Tässä kappaleessa käydään läpi ne ostotilausten valikoista löytyvät toiminnot. Tärkeimmät niistä on ohjeistettu tarkemmin tämän oppaan aiemmissa luvuissa.

Toiminto

Selite

Tietojen tuonti

Voit tuoda ostotilauksiin tietoja toisesta järjestelmästä. Toimintoon liittyvät optiot ovat vastaavat kuin on kuvattu Myyntitilausten käsikirjassa, mutta varaston osalta päivitetään Tulossa-saldoa ja tietoja haetaan asiakaskortiston sijasta toimittajakortistosta.

Toimitusnro on pakollinen tieto, ellei optiota Älä huomioi toimituksia ole valittu. Ohjelma ilmoittaa, mikäli tiedostossa ei ole kyseistä kenttää.

Ohjelma kirjoittaa lokia perustetuista tuotteista ..\NOVA\YR-hakemistoon nimellä OT_uudet_tuotteet.txt.

Tietoja voi tuoda myös räätälöidyn skriptin avulla. Tällöin sisäänluettavalle tiedolle pystytään tekemään muokkaavia toimenpiteitä.

Tietojen tuonti vaatii Tiedonsiirto-lisenssin (WSR). Tiedonsiirto-käsikirjasta löydät tietuekuvaukset.

Ks. myös kohta Ostotilausten tuonti.

Tietojen vienti

Ostotilauksista voi muodostaa tiedoston, jonka avulla tietoja voidaan siirtää. Toimintoon liittyvät optiot ovat vastaavat kuin on kuvattu Myyntitilausten käsikirjassa.

Jos ostotilauksesta on muodostettu vientiaineisto ja tilausta

muokataan vielä sen jälkeen, ohjelma ilmoittaa, että tilauksesta on jo

muodostettu vientiaineisto.

Vaihda laji

Toiminnon kautta voit muuttaa tilauksen lajista toiseen, esimerkiksi tarjouspyynnön tilaukseksi. Lajin vaihdon voit kohdistaa koko tilaukselle tai vain tietyille positioille. Samalla saat halutessasi muutettua päivämäärää valitsemalla Päiväys-kentän edessä olevan ruudun ja poimimalla/syöttämällä uuden päiväyksen. Säilytä alkuperäinen -optiolla saat säilytettyä alkuperäisen tilauksen/position omassa lajissaan.

Mikäli haluat siirtää uudelle lajille myös toimitustiedot, aktivoi asetus Siirrä toimitukset. Optiota Siirrä toimitukset voit käyttää vain silloin, kun optio Säilytä alkuperäinen EI ole valittuna.

Mikäli haluat kopioida tilauksen viestin sellaisenaan myös uuteen lajiin, valitse optio Kopioi tilauksen viesti. Valintasi tämän option ja kyseisen yrityksen osalta jää muistiin.

Toiminnolla tehdyn uuden tilauksen/tarjouspyynnön tuotteille tehdään E-ryhmä tarkistus. Mikäli tilauksella/tarjouspyynnöllä on E-ryhmän tuotteita antaa ohjelma siitä ilmoituksen ja voit valita kopioidaanko tilaukselle E-ryhmän tuoterivit vai ei. E-ryhmä tarkistusta EI tehdä silloin jos alkuperäinen tilaus/tarjouspyyntö siirretään sellaisenaan toiseen lajiin tai jos käytetään positiorajausta.

Vaihda laji toiminnossa rivin ERA (=erä) kentän tieto kopioidaan uudelle tilaukselle vain silloin jos tarjouspyyntö siirretään tilauslajiin optiolla Säilytä alkuperäinen.

Tilausehdotukset

Tällä toiminnolla voit muodostaa ostotilaukset automaattisesti myyntitilauksista, varastokirjanpidosta tai käsin syötettyjen tilausehdotusten pohjalta. Toiminto on selitetty tarkemmin kohdissa Ostotilausten luonti ostotarpeista sekä Ostoehdotusten manuaalinen syöttö.

Hyväksy toimitus

Toimituksen hyväksyminen. Tämän toiminnon avulla voit hyväksyä toimituksen saapuneeksi. Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+H. Lisätietoa luvussa Ostotilausten saavuttaminen.

Rivin toimitustiedot

Näyttää rivin toimitustiedot.

Peru toimitus

Tällä toiminnolla voit perua toimituksen.

Rakenne ja työvaiheet

Tämän toiminnon avulla voit tarkastella tilausriviltä valitun tuotteen tuoterakennetta ja purkaa tarvittaessa tuotteen rakenteen tilausriveille.

Reklamaatiot

Tästä pääset syöttämään ostotilaukseen liittyvän reklamaation. Reklamaatioita on käsitelty tarkemmin Varastokirjanpidon käsikirjassa.

