Ennen uuden tositteen avaamista valitse Tositelaji-pudotusvalikosta laji, johon haluat tositteen kirjata. Kun vaihdat tositelajia, ohjelma hakee tositeluetteloon valitsemasi tositelajin tositteet.

Uuden tositteen kirjauksen aloitat (valitulle tositelajille) valitsemalla Muokkaa | Uusitosite, painamalla F6 tai työkalurivin Uusi-painikkeella. Numeronäppäimistöstä voit aloittaa uuden tositteen kirjauksen painamalla jako (/) -näppäintä. Tositteen kirjauksen jälkeen Enterin kaksoispainallus avaa automaattisesti uuden tositteen.

Ohjelma perustaa uuden tositteen aina valitsemallesi tositelajille. Mikäli siis tositelajit ovat käytössäsi, valitse aina laji ensin.

Ohjelma numeroi uuden tositteen automaattisesti numerosarjoissa olevan seuraavan vapaan numeron mukaiseksi.

Jos poistat kyseisen tositelajin numerosarjan viimeisen tositteen, ohjelma kysyy: ”Päivitetäänkö tositelajin numerosarja?”. Tositteen poistamisen jälkeen ohjelma korjaa numerosarjat automaattisesti, jos vastaat Kyllä.

Erilaisia tositetyyppejä ovat normaalit tositteet, alkusaldot (avaava tase), alv-kirjaustositteet sekä tilinpäätösviennit. Tositteen tyyppi ei tulostu mihinkään, mutta se vaikuttaa tapaan, jolla ohjelma käsittelee tositteen tietoja. Tositteen tyyppi vaikuttaa mm. seuraaviin asioihin:

Jos sinun tulee tehdä kesken tilikauden arvonlisäverolliselle tilille arvonlisäveroton vienti, voit tehdä sen tilinpäätösvienti-tyyppisellä tositteella.

Ohjelma ehdottaa uuden tositteen päiväykseksi valitun tositelajin viimeksi käytettyä päiväystä. Voit muuttaa päiväystä kirjaamalla oikean päiväyksen manuaalisesti. Kun napautat Päivämäärä-kentän oikeanpuoleista nuolipainiketta, avautuu kalenteri, mistä voit valita haluamasi päivämäärän. Napauttamalla kuukauden nimeä avautuu alasvetovalikko, josta voit valita haluamasi kuukauden. Vuosilukua napauttamalla saat esiin nuoli oikealle - ja nuoli vasemmalle -painikkeet, joilla muutat vuosilukua eteen- tai taaksepäin vuosi kerrallaan. Päiväystä voit muuttaa myös selaamalla nuoli alas- ja nuoli ylös-näppäimiä.

Selitteeseen voit kirjata yksilöivää tekstiä tositteesta. Selitteen maksimipituus on 50 merkkiä. Pikakirjausta käyttäessäsi kirjaat selitteen alkuun päätilin numeron tai osan tilin nimestä. Selitteen loppuun kirjaat tositteen summan (ks. pikakirjaus). Selite-kenttään syötät asiakkaan tai toimittajan tiedot käyttäessäsi kirjanpitoa minireskontrana.

Selite-kentässä ei suositella käyttää lainausmerkkiä (’).

Tunnisteeseen voit kirjata esimerkiksi laskun numeron, osan asiakkaan tai toimittajan nimestä tai muuta tunnistetietoa tositteesta. Myöhemmin voit tarvittaessa hakea tositteita hakutoiminnon avulla, joissa on tietynlainen tunniste. Myyntisaamiset- ja Ostovelat-raportit käyttävät tunnistetietoa avointen tapahtumien selvittämiseen. Syötä kenttään laskun numero käyttäessäsi kirjanpitoa minireskontrana.

Huom! Kun minireskontraa käytettäessä halutaan tunnisteen siirtyvän tilinpäätösajossa seuraavalle tilikaudelle, tulee tunniste kirjata tositeriveille.

Mikäli olet valinnut kirjanpidon ohjaustiedoista Minireskontra-option, voit valita alasvetovalikosta avoinna olevat tunnisteet. Mikäli selitteeseen on kirjattu asiakas, saat listalle vain kyseisen asiakkaan avoinna olevat laskut.

Tunniste ei ole pakollinen tieto ja kentän voit ottaa pois käytöstä kirjanpidon ohjaustiedoista. Tunnisteen maksimipituus on 20 merkkiä.

Kustannuspaikan käyttöön vaikuttaa tilille määrittämäsi kustannuspaikan pakollisuustieto. Kun määrität kustannuspaikan tositteen yläosassa, alaosan kustannuspaikan oletusarvo on sama kuin yläosaan annettu. Voit muuttaa sen kuitenkin rivikohtaisesti.

