Visma Nova-ohjelmassa verkkolaskujen lähetys tapahtuu Maventan verkkolaskupalvelun kautta.

Maventa on Visman omistama pohjoismainen verkkolaskuoperaattori.

Maventa tilin rekisteröinti ja käyttöönotto Novassa on käyty läpi tässä artikkelissa >>

Alla olevissa ohjeissa on kuvattuna verkkolaskujen käsittely Nova Laskutuksessa.

Määrittele seuraavat tiedot aloitusnäkymän

| Asetukset | Yritystiedot | Perustiedot -välilehdelle:

Voit määritellä yritykselle laskulajikohtaiset OVT-tunnukset toiminnolla Asetukset | Numerosarjat | Laskutus. Näin voit käyttää OVT-tunnuksessa esim. valinnaisia tarkenteita organisaatioyksikköjä varten. Mikäli et määrittele laskulajikohtaista OVT-tunnusta, ohjelma muodostaa OVT-tunnuksen automaattisesti yrityksen y-tunnuksesta.

Huom! Isännöintitoimistoissa ja tilitoimistoissa, joissa Maventa transaktioista laskutetaan suoraan loppuasiakasta eikä esimerkiksi isännöintitoimistoa tulee yrityksen nimi perustaa siten, että Visman laskutus tietää mille yritykselle loppuasiakas kuuluu. Esimerkiksi As Oy taloyhtio c/o Isännöinti Oy.

Jos käytät verkkolaskussa Factoring-optiota, syötä Yritystiedot | Rahoitusyhtiö -välilehdelle factoring-pankkitili (vaatii WFL-lisenssin).

Määritä verkkolaskutusasiakkaille asiakaskortistossa

Huom! Jos maakoodia ei löydy asiakkaan y-tunnuksesta, se on oletuksena ”FI”.

Asiakaskortiston pääruudun Laskutustapa-välilehdellä valitset option Verkkolasku.

Välittäjän tunniste -kenttään kirjoitat asiakkaan operaattorin/pankin tunnuksen. Pankkien käyttämät tunnukset:

OKOYFIHH = OKO-pankkiryhmä

NDEAFIHH = Nordea

DABAFIHH = Danske Bank

HANDFIHH = Handelsbanken

HELSFIHH = Aktia

POPFFI22 = POP Pankit

SBANFIHH = S-Pankki

AABAFI22 = Ålandsbanken

Pankkien käyttämät intermediator-tunnukset ovat samat kuin BIC/SWIFT-tunnukset. Muiden pankkien ja verkkolaskuoperaattoreiden tunnukset voit tarkistaa esimerkiksi osoitteesta https://verkkolaskuosoite.fi/.

Verkkolaskuosoite-kenttään syötät asiakkaalta saamasi verkkolaskutunnuksen ja OVT-tunnus -kenttään asiakkaan OVT-tunnuksen. Jos tunnus ei ole tiedossa tai haluat lähettää laskun paperitulosteena eteenpäin, tarkista verkkolaskuosoitteen teksti omalta tulostuspalvelun tarjoajaltasi.

Kun verkkolaskuoperaattorisi on Maventa, tällöin tulee asiakkaan tiedoista löytyä vähintään y-tunnus ja osoitetiedot. Jos laskulta puuttuu verkkolaskuosoite, Maventa etsii y-tunnuksen perusteella vastaanottajalle verkkolaskuosoitetta. Lisätietoja saat Maventan tukisivustolta. Jos haluat ohjata verkkolaskun Maventan tulostuspalveluun, asiakkaan verkkolaskuosoitteeksi määritellään

Välittäjän tunniste = PRINT

Verkkolaskuosoite = MAVENTA

Voit myös määrittää asiakaskortiston Vast.ottajan ostotili- ja Vast.ottajan kp -kenttiin tiliöintiehdotuksen (yritys)asiakkaan ostoreskontran tiliöintiä varten. Tieto haetaan Finvoice-aineistoon laskutusasiakkaalta.

Jotta voit lähettää kuluttaja-asiakkaillesi e-laskuja tai suoramaksuja, tulee kuluttajan tilata yritykseltäsi itselleen e-lasku omasta verkkopankistaan tai tehdä sopimus suoramaksun laskutustavasta. Suoraveloitusvaltakirjojen muunnon yhteydessä asiakas hyväksyy hiljaisesti muunnon uusiin laskutustapoihin (kuluttajan e-lasku/suoramaksu), ellei siitä erikseen ilmoita kieltäytyvänsä.