Tuotekysely

Avaa tuotekyselyohjelman. Ohjelman tarkempi kuvaus löytyy Varastokirjanpidon käsikirjasta.

Poista tapahtumia

Toiminnon avulla voidaan poistaa vanhoja ostotilauksia. Toiminto on peruuttamaton ja sen voi suorittaa vain pääkäyttäjä.

Tilaustarkistus

Tämän toiminnon avulla voit tarkastaa tilausten oikeellisuuden tietyltä tilausnumeroväliltä. Toiminto tarkastaa mm. toimitusaikojen oikeellisuuden. Ks. kohta Tilaustarkistus.

Kulukohdistus

Toiminnon avulla voit jyvittää kuluja saapumiserälle. Ks. kohta Kulukohdistus.

Vaihda yritys

Ohjelma sulkeutuu ja voit avata ohjelman aloitusnäkymän kautta toiseen yritykseen.

Lopeta

Ostotilaukset-ohjelma sulkeutuu. Visma Nova jää käyntiin.

Lopeta ja kirjaudu ulos

Kaikki työasemassa auki olevat Visma Nova -ohjelmat sulkeutuvat.

Tilauksen luontitoimintoja on kuvattu tarkemmin luvussa Ostotilauksen syöttö.

Toiminto

Selite

Uusi

Toiminnolla luot uuden tilauksen. Pikavalinta toiminnolle on F6. Tilauksen syöttö on käyty läpi luvussa Ostotilauksen syöttö.

Uusi kopioiden

Tällä toiminnolla teet uusia tilauksia näytössä olevan tilauksen pohjalta. Voit itse valita kuinka monta kopiota ohjelma tekee ja kopioiko ohjelma otsikkotietojen lisäksi tilausrivit.

Optiolla Toimitusajat saat kopioitua uudelle tilaukselle myös toimitusaikatiedot; ilman optiota ohjelma laskee uuden tilauksen toimitusajan ohjaustietojen toimitusaikaehdotuksen perusteella.

Päivitä tiedot optiolla uudelle tilaukselle päivitetään seuraavat tiedot tallennushetken mukaan: Yläosan tiedoista päivitetään: Toimittajatiedot ja Toimitustiedot, Maksuehto, Toimitustapa, Tilaaja, Toimitusehto, Kuljettaja, Viitteenne, Rahdinkuljettaja ja Kielikoodi. Rivillä päivitetään: Nimike, Lisänimike, A-hinta, Ale prosentit, Tili, Alv%, Kustannuspaikka, Mitat, Versio, Piirnro, Viite, Per, TXT, Väri, Piste, Tehdas ja Hyllypaikka.Valuuttamääräiselle tilaukselle valuuttakurssi päivitetään uusimman valuuttakurssin mukaan.

HUOM! Päivitä tiedot optio EI tee päivityksiä puretuille rakenteille (päätuote + rakennerivit)

Päivitä tiedot optiota EI voi käyttää silloin jos kopioimalla luodaan useampi tilaus samalla kertaa.

Uusi kopioiden toiminnolla tehdyn uuden tilauksen/tarjouspyynnön tuotteille tehdään E-ryhmä tarkistus. Mikäli tilauksella/tarjouspyynnöllä on E-ryhmän tuotteita antaa ohjelma siitä ilmoituksen ja voit valita kopioidaanko E-ryhmän tuoterivit vai ei. E-ryhmä tarkistusta EI tehdä silloin jos toiminnolla luodaan kerralla useampi tilaus/tarjouspyyntö.

Pikavalinta toiminnolle on Shift+F6. Uuden tilauksen tietueen tapahtumiin päivittyy tieto kopioinnista.

Poista

Poistaa aktiivisena olevan tilauksen tietokannasta. Pikavalinta toiminnolle on F7. Ohjelma varmistaa toiminnon. Poistaessasi viimeistä tilausta ohjelma kysyy lisäksi, päivitetäänkö numerosarja. Jos päivität sarjan, saat poistetun tilausnumeron uudelleen käyttöösi.

HUOM! Kokonaan tai osittain saavutetun/laskutetun tilauksen poistaminen ei ole mahdollista ennen kuin tapahtumat on peruttu.

Muokkaa

Vaihtaa näytön muokkaustilaan, jossa voit muokata tilauksen tietoja. Pikavalinta toiminnolle on F11.

Alkuarvot uudelle

Vaihtaa näytön alkuarvotilaan, jossa voit määrittää tilauksen yläosan kenttiin oletusarvoja, jotka ilmestyvät uuteen tilaukseen.

Lisää toimittaja

Tällä toiminnolla voit lisätä uuden toimittajan Toimittajakortistoon, ks. kohta Toimittajien käsittely. Tarkemmat tiedot voit syöttää Toimittajakortiston kautta.