Jos kustannuspaikalle on määritelty automaattisia jatkovientejä muille kustannuspaikoille, ei tietoa tule syöttää tositteen yläosaan vaan tiliöintiriveille.

Kustannuspaikan voit valita joko hiirellä tai selaamalla nuolinäppäimillä pudotusvalikosta. Tositteen voit kohdistaa niille kustannuspaikoille, joiden tasonumeroksi olet määrittänyt nolla (tiliöintitaso). Kun käytät kustannuspaikkoja, voit tulostaa ohjelmasta kustannuspaikkakohtaiset tilierittelyt, päiväkirjan, pääkirjan, tuloslaskelman ja taseen.

Mikäli et käytä kustannuspaikkoja, kannattaa ne kytkeä pois käytöstä nopeuttaaksesi tositteiden kirjaamista. Ks. kohta Kustannuspaikan käyttö.

Projektin valitset joko hiirellä tai nuolipainikkeilla Projekti-pudotusvalikosta. Projektitunnukset ja selitteet määrität aloitusnäkymässä yrityksen ohjaustiedoissa. Kun käytät projekteja, voit tulostaa ohjelmasta projektikohtaisen tilierittelyn, päiväkirjan, pääkirjan, tuloslaskelman ja taseen.

Kun määrität projektin tositteen yläosassa, alaosan projektin oletusarvo on sama kuin yläosaan annettu. Voit kuitenkin muuttaa sen rivikohtaisesti. Projektin käyttöön vaikuttaa lisäksi tilille määrittämäsi pakollisuustieto.

Mikäli et käytä projekteja, kannattaa ne kytkeä pois käytöstä nopeuttaaksesi tositteiden kirjaamista. Ks. kohta Projektin käyttö.

Tositteisiin voit tarvittaessa liittää muistilapun, johon saat tallennettua vapaata tekstiä. Muistilappua voit käyttää mihin tahansa tekstityyppisen lisätiedon tallentamiseen tositteelle. Muistilapulle kirjaamasi tekstin voit tulostaa halutessasi mukaan esim. tositteelle, tositeluetteloon, päiväkirjaan ja pääkirjaan.

Muistilappu avautuu tositteen yläosassa tositenumeron vieressä olevasta keltaisesta huutomerkki-painikkeesta tai työkaluriviltä.

Muistilapun voit lisätä työkalurivin Muistilappu-painikkeella, kun tosite on muokkaustilassa. Myöhemmin lapun saa avattua valinnalla Näytä | Muistilappu tai tositenumeron vieressä olevasta keltaisesta kolmiosta.

Kirjanpito-ohjelmaa voit hyödyntää minireskontrana, vaikka sinulla ei olisi käytössäsi Visma Nova -reskontraohjelmia.

Syötä ostovelkojen seuraamiseksi ostolaskua kirjatessasi toimittajan tiedot Selite-kenttään ja Tunniste-kenttään laskunumero. Kun määrität tositteelle maksuvaiheessa vastaavat Selite- ja Tunniste-tiedot kuin alkuperäiselle ostolaskullekin, ohjelma kuittaa ostovelat avoimista laskuista pois. Minireskontran avoimet laskut voit tulostaa Raportit-valikosta Ostovelat.

Myyntisaamisia voit seurata syöttämällä myyntilaskusta Selite-kenttään asiakkaan tiedot ja Tunniste-kenttään laskunnumeron. Kun asiakas suorittaa laskun, syötät Selite- ja Tunniste-kenttään vastaavat tiedot kuin myyntilaskua kirjattaessa.

Minireskontran avoimet saatavat ja laskut voit tulostaa Raportit | Myyntisaamiset -raporteilta.

Voit valita kirjanpidon ohjaustiedoissa Minireskontra-option, jolloin ohjelma ehdottaa myyntisaamis- ja ostovelkatyyppisille tileille vain avoinna olevia tunnisteita (laskunumeroita). Ominaisuus huomioi myös selitteeseen kirjaamasi asiakkaan. Ohjelma ehdottaa tällöin vain kirjaamasi asiakkaan avoimia tunnisteita eli ko. asiakkaalla avoinna olevia laskuja.

Tositteen tiliöinnin suoritat tiliöintitaulukossa. Tiliöintiriveiltä pääset takaisin tositteen yläosaan joko napauttamalla hiirellä haluttua kenttään tai painamalla Shift+TabTili-kentässä.

Osan toiminnoista voit valita nopeasti hiirellä suoraan työkaluriviltä.

Tositesaldo on nolla, kun tosite menee tasan. Mikäli tositesaldo on positiivinen, summa osoittaa, paljonko tositteella on enemmän debet-puolen kirjauksia. Mikäli tositesaldo on negatiivinen, tositesaldo kertoo, miten paljon enemmän tositteella on kredit-puolen kirjauksia.

