Asetukset-valikon Sähköpostiasetukset-ikkunassa määrittelet, mitä sähköpostin lähetystapaa käytetään: valitse Outlook (MAPI-rajapinta) tai SMTP-protokolla. Oletuksena on valittu Outlook. Mikäli valitset lähetystavaksi SMTP, määrittele myös SMTP-asetukset.

Huom! Tehdyt muutokset pitää tallentaa aina Tallenna-painikkeella.

Valitse Avaa sähköpostin muokkausikkuna ennen lähetystä-optio jos haluat että ohjelma avaa muokkausikkunan ennen kun sähköposti lähtee lopullisesti.

Voit valita käytätkö SMTP-asetuksia henkilörekisterin takaa tai kaikille käyttäjille yhteistä määriteltyä asetusta.

Määritellyt sähköpostiasetukset tallennetaan. Testaa asetukset painikkeella testataan annetut asetukset lähettämällä testiviesti ikkunassa annettuun sähköpostiosoitteeseen.

Kenttä

Selite

SMTP-palvelin

Kirjoita kenttään SMTP-palvelimen nimi. Voit tarkistaa sen IT-osastoltanne tai henkilöltä, joka vastaa sähköpostijärjestelmästänne.

Portti

SMTP-portti. Oletuksena 25.

Jos käytössänne on esimerkiksi Gmail ja portiksi on määritelty 465, mutta portti 465 ei jostain syystä toimi, vaihtakaa portiksi 587.

Tarkista käytettävä portti ja yhteyden suojaus sähköpostin palveluntarjoajalta.

Yhteyden suojaus

Vaihtoehdot: None, Auto, STARTTLS ja SSL/TLS

Jos portiksi on määritelty 587, yhteyden suojaksi valitaan STARTTLS.

Jos portiksi on määritelty 465, yhteyden suojaksi määritellään SSL/TLS.

Todennustapa

Vaihtoehdot: Ei todennusta, Normaali salasana ja OAuth2 (Microsoft).

Jos käytössänne on Microsoftin sähköpostipalvelin (esim. smtp.office365.com), tällöin tarvittaessa määritellään todennustavaksi OAuth2 (Microsoft).

Tallennuksen yhteydessä annetaan seuraava ilmoitus.

Portiksi määritellään 587 ja Yhteyden suojaus kohtaan valitaan STARTTLS. Käytettäessä tätä tapaa, sähköpostin lähetyksen yhteydessä pyydetään sähköpostitilin kirjautumistiedot. Kirjautuminen on tämän jälkeen käytettävissä Microsoft-tilin määritysten mukaan.

Käyttäjätunnus

SMTP-palvelimen käyttäjätunnus

Jos käyttäjätunnusta ja salasanaa ei määritellä, porttina tulee olla 25 ja yhteyden suojaksi valitaan None.

Aseta salasana

SMTP-palvelimen käyttäjätunnuksen salasana

Vastausosoite

Sähköpostiosoite, johon asiakkaan vastausviesti halutaan ohjata.

Käytössä sähköpostitavoilla SMTP ja Sovelluspalvelun oletus.

Avaa sähköpostin muokkausikkuna ennen lähetystä

Option ollessa valittuna ohjelma avaa muokkausikkunan, johon voit kirjoittaa saatetekstiä liitteen mukaan.

Lähetä kopio omaan sähköpostiin

Option ollessa valittuna ohjelma lähettää sähköpostin (piilokopiona) myös lähettäjän osoitteeseen. Valinnainen.

Kuittausosoite

Lähettäjän/yrityksen sähköpostiosoite, johon kopio lähetystä viestistä halutaan. Uudistetuissa sovelluksissa tämä osoite tulee oletuksena sähköpostin muokkaus-ikkunan piilokopio (Bcc) kenttään.

Pakollinen, jos optio Lähetä kopio omaan sähköpostiin on käytössä.

Mikäli valittuna on optio Käytä määritelty lähettäjä, ohjelma käyttää sähköpostiosoitteena aina Sähköpostilähettäjän tiedot -osiossa määriteltyä sähköpostiosoitetta.

Kenttä

Selite

Sähköpostiosoite

SMTP-sähköpostiosoite.

Nimi

Sähköpostilähettäjän nimi. Oletuksena ehdotetaan yrityksen nimeä.

Optiolla Käytä henkilörekisterin sähköpostilähettäjä ohjelma käyttää sähköpostiosoitteena käyttäjälle henkilörekisterissä määriteltyä sähköpostiosoitetta.

Käyttäjän sähköpostiosoite määritellään

| Asetukset | Henkilörekisteri –valinnan kautta siten, että hänelle linkitetään Muokkaa | Henkilöroolit –toiminnolla Roolit-välilehdellä rooliksi Sähköpostilähettäjä.

Sähköpostilähettäjä-roolin määritys henkilölle.

Tallentamisen jälkeen kaksoisnapauta henkilöä, jolle lisäsit roolin, jotta henkilötiedoissa aktivoituu välilehti Sähköposti (ellei välilehti aktivoidu tällä tavoin, napauta luettelossa jotain muuta henkilöä ja sen jälkeen uudestaan sitä, jolle lisäsit roolin). Täytä Sähköposti-välilehdelle SMTP-käyttäjätunnus ja salasana (= henkilön käyttäjätunnus sähköpostijärjestelmässä).

Käyttäjän sähköpostitiedot henkilörekisterissä.

Kenttä

Selite

Henkilönumero

Henkilön numero päivittyy Perustiedot-välilehdeltä.

Nimi

Henkilön nimi päivittyy Perustiedot-välilehdeltä.

Käyttäjätunnus (Nova)

Henkilön Visma Nova –käyttäjätunnus päivittyy Perustiedot-välilehdeltä.

Käyttäjätunnus (SMTP)

Henkilön SMTP-sähköpostin käyttäjätunnus.

Salasana (SMTP)

Henkilön SMTP-sähköpostin salasana.

Sähköposti

Lähettäjän sähköpostiosoite päivittyy tähän Perustiedot-välilehdeltä.

Sähköpostin allekirjoitus

Tähän voi ylläpitää käyttäjän sähköpostin allekirjoituksen.

Sähköpostilähetys (sekä MAPI että SMTP) käyttää tähän kenttään määriteltyä allekirjoitusta silloin kun kyseinen käyttäjä lähettää sähköpostia ohjelmasta.

Huom! Mikäli kenttään kopioidaan allekirjoitus, joka sisältää muotoilua ja/tai HTML muotoa ja haluat, että muotoilut huomioidaan SMTP sähköpostin lähetyksessä, tulee sähköpostin muokkaus ikkunassa olla valittuna optio Viesti sisältää HTML

MAPI sähköpostilähetys ei tue HTML muotoa!

Valitse Käytä Oauth-autentikointia jos haluat käyttää Googlen kaksivaiheista tunnistautumista. Tällöin käytetään Googlen SMTP-asetuksia, mutta sen lisäksi kun Nova käynnistetään ja lähetetään ensimmäinen sähköposti, avautuu selainikkuna, missä täytyy kirjautua Gmail-tilille kerran. Tämän jälkeen Nova saa kuittauksen jos kirjautuminen onnistui. Kirjautuminen selaimessa täytyy antaa uudestaan jos Nova käynnistetään uudestaan.

Testaa asetukset painikkeella voit testata sähköpostiasetukset lähettämällä testisanoman määrittelemääsi sähköpostiosoitteeseen.

Huom! Mikäli testisanoma ei tule perille annettuun sähköpostiosoitteeseen, kannattaa tarkistaa myös kyseisen osoitteen roskaposti.

Huom! Mikäli sähköpostin asetusten testauksessa tulee seuraava virhetilanne:

Määrittele YR.ini tiedoston SMTP osioon seuraava tieto:

[SMTP]

USEDEFAULTCREDENTIALS=0

Tallenna YR.ini tiedoston muutos ja testaa asetukset uudestaan.

Mikäli virhe tulee vieläkin, lisää YR.ini tiedoston SMTP osioon lisäksi vielä rivi:

DOMAIN= ”teidän domain”

Tallenna YR.ini tiedoston muutos ja testaa asetukset uudestaan.

Esimerkki, jossa domain on = testi.fi

[SMTP]

USEDEFAULTCREDENTIALS=0

DOMAIN= testi.fi

Visman sovelluspalvelussa voidaan käyttää lähetystapana sovelluspalvelun oletusta tai omia SMTP sähköpostiasetuksia. Jos Lähetystapana on Sovelluspalvelun oletus, sähköpostiviestit tulevat saajalle osoitteesta [email protected]. Jos lähetyksessä käytetään sovelluspalvelun oletusta, henkilörekisterin sähköpostilähettäjä toiminnallisuus ei ole tällöin tuettu.

