Tässä luvussa kerrotaan, kuinka tapahtumia kirjataan ja ylläpidetään.
Työnkulku Tapahtumien kirjauksessa
Voit kirjata ohjelmassa sekä tapahtumia että työaikaa. Ohessa kuvataan lyhyesti työnkulku molempien osalta erikseen.
Tapahtuman kirjaus
Tapahtumien kirjauksen työnkulku tiivistetysti:
Valitse asiakas syöttämällä asiakasnumero ja painamalla Enter tai valitsemalla …-painikkeen kautta. Voit hakea asiakkaan myös nimen avulla.
Valitse viitteeksi yhteyshenkilö pudotusvalikosta tai kirjoita yhteyshenkilön nimi.
Voit vaihtaa tapahtuman päivämäärän Päiväys-kohdasta.
Paina Nauhoitus-painiketta, jolloin ikkuna vaihtuu muokkaustilaan.
Aktivoi ikkunan alalaidan valintanappi Tapahtuman kirjaus.
Mikäli yksilöit tapahtumat Tapahtumien seuranta –ohjelman tunnisteiden avulla, valitse päätunniste Tyyppi-kentässä. Älä valitse tästä kentästä mitään, mikäli käytät tapahtumien yksilöinnissä nimikkeitä tai vakioviestejä.
Aihe-kohdassa voit valita pudotusvalikosta tapahtumalle valmiin otsikon tai kirjoittaa otsikon itse. Jos olet määritellyt aiheiksi nimikkeet, valitse nimike jolle tapahtuma kohdistuu.
Kirjoita Selite-kohdassa tapahtumalle tarkempi kuvaus. Mikäli valitset valmiin aiheen pudotusvalikosta, ehdottuu selite sen perusteella, mutta voit muokata sitä vapaasti.
Voit syöttää myös projektin, kustannuspaikan ja työnumeron, joihin työ kohdistuu.
Keskeytys-painikkeella voit pysäyttää nauhoituksen, mikäli asiakkaalle tehtävä työ keskeytyy.
Kun painat Tallennus, ohjelma tallentaa käytetyn ajan, selitteet sekä työntekijän tapahtumien seurantaan.
Työajan kirjaus
Työajan kirjauksen työnkulku tiivistetysti:
Valitse asiakas syöttämällä asiakasnumero ja painamalla Enter tai valitsemalla …-painikkeen kautta. Voit hakea asiakkaan myös nimen avulla.
Valitse viitteeksi yhteyshenkilö pudotusvalikosta tai kirjoita yhteyshenkilön nimi.
Voit vaihtaa tapahtuman päivämäärän Päiväys-kohdasta.
Paina Nauhoitus-painiketta, jolloin ikkuna vaihtuu muokkaustilaan.
Aktivoi ikkunan alalaidan valintanappi Työajan kirjaus.
Aihe-kohdassa voit valita pudotusvalikosta tapahtumalle nimikkeen tai kirjoittaa sen itse.
Kirjoita Selite-kohdassa tapahtumalle tarkempi kuvaus. Mikäli valitsit edellisessä kohdassa nimikkeen, ehdottuu selite sen perusteella, mutta voit muokata sitä vapaasti.
Voit syöttää myös projektin, kustannuspaikan, työnumeron ja palkkalajin, joihin työ kohdistuu.
Keskeytys-painikkeella voit pysäyttää nauhoituksen, mikäli asiakkaalle tehtävä työ keskeytyy.
Kun painat Tallennus, ohjelma tallentaa tapahtuman Työaika-ohjelmaan.
Uusi tapahtuma
Seuraavissa alakohdissa on kerrottu uuden tapahtuman syötöstä siinä järjestyksessä kuin se normaalisti etenee.
Tapahtumien kirjaus -ikkuna. Tässä esimerkissä käytetään tapahtuman kuvaukseen Tapahtumien seuranta –ohjelman tunnisteita.
Asiakastiedot
Aloita ohjelman käyttö syöttämällä asiakkaan numero Asiakasnumero-kenttään ja painamalla Enter. Voit hakea asiakkaan myös painamalla …-painiketta, jolloin asiakaslista aukeaa.
