https://ohjeet.visma.fi/articles/project-visma-software-clickhelp-ohjeet/tyyliohjeita-ohjeartikkelien-kirjoittamiseen

Ohjaa Maventa virhepalautteet automaattisesti sähköpostiin, johon virheviestit lähetetään. Sähköposti määritellään osiossa Nova Laskutuksessa Näytä | Maventa tai työkalurivin painikkeen

kautta valitse näkymässä Asetukset | Laskuasetukset | Lähetetyt laskut. Muista tallentaa muutos.

Pääset omiin asetuksiin joko suoraan nimesi alta paljastuvasta valikosta ja kohdasta Omat asetukset.

Tässä osiossa voit muuttaa oman käyttäjätunnuksen tietoja. Pystyt itse määrittämään käyttäjän etu- ja sukunimen sekä puhelinnumeron.

Valinta Estä laskutapahtumien sähköpostiviestit estää lähetetyistä myyntilaskuista tulevat ilmoitukset (esim. laskun tilan muutokset) ja Estä kaikki sähköpostiviestit -valinta poistaa käytöstä myös saapuneista ostolaskuista tulevat ilmoitukset. Ilmoitukset virheeseen jääneistä laskusta tulevat kuitenkin edelleen perille. Lopuksi tallenna tekemäsi muutokset painamalla Päivitä.

Onko sinulla asiakkaita jotka eivät vielä vastaanota verkkolaskuja? Voit aktivoida tulostuspalvelun Maventa-tililtäsi, niin laskut voivat reitittyä asiakkaillesi tulostuspalvelun kautta paperisena. Laskut tulostetaan aina yön aikana, ja ne siirtyvät postin jakeluun seuraavana arkipäivänä. Toimitusaika riippuu valitusta kirjeluokasta.

Paperisten laskujen lähetys Maventan kautta selkeyttää laskuttajan työtä sillä näin kaikki laskut näkyvät Novaan upotetusta Maventa-näkymästä huolimatta käytetystä laskutustavasta. Näin laskujen seuranta ja esimerkiksi uudelleenlähetys on helpompaa.

Palvelun kautta voit lähettää laskuja myös saajan sähköpostiin kunhan se on erikseen sallittuna palvelun asetuksissa.

Maventa etsii laskulle aina lähettäjän kannalta edullisimman reitin Asiakaskortistossa olevien tietojen perusteella, eli:

Jos haluat varmistaa, että asiakkaan lasku menee tulostuspalveluun verkkolaskuosoitteen ohi, tulee sinun korvata Nova Asiakaskortistossa verkkolaskuosoite sanalla PRINT ja antaa välittäjäntunnukseksi MAVENTA. Tällöin lasku lähtee kyseiselle vastaanottajalle postitse, vaikka Maventasta löytyisikin vastaanottajalle verkkolaskuosoite.

Asiakkaan osoitetiedot tulevat Nova Asiakaskortiston vasemmasta ylälaidasta Lähiosoite ja Osoite -kentistä.

Jos haluat pakottaa laskun saajan sähköpostiin verkkolaskuosoitteen ohi, tulee sinun korvata Nova Asiakaskortistossa verkkolaskuosoite sanalla EMAIL ja antaa välittäjäntunnukseksi MAVENTA. Tällöin lasku lähtee kyseiselle vastaanottajalle sähköpostiin, vaikka Maventasta löytyisikin vastaanottajalle verkkolaskuosoite.

Jos laskutapa-välilehden sähköposti-kenttään ei ole syötetty sähköpostiosoitetta ja sähköpostiosoite halutaan syöttää yhteyshenkilön takaa tulee se valita laskulle Viitteenne kenttään. Oletus-yhteyshenkilö tulee laskulle automaattisesti.

Skannauspalvelun avulla myös postitse ja sähköpostitse saapuvat ostolaskut saadaan muutettua hetkessä sähköisiksi.