Lisää nimike

Tällä toiminnolla voit lisätä uuden nimikkeen Varastokirjanpitoon. Perustetun nimikkeen tietueen tapahtumiin tulee merkintä siitä, että nimike on luotu Ostotilaus-ohjelmassa. Tarkemmat tiedot voit syöttää Varastokirjanpidon kautta.

Syötä loppusumma

Tällä toiminnolla voit antaa tilauksen loppusumman siten, että se jyvitetään tasaisesti tilausriveille. Ks. kohta Loppusumman jyvitys.

Valuuttamuunnos

Tämän toiminnon kautta voit antaa tilaukselle toisen valuutan, jolloin ohjelma muuttaa tilausrivien summat uudelle valuutalle, käyttäen ikkunan valuuttakerroin kentässä annettua kerrointa.

Muuta toimitusaika

Tämän avulla voit muuttaa tilauksen toimitusajan (myös riveille).

Muuta varastopaikka

Toiminnon avulla voit muuttaa tilauksen kesken-tilalla oleville riveille varastopaikan. Varastopaikka ei muutu riveille, joille on jo tehty saapumisia.

Toiminnolla ei voi muuttaa varastopaikkaa tilaukselle, jonka tila TOIMITETTU tai LASKUTETTU.

Merkitse laskutetuksi

Tällä toiminnolla päivität ostotilauksen toimitettujen ja osatoimitettujen rivien Rivin toimitustiedot -ikkunaan kenttään Kdi arvoksi 2 (laskutettu) niille toimitustietoriveille, joilla se on 1 (toimitettu).

Toimintoa voit käyttää silloin, kun ostotilausta vastaava ostolasku on otettu vastaan verkkolaskuna ostoreskontraan. Toimintoa ei suositella käytettäväksi muutoin!

Jako toimitusviikottain

Toiminnon avulla voit jakaa useammaksi tilaukseksi sellaisen ostotilauksen, jolla on saapumisia useammalla viikolla. Uudet tilaukset generoituvat saapumisviikottain ja niille kopioituu kyseisellä viikolla saapuvat tuotteet.

HUOM! Toiminto käsittelee vain rivit, joilla on tuotekoodit. Toimintoa suositellaan käytettäväksi ainoastaan KESKEN-tilalla oleviin ostotilauksiin. Jos tilaukselle, jolle toiminnon haluat suorittaa, on jo tehty toimituksia. Tulee kyseiset rivit olla kokonaan toimitettuja, ennen kuin Jako toimitusviikottain -toimintoa käytetään.

Päivitä Intrastat tiedot

Toiminnolla voit tarvittaessa päivittää tilausrivien Intrastat-ikkunoihin muutetut tiedot tuotteen tullaustiedoista/toimittajakortistosta.

Haku- ja näkymätoimintoja on kuvattu tarkemmin Käyttäjän perusoppaassa.

Toiminto

Selite

Etsi

Hakutilassa voit etsiä tietoja sekä tilauksen ylä- että alaosan tiedoilla. Ne tilausrivien kentät, joilla hakuja voi tehdä, korostetaan vihreällä.

Etsi EAN-koodilla

Voit tehdä hakuja EAN-koodin avulla.

Etsi kaikista lajeista

Toiminnolla voi etsiä tilausta kaikista tilauslajeista, joihin sinulla on

oikeus. Ohjelma hakee näyttöön etsimäsi tilauksen siitä lajista josta se

löytyy.

Ensimmäinen

Hakee ensimmäisen tilauksen Ostotilaukset-ikkunaan.

Edellinen

Hakee edellisen tilauksen ikkunaan. Pikavalinta toiminnolle on F3.

Seuraava

Hakee seuraavan tilauksen ikkunaan. Pikavalinta toiminnolle on F4.

Viimeinen

Hakee viimeisen tilauksen ikkunaan.

Lista

Näyttää haetut tilaukset listamuodossa omassa ikkunassaan. Pikavalinta toiminnolle on F5.

Ctrl+A toiminnolla listaan päivittyy tilaukset kaikista tilauslajeista, joihin sinulla on oikeus. Tuplaklikkaamalla tilausnumeroa taulukossa, ohjelma taustalla aukeaa kyseiseen tilaukseen.

Tallenna näkymä

Tällä toiminnolla voit tallentaa hakuehtoja.

Poista näkymä

Poistaa aktiivisena olevan tallennetun näkymän. Oletusnäkymiä ei voi poistaa.

Toiminto

Selite

Tietueen tiedot

Toiminnolla avautuu ikkuna, josta näet tietueen perustamis- ja muokkauspäivän sekä perustajan ja muokkaajan käyttäjätunnuksen. Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+F10.

