Maventa tilin rekisteröinti
Aloita rekisteröimällä yrityksesi palveluun. Antamasi sähköpostiosoite tulee olemaan tilin ensimmäinen pääkäyttäjä mutta muitakin käyttäjätunnuksia on mahdollista luoda
palvelun asetuksissa myöhemmin lisää (suosittelemme, että tilillä olisi vähintään kaksi Admin-tasoista käyttäjää).
Tilin rekisteröinti pähkinän kuoressa
Kirjaudu osoitteeseen: http://AutoInvoice.visma.com ja valitse Kyllä, kiitos! - Rekisteröidy nyt. (Sivuston kielen pääsee tarvittaessa vaihtamaan oikeasta alalaidasta)
Määrittele käyttäjän perustiedot sekä anna yrityksen nimi sekä y-tunnus.
Rekisteröidy-painikkeen klikkaamisen jälkeen saat sähköpostiisi vahvistusviestin.
Paina Aktivointi-sähköpostiviestissä olevaa linkkiä
Ota käyttöön kaksivaiheinen vahvistaminen tilillesi. Seuraa näytölle tulevia ohjeita tai lue lisää Maventan ohjesivustolta.
Huom! Käyttäjätunnuksena käytetään sähköpostiosoitetta ja palvelussa on pakotettuna 2FA eli kaksivaiheinen vahva tunnistautuminen johon tarvitaan autentikaattori esim. älypuhelimen sovelluskaupasta ladattava Google Authenticator sovellus. Kaksivaiheisen tunnistautumisen vuoksi käyttäjätunnusten on hyvä olla henkilökohtaisia eikä siis yrityksen yleisessä käytössä olevia osoitteita suositella.
Määritä yritystiedot seuraten sivuston ohjeistusta. Asetuksia pääsee muokkaamaan myöhemminkin:
a. Yrityksen postiosoite
b. Yleisasetukset
c. Yrityksen valtuutus ja pankkiverkkoyhteyden avaaminen
d. Laskujen vastaanotto (Jos kytketään päälle, voidaan laskuja vastaanottaa tilille samantien. Tieto menee seuraavaan päivään mennessä verkkolaskuosoite.fi sivustolle)
Käy läpi ainakin nämä asiat ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä:
Lisää tarvittava määrä käyttäjiä kirjautumisen jälkeen Asetukset > Yrityksen asetukset > Käyttäjät- näkymään.
Jos ympäristössäsi on useita yrityksiä, niin valitse otatteko vastaan koontilaskun vai meneekö laskut jokaiselle yritykselle erikseen (Autoinvoice tili: Yrityksen asetukset > Laskuasetukset)
Aktivoi haluamasi lisäpalvelut
Kytke Autoinvoice-tili Novaan ja/tai Visma Document Centeriin.
Informoi toimittajiasi uudesta laskutusosoitteesta. Apuna voit käyttää luomaamme mallipohjaa.
Tili on täysin käyttövalmis kun käyttöönoton aikana aloitettu pankkiverkkoyhteyden avaaminen on suoritettu loppuun.
Pankkiverkkoyhteyden aktivointi
Pankkiverkkoyhteys mahdollistaa verkkolaskujen lähettämisen kuluttajille sekä sellaisille yrityksille, jotka käyttävät pankkia verkkolaskuoperaattorinaan.
Pankkiverkkoyhteys mahdollistaa lisäksi verkkolaskujen vastaanoton toimittajilta, jotka käyttävät pankkia verkkolaskujen lähettämiseen.
Käytännössä tämän vaiheen suorittaminen tilin rekisteröinnissä on pakollinen jotta kaikkien laskujen lähetys ja vastaanotto onnistuu palvelun kautta. Pankkiverkkoyhteyden avaus ei vaadi yhteydenottoa pankkiin eikä siitä veloiteta mutta sen avaaminen tapahtuu sähköisellä allekirjoituksella joka tulee suorittaa rekisteröitävän yrityksen nimenkirjoitusoikeudellisen henkilön toimesta.
Pankkiverkkoyhteyden avaus tehdään yleensä rekisteröinnin yhteydessä mutta pankkiverkkoyhteyden avauksen voi tehdä myös myöhemmin Maventa-tilisi kautta.
Tilin pääkäyttäjän tulee tehdä pankkiverkon avaus. Pankkiverkon avauksen tekijän tulee olla yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö.
Aktivoi pankkiverkko käyttöön
Kirjaudu sähköpostiosoitteellasi ja salasanallasi sivulle https://AutoInvoice.visma.com.
Valitse yritys ja sieltä asetukset
Valitse vasemmasta reunasta Lisäpalvelut > Pankkiverkkoasetukset
Ilmoita sivulla sähköpostiosoitteesi ja klikkaa Lähetä.
Saat sähköpostiisi kutsun Visma Sign:lta, joka sisältää aktivointilinkin ja salasanan heidän palveluunsa. Huomioi, että linkin voimassaoloaika on 2 päivää. Seuraa viestissä saamiasi ohjeita.
Selaimeen avautuvalle sivulle syötät sähköpostikutsussa olleen salasanan.
Tämän jälkeen avautuvalla sivulla voit esikatsella sinulle lähetettyä asiakirjaa.
Kun olet lukenut asiakirjan, sulje välilehti ja palaa aloitussivulle.
Pääset allekirjoittamaan asiakirjan valitsemalla Siirry tunnistautumaan. Kirjoita henkilötunnuksesi ja tunnistaudu sen jälkeen henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tällä varmistetaan henkilöllisyytesi. Tietojasi ei käytetä muuhun tarkoitukseen.
Tunnistautumisen jälkeen valitse Allekirjoita asiakirja.
Saat tämän jälkeen allekirjoitetun asiakirjan sähköpostiisi.
Pankkiverkkoyhteyden avaus kestää noin viikon. Saat ilmoituksen sähköpostiisi kun yhteys on avattu. Vasta kun olet saanut ilmoituksen voit lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja.
Pankkia välittäjänä käyttävien toimittajien välittäjätunnus on DABAFIHH, muilla eli operaattoria käyttävillä välittäjätunnus on 003721291126.
Maventa ja kaksivaiheinen vahvistaminen (2FA)
Maventan sivustolla löydät ohjeet kaksivaiheisen vahvistamisen käyttöönottoon. Tässä linkki ohjeeseen.
Laskutettavan yrityksen valinta
Maventa -verkkolaskupalvelun transaktioissa on määräportaat, joiden mukaan transaktion a-hinta määräytyy. Transaktiot lasketaan yhteen laskutusasiakkaittain. Jos ympäristössänne on useita yrityksiä, niin teillä on kaksi vaihtoehtoa
lasku menee erikseen jokaiseen yritykseen
lasku menee yhteen yritykseen
Ensimmäisessä tapauksessa määräportaaseen lasketaan mukaan vain yhden yrityksen laskut ja a-hinta määräytyy sen perusteella. Toisessa tapauksessa määräportaaseen lasketaan kaikkien yritysten laskut ja tällöin transaktion a-hinta saattaa olla pienempi kuin ensimmäisessä tapauksessa. Laskulla näkyy erittely yrityksittäin ja palveluittain.
Tilitoimistot ja isännöintitoimistot
Tilitoimisto- ja isännöintitoimistoympäristöissä laskutettava yritys riippuu usein siitä, minkälaisen sopimuksen tilitoimisto on tehnyt asiakkaansa kanssa eli meneekö laskut suoraan asiakkaalle vai tilitoimistolle. Jos laskutettava yritys on tilitoimisto, on mahdollista hyötyä suuren laskumäärän tuomasta alemmasta tapahtuman a-hinnasta. Toisaalta suoraan loppuasiakkaalle lähetettävä lasku työllistää tilitoimistoa vähemmän.
Laskutettavan yrityksen valinta Maventa tilillä
Kirjaudu Maventa-tilillesi autoinvoice.visma.com.
Valitse yrityslistalta yritys, jonka tapahtumat haluat laskutettavan toiselta yritykseltä ja määrät lasketaan toisen yritykselle. Alla olevan esimerkin avulla valitse ensin yritys 1. Laskutettava yritys 4 täytyy olla avattuna ennen kuin valinnan voi tehdä. Yritys voi ottaa laskunsa vastaan paperisena, jos yritys ei voi ottaa vastaan verkkolaskua Autoinvoice-palvelusta.
Valitse oikeasta ylänurkasta Asetukset.
Valitse Yrityksen asetukset | Laskutustiedot. Valitse Toimitustapa-kenttään Laskutus laskutusyrityksen kautta ja Laskutusyritys-kenttään yritys, jota laskutetaan eli yllä olevassa esimerkissä Yritys 4. Tallenna. Tee sama asetus myös muille yrityksille Yritys 2 ja Yritys 3.