Visman sovelluspalveluasiakkaille suosittelemme käyttämään Sähköpostiasetuksissa sovelluspalvelun oletusta.

Sähköpostin lähetyksessä muodostuvan PDF liitteen nimi koostuu yleensä raporttinimestä, jonka perässä on merkkisarja, joka koostuu aikaleimasta ja satunnaisesta 9 merkin sarjasta.

Poikkeuksena tästä Ostotilaus, Myyntitilaus ja Laskutus ohjelmat, joissa alla luetelluissa tapauksissa liite nimetään käyttäen tietueen numeroa yhdessä pelkän aikaleiman (= yyyymmdd) kanssa:

Ostotilaukset:

Tilaus

Tarjouspyyntö

Myyntitilaukset

*Tilausvahvistus

Keräyslähete

Lähete, Toimitus

Koontilähete, toimitus

Proforma

Huoltotyön työmääräin

Huoltolähete

Tarjous

Tarjous kansisivulla

Laskutus

Lasku

Huom! Jos sähköpostin tulostus rajataan useampaan tietueeseen, nimetään liite silloin näissäkin tapauksissa muotoon raportin nimi + aikaleima ja satunnainen 9 merkin sarja.

Sähköpostin tulostuksessa aihe kentän otsikolle ei ole vakiona kielitukea.

Ostotilaukset, myyntitilaukset ja laskutus ohjelmissa alla luetelluille tulosteille sähköpostin aihe kentälle on lisätty kielituki, suluissa näkyy mistä ohjelma hakee kielikoodin:

Ostotilaukset:

Myyntitilaukset

Laskutus

Seuraavien ohjelmien raportit valikosta sähköpostiin tulostettaessa sähköpostiosoitteeksi ehdottuu käyttäjän oma sähköpostiosoite, mikäli se on henkilörekisterissä ylläpidetty.

Muiden kuin yllämainittujen ohjelmien raportit valikoissa ei ehdotu kenenkään sähköpostiosoite, vaan käyttäjä syöttää sen itse.

Sähköpostin voi halutessaan lähettää yhtaikaa useammalle henkilölle kirjoittamalla vastaanottajien sähköpostiosoitteet puolipisteellä eroteltuna sähköposti ikkunaan.

Joissain tapauksissa sähköposti ikkunassa on lista, jossa näkyy esim. asiakkaan yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteet. Listasta voi aktivoida ne henkilöt, joille sähköpostin haluaa lähettää.

Alla muutama esimerkki:

Vastaanottaja kenttään kirjoitettu puolipisteellä eroteltuna 2 sähköpostiosoitetta

Listalta valittu 2 sähköpostiosoitetta

Vastaanottaja kenttään kirjoitettu sähköpostiosoite ja lisäksi listalta valittu sähköpostiosoite

Sähköposti-ikkunassa on seuraavat tiedot.

Vastaanottaja: Myyntitilausten tulosteissa ehdotetaan pääsääntöisesti vastaanottajaksi tilauksen toimitus/laskutusasiakkaan Viitteenne-kentässä olevaa yhteyshenkilön sähköpostiosoitetta tulostuksessa käytettyjen optioiden mukaisesti. Jos ko. yhteyshenkilöllä ei ole sähköpostiosoitetta, ehdotetaan vastaanottajaksi oletusyhteyshenkilön sähköpostiosoitetta, ja seuraavaksi ensimmäisen yhteyshenkilön sähköpostiosoitetta, jos sähköpostiosoite on Asiakaskortistossa näille ylläpidetty. Jos vastaanottajan sähköpostiosoite halutaan poistaa, klikataan kohdistin halutussa kentässä (esim. Vastaanottaja) sähköpostiosoitteen perään. Osoite voidaan poistaa joko klikkaamalla ruksista, tai käyttämällä Backspace-näppäintä.

Laskun lähetys ja raporttien tulostus sähköpostiin toimivat Novan nykyisen logiikan mukaisesti.

Sähköpostilähetyksessä voit määritellä viestin saajiin kopion (Cc) ja piilokopion (Bcc) vastaanottajat.

Liitteitä voit lisätä viestiin

painikkeen kautta. Itse lisätyt liitteet on mahdollista myös poistaa.