Asiakkaan haun jälkeen voit valita Viite-pudotusvalikosta yhteyshenkilön tai kirjoittaa tähän kenttään oman viitteen.
Nauhoituksen käynnistäminen
Asiakastietojen syöttämisen jälkeen voit aloittaa tapahtuman nauhoituksen painamalla ikkunan alaosan
Nauhoitus-painiketta, jolloin pääset muokkaustilaan ja voit aloittaa tietojen syöttämisen. Nauhoituksen aloittaminen käynnistää myös ajanoton, jonka ansiosta tiedät tapahtumaa tallentaessasi, miten paljon siihen kului aikaa.
Huom! Voit aloittaa nauhoittamisen vasta annettuasi asiakastiedot.
Tila-kentässä näkyy teksti ”nauhoittaa”, kun olet käynnistänyt nauhoituksen.
Tapahtuman tiedot
Oheisesta taulukosta löydät niiden kenttien selitteet, joiden avulla tapahtuma tallennetaan.
Huom! Tietojen syöttö on mahdollista vasta käynnistettyäsi nauhoituksen. Syötettävät tiedot riippuvat puolestaan valinnasta Tapahtuman kirjaus / Työajan kirjaus.
Kenttä
Selite
Päiväys
Päiväykseksi ehdottuu ikkunan oikeaan yläkulmaan kuluva päivä, mutta voit muuttaa sen syöttämällä tai poimimalla kalenterista uuden päivän.
Työn kesto
Kun lopetat nauhoituksen, ohjelma tallentaa tapahtuman keston tähän kenttään. Voit kuitenkin ylläpitää tietoa käsin kentän vasemmalla puolella olevan ”kello”-painikkeen avulla. Ks. kohta Tapahtuman keston ylläpito.
Tyyppi
Kenttä on käytettävissäsi, kun olet aktivoinut ikkunan alalaidasta valintanapin ”Tapahtuman kirjaus”. Pudotusvalikosta saat valittaviksesi Tapahtumien seuranta –ohjelman päätunnisteet. Valitse tyyppi vain, jos haluat Aihe-kenttään valittaviksi tapahtumien seurannan (ala)tunnisteet.
Aihe
Aihe on tapahtuman lyhyt kuvaus eli sen ”otsikko”. Voit kirjoittaa tiedon itse tai poimia sen pudotusvalikosta. Pudotusvalikon vaihtoehdot riippuvat ohjelman asetuksissa tekemistäsi määrittelyistä, Tapahtuman kirjaus -/ Työajan kirjaus -valinnasta sekä siitä, oletko valinnut Tyyppi-kentästä tunnisteen.
Huom! Kun kirjoitat aiheen itse, tapahtuma näkyy Tapahtumien seuranta –ohjelmassa tunnisteen ”YL” (Yleiset) alla
Kun kirjaat työaikaa, käytettävissäsi ovat ne varastokirjanpidon nimikkeet, jotka on määritelty kuuluvaksi nimikelajiin ”19. Tuntikoodit”.
Selite
Selitteen avulla kuvaat tapahtuman. Selite voi ehdottua aiheen mukaan, mutta voit muokata sitä siinäkin tapauksessa vapaasti. Selite ei näy laskulla.
Kustannuspaikka
Valitse tarvittessa kustannuspaikka, jolle tapahtuma kohdistuu. Ohjelman asetuksissa määrittelet, ehdottaako ohjelma kustannuspaikkaa jollakin perusteella.
Projekti
Valitse tarvittaessa projekti, jolle tapahtuma kohdistuu.
Työnumero
Syötä tarvittaessa työnumero, jolle tapahtuma kohdistuu.
Laskutetaan
Mikäli tehty työ on laskutettavaa, voit valita Laskutetaan-kohdan, jolloin käytetystä ajasta muodostuu laskutusperuste. Tapahtumat saat laskutettua Tapahtumien seuranta –ohjelman ja työaikakirjaukset Työaika-ohjelman kautta.
Ks. kohta Tapahtumien jatkokäsittely.
