Voit lähettää kaikki eri laskutapojen laskut yhdellä kertaa Laskuta | Aloita laskutus.

Ohjelma näyttää oletuksena kaikki laskuttamattomat laskut, eli laskut joiden tila on KESKEN. VALMIS-tilassa olevat laskut saa näkyviin optiolla Näytä jo laskutetut. Laskuja voi rajata eri tietojen mukaan:

Rajaukset

Kenttä

Selite

Näytä jo laskutetut

Näyttää taulukossa myös VALMIS-tilassa olevat laskut.

Laji

Voit rajata laskuja laskulajin mukaan.

Positio

Voit rajata laskuja position mukaan.

Numero

Voit etsiä tai rajata laskuja laskunumeron mukaan.

Myyjä

Voit rajata laskuja laskun yläosan myyjän mukaan.

Asiakas

Voit rajata laskuja asiakasnumeron mukaan.

Rivikoodi

Voit rajata laskuja rivikoodin mukaan.

Päivämäärä

Voit rajata laskuja päivämäärän mukaan.

Voit esikatsella laskun kuvaa painamalla laskun kohdalla Esikatselu-kuvaketta, kun asetuksiin tai asiakkaan taakse asiakaskortistoon on valittu raporttipohja.

Laskuta-painikkeesta voit laskuttaa kaikkia eri laskutapoja yhdellä kertaa tai suodattaa avoimia laskuja laskutavan mukaisesti:

Verkkolasku: verkkolaskut lähtevät Maventaan tai muun operaattorin tapauksessa ne muodostuvat tiedostoon.

Suoramaksu: suoramaksut lähtevät Maventaan tai muun operaattorin tapauksessa ne muodostuvat tiedostoon.

Kuluttajan e-lasku: kuluttajan e-laskut lähtevät Maventaan tai muun operaattorin tapauksessa ne muodostuvat tiedostoon.

Perinteinen: perinteiset laskut tulostetaan aina työaseman oletustulostimelle.

Sähköposti: sähköpostilaskut lähtevät siihen sähköpostiosoitteeseen, joka on määritelty asiakkaan taakse sähköposti-laskutavan sähköpostiin.

Kun laskuja valitaan, Yhteenveto-osiossa näkyy laskutavoittain ryhmiteltynä yhteismäärät euroissa.

Ikkunassa on myös informatiivinen tieto siitä onko Reskontravahtipalvelu käytössä.

Vinkki: Laskuja voidaan järjestää laskulistalla halutun sarakkeen mukaan. Esim. Factoring laskut saadaan listattua peräkkäin klikkaamalla Factoring-sarakkeen otsikkoa.

EDI/OVT valinta on aktiivinen vain, jos Näytä jo laskutetut optio on käytössä. Valinnalla Laskuta painike ei ole aktiivinen, sillä laskutavan laskut on laskutettu aiemmin ja ovat VALMIS tilassa. Esikatselu ja Tulosta painike toimivat normaalisti.

EDI/OVT laskusta voi muodostaa rahoitusyhtiöaineiston, jos laskulla on optio Factoring.

Laskujen lähetyksessä Maventaan tiedostojen maksimikoko on rajattu 5000 Kb:hen.

Voit tulostaa valitut laskut työaseman oletustulostimelle Tulosta-painikkeesta (esim. mappiarkistoon). Tulostaminen ei muuta laskun tilaa, voit tulostaa KESKEN-tilassa tai jo laskutettuja laskuja.

Asetukset

Kenttä

Selite

Laskun kuvan asetukset (oletuspohjat)

Valitse yleinen, factoring- tai suoramaksu-laskupohja, jota käytetään oletuksena laskun kuvana. Jos asiakkaan taakse on määritelty asiakaskohtainen laskupohja, se on vahvempi kuin tässä määritelty laskupohja.

Yleisenä ja factoring-laskupohjana suosittelemme käyttämään eri raporttipohjia.

Lähettäjän tunnus

Oman yrityksesi tunnus, jonka saat operaattorilta/pankilta. Yleensä y-tunnus, ovt-tunnus tai IBAN-tunnus. Pakollinen.

Lähettäjän välittäjän tunnus

Verkkolaskuoperaattorin/pankin intermediator-tunnus. Pakollinen.

Verkkolaskun muoto

Valitse verkkolaskun muoto 2.01, 3.0 tai 3.0 (EN16931).

Maventa

Maventa on ainoa operaattorivaihtoehto.

Lisää laskulla olevat linkit liitteeksi

Jos laskulla on linkkejä, tällä optiolla kaikki linkit liitetään laskun liitteeksi. Liitetiedoston enimmäiskoko on 5 MB ja enimmäismäärä 5 kpl. Mikäli lähetät lisäksi laskun kuvan, saa liitteitä olla vain 4 kpl.

