin
Jos haluat ottaa käyttöomaisuuskirjanpidon käyttöön hyödykekohtaisesti ja yrityksesi aikaisempien tilikausien tiedot on tehty riittävällä tarkkuudella, on käyttöönotto yksinkertaista.
Merkitse yrityksen tilikaudeksi aloitustilikautta edeltävä tilikausi.
Perusta hyödykkeet.
Syötä tilinpäätöspäivälle kertyneet evl- ja sumu-poistot hyödykkeittäin Muokkaa | Poistot -ikkunaan. Tallenna poistotapahtuma, jolloin ohjelma päivittää kertyneen poistoeron, evl- ja sumu-jäännösarvot.
Tälle tilikaudelle ei lasketa poistoja ohjelmalla.Tarkista esimerkiksi tase-erittelyraportista, että poistot ja jäännösarvot pitävät paikkansa tilinpäätösarvojen kanssa.
Vaihda tilikausi käyttöomaisuuskirjanpidon ohjaustiedoissa.
Uuden tilikauden osalta voit laskea poistot ohjelmalla.
Käyttöönotto hyödykeryhmittäin
KILAN antaman yleisohjeen (27.9.1999) mukaan eräät kirjanpitovelvolliset voivat laatia suunnitelmanmukaiset poistot yksinkertaisia menettelytapoja noudattamalla. Tämä mahdollisuus on pienillä kirjanpitovelvollisilla. Tarkista pieneksi kirjanpitovelvolliseksi määrittämisen rajat kirjanpitolaista.
Uuden hyödykkeen voit perustaa samoin periaattein kuin hyödykekohtaisessa käyttöönotossa, mutta yksi hyödyke tarkoittaa tällöin koko käyttöomaisuustilin tai taseryhmän poistamatonta hankintamenoa. Hyödykkeelle valitun ko-tilin tyyppinä on hyödykeryhmä.
Hyödykeryhmäkohtaisella käsittelyllä varmistat, että myynti- tai romutustilanteessa ohjelma ei nollaa automaattisesti jäljellä olevaa jäännösarvoa ja laske myyntivoittoa ja -tappiota, vaan olettaa, että vain osa hyödykkeestä (esim. kalustomassasta) on myyty tai romutettu.