Huom! Vain tämän asetuksen jälkeen tulleet Maventa-tapahtumat laskutetaan laskutettavalta yritykseltä.
Rajoituksia ja poikkeustilanteita
Laskutettavan yrityksen valitaan liittyy rajoituksia.
Laskutettavan yrityksen valinnan voi tehdä vain käyttäjä, jolla on ADMIN-rooli molempiin yrityksiin eli yritykseen, josta laskutustapahtumat siirretään ja yritykseen, jota laskutetaan.
Yritys ei voi olla itsensä laskutusyritys eli valittu yritys ei näy listalla.
Yrityksiä, joille on jo valittu laskutusyritys, ei näy valintalistalla (ketjujen muodostaminen on estetty)
Yritykselle, joka on valittu toisen yrityksen laskutettavaksi yritykseksi, ei voi valita laskutettavaa yritystä (ketjujen muodostaminen on estetty)
Jos laskutettava yritys poistetaan, laskutettava yritys valinta poistuu ja laskutus palaa yritykselle.
Laskutettavan yrityksen poistaminen
Laskutettavan yrityksen voi poistaa tililtä valitsemalla Laskutusyritys-kenttään Poista laskutusyritys ja Tallenna. Jos valitset vain toisen laskutustavan, tieto ei tallennu oikein.
Maventa tilin kytkeminen Novaan
Kun Maventa-tili on rekisteröity pääsee tilin pääkäyttäjä kopioimaan autoinvoice.visma.com sivuston Asetukset-näkymästä API ja UUID tiedot Novan yritystietoihin lisätiedot-näkymään.
API-tieto on käyttäjän yksilöivätunnistetieto ja UUID on yrityksen yksilöivätunniste. Jos palvelun pääkäyttäjä muuttuu niin myös API-tunnus muuttuu joten se on syytä päivittää Novaan jos pääkäyttäjä vaihtuu.
Tämän jälkeen integraatio Nova-ohjelman kanssa on toiminnassa ja Laskutuksen ja Ostoreskontran käyttäjät voivat nähdä Maventa-näkymän kautta saapuvat ja lähtevät laskut ja tämän lisäksi laskuja voidaan lähettää ja/tai vastaanottaa Novaan.
UUID
Valitse
| Asetukset | Yritystiedot | Yritystiedot | Lisätiedot -välilehti. Tallenna Yrityksen UUID –kenttään Maventa sivustolta kopioimasi UUID-avain.
API-avain
Valitse
| Asetukset | Yritystiedot | Yritystiedot | Lisätiedot -välilehti.
Tallenna Yhteinen API avain –kenttään Maventa sivustolta kopioimasi API-avaimen.
API- ja UUID-avaimet haetaan yritystiedoista kielikoodin mukaan. Suosituksena on määritellä nämä tiedot FIN-kielikoodille.
Maventa -tunnukset
Henkilökohtainen API-avain
Yhteisen API-avaimen käyttö on riittävä suurimmalle osalle yrityksiä. Tällöin kaikki laskujen lähetys yrityksestä ulos tapahtuu kyseisen tilin avanneen käyttäjän nimissä.
Jos laskujen lähettämistiedot halutaan eriyttää per käyttäjä, yhteinen API-avain voidaan yliajaa lisäämällä Visma Novan käyttäjän henkilötiedoissa käyttäjän henkilökohtainen Maventa API-avain. Tämä on aina tarpeen mm. silloin, kun kyseessä on yritysrypäs tai tilitoimisto ja eri käyttäjillä on oikeudet eri yrityksiin.
Käyttäjä kirjautuu sähköpostiosoitteella ja salasanalla sivulle https://AutoInvoice.visma.com.
Kopioi API-avain tiedon hänen tilin asetuksista.
Liittää tiedon Novan aloitusnäkymän
| Asetukset | Henkilörekisteri -ikkunassa API-avain -kenttään omiin tietoihinsa.
Maventa-tunnus henkilökohtaiset API-avaimet kohdassa.
Kirje toimittajille: mallipohja
Maventa on tehnyt mallipohjan kirjeestä, jolla voit ilmoittaa toimittajille verkkolaskutuksen käyttöönotosta ja eri tavoista lähettää laskuja. Mallipohjasta on suomenkielinen ja englanninkielinen versio.