Palvelun avulla saat yhdistettyä paperi-, sähköposti- ja verkkolaskujen vastaanoton ja pääset kokonaan eroon paperista, mikä takuuvarmasti tehostaa ajankäyttöäsi. Yrityksellesi tarvitsee vain avata skannitili ja pyytää niitä toimittajia, joilla ei ole vielä verkkolaskutusta käytössään, lähettämään laskut skannausosoitteeseen.

Palvelu toimii siten, että saapuvat laskut skannataan ja niistä tulkitaan alla mainitut perustiedot verkkolaskulle.

Palvelua käytettäessä laskun tiedot ja kuva toimitetaan yrityksenne Maventa-tilille, jonne myös kaikki muut verkkolaskut saapuvat. Skannattujen laskujen siirtäminen yrityksesi taloushallintojärjestelmään onnistuu samalla tavalla Maventa-tililtäsi kuin verkkolaskujen siirtäminen. Skannauspalveluun lähetetyt laskut saapuvat Maventaan viimeistään seuraavana arkipäivänä.

Uusien toimittajien laskujen tulkinta ei välttämättä aina mene oikein varsinkin jos kyseessä on ulkomainen toimittajalta tullut lasku. Näissä tapauksissa

skannauspalvelua voi joutua 'kouluttamaan' raportoimalla tapahtuneesta virheestä sovellustukeemme joka vie tiedon Maventalle eteenpäin jotta jatkossa

skannaus onnistuisi luotettavammin kyseisen toimittajan laskujen osalta.

Tutustu vielä Maventan skannauspalvelun ohjeisiin.

Skannauspalvelu on mahdollista irtisanoa yrityksen Maventa-tilin kohdasta Asetukset > Lisäpalvelut > Skannitili. Päivitä-painike avaa toiminnon, jossa pääset tekemään tarvittavat muutokset palveluun.

Kun skannauspalvelu on poistettu käytöstä, välittää palvelu vielä 60 päivän ajan irtisanomisesta skannatut laskut sekä ei-laskumateriaalin palautussähköpostiin, joka on määritelty Maventa-tilin Skannitili-asetuksissa. Tarkista siis vielä, että osoite on oikea.

EU:n tavoitteena on, että tulevaisuudessa kaikki julkiset hankinnat voidaan hoitaa sähköisesti tarjouspyynnöistä laskutukseen yhtenäisten menettelytapojen mukaisesti ja PEPPOL on tärkeä askel kohti tätä tavoitetta.

Rekisteröitymällä verkostoon, voit vastaanottaa sähköisiä laskuja kaikilta PEPPOL verkon kautta lähettämään kykeneviltä yrityksiltä.

Verkkolaskuja voi lähettää PEPPOL verkostoon ilman PEPPOL-rekisteröintiä.

Kytke PEPPOL-verkkolaskutuspalvelu päälle Maventa-tilin Laskuasetukset > Laskujen vastaanotto, jos haluat vastaanottaa laskuja Peppol-verkostoon kuuluvilta ulkomaalaisilta toimittajilta. Lue lisää Maventan verkkosivuilta »

Verkkolaskuaineistot saa tarvittaessa ladattua selaimella omalle koneelle kirjautumalla autoinvoice.visma.com -sivustolle ja menemällä siellä Asetukset > Työkalut > Vie laskuja -näkymään jossa voit rajata haluamasi aikavälin tapahtumat ja sen jälkeen voit ladata ne omalle koneellesi haluamassasi muodossa.

Tämä voi olla hyödyllinen toiminto jos laskuaineistot halutaan siirtää toisen ohjelmiston käyttöön tai ne halutaan arkistoida omaan ympäristöön.

Maventan palvelua ei ole tarkoitettu laskujen arkistoinnin ratkaisuksi ja vanhoja laskuja poistetaan palvelusta muutaman vuoden välein automaattisesti suorituskyvyn ylläpitämiseksi.

