Tarkista kirjanpito-ohjelman Asetukset | Kirjanpidon ohjaustiedot aina ennen ohjelman varsinaista käyttöönottoa.

Huom! Jäljempänä kuvatut kustannuspaikan, tunnisteen ja projektin käyttö kannattaa määrittää mahdollisimman tarkasti yrityksen tarpeiden mukaan, koska määrittely poistaa kirjanpidon pääruudulta ylimääräiset kentät. Tällöin tositteiden kirjaaminen on nopeampaa.

Kirjanpidon ohjaustiedot on jaettu kolmelle välilehdelle. Tärkeimmät tiedot ovat tilikausi ja alv:n kirjaustapa.

Kuluvan tilikauden alku- ja loppupäivät ovat tärkeää määrittää oikein ennen tositteiden kirjaamista. Ohjelmassa on näkyvissä ainoastaan kuluvan tilikauden tositteet. Pääset kuitenkin selaamaan vanhempienkin tilikausien tositteita, kun kaksoisnapautat ohjaustiedoissa haluamaasi tilikautta ja suljet ohjaustietoikkunan sen jälkeen.

Tilikauden määrittäminen on tärkeää myös tilien saldojen laskennan kannalta. Mikäli tilikauden alkupäivämäärä on kirjanpidon ohjaustiedoissa väärin, ohjelma tulostaa raporteille virheellisen alkusaldon.

Tilikaudet muodostetaan ohjaustietoihin avaavien taseiden päivämäärien perusteella. Jokaisella tilikaudella voi olla ainoastaan yksi Alkusaldot-tyyppinen tosite, joko tilinpäätösajon muodostama Avaava tase -tosite tai käyttäjän syöttämä Alkusaldo-tosite.

Uudella yrityksellä kannattaa ensimmäiselle tilikaudelle perustaa tosite numero 1 tilikauden aloituspäivälle, valita tyypiksi ”alkusaldot” ja tallentaa tosite tyhjänä (nollasummilla). Ohjelma laskee saldot ja raportit Alkusaldo-tositteesta alkaen -ensimmäisellä tilikaudella ne ovat nollia.

Lukituspäivämäärä estää uusien tositteiden kirjaamisen lukituspäivämäärälle ja sitä vanhemmille päiväyksille. Jos määrität lukituspäivämääräksi esim. 31.12.2008, et voi kirjata tositteita enää esim. tilikaudelle 1.1.2008 - 31.12.2008. Lukituspäivää voit muuttaa tarvittaessa, eli tämä lukitus ei ole lopullinen. Sen tarkoituksena on estää inhimillisiä virheitä tositteiden päivämäärän määrittämisessä tositteiden kirjausvaiheessa.

Kirjanpidon ohjaustiedoissa määrität myös kustannuspaikkojen käyttötavan. Voit valita kustannuspaikan käytön tositteen yläosaan, tiliöintiriveille tai molempiin. Lisäksi voit asettaa kustannuspaikan käytön pakolliseksi.

Jos valitset Tositteen yläosassa -option, määrität kustannuspaikkatiedon tositteelle sen yläosassa ennen tiliöimistä. Koko tosite tiliöityy samalle kustannuspaikalle, mutta voit kuitenkin muuttaa kustannuspaikan tiliöintiriveillä. Jos valitset Tiliöintiriveillä-option, määrität kustannuspaikkatiedon vasta tositteen tiliöintivaiheessa riville Kustannuspaikka-kenttään. Jos valitset molemmat optiot, ohjelma kopioi kustannuspaikan automaattisesti tositteen yläosasta myös riveille, jos et ole estänyt kustannuspaikan käyttöä tilikartassa.

Jos et käytä kustannuspaikkakäsittelyä, kannattaa jättää kustannuspaikkamääritykset tekemättä, sillä se nopeuttaa tositteiden kirjaamista. Ohjelma ei tällöin kysy kustannuspaikkaa tositteen yläosassa ollenkaan.

Pakollinen-optio kytkee kustannuspaikan käytön pakolliseksi. Tällöin et voi syöttää tositetta ilman kustannuspaikkatietoa, sillä ohjelma estää etenemisen seuraavaan tositteeseen.

Kirjanpidon ohjaustietojen lisäksi voit tilikohtaisesti määrittää kustannuspaikkojen käytön tilikartassa Perustiedot-välilehden Pakollisuudet-kohdassa. Siellä voit ottaa tilikohtaisesti kustannuspaikkakäsittelyn pois käytöstä, asettaa sen vapaaehtoiseksi tai pakolliseksi. Oletuksena tilikartan tasetileillä ei ole kustannuspaikkoja käytössä ja tuloslaskelman tileillä kustannuspaikat ovat vapaaehtoisia.