ALV-kirjaustapa vaikuttaa siihen, miten ohjelma käsittelee syötettävän tositteen arvonlisäveron. Suosittelemme käyttämään aina vaihtoehtoa ”Alv-oikaistaan”.

Mikäli kirjanpidon ohjaustiedoissa on kirjaustavaksi valittu brutto eli kaikilla tilikartan tileillä on bruttokirjauskäsittely, valinnalla ei bruttotilien osalta ole kirjausvaiheessa merkitystä. Ohjelma ei kirjausvaiheessa erota summasta arvonlisäveroa, vaan veron osuus erotetaan vasta kaikkien kirjausten tekemisen jälkeen tilin summien yhteissaldoista, joko ohjelmallisesti alv-kirjauksen avulla tai manuaalisesti laskemalla summasta alv:n osuus ja kirjaamalla se tositteella. Toiminnosta on hyötyä silloin, jos jokin tili kuitenkin on tilikartassa nettotili. Tällöin ohjelma netottaa alv:n osuuden eikä se jää erottamaan alv-tilillä.

Jos kirjanpidon ohjaustiedoissa on arvonlisäverokäsittelyksi valittu joko nettomenettely tai sekamenetelmä ja syötät summaa nettokäsittelyn alaiselle tilille, Alv-oikaisu -valinnalla määräät, haluatko ohjelman oikaisevan syöttövaiheessa alv:n osuuden alv-saamis- tai -velkatilille automaattisesti. Alv-oikaistaan -valinnalla ohjelma tekee puolestasi alv-kirjauksen, mutta jos valitset vaihtoehdon Alv:a ei oikaista, sinun on itse manuaalisesti kirjattava tositteen alv:n määrä alv-saamis- tai -velkatilille.

Muista aina tarkistaa, että ohjelman automaattisesti tekemä alv:n kirjaus on oikean suuruinen.

Tilin valitset kirjoittamalla Tili-kenttään halutun tilin numeron. Tiliä kirjatessasi ohjelma hakee jokaisen näppäinlyönnin jälkeen pääruudun Tililuettelo-välilehdeltä ensimmäisen tilin, jossa antamasi numero esiintyy. Kun painat Enter, ohjelma valitsee riville sen tilin, joka tililuettelossa on valittuna ja siirtyy tilin tyypistä riippuen joko debet- tai kredit-kenttään.

Valitse tili joko Tili-sarakkeesta tai Tililuettelosta.

Voit valita tilin myös siirtymällä tililuetteloon hiirellä. Tililuetteloa selaat nuolinäppäimillä tai käyttämällä luettelon oikeassa reunassa olevaa vierityspalkkia. Valittu tili siirtyy tiliöintitaulukkoon joko kaksoisnapauttamalla tai painamalla Enter.

Voit valita tilin selaamalla ja Enter:ä painamalla myös riveiltä Tili-kentästä avautuvasta pudotusvalikosta. Lisäksi Tili-kentässä voit hakea tilin nimen alkuosalla haluamasi tilin.

Kun olet valinnut tilin ja painanut Enter, ohjelma siirtyy tilin tyypin mukaan joko Debet- tai Kredit-kenttään. Voit myös määritellä ohjelman ehdottamaan kirjauspuolta tositesaldon mukaan. Mikäli haluat kirjata toisen puoleisen viennin kuin ohjelma ehdottaa, voit siirtyä Debet-kentästä Kredit-kenttään Enter-näppäimellä tai Kredit-kentästä Debet-kenttään painamalla nuoli vasemmalle - tai Shift+Tab.

Tilikartassa voit määritellä jokaiselle tilille erikseen oletuskirjauspuolen. Voit myös syöttää Tili-kenttään tilinumeron ja perään plus(+)- tai miinus(-)-merkin, jolloin syötetty tieto ohittaa kaikki edellä kuvatut variaatiot.

Kun olet valinnut tilin ja painanut Enter, etene tiliöintitaulukossa Tab-näppäimellä. Enterin painallus vaihtaa riviä. Taulukkomäärittelyistä voit muuttaa edellä mainittuja Enter-käsittelyn oletuksia.

Syötä summa aina positiivisena ilman tuhaterottimia ja käytä desimaalierottimena pilkkua. Ohjelma muuttaa pisteen aina automaattisesti pilkuksi. Voit myös suorittaa Debet- ja Kredit-sarakkeissa laskutoimituksia (esim. 100+200).

Kun olet syöttänyt summan, paina Enter, jolloin ohjelma siirtyy seuraavalle riville. Jos tili on arvonlisäverollinen, tilin kirjaustapa on netto ja olet määrittänyt tiliöintitaulukon työkaluriville alv-oikaisun tehtäväksi, ohjelma tekee tilin alv-määrityksen mukaisen alv-oikaisun sekä vie arvonlisäveron osuuden joko ostojen arvonlisäverosaamiset - tai myynnin arvonlisäverovelkatilille riippuen tilityypistä.