Liitteen nimi voi sisältää numeroita ja kirjaimia (a-z), mutta ei erikoismerkkejä eikä välilyöntejä. Huom! Liitteen nimi ei myöskään voi olla sama kuin laskun numero (ko. laskun numero.pdf). Pdf-muotoiset liitteet ohjelma yhdistää yhdeksi tiedostoksi mahdollisen laskun kuvan kanssa. Tuettuja liitteiden muotoja ovat: .doc, .xls, .tif, .jpg, .gif, .txt, html, .htm. ja .pdf.

Validoi kaikki Finvoice-laskut

Ohjelma validoi kaikki Finvoice-laskut ennen lähetystä.

Huom! Kun laskut lähetetään AutoInvoicen kautta, ei-validit laskut hylätään. Jos tämä optio on käytössä, annetaan tarkempi ilmoitus siitä miksi validointi ei onnistunut.

Laskujen viite RF-viitteen muodossa

Valitse tämä jos haluat laskun viitteen RF-viitteenä.

Koontitulostus

Tulostaa vain tekstirivit ja välisummat (rivikoodit 1 ja 10).

Varoita jos lähetät kuluvaa päivää vanhempia laskuja

Jos optio on päällä, ohjelma varoittaa laskujenlähetyksessä laskuista, joiden päivämäärä on kuluvaa päivää vanhempi.

Lisää riviteksti aineistoon

Optiolla voidaan lisätä riviteksti laskurivien vapaaksi tekstiksi.

Lisää lisänimikkeet aineistoon

Optiolla voidaan lisätä lisänimikkeet laskurivien vapaaksi tekstiksi.

Sähköpostiasetukset (aihe ja viesti)

Voit halutessasi kirjoittaa vakioaiheen ja viestin, joka menee sähköpostilaskujen viestipohjana.

Rahoitusyhtiöaineiston asetukset

Visma AutoPay tai Maventa

Optiolla valitaan kumman palvelun kautta halutaan lähettää rahoitusyhtiöaineistot eteenpäin.

Huom! Jos rahoitusyhtiöaineistoja ei lähetetä Laskuta-ikkunan kautta, alla oleviin kenttiin ei täydennetä tietoja.

Pankkitili

Pankkitili Visma.net AutoPayssä, jonka kautta rahoitusyhtiöaineistot lähetetään eteenpäin.

Sopimusnumero

Sopimusnumeron saat rahoitusyhtiöstä ja syötät kenttään sellaisenaan.

Lähettäjän tunnus

Pankin kanssa sovittu rahoitusyhtiöaineiston lähettäjän tunnus (esim. IBAN tai OVT), kun aineisto lähetetään Visma AutoPayn kautta.

Läh. välittäjän tunnus

Pankin kanssa sovittu rahoitusyhtiöaineiston lähettäjän välittäjän tunnus, kun aineisto lähetetään Visma AutoPayn kautta.

Rahoitusyhtiöaineisto muodostetaan Finvoice 2.01 muodossa.

Rahoitusyhtiön lähetys on käytettävissä, jos on factoring-lisenssi (WFL), asetukset-ikkunaan on määritelty Rahoitusyhtiöaineiston asetukset ja Yritystietojen Rahoitusyhtiö-välilehdelle on määritelty y-tunnus, pankkitili ja verkkolaskutuksen osoitetiedot.

Varmista ennen rahoitusyhtiöaineistojen lähetystä Laskutus-ohjelmasta omalta rahoitusyhtiöltäsi ottavatko he aineiston vastaan Finvoice-muodossa, ja onko tämän osalta tarvetta päivittää sopimusta.

Laskuta-ikkunassa on kenttä FactoringPvm. Tähän kenttään päivittyy factoringlaskujen osalta viimeisin päivämäärä, jolloin laskulle on tehty factoringiin liittyviä toimenpiteitä, esim. lähetys rahoitusyhtiölle tai AutoPay-lähetyksessä tulostettu vain siirtoluettelo.

Laskutapa EDI/OVT valinnalla on mahdollista muodostaa factoring aineisto Lähetä rahoitusyhtiöaineisto painikkeella. EDI/OVT valinta on aktiivinen vain, jos Näytä jo laskutetut optio on käytössä.

Laskuta-toiminnon kautta voidaan lähettää rahoitusyhtiöaineisto Visma.net AutoPay-palvelun kautta eteenpäin. Ennen lähetyksen aloittamista varmista, että Visma.net AutoPayssä on tilisopimukselle määritelty Aineistojen lähetys / Lähtevät Finvoice-laskut.

Huom! Tarkista ennen käyttöönottoa, että tilisopimuksessa pankin kanssa on mukana Finvoice-aineistomuoto. Sekä mikä tulee olla lähettäjän tunnus ja lähettäjän välittäjän tunnus, kun lähetyksessä käytetään WS-kanavaa.

Jos rahoitusyhtiöaineistot lähetetään suoraan Visma.net AutoPay-palveluun, tällöin AutoPayn tilisopimuksella ei tule olla valintaa Factoring.

Kun Laskuta-toiminnon kautta olet saanut laskutettua haluamasi laskut, tämän jälkeen tulee kysymys factoring-aineiston lähetyksestä suoraan Visma.net AutoPay-palveluun, jos laskutettujen laskujen joukossa oli mukana factoring-laskuja.

Halutessasi voit myös muodostaa factoring-aineiston myöhemmin valitsemistasi laskutetuista factoring-laskuista painikkeella Lähetä rahoitusyhtiöaineisto.

Aineiston rahoitusyhtiölle voit edelleen toimittaa myös Factoringlinkki-ohjelman kautta.

Aineiston muodostuksen yhteydessä laskuille tehdään Finvoice-validointi, jos Laskuta-ikkunan asetuksissa on käytössä optio Validoi kaikki Finvoice laskut. Jos validoinnissa huomataan jotakin, tästä annetaan validointi-ilmoitus.

Validoinnin jälkeen avautuu Factoring-siirtoluettelo näkymä, josta näet mistä laskuista tullaan onnistuneesti lähettämään rahoitusyhtiöaineisto Visma.net AutoPayhin, ja mistä laskuista ei. Rahoitusyhtiöaineistossa asiakkaan y-tunnus on pakollinen tieto.

Siirtoluettelon lopussa on yhteenvetorivi niiden laskujen lukumäärästä ja yhteissummasta, jotka tullaan lähettämään Visma.net AutoPayhin. Siirtoluettelon voit tulostaa

-painikkeella.

OK-painikkeella teet aineiston lähetyksen Visma.net AutoPayhin. Palvelusta saat palautteen onnistuiko aineiston lähetys vai ei.

Peruuta-painikkeella voit halutessasi peruuttaa rahoitusyhtiöaineiston lähetyksen.

Onnistuneen lähetyksen jälkeen Laskuta-ikkunan AutoPayId-kenttään päivittyy Visma.net AutoPay-palvelun palauttama lähetystunnus. Tämä tieto päivittyy myös laskun tietueen tapahtumiin.

Lähetettyjen aineistojen tilaa voit tarkastella Visma.net AutoPayn Yhteenveto / Pankkiin lähetettävät / Lähtevät finvoice-laskut osiosta.

Siirtoluettelon voit tulostaa tarvittaessa uudelleen valinnan Tulostus | Siirtoluettelo kautta.

Voit valita Rahoitusyhtiöaineiston asetuksissa option Maventa, jos Verkkolaskuasetuksissa on määritelty operaattoriksi Maventa. Rahoitusyhtiöaineiston asetuksissa määrittelet vain rahoitusyhtiöltäsi saaman sopimusnumeron.

Kun Laskuta-toiminnon kautta olet saanut laskutettua haluamasi laskut, tämän jälkeen tulee kysymys factoring-aineiston lähetyksestä suoraan Maventan palveluun, jos laskutettujen laskujen joukossa oli mukana factoring-laskuja. Halutessasi voit myös muodostaa factoring-aineiston myöhemmin valitsemistasi laskutetuista factoring-laskuista painikkeella Lähetä rahoitusyhtiöaineisto.

Rahoitusyhtiölle menevät laskut lähetetään vastaavasti kuin Maventan kautta asiakkaille menevät verkkolaskut. Lähetyksen yhteydessä Maventan palvelu validoi laskut, ja jos validointi ei onnistu, tällöin annetaan ilmoitus ”Error: Invoice fails validation”.

Laskuta-ikkunaan päivittyy lähetyksen yhteydessä aina tieto FactoringPvm-kenttään riippumatta siitä, oliko rahoitusyhtiöaineisto laskusta mennyt Maventan palveluun onnistuneesti tai tai ei.

Kun rahoitusyhtiöaineiston lähetys on valmis, annetaan tästä ilmoitus. Lähetyksen jälkeen voit tulostaa siirtoluettelon Laskutus-ohjelmasta.

Huom! Suosittelemme tarkastamaan lähetyksen jälkeen rahoitusyhtiölle menevien laskujen tilan joko tulostamalla siirtoluettelon tai tarkistamalla laskujen tilan Laskutuksen näkymän Maventa kautta.