Tunniste-kenttään voit kirjata esimerkiksi laskun numeron, johon kyseinen myynti- tai ostokirjaus kohdistuu, ja sen avulla kirjanpitoa voi käyttää minireskontrana. Tunnisteen perusteella voit myös hakea tietoa. Myyntisaamis-, ostovelka- ja tase-erittelyraportit käyttävät tunnistetietoa avointen tapahtumien selvittämiseen.

Huom! Tunniste-tiedossa ei suositella käytettävän piste-merkkiä (.). Tarvittaessa piste-merkin voi korvata esim. kauttaviivalla (/).

Tunnisteen käytön voit määritellä kuten kustannuspaikatkin joko tositteen yläosassa tai tiliöintiriveillä. Kun minireskontraa käytettäessä halutaan tunnisteen siirtyvän tilinpäätösajossa seuraavalle tilikaudelle, tulee tunnistetta käyttää tositeriveillä. Tunniste ei ole käytössä, jos et valitse kumpaakaan optiota.

Tilikartassa voit tehdä tarkentavia asetuksia tilikohtaisesti. Tunniste on oletuksena kaikille tileille vapaaehtoinen. Tilikohtaisesti voit määrittää tunnisteen myös pakolliseksi tai pois käytöstä. Esimerkiksi taseen käyttöomaisuustileillä tunnisteen ja selitteen määrittäminen pakolliseksi pakottaa tositetta kirjaavan henkilön syöttämään tase-erittelyä varten tarpeelliset tiedot.

Projektin käytön voit määrittää vastaavasti kuin kustannuspaikkojen käytön. Jos et käytä projekteja ollenkaan, kannattaa kumpikin optio jättää valitsematta, jolloin Projekti-kenttää ei näy ollenkaan kirjanpidon pääruudulla ja kirjaaminen tehostuu. Tilikartassa voit tehdä tilikohtaisia määrityksiä projektin käytöstä. Oletuksena projekti on tuloslaskelman tileillä vapaaehtoinen ja tasetileillä pois käytöstä.

Alv:n kirjaustavan määrität kirjanpidon ohjaustiedoissa.

Kirjanpidon ohjaustietojen Alv-välilehti.

Kirjaustavalla tarkoitetaan tapaa, jolla alv:n osuus käsitellään yksittäistä myynti- tai ostotositetta kirjattaessa. Valittavissasi on kolme vaihtoehtoa: sekamenetelmä, vain brutto tai vain netto.

Bruttokirjaustavassa et kirjaa alv:n osuutta tositteelle lainkaan, vaan kirjaat tositteelle ainoastaan bruttosummat. Kuukauden lopussa tileiltä oikaiset kertyneen alv:n joko manuaalisesti tai käyttämällä hyväksi ohjelman alv-kirjausominaisuutta. Oikaisukirjaus tapahtuu verollisilta tileiltä alv-laskelman perusteella alv-velkatilille (tilitettävä alv).

Alv-laskelmalla bruttokirjaustavassa ohjelma laskee veron määrä kuukauden aikana tileille kirjaamistasi bruttosummista. Esim. bruttosummasta 100.000 veron määrä (24 %) on 19.354,84.

Bruttokirjaustavan etu nettokirjaustapaan verrattuna on tulosteiden lyhyys. Kun teet nettokirjauksen, tulee tositteelle tiliöintirivejä usein kaksinkertainen määrä verrattuna bruttokirjaustapaan. Koska tiliöintirivien määrä on suuri, tulostuvat päivä- ja pääkirja pidempinä kuin bruttokirjaustapaa käyttäessäsi.

Mikäli seuraat tuottoja ja kuluja kustannuspaikoittain, ovat kustannuspaikkakohtaiset tulosteet verottomia alv-kirjauksen jälkeen.

Nettomenetelmää käyttäessäsi kirjaat alv:n osuuden tositekohtaisesti joko myynnin alv-velkatilille tai ostojen alv-saamistilille. Nettomenetelmässä kirjaat tileille vain verottomia summia. Voit hyödyntää kirjatessasi myös alv:n oikaisutoimintoa, jolloin voit kirjata bruttona, mutta ohjelma ”netottaa” kirjaamasi summat automaattisesti nettokirjauksen mukaiseksi.

Kuukauden lopussa alv-oikaisu tehdään myynnin ja ostojen alv-tileiltä alv-velka-tilille.

Alv-laskelmalla nettokirjaustavassa ohjelma laskee veron määrän tileille kuukauden aikana kirjaamistasi nettosummista. Esim. nettosummasta 100.000 veron määrä on 100.000 * 0,24 = 24.000.

Mikäli haluat tulostaa käyttöomaisuustileistä tase-erittelyt etkä halua että alv-kirjaukset näkyvät tase-erittelyllä, kannattaa ainakin käyttöomaisuus kirjata nettoperiaatteella.

