Arkistointitunnuksilla on tietyt oletusarvot, mutta voit ylläpitää niitä. Voit määrittää tunnukselle pakolliset kentät, avainkentän ja tietokannan kentät automaattista arkistointia varten, jolloin ohjelma arkistoinnin yhteydessä päivittää näiden kenttien arvot kyseiselle arkistointi-ID:lle Tiedot-osioon. Kenttien määrittäminen tapahtuu Ominaisuudet-ikkunassa, jossa voit lisäksi
luoda, muokata ja poistaa arkistointitunnuksia
määrätä, miten tunnus näytetään puussa
ylläpitää muiden käyttäjien oikeuksia kyseisen arkistointitunnuksen tietoihin
määrittää tunnuksen tulostusasetukset
Arkistointitunnusten ominaisuudet.
Osalle arkistointitunnuksista on ylläpidetty valmiit oletusarvot Pakolliset kentät / tietokannan kentät (automaattinen arkistointi) -kohtaan. NovaSuperUser-oikeudet omaava käyttäjä saa halutessaan päivitettyä oletusarvot valittuna olevan arkistointitunnuksen Ominaisuudet-ikkunassa painikkeella Palauta oletusarvot. Mikäli samanaikaisesti on valittuna optio Palauta koko puunäkymä, päivittyvät oletusarvot lisäksi kaikille arkistointitunnuksille, joille oletusarvot on ylläpidetty.
Arkistointitunnusten määrityksiä ylläpidät seuraavasti:
Valitse käsiteltävä arkistointitunnus puunäkymästä.
Napauta puun työkaluriviltä Ominaisuudet…-painiketta, jolloin avautuu kyseisen arkistointitunnuksen Ominaisuudet-ikkuna. Saat avattua ko. ikkunan myös aktivoimalla arkistointitunnuksen, napauttamalla sitä hiiren oikealla ja valitsemalla Ominaisuudet.
Napauta Palauta oletusarvot, jolloin ohjelma täyttää kenttiin ehdotuksena tietyt kentät (mikäli arkistointitunnukselle on oletusarvoja). Voit itse muuttaa oletusarvoja vielä niin halutessasi. Palauta oletusarvot -toiminto vaatii NovaSuperUser-oikeudet.
Aktivoi ne kentät, joiden tiedot haluat syötettävän manuaalisessa arkistoinnissa (ns. pakolliset kentät). Tämä on kuvattu kohdassa Pakolliset kentät.
Kirjoita kenttänimien viereen vastaavan tietokannan kentän nimi, jotta ohjelma löytää tiedon automaattisen arkistoinnin yhteydessä. Ks. kohta Tietokannan kentät.
Määrittele avainkenttä kohdassa Avainkenttä kerrotulla tavalla.
Hyväksy muutokset Tallenna-painikkeella.
Sulkiessasi Ominaisuudet-ikkunan ohjelma vielä varmistaa, tallennetaanko muutokset.
Pakolliset kentät
Arkistointitunnuksen pakolliset kentät asetat valitsemalla ne Ominaisuudet-ikkunasta. Manuaalisesti arkistoitaessa järjestelmä pyytää syöttämään puuttuvat tiedot ennen arkistointia, mikäli asetuksissa on valittuna Kyllä kohdassa Tietojen kysyminen arkistoitaessa.
Tietokannan kentät
Tietokannan kentät ovat automaattista arkistointia varten. Kenttään syötetään sen tietokannan taulun ja kentän nimi, josta ohjelman tulee hakea tiedot automaattisesti arkistoitaessa.
Pakolliset ja tietokannan kentät.
Osalle arkistointitunnuksista on ylläpidetty valmiit oletusarvot Pakolliset kentät / tietokannan kentät (automaattinen arkistointi) -kohtaan. NovaSuperUser-oikeudet omaava käyttäjä saa päivitettyä oletusarvot valittuna olevan arkistointitunnuksen Ominaisuudet-ikkunassa painikkeella Palauta oletusarvot. Mikäli samanaikaisesti on valittuna optio Palauta koko puunäkymä, päivittyvät oletusarvot valittuna olevan arkistointitunnuksen lisäksi kaikille arkistointitunnuksille, joille oletusarvot on ylläpidetty.
Avainkenttä
Avainkentän avulla pidetään yllä tulosteen versiohistoriaa. Jos samalla arkistointitunnuksella ja samalla avainkentän arvolla on kaksi tulostetta, on toisen tulosteen versio 1 ja toisen 2. Avainkentän mukaan myös pilkotaan tuloste.
Avainkentän valinta.
Jos avainkentäksi on asetettu esimerkiksi LASKU.NUMERO ja tulostusnäytön kautta tulostetaan laskut numerot 1 – 100, elektroninen arkisto osaa pilkkoa arkistoon 100 laskua.
Avainkenttä on pakollinen, jos arkistointitunnukselle halutaan arkistoida kohteita automaattisesti. Muutoin ohjelma ei osaa yksilöidä arkistoitavaa tietoa.
Avainkentän saat asetettua Vaihda-painikkeella. Valitse haluamasi kenttä avainkentäksi ja kuittaa OK:lla.
Tyhjennä-painikkeella saat poistettua avainkenttävalinnan.