Palkkalaji
Valitse tarvittaessa palkkalaji, jolle tapahtuma kohdistuu. Palkkalajia tarvitset työajan kirjauksissa, mikäli siirrät tapahtumat Työaika-ohjelman kautta palkanlaskentaan.
Tapahtuman kirjaus / Työajan kirjaus
Jos valitset Tapahtuman kirjaus -kohdan, lisätään tapahtuma Tapahtumien kirjaus -ohjelmaan, missä voit käsitellä sitä edelleen.
Jos valitset Työajan kirjaus -kohdan, tapahtuma tallentuu työajan kirjauksen rekisteriin ja näkyy työajan kirjauksen raporteilla. Työaikatapahtuma on laskutettavissa työajan kirjauksen kautta. Ks. kohta Työajan kirjaus.
Valinta vaikuttaa myös tapahtumalle syötettävissä oleviin tietoihin, kuten Aihe-kentän vaihtoehtoihin
Paina lopuksi
Tallennus.
Voit pysäyttää nauhoituksen tilapäisesti painamalla
Keskeytys, jolloin myös ajanotto keskeytyy. Nauhoitus ja ajanotto jatkuu, kun painat uudestaan Nauhoitus. Voit myös tallentaa keskeytetyn tapahtuman.
Nauhoitustoiminnot löydät myös Muokkaa-valikosta. Tila-kentässä näkyy, mitä toimenpidettä olet tekemässä: tila voi olla ”nauhoittaa”, ”keskeytetty” tai ”tallennettu”.
Tapahtuman keston ylläpito
Työn kesto –kentän
-painikkeella voit vaihtaa tapahtuman kestoa manuaalisesti. Ohjelma kysyy tapahtumalle uutta kestoa; oletuksena on tapahtuman senhetkinen kesto. Kesto on syötettävä muodossa HH:MM:SS, muuten tapahtumalle tallentuu ohjelman laskema kesto.
Tapahtuman kestoa voit muokata manuaalisesti sekä nauhoituksen ollessa käynnissä että vielä tapahtuman tallennuksen jälkeenkin.
Uuden asiakkaan valinta
Voit syöttää uuden asiakasnumeron/-nimen entisen päälle tai hakea uuden asiakkaan pikapainikkeella avautuvasta listasta.
Saat tyhjennettyä ikkunan kaksoisnapauttamalla Asiakasnumero-kenttää.
Työajan kirjaus
Työaikatapahtuman kirjaat muuten samalla tavoin kuin tapahtuman (ks. edellinen kohta), mutta valitset heti nauhoituksen käynnistämisen jälkeen ikkunan alalaidasta valintanapin Työajan kirjaus. Tällöin et voi kuitenkaan valita tapahtumalle tyyppiä, ja Aihe-kentässä käytettävissäsi ovat varastokirjanpidon ne nimikkeet, jotka kuuluvat nimikelajiin ”19. Tuntikoodit”.
Uusi istunto
Muokkaa | Uusi istunto –valinnalla avaat uuden tapahtuman kirjausikkunan. Näin voit tarvittaessa käsitellä eri asiakkaiden tapahtumia samanaikaisesti tai kirjata uuden tapahtuman edellisen ollessa keskeytettynä.
Tapahtumien jatkokäsittely
Tapahtumakirjaukset
Voit ylläpitää ja laskuttaa kirjaamiasi tapahtumia Tapahtumien seuranta –ohjelman kautta. Sen kautta tapahtumia on myös mahdollista poistaa.
Kun tapahtumissa käytetyt (Aihe-kentän mukaiset) tunnisteet on perustettu varastokirjanpitoon nimikkeiksi, hakee ohjelma niille hinnat normaalin hinnoittelukäytännön mukaisesti.
Tunniste TOIM on perustettava nimikkeeksi, jos tapahtuma laskutetaan.
Ks. tarkemmin Tapahtumien seurannan käsikirjasta.
Työaikakirjaukset
Työaikakirjauksia voit ylläpitää ja laskuttaa Työaika-ohjelman kautta. Lisäksi voit siirtää ne palkanlaskentaan. Huolehdi siinä tapauksessa, että tapahtumilla on palkkalaji.
Ks. tarkemmin Työaika-käsikirjasta.