Reskontravahti on Maventan ja Visma Amilin yhteistyönä tarjoama lisäarvopalvelu perinteisen verkkolaskutuksen tueksi. Palvelu varmistaa laskujen lähetyksen, lähettää tarvittaessa automaattiset huomautukset, hoitaa perinnän ja varmistaa, että saat maksut ajallaan. Laskut luodaan ja laskutetaan normaaliin tapaa Novasta ja Maventa hoitaa loput.

Käyttöönotto ei vaadi muutoksia nykyiseen taloushallinnon ohjelmistoosi ja maksat edelleen vain lähetetyistä ja vastaanotetuista laskuista.

Reskontravahti palvelu otetaan käyttöön Nova Laskutus- ohjelman Maventa-näkymän kautta kohdasta Reskontravahti. Sivu ohjaa palvelun käyttöönotossa.

Jos sinulla on kysyttävää palveluun liittyen ole yhteydessä Visma Amili Oy:n tukeen.

Nova 10.3 versiosta alkaen ei ole enää mahdollista luoda verkkolaskuaineistoja omalle koneelle joten tästä syytä PPG Managerin käytöstä on siirryttävä Reskontravahti palvelun käyttöön. Aiemmin kun laskut lähetetty PPG Manager sovelluksen kautta Visma Amili Oy on useissa tapauksissa täydentänyt ja korjannut heidän kauttaan lähetetyt laskujen tiedot toimeksiantajan puolesta. Tämä tarkoittaa sitä, että laskut eivät välttämättä ole olleet verkkolaskustandardin mukaisilla tiedoilla kun ne on lähetetty Nova-ohjelmasta. Reskontravahdin käyttöön siirryttäessä täytyy muistaa, että jatkossa laskuja lähetetään Maventan palvelun kautta niin tiedot tulevat suoraan Novasta ja sinun tulee tarkistaa Nova Asiakaskortiston ja laskun tiedot tarkemmalla tasolla kuin aiemmin.

Esimerkki asiakaskortin perustiedoista jotka asiakkaalta on hyvä löytyä:

Visma Amili Oy muodostaa laskun kuvan verkkolaskuaineiston pohjalta joten Novassa valitulla laskun kuvalla ei ole merkitystä. Näet asiakkaalle menneen laskun kuvan Maventa-näkymän Reskontravahti-välilehdeltä tai Maventa-näkymästä lähetetyistä laskuista. Lisätietoa laskun kuvan muodostumisesta voi tiedustella Visma Amilin Oy:n tuesta. --> Tällä hetkellä liitetiedostoja ei ole mahdollista lähettää Reskontravahti palveluun laskun mukana mutta asiasta on kehitystoive käsittelyssä tuotekehityksessämme.

Jos laskuja lähetetään sähköpostitse tai tulostuspalveluun Maventa palvelun kautta tulee näiden asiakkaiden tiedot olla syötettynä tässä ohjeessa olevan esimerkin mukaisesti. Tällä hetkellä Nova hakee verkkolaskuaineistoon vastaanottajan sähköpostiosoitteen laskulle valitun yhteyshenkilön (viitteenne) takaa asiakaskortistosta. Tässä linkissä ohje miten lasku pakotetaan sähköpostiin tai tulostukseen Autoinvoicen kautta.

Vaikka lasku ei olisi mennyt perille loppuasiakkaalle niin lähetyshetkellä siitä muodostuu silti toimeksianto Visma Amili Oy:lle joten tästä syystä et voi lähettää samaa laskua enää uudelleen Nova Laskutus-ohjelmasta Laskuta-näkymän kautta. Alla toimintaohjeet riippuen siitä onko loppuasiakkaalle mennyt alkuperäinen lasku perille vai ei.

HUOM! Jos lähettämäsi lasku päätyy virheeseen, tulisi virheessä oleva lasku lähettää uudelleen kahden viikon sisällä. Mikäli lasku on vielä kahden viikon jälkeen virheessä, lopettaa Visma Amili toimeksiannon.

