Tietojen vienti käynnistetään valitsemalla Tiedosto | Tietojen vienti:

Tietojen vienti lopulliseen arkistoon.

Ikkunan vasemmasta yläkulmasta löydät seuraavat pikapainikkeet:

Pikapainike

Selite

Laajenna puu. Tällä laajennat puun siten, että sen kaikki oksat näkyvät.

Pienennä puu. Tämä painike pienentää puun eli piilottaa sen oksat. Näkyviin jää vain ylin taso.

Aktivoi puu. Tämä painike aktivoi kaikki puun oksat.

Deaktivoi puu. Tämä painike deaktivoi kaikki puun oksat.

Merkitse puurakenteesta kaikki ne arkistointitunnukset, jotka haluat viedä lopulliseen arkistoon. Jos haluat valita puurakenteesta kerralla kaikki arkistointitunnukset, napauta painiketta Aktivoi puu tai aktivoi kohta (0) Arkisto, jolloin ohjelma aktivoi automaattisesti koko puurakenteen.

Jos arkistointitunnus näkyy puussa harmaana tarkoittaa se sitä, että käyttäjällä ei ole lukuoikeutta kyseiseen arkistointitunnukseen. Tällaista kohdetta käyttäjä ei voi viedä lopulliseen arkistoon.

Voit rajata kohteita arkistointitunnuksilla, ID-numerolla, Tallennuspäivämäärän tai Ajanjakso päivämäärän mukaan (aktivoimalla kenttä ja valitsemalla tallennuspäivämäärät/Ajanjakso päivämäärät kalenterista). Tallennuspvm ja Ajanjakso rajausta ei voi käyttää yhtaikaa.

Tietojen vienti osaa muuntaa kannassa olevan k/p/vvvv muodon arkistoitaessa muotoon p.k.vvvv.

Huom! Tositteilta, joilla Ajanjakso kentässä yhden päivän sijaan onkin syötetty aikaväli muodossa pp.kk.vvvv – pp.kk.vvvv käytetään tietojen viennissä – merkin jälkeistä tietoa, silloin jos rajauksena Ajanjakso. Jos tositteella ajanjakso 1.1.2015 – 1.2.2015 arkistoidaan tosite ajanjakso rajauksella päivän 1.2.2015 mukaan.

Tiedosto polku kentän

-painikkeesta avautuu ikkuna, jossa voi valita tiedosto polun minne arkistointi tiedosto halutaan tallentuvan. Järjestelmä tekee käyttäjän Tiedosto polku-kohdassa määräämään polkuun päivämäärällä ja kellonajalla yksilöidyn kansion, minne kohteet tallennetaan.

Järjestelmän generoima kansio.

Huom! Sovelluspalvelu ympäristössä jos määrittelet Tiedosto polun käyttäen hakupainiketta

aukeaa ensin alla näkyvä ikkuna.

Klikkaa OK, jonka jälkeen pääset valitsemaan hakemistoa.

Mikäli lisäksi tulee myös alla näkyvä ilmoitus niin klikkaa siinä Permit alla access

Kun olet porautunut siihen hakemistoon jonka haluat kenttään valita niin kirjoita File name / Tiedosto nimi kenttään jotain esim. A, ihan vain siksi, että saat valittua hakemiston. Antamaasi tiedostonimeä ei käytetä mihinkään, sen avulla saat valittua hakemistopolun.

Optiolla Poista vietävät kohteet arkistosta voit poistaa vietävät kohteet palvelimelta. Jos sinulla ei ole poisto-oikeutta johonkin valitsemaasi arkistointitunnukseen, ohjelma ilmoittaa asiasta.

Optiolla Pakkaa kohde voit pakata kohteita ja optiolla Suojaa salasanalla suojata kohteita salasanalla. Salasanalla suojaus varmistaa, että arkistossa käyttäjäoikeuksin salattu tieto pysyy salaisena myös lopullisessa arkistossa.

Pakattaessa kohde myös alkuperäinen pakkaamaton kohde jää järjestelmään. Jos haluat poistaa sen, on sinun tehtävä se manuaalisesti.

Huom! Mitä enemmän elektronisesta arkistosta löytyy tositteita ja niiden liitteitä (EF ja EFDOCUMENTS taulut kannassa) sitä hitaampaa tietojen vienti pysyväisarkistoon on. Optiolla ”Poista vietävät kohteet arkistosta” voit vaikuttaa siihen, että tositteiden määrä elektronisessa arkistossa ei kasva liian hitaaksi arkistoida.