Kuluttaja-asiakkaiden tietoja ei päivitetä asiakaskortistoon manuaalisesti vaan tiedot päivitetään pankista noudettavilla vastaanottoilmoitusaineistoilla (RI-sanoma). Nouda vastaanottoilmoitusaineistot verkkolaskuoperaattoriltasi säännöllisesti. Saatat tarvita vastaanottoilmoitusaineistojen noutoon erillisen sopimuksen operaattorisi/ pankkiyhteysohjelmistosi kanssa. Mikäli operaattorisi on Maventa, voit noutaa vastaanottoilmoitukset suoraan Visma Novan Asiakaskortistoon Maventan palvelun avulla.

Vastaanottoilmoituksilla päivitetään seuraavat tiedot Visma Novan Asiakaskortistoon:

Ohjeet vastaanottoilmoitusaineiston noutoon Visma Novan Asiakaskortistoon löydät kohdasta Vastaanottoilmoitukset.

Kuluttajan e-lasku- ja suoramaksu-laskutustavat vaativat lisenssit WEI ja WEIL.

Mikäli käytätte operaattorina Maventaa, tulee yrityksenne nimenkirjoitusoikeudellisen henkilön tilata Maventan palvelussa pankkiverkon avaus. Lisää tietoa sekä palveluehdot löydät Maventan palvelusta. Avaus tulee olla tehtynä ennen laskuttajailmoituksen lähetystä. Avaukseen voi mennä useita pankkipäiviä.

Mikäli haluat lähettää kuluttajan e-laskuja tai suoramaksuja, muodosta laskuaihekohtaiset laskuttajailmoitukset osoitteessa www.finvoice.info. Laskuttajailmoituksella ilmoitat yrityksesi tiedot julkaistavaksi kuluttajien verkkopankeissa. Laskuttajailmoituksen lähettämisen jälkeen kuluttajien verkkopankissa näkyy, että yrityksenne voi lähettää myös e-laskuja. Tämän jälkeen kuluttaja voi ilmoittaa e-laskun vastaanotto-osoitteensa laskuttajalle suoraan oman verkkopankkinsa kautta. Vastaanottoilmoitukset noudat Visma Novan Asiakaskortistoon kohdassa Vastaanottoilmoitukset kuvatulla tavalla.

Huom! Visma Nova tukee vastaanottoilmoituksilla asiakkaiden automaattisessa täsmäämisessä laskuttajailmoituksen maksajan yksilöintitietojen tyyppejä Viitenumero ja Numeerinen tunniste. Numeerisena tunnisteena tulee käyttää Visma Novan asiakasnumeroa. Suosittelemme lisäksi vain yhden maksajan yksilöintitiedon käyttämistä.

Mikäli yrityksenne lähettää suoramaksuja, tulee laskuttajailmoitus tehdä Laskuttajailmoituksen teko-ohjelman 2.0-versiolla ja valita Laskuttajan tarjoamat palvelut -kohdassa optio E-lasku ja suoramaksu. Löydät lisätietoja laskuttajailmoituksista www.finvoice.info -sivustolta.

Laskuttajailmoitus lähetetään oman operaattorin välityksellä pankkiin. Maventan ollessa operaattorina tulee laskuttajailmoitus lähettää Visma Novan kautta AutoInvoicella Maventalle valitsemalla Asiakaskortistossa Tiedosto | E-laskujen vastaanottajat | Laskuttajailmoitukset (lähetys).

Laskuttajailmoituksen rekisteröintiin eri pankeissa saattaa kulua useampi pankkipäivä.

Laskuttajailmoituskohtaiset laskuaiheet tulee perustaa Visma Novaan. Avaa Visma Nova ja valitse

| Asetukset | Ohjaustiedot. Määrittele Kuluttajan e-lasku -välilehdelle laskuaihekoodi ja selite. Suoraveloitusvaltakirjojen muunnossa tulee perustettujen laskuaiheiden olla vastaavat kuin suoraveloitusten aiheet.

Laskuaihekoodit aloitusnäkymän ohjaustiedoissa.

Asiakkaiden xml-muotoisia vastaanottoilmoituksia voit hakea pankkiyhteysohjelmalla tai AutoInvoicen kautta ja päivittää niillä asiakkaiden laskutustiedot Visma Novan Asiakaskortistoon. Hae ilmoitukset normaalien pankkirutiiniesi tai verkkolaskujen noudon yhteydessä.

Avaa Asiakaskortisto ja valitse Tiedosto | E-laskujen vastaanottajat | Vastaanottoilmoitukset (nouto).

Vastaanottoilmoitusten tuonti-ikkuna.

Kenttä

Selite

Valitse noutotapa

Mikäli operaattorinasi on Maventa, valitse Maventa ja määrittele Alkaen pvm ja Saakka pvm. Alkaen pvm päivittyy automaattisesti viimeisimmän hakupäivän mukaan, ts. siihen tallentuu aiemman hakukerran päiväys kohdasta Saakka pvm. Hae jatkossa aina noutamattomat määrittelemällä Saakka pvm -kenttään kuluva päivä. Mikäli operaattorisi on muu kuin Maventa, valitse noutotavaksi optio Tiedostosta.