Tietueen tapahtumat

Tietueen tapahtumista näet, milloin, miten ja kenen toimesta valittuna olevaa tilausta on muokattu.

Viesti ja lisätiedot

Näyttää/piilottaa tilauksen viestin ja lisätiedot. Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+I.

Itse määriteltävät tiedot

Itse määriteltävistä tiedoista voit lisätä tietokantaan kenttiä tilauksen yläosan tietoihin, esim. jos tarvitaan tilauskohtaisesti jotain sellaista tietoa, jolle ei löydy omaa kenttää ohjelmasta. Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+F8.

Lisäkulut

Näyttää ostotilaukselle kohdistetun ostolaskun rivin tiedot.

Toimittajatiedot

Toiminnon avulla saat näkyviin valittuna olevan tilauksen toimittajan toimittajatiedot. Pikavalinta toiminnolle on Shft+F11.

Nimiketiedot

Toiminnon avulla saat näkyviin tilausriveillä valittuna olevan tuotteen tuotetiedot. Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+F11.

HUOM! Nimiketiedot-ikkunassa näet aina viimeisimmän ostohinnan keskihinnan. Nimikeapu-ikkunasta sen sijaan näet aktiivisen rivin varastopaikkakohtaisen keskihinnan.

Nimikelista

Näyttää nimikkeet listamuodossa. Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+N.

Tuotemuokkaus

Tuotemuokkaus-ikkunassa voit muokata tuotteen perustietoja listanäkymässä ostotilauksista käsin. Tuotemuokkaus sallitaan aloitusnäkymän käyttäjähallinnassa yritys- ja käyttäjäkohtaisesti.

Kuljetus- ja remburssitiedot

Voit lisätä tilaukselle informatiivisia tietoja liittyen kuljetuksiin ja rembursseihin. Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+K.

Jos WIN-lisenssi on aktivoitu, voit ylläpitää tietoja kentissä Liikelaji, Kuljetusmuoto ja 3kanta. Mikäli kenttä 3kanta on aktivoitu tilaukselle, kyseisen tilauksen rivit eivät tule Intrastat-raportille, vaikka tuonti olisi EU-maasta. Ohjelma tuo ohjaustiedoista oletusliikelajin ja -kuljetusmuodon tähän ikkunaan. Jos muutat KESKEN-tilassa olevan tilauksen Kuljetus ja remburssitiedot -ikkunassa kenttien Liikelaji ja/tai Kuljetusmuoto tietoja, ohjelma kysyy, päivitetäänkö tiedot myös riveille. Vastatessasi Kyllä tiedot päivittyvät kyseisiin kenttiin, jotka saat näkyviin Intrastat-painikkeella.

Rivin lisätiedot

Näyttää valitun rivin lisätiedot kuten painon ja tilavuuden.

Kokolajitelmat

Näyttää valitun rivin kokolajitelmatiedot, mikäli rivillä olevalla tuotteella on kokolajitelma. Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+O.

Myyntitilaukset

Näyttää, mistä myyntitilauksista ostotilausrivit on muodostetttu.

Linkit

Toiminnolla lisäät ja poistat tilauksen linkkejä. Tuotteisiin voit kytkeä linkkejä varastokirjanpidon kautta.

Toiminto käydään tarkemmin läpi Käyttäjän perusoppaassa. Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+J.

Pikavalinnat | Tuote-toimittajaosto

Avaa Toimittajatiedot-ikkunan ja näyttää tilauksen toimittajan Tuotemyynti-välilehden. Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+F8.

Muistilappu

Toiminto avaa aktiivisena olevan ostotilauksen muistilapun. Voit syöttää muistilappuun yrityksen sisäiseksi tiedoksi tarkoitettua tekstiä.

HUOM! Ostotilauksen muistilapun teksti kopioituu sähköpostikuittaus-toiminnolla muodostettuun sähköpostiin.

Tilauksen toimitustiedot

Ikkunassa näet tilauksen saapuneiden/osittain saapuneiden rivien toimitustiedot. Tietoja ei voi muokata.

Ikkunassa käytettävissäsi ovat lisäksi toiminto Näytä | Sarjanumerot, joka näyttää valittuna olevan rivin sarjanumerot. Toiminto näkyy harmaana, mikäli rivillä ei ole toimitettu sarjanumeroita.

Toiminto

Selite

Taulukkomäärit­telyt

Taulukkomäärittelyiden avulla voit muokata kenttien ja sarakkeiden ulkoasua Ostotilaukset-ohjelmassa.

Sähköpostikuittaus

Tämän toiminnon kautta pääset määrittelemään, että ostotilauksen hyväksymisestä toimitetaan ilmoitus sähköpostiin. Ks. kohta Asetukset.