Mikäli käytössänne on Visma Document Center –järjestelmä, syötä kenttään Document Centerin tiedosto-hakemisto polku sen tiedostokansioon. Oletuksena ohjelma tuo kenttään järjestelmän oletusasennuspolun. Tarkista, että polku on oikein ja korjaa se tarvittaessa.

Huom! Mikäli Visma Document Centeriä ei ole asennettu samalle koneelle, jolla ostolaskujen pysyväisarkistointi (Tiedosto | Tietojen vienti) tehdään, tulee Visma Document Centerin dokumenttihakemisto olla yhdistettynä verkkoasemaan kyseisellä koneella. Muutoin Visma Document Centerin tiedostoja ei löydy eikä niitä pystytä arkistoimaan.

Valittujen kohteiden lopullinen arkisto koostuu kolmesta kansiosta ja kahdesta tiedostosta.

Lopullisen arkiston rakenne.

Kansiot:

Tiedostot:

Lopullisen arkiston aloitussivulta (index.html) löydät perustietoa arkistosta. Sivulta löytyy arkistointipäivämäärä, arkiston luoja sekä hakuehto, jolla nämä kohteet on haettu lopulliseen arkistoon. Ikkunassa on valittavissa kaikki ne arkistointitunnukset, joista tietoja on kyseisenä päivänä arkistoitu. Lista-linkkiä napauttamalla avautuu ikkuna, jossa kaikki kohteet lueteltu tietoineen allekkain.

Lopullisen arkiston aloitussivu.

Napauttamalla arkistointitunnuksen selitettä avaat näytön, jossa on listattuna kaikki kyseiselle arkistointitunnukselle arkistoidut tiedot. Alla näkyvässä esimerkissä on aloitussivulla napautettu Kotimaanlaskut (20), jolloin on auennut arkistointitunnukselle 20 arkistoidut kotimaan laskut.

Lista-linkkiä napauttamalla avautuu ikkuna, jossa näkyy kaikki arkistoidut tositteet kaikilta arkistointitunnuksilta.

Kotimaan laskut arkisto

Arkistossa näet kyseisen arkistointitunnuksen kohteiden tiedot.

Sarake otsikoiden perässä olevien

nuolipainikkeiden avulla voit järjestää arkiston tiedot kyseisen sarakkeen tietojen mukaiseen nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Voit järjestää tiedot minkä tahansa sarakkeen tietojen mukaan.

Huom! Riippuen selaimesi asetuksista, selain saattaa antaa sinulle ilmoituksen, että joitakin sivun komentosarjoja/komponentteja on estetty. Sallimalla estetyn sisällön saat sarakkeiden perässä olevat nuolipainikkeet sekä Etsi kentän näkyviin. Alla yksi esimerkki ilmoituksesta minkä selain saattaa antaa. Klikkaamalla painikkeesta Salli estetty käyttö päivittyy HTML sivulle nuolipainikkeet ja Etsi kenttä

Luontipäivämäärä, Kirjanpidon päivämäärä ja Muutospäivämäärä sarakkeissa päivämäärä esitetään muodossa vvvv.kk.dd, jotta tiedot saa järjestettyä nousevasti tai laskevasti järkevällä tavalla.

Koska Ajanjakso kenttä on tietokannassa teksti kenttä, sarakkeen tietojen järjestäminen nousevasti/laskevasti järjestää tiedot aina kentän ensimmäisen arvon mukaiseen järjestykseen.

Ikkunan oikeassa yläreunassa olevan Etsi kentän avulla voit hakea arkistoitua tositetta haluamallasi rajaustiedolla. Ikkunassa on jatkuva haku, joten jos haet vaikka arvolla 435 ohjelma hakee kaikki tositteet, joista löytyy numerosarja 435 jostakin sarakkeesta.

-painiketta klikkaamalla aukeaa kyseisen tositteen liite.

Mikäli tositteella on useampi kuin yksi liite, näkyy tositteella

-painike, jota klikkaamalla pääset tarkastelemaan kohteelle tallennettuja dokumentteja.

Huom! Verkkolaskun esikatselu HTML sivulla toimii ainoastaan IE selaimen kautta (Internet Explorer)

Kohteeseen liittyvät dokumentit löytyvät myös resurssienhallinnan kautta kyseisen kohteen ID-tunnuksen alta, Files-kansiosta.

Napauttamalla

tai << Takaisin pääset takaisin edelliselle sivulle.

Levylle tallennetut kohteet voit siirtää helposti valitsemaasi tallennusmediaan, kuten esimerkiksi DVD–levylle.