Anna tuontipolku

Mikäli noudat vastaanottoilmoitukset Maventan palvelun välityksellä, anna tiedostopolku, johon vastaanottoilmoitukset noudetaan. Mikäli olet noutanut vastaanottoilmoitusaineiston jonkin muun operaattorin välityksellä, aseta tuontipoluksi tiedosto, johon tallensit vastaanottoilmoitukset noutaessasi ne operaattoriltasi.

Anna oletustunniste

Valitse Oletustunniste-kenttään tieto, jonka määrittelit laskuttajailmoituksella maksajan yksilöintitiedoksi. Tietoa käytetään oletuksena asiakkaan kohdistamisessa, mikäli tyyppitietoa ei palauteta saapuvassa tiedostossa.

Ohjelma asettaa Ilmoituksen tiedot -osioon listattuna kaikki aineistossa mukana olevat vastaanottoilmoitukset. Mikäli ohjelma osaa kohdistaa vastaanottoilmoituksen asiakkaaseen, asettaa se As.numero-kenttään hakua vastaavan asiakasnumeron.

Voit esikatsella valitsemaasi riviä painamalla Esikatsele. Tämä on mahdollista vain yhdelle tiedostolle kerrallaan. Hyödynnä esikatselua, mikäli ohjelma ei pysty kohdistamaan vastaanottoilmoituksen tiedoista asiakasta tai olet antanut asiakkaan ehdottaa eräpäivää tai laskutusjaksoa. Tulosta vastaanottoilmoitus, jotta voit päivittää tiedot näissä tapauksissa manuaalisesti.

Laskutustapa-kentässä kerrotaan aineistossa tuleva tieto asiakkaan laskutustavasta (00. E-lasku, 01.Suoramaksu). Tämän kentän mukaan laskutustapa päivitetään asiakkaan tietoihin, kun tiedot luetaan Visma Novaan.

Laskuaihekoodi-kentässä palautetaan tieto asiakkaalle aktivoitavasta laskuaihekoodista. Mikäli koodia ei ole perustettu, ohjelma ilmoittaa tuonnin yhteydessä, että aiheet tulee perustaa ennen vastaanottoilmoitusten päivittämistä Visma Novaan.

Myyjätunniste1- ja Myyjätunniste2-kentissä näytetään, mikä maksajan yksilöintitieto on kyseessä (esim. 01.kansallinen viite), mikäli tieto palautetaan vastaanottoilmoitus-sanomalla.

Verkkolaskuosoite- ja Välittäjän tunniste -tietoihin tulee asiakkaan verkkolaskutustiedot, jotka päivitetään asiakkaan tietoihin Visma Novaan.

MsgActionCode on informatiivinen tieto, joka kertoo, onko kyseessä lisäys-, poisto- vai muutos-tyyppinen vastaanottoilmoitus.

Valitse kaikki asiakkaat, jotka Visma Nova osaa kohdistaa. Tulosta muista esikatseltava vastaanottoehdotus ja täytä tiedot näille asiakkaille manuaalisesti etsimällä heidät asiakaskortistosta esim. nimihaulla.

Paina lopuksi Päivitä. Toiminto päivittää valituille asiakkaille laskutustiedot Asiakaskortiston Laskutustapa-välilehdelle (tai vastaavaan kohtaan Näytä | Lisätiedot -ikkunan Verkkolaskut | Laskutustapa -välilehdelle). Jos käytit Maventa -tuontia, ohjelma muodostaa ensimmäisellä kerralla hakupolkuun Noudetut-kansion ja siirtää ohjelmaan päivitetyt vastaanottoilmoitukset jatkossa talteen tähän kansioon.

Asiakaskortiston Laskutustapa-välilehti.

Näytä | Lisätiedot | Verkkolaskut | Laskuaiheet -välilehti.

Päivityksen jälkeen tarkista, että laskutustiedot ovat päivittyneet asiakkaille oikein. Päivitetyt tiedot löydät seuraavista kentistä:

Laskun otsikkotiedoissa Laskutus/myyntireskontra-ohjelmassa on mahdollista asettaa laskutustapa asiakkaalta ehdottuvasta oletuksesta poikkeavasti. Tämä tapa määrää, mihin muotoon voit laskun tulostaa.

Laskutustavoissa 7. Kuluttajan e-lasku ja 8.Suoramaksu (vaativat WEIL-lisenssin) tulee laskulle olla määritettynä myös laskutusaihe kenttään Laskuaihe. Valittavissasi ovat ne laskutusaiheet, jotka asiakaskortistoon on ko. asiakkaalle määritetty aktiivisiksi ja ohjelma ehdottaa niistä mahdollisesti oletukseksi merkittyä.

Laskutustapa- ja Laskuaihe-määritykset laskun otsikkotiedoissa