Manuaalisella arkistoinnilla tarkoitetaan tapahtumaa, jossa käyttäjä lisää kohteen arkistoon valiten jokaisen kohteen arkistointitunnuksen erikseen. Toiminto etenee seuraavasti:

Edellä kerrotut vaiheet on käyty tarkemmin läpi seuraavissa alakohdissa.

Valittuasi Muokkaa | Uusi (F6) tai työkaluriviltä Uusi avautuu Arkistointitunnuksen valinta -ikkuna. Saat valittavaksesi vain ne arkistointitunnukset, joihin sinulla on oikeus lisätä kohteita.

Arkistointitunnuksen valinta.

Poimi tunnus ja paina OK. Seuraavaksi avautuu lisäysikkuna, jossa voit liittää kohteeseen asiakirjoja ja muita tietoja.

Lisäysikkunassa voit liittää dokumentteja kiintolevyltä tai lukea ne kuvanlukijalaitteella. Voit myös vaikuttaa luettavan dokumentin laatuun, tallennusmuotoon, tyyppiin sekä siihen, millä kokoonpanosi laitteella haluat dokumentin arkistoon luettavan.

Lisäysikkunassa on kaksi työkaluriviä. Ylimmäisestä työkalurivistä löydät kaikki perustoiminnot arkistoon lisäämiseen. Alemman työkalurivin avulla voit hallinnoida kohteeseen liitettyjä dokumentteja.

Ylempi työkalurivi:

Pikapainike

Selite

Tallentaa kohteen.

Peruuttaa lisäämisen.

Lukee kuvan valitulla kuvanlukijalaitteella. Jos järjestelmässä ei ole yhtään Twain-yhteensopivaa laitetta, ei tämä valinta ole käytettävissä. Ks. tarkempia tietoja kohdasta

Avaa Windowsin tiedostoselauksen, jonka kautta pääset etsimään ja lisäämään kohteita oman työasemasi tai verkon levyiltä. Kun löydät haluamasi tiedoston, paina selausikkunassa Tallenna liittääksesi sen kohteeseen.

Avaa ikkunan, jonka kautta saat syötettyä kohteelle tietoja. Ks. kohta Kohteelle syötettävät tiedot.

Näyttää lisättävän kohteen perustiedot.

Lisäysikkuna.

Alempi työkalurivi:

Pikapainike

Selite

Poistaa kohteeseen liitetyn dokumentin. Aktivoi ensin poistettava dokumentti ikkunan asiakirjalistalta.

Listalta aktivoidun dokumentin esikatselu tiedostotyypin mukaisessa sovelluksessa.

Listalta aktivoidun dokumentin uudelleennimeäminen. Syötä uusi nimi avautuvassa apuikkunassa ja paina lopuksi OK.

Jos lisättävä asiakirja on tiedostomuodossa levyllä, voit etsiä sen lisäysikkunan työkalurivin Liitä tiedosto –painikkeella.

Asiakirjan haku levyltä.

Kun löydät etsimäsi tiedoston, paina Tallenna.

Ohjelma pyytää seuraavaksi syöttämään tiedostolle nimen, jolla se näkyy kohteen asiakirjaluettelossa. Voit myös hyväksyä alkuperäisen nimen. Älä muuta tiedostotarkennetta, jotta arkisto-ohjelma tunnistaa tiedostotyypin. Syötettyäsi nimen apuikkunassa paina OK, jolloin ohjelma palaa lisäysikkunaan. Paina lopuksi Tallenna.

Kohteelle liitetyt dokumentit.

Kaikki kohteelle liitetyt dokumentit näkyvät lisäysikkunan listassa, josta voit esikatsella, nimetä uudelleen ja poistaa niitä.

Aloita skannaaminen lisäysikkunan työkalurivin Lue kuva –painikkeella. Lisäysnäytön Laite-kohdassa valittavissasi ovat kaikki järjestelmään asennetut Twain-yhteensopivat laiteet. Luettavan dokumentin tarkkuutta voit säätää Tarkkuus-kohdasta. Jos haluat näyttää skannatessa laitteistonvalmistajan ohjelmiston, Näytä skannausikkuna -kohdan on oltava valittuna.

Laitteen valinta.

Mikäli käytössäsi on Visma Nova Pro -versio, kannan koko on rajattu. Käytä skannauksessa pientä resoluutiota.

Kuvan tallennusmuotoon, laatuun ja tyyppiin voit vaikuttaa lisäysikkunan Kuva-osiossa.

Kuvan ominaisuudet.

Kuvan tyyppi voidaan päätellä myös kuvan ikonista

.

Voit syöttää kohteen tunnistetiedot sekä ylläpitää niitä aktivoimalla asiakirjan lisäysikkunan luettelosta ja avaamalla Tiedot-ikkunan työkalurivin Syötä tiedot -painikkeella.

Arkistointitunnukselle pakollisiksi määrätyt tiedot näkyvät punaisella. Jos kaikkia pakollisiksi määrättyjä tietoja ei ole syötetty, järjestelmä pyytää niitä tallennuksen yhteydessä. Ajanjakso-kenttään tieto tulee syöttää muodossa pp.kk.vvvv TAI pp.kk.vvvv-pp.kk.vvvv.

Kohteelle voidaan syöttää myös muita kuin pakollisia tietoja.

Tietojen syöttö.

Syötettyäsi tiedot paina Tallenna.

Ohjelma tallentaa kohteelle seuraavat tiedot:

Kenttä

Selite

ID

Arkistointikohteen yksilöllinen tunnus.

Tallennuspvm

Päivämäärä, jolloin kohde on arkistoitu.

Tallentaja

Kohteen tallentajan käyttäjätunnus.

Versio

Tulosteen versionumero. Jos samalla avainkentän arvolla on järjestelmässä kaksi kohdetta, on toisen kohteen versio 1 ja toisen 2. Versio-numerointi on arkistointitunnukselle yksilöllinen.

Vapaata tekstiä

Voit syöttää arkistoinnin yhteydessä kenttään lisätietoja kohteesta.