Maventa tiliä on mahdollista käyttää yhtäaikaisesti useamman ohjelmiston toimesta. Jos halutaan esimerkiksi lähettää laskut Novasta ja vastaanottaa saapuvat laskut toiseen ohjelmistoon niin tämä onnistuu ottamalla yhteyttä sovellustukeen.
Jos tilin käyttö siirtyy kokonaisuudessaan toiseen ohjelmistoon niin silloin tulee käydä läpi alla olevat ohjeet.
Ennen uuden pääkäyttäjän lisäämistä Maventa-tilille nykyisen pääkäyttäjän tulee käydä läpi tilin asetukset niin, että ne ovat ns. luovutuskunnossa:
Laskutustiedot: Tarkista Maventa-tilin laskutustiedot (Asetukset > Yrityksen asetukset > Laskutustiedot). Näkymässä määrität mihin osoitteeseen palvelun laskutus tapahtuu.
Laskujen vastaanotto ja skannitili tulee sulkea tämän ohjeen mukaisesti.
Yrityksen nimi (Asetukset > Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot) on hyvä tarkistaa muutostarpeiden osalta.
Sähköpostiosoitteet (Asetukset > Yrityksen asetukset > Yrityksen tiedot ja Asetukset > Laskuasetukset > Laskuilmoitukset) tulee tarvittaessa päivittää.
Tilin käyttäjät (Asetukset > Yrityksen tiedot > Käyttäjät) on suositeltavaa käydä läpi: Näkymässä voi lisätä uuden pääkäyttäjän ja poistaa tarvittaessa muut Novaan liittyvät käyttäjät. Jos käyttäjät pysyvät samoina niin silloin ne voi tietysti palveluun jättää.
Laskujen noudon estäminen Document Centeriin ja Novaan
Jos laskuja ei haluta enää vastaanottaa Visma Document Centeriin tulee ohjelman Järjestelmä > Visma.net Autoinvoice -näkymästä ottaa valinta ‘autoinvoice käytössä’ pois päältä. Tämän jälkeen Document Center ei enää automaattisesti nouda saapuvia laskuja Maventan palvelusta.
Jos käytössä on pelkkä Nova Ostoreskontra silloin laskujen vastaanottoa ei vain tehdä Tiedosto > Tietojen tuonti- näkymän kautta enää. Nova Ostoreskontra ei automaattisesti nouda saapuvia laskuja.
Nykyisen pääkäyttäjän poistaminen tililtä
Pääkäyttäjä ei voi poistaa itseään Maventa-tililtä, joten edellä listattujen toimenpiteiden jälkeen tämän tulee olla yhteydessä sovellustukeen osoitteessa sovellustuki(at)visma.com ja pyytää tätä toimenpidettä sovellustuen tehtäväksi. Viestissä tulee olla mukana sen yrityksen nimi ja y-tunnus, jonka tili on kyseessä, sekä selvitys siitä, mistä on kyse ja mitä toimenpiteitä on jo tehty. Tämän jälkeen sovellustuki voi poistaa Nova pääkäyttäjän tilin tiedoista ja merkitä tilin loppuunkäsitellyksi Novan osalta.
Lopuksi
Pääkäyttäjän tulee ohjeistaa tilille lisättyä uutta pääkäyttäjää (loppuasiakas) olemaan yhteydessä heidän uuteen ohjelmistoonsa / tilitoimistoonsa / isännöitsijäänsä, jotta Maventa-tilille saadaan tehtyä loput tilin siirtoon liittyvät toimenpiteet heidän toimestaan.