Mikäli seuraat tuottoja ja kuluja kustannuspaikoittain, ovat kustannuspaikkakohtaiset tulosteet verottomia heti tositetta kirjattaessa, koska alv:n osuus erotetaan tositteella.

Mikäli kirjauksissa käytät sekä brutto- että nettotapaa, valitset alv:n kirjaustavaksi sekamenetelmän. Silloin voit määrittää kirjaustavan tilikohtaisesti jokaiselle tilille erikseen. Määritä tilikartassa Alv-tiedot –välilehdellä, kumpaa tapaa milläkin tilillä käytetään.

Sekamenetelmää voit käyttää esimerkiksi, kun kirjaat käyttöomaisuusviennit nettotapaa käyttäen ja muut kirjaukset bruttotavalla. Kun toimit näin, tulostaa ohjelma tase-erittelyn verottomana, vaikka teet muut kirjaukset bruttona.

Ehdota aina vastatiliä -vaihtoehto ehdottaa vastatiliä jokaiselle tuotto- ja kulutilille. Ehdota vain osto- ja myyntitileille toimii nimensä mukaisesti ja Älä ehdota vastatiliä -vaihtoehto ei ehdota vastatiliä lainkaan, jolloin syötät tilinumeron aina itse.

Optiolla Yhdistä Alv-tilit ohjelma kokoaa koko tositteen vientien alv:t vain yhdelle riville. Jokaisen myynnin (tai oston) vastatili kirjataan omalle rivilleen. Vastatilit määräytyvät tilikartan mukaisesti.

Summaehdotus-optiolla voit määritellä, ehdottaako ohjelma valmiiksi jäljellä olevaa summaa uudelle tiliöintiriville. Summaehdotus tositesaldon mukaan -optiolla kirjaat aina jäljelle jäävän summan sille puolelle (debet/kredit), johon olet kirjannut vähemmän.

Kirjaa EU tavaraostojen +/- kirjaukset tositteelle -optio toimii nimensä mukaisesti. Jos optio ei ole valittuna, ohjelma ei kirjaa EU-tavaraosto - ja EU-palvelu -tyyppisen tilin alv-kirjauksia tositteelle. Tilinpäätöstyyppisellä tositteella ei kuitenkaan kirjata veron osuutta, vaikka optio olisikin valittuna. Optio ei vaikuta kausiverolaskelmaan ja kausiveroilmoitukseen. Option tulee olla valittuna myös, jotta ohjelma tekee +/- -kirjaukset rakennuspalveluosto-tyyppisille kirjauksille.

Kirjanpidon ohjaustietojen Muut optiot -välilehdellä määrittelet tulosteisiin ja selitteisiin liittyviä määrityksiä.

Kirjanpidon ohjaustietojen muut optiot.

Tulostuskausi-kohdassa valitset, mitä kautta ohjelma ehdottaa päivämäärärajaukseksi tulostusnäytöille. Voit valita oletuksen (viimeksi käytetty päivämäärärajaus; käyttäjäkohtainen sekä näyttökohtainen), edellisen kuukauden, kuluvan kuukauden tai itse määriteltävän päivämäärävälin.

Voit määritellä Näytä vain aktiiviset tilit -option käyttöösi myös kirjanpidossa. Tällöin tililuetteloissa näkyy suppeampi tililista, josta sinun on helpompi ja nopeampi poimia haluamasi tilit. Sama toiminto on käytössä yleensä osareskontrissa.

Aloitusnäkymän Tilikartta-ruudulla voit määrittää aktiiviset tilit valitsemalla Näytä tililuettelo. Valitse tämän jälkeen luettelosta aktiivisiksi tileiksi tilit napauttamalla Aktiivinen (Akt.) -saraketta.

Kopioi selite tiliöintiriveille -optiolla ohjelma päivittää vienneille automaattisesti tositteen selitteen, mikäli sitä ei ole estetty esim. tilin pakollisuuksilla.

Automaattiviennit-optiolla otat käyttöön automaattiviennit Tiedosto | Automaattiviennit -valikosta.

Jaksotukset-optiolla saat kyseisen ominaisuuden käyttöön. Jaksotettava minisumma -kohtaan voit määritellä minimisumman, jonka haluat ottaa jaksotuksissa huomioon.

Näytä tilin budjetoitu saldo -ominaisuuden avulla saat Näytä | Tilisaldo -ikkunassa näkyviin myös tilin budjetoidun saldon, mikäli se on syötetty Budjetti-tositelajin tositteilla.

Minireskontra-optiolla tositteen/vientien syötössä ohjelma ehdottaa automaattisesti avoimia tunnisteita.