A. Jos lasku ei ole mennyt perille virheellisten vastaanottajan tietojen vuoksi voit yrittää lähettää alkuperäisen laskun Maventa-näkymässä valitsemalla laskun ja 'lähetä uudelleen'. Muista myös korjata Nova Asiakaskortin tiedot tulevien laskujen varalle.

B. Jos uudelleen lähetys Maventa-näkymän kautta ei onnistu voi alkuperäisen toimeksiannon poistettaa palvelusta kohdistamalla siihen hyvityslasku. Tämä onnistuu tekemällä alkuperäisestä laskusta Novassa hyvityslasku (uusi kopioiden, kopioi rivit negatiivisena) ja tämän jälkeen Reskontravahti palvelussa voidaan valita alkuperäinen toimeksianto ja 'yhdistä hyvityslasku' ja annetaan hyvityslaskun numero ja summa.

Huom! Hyvityslaskua ei tässä tapauksessa lähetetä Novasta eteenpäin sillä asiakas ei ole saanut alkuperäistä laskua. Hyvityslasku sekä alkuperäinen veloituslasku kirjataan manuaalisesti suoritetuksi samalle selvittelytilille jotta ne eivät näy Novassa avoimena! Reskontravahti sulkee automaattisesti virheessä olevat toimeksiannot 2 viikon kuluessa vaikka niihin ei ole kohdistettu hyvityslaskua. --> Tämän jälkeen tarkistetaan Asiakaskortiston tiedot ja tehdään asiakkaalle uusi lasku joka lähetetään normaalisti Laskuta-ikkunan kautta.

Jos alkuperäinen lasku on mennyt vastaanottajalle virheellisillä tiedoilla tulee sinun tehdä laskusta hyvityslasku joka lähetetään asiakkaalle normaaliin tapaan. Tämän jälkeen sekä veloituslasku, että hyvityslasku suoritetaan samalle suoritustilille. Tämän jälkeen tehdään Novassa täysin uusi oikeilla tiedoilla oleva veloituslasku joka voidaan sen jälkeen lähettää normaalisti. Reskontravahti-välilehdellä valitse 'yhdistä hyvityslasku' -toiminto alkuperäisellä toimeksiannolla jotta saat alkuperäisen laskun toimeksiannon poistettua palvelusta.

Maventassa näkyvälle laskulle voi tulla erilaisia virhepalautteita reskontravahdista riippuen tilanteesta.

Alla eri virhepalautteet ja niiden korjausohjeet:

Virhe SEND ERROR (REASON: RECEIVABLES-SERVICE: Invoice already exists (code #6))

Tämä virhe tarkoittaa että palvelusta löytyy jo lasku kyseisellä lasku numerolla. Samalla numerolla et voi lähettää enää uutta laskua.

Virhe SEND ERROR (REASON: RECEIVABLES-SERVICE: The due date for the invoice is within three (3) days or has already passed (code #13))

Laskun eräpäivään on liian vähän aikaa (3 päivää) tai eräpäivä on jo mennyt. Korjaa eräpäivä ja lähetä lasku uudelleen. Jos laskun alkuperäistä päiväystä ei voi muuttaa voi laskulle valita maksuehdoksi 'sopimuksen mukaan' -maksuehdon ja määrittää laskun eräpäivän itse Nettopvm -kenttään.

Virhe SEND ERROR (REASON: RECEIVABLES-SERVICE: Postal code for CITY_NAME xx not found (code #5))

Vastaanottajan osoitetiedoissa on jokin virhe tai ne eivät ole täydelliset. Virheviestistä selviää tarkempi syy. Korjaa osoitetiedot ja lähetä lasku uudelleen. Laskun voi kokeilla lähettää uudelleen Maventa näkymässä jossa vastaanottajan tiedot voi tarkistaa. Jatkoa ajatellen tiedot tulee korjata Nova Asiakaskortistoon jotta tulevat laskut tälle asiakkaalle menevät varmasti perille tulevaisuudessa.