Uudelle riville ohjelma ehdottaa automaattisesti edelliselle riville annetun tilin vastatiliä ja summaksi tositteen nollaavaa vastasummaa. Jos vastatilimääritystä ei ole, syötä vastatili manuaalisesti. Tositteen saldon tulee mennä tasan. Ohjelma ei anna tallentaa erottavaa tositetta muissa kuin budjetti-, simulointi- ja pysyväistositelajeissa sekä tilinpäätös-tyyppisissä tositteissa.

Tarvittaessa voit syöttää myös rivikohtaisen lisäselitteen. Tätä voit tarvita esim. kun kirjaat tiliotteen. Lisäselite-sarakkeeseen voit siirtyä Tab-näppäimellä, mikäli tilille on määritelty lisäselitteen käyttö.

Tiliöintitaulukon sarakkeissa voit käyttää Ctrl+-toimintoa esimerkiksi lisäselitteen kopioimiseen riviltä toiselle. Tositteen ollessa muokkaustilassa valitse Lisäselite__-kenttä aktiiviseksi napauttamalla sitä ja kirjoita riville tekstiä. Siirry sen jälkeen seuraavalle riville Lisäselite__-kenttään ja paina Ctrl+, jolloin teksti kopioituu siihen. Ominaisuus toimii myös Kustannuspaikka-, Selite- ja Projekti-kentissä.

Huom! Kopiointi toimii vain siirryttäessä sarakkeen kentissä järjestyksessä, ts. et voi ”hypätä” yhden rivin yli.

Mikäli haluat kirjata kustannuspaikan rivikohtaisesti, voit siirtyä ko. sarakkeeseen painamalla Tab-näppäintä (ellet muuta taulukkomäärittelyistä Enter-käsittelyn asetuksia). Tämä edellyttää, että ole määrittänyt tilille kustannuspaikan käytön. Valitse kustannuspaikka automaattisesti avautuvasta pudotusvalikosta joko hiirellä, nuolipainikkeilla tai kirjoittamalla halutun kustannuspaikan koodi ja painamalla Enter.

Tarvittaessa voit syöttää myös rivikohtaisen tunnisteen. Tähän voit kirjata esim. laskunumeron, jos haluat tallentaa myynnin koontitositteena. Tunnisteen käytön voit määrittää kirjanpidon ohjaustiedoissa. Tunniste-sarakkeeseen pääset Tab-näppäimellä (ellet muuta taulukkomäärittelyistä Enter-käsittelyn asetuksia), mikäli olet määrittänyt tilille tunnisteen käytön.

Huom! Kun minireskontraa käytettäessä halutaan tunnisteen siirtyvän tilinpäätösajossa seuraavalle tilikaudelle, tulee tunniste kirjata tositeriveille.

Mikäli haluat kirjata projektin rivikohtaisesti, voit siirtyä ko. sarakkeeseen Tab-näppäimellä (ellet muuta taulukkomäärittelyistä Enter-käsittelyn asetuksia), mikäli olet määrittänyt tilille projektin käytön. Valitse projekti automaattisesti avautuvasta pudotusvalikosta joko hiirellä, nuolipainikkeilla tai kirjoittamalla halutun projektin koodi ja painamalla Enter.

Oletusvaluuttana kirjanpidossa käytetään aloitusnäkymän ohjaustiedoissa määriteltävää kotivaluuttaa.

Poista valitsemasi tiliöintirivi napauttamalla Poista rivi -painiketta tiliöintirivien työkaluriviltä tai painamalla Delete. Ohjelma vielä varmistaa, haluatko varmasti poistaa tiliöintirivin. Voit valita poistettavaksi useamman rivin kerrallaan pitämällä Shift-näppäintä pohjassa ja valitsemalla hiirellä poistettavat tiliöintirivit.

Kun olet kirjannut tositteen, tallenna se joko työkalurivin Tallenna-painikkeella tai pikakomennolla Ctrl+S. Jos tarkoituksesi on kirjata heti seuraava tosite, voit tehdä tallennuksen myös painamalla Enteriä kahdesti, jolloin tosite tallentuu sekä uusi tosite avautuu. Tositteen kirjauksen voit myös peruuttaa työkalurivin Peru-painikkeella.

Tositteen tallennus tutkii, että olet syöttänyt ohjaustiedoissa ja tilikartassa määrittelemäsi pakollisuustiedot oikein.

Valittuna olevaan tositteeseen on mahdollista linkittää jokin asiakirja tai muu tiedosto. Näytä | Linkit -ikkunassa määrität, missä ko. tiedosto sijaitsee ja minkä niminen se on. Linkeistä on kerrottu enemmän Käyttäjän perusoppaassa.