Toiminto

Selite

Tietojen tuonti

Tiedot voidaan tuoda toisesta yrityksestä tai ohjelmasta. Tämä toiminto vaatii Tiedonsiirtolisenssin (WSR). Tuontimuodosta ja muusta tarvittavasta löydät lisätietoja Tiedonsiirron käsikirjasta. Tietojen tuonti –valinnan kautta tuot ostoreskontraan myös Finvoice-muotoisen verkkolaskuaineiston. Saat verkkolaskutoiminnot käyttöösi aktivoimalla lisenssin WEI. Ominaisuudesta on kerrottu tarkemmin luvussa Tietojen tuonti.

Tietojen vienti

Toiminnolla voidaan muodostaa tiedosto, jonka avulla tiedot saadaan siirrettyä toiseen järjestelmään. Tiedonvienti vaatii Tiedonsiirtolisenssin (WSR). Tiedonsiirtokuvaus on saatavissa Visma Nova -ohjelmien asiakaspalvelusta.

Vaihda laji

Vaihtaa kohdalla olevan maksun lajin nykyisestä valittuun sekä samalla halutessasi myös maksun päiväyksen. Maksu saa uudessa lajissa uuden tositenumeron. Aktiivisen maksun voi valita jäämään myös alkuperäiseen lajiinsa. Voit käyttää lajin vaihtoa apuna esimerkiksi silloin, kun olet syöttänyt maksun vahingossa väärään lajiin. Tällöin sinun ei tarvitse kirjata maksua uudelleen.

Kohdista saapumiserälle

Toiminnon avulla voidaan syötetty ostolasku kohdistaa saapumiserään. Kohdistus muuttaa saapumiserän keskihintaa ja halutessasi myös edellistä ostohintaa. Toiminnosta on kerrottu tarkemmin kohdassa Lisäkulujen kohdistus saapumiserälle.

Suoritus

Maksuerän kuittaus maksetuksi tapahtuu tästä. Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+U. Toiminnosta on kerrottu tarkemmin luvussa Maksujen suorittaminen.

Lukitse

Maksut voidaan lukita tarpeen vaatiessa, jolloin niihin ei voida enää tehdä muutoksia. Lukitusikkunassa annetaan päivämäärä, mihin asti maksut lukitaan. Toiminto on peruuttamaton, joten käytä sitä varoen ja ota aina varmuuskopio ennen lukituksen suorittamista. Toiminnosta on kerrottu tarkemmin kohdassa Laskujen lukitseminen.

Reskontratarkistus

Toiminnon avulla voit tarkistaa reskontrassa mahdollisesti olevat puutteet. Ominaisuus tarkistaa ostolaskun summan ja tiliöintisumman yhteneväisyyden, tiliöintitilien olemassa olon tilikartassa sekä maksun suorituksen oikeellisuuden.

Ajon voit suorittaa esimerkiksi aina kuukauden lopussa. Toiminnosta on kerrottu tarkemmin luvussa Reskontran täsmääminen.

Poista tapahtumia

Voit poistaa toiminnolla ostolaskuja ohjelmasta numero-, laji- ja päivämäärärajauksella.

Pika-arkistointi

Toiminto liittyy sähköiseen arkistointiin ja vaatii toimiakseen lisenssin WEF. Laskusta arkistoidaan tosite ja skannattu laskuliite. Lisätietoja löydät Elektronisen arkistoinnin käsikirjasta.

HUOM! Mikäli Visma Document Centeriä ei ole asennettu samalle koneelle, jolta pika-arkistointi tehdään, tulee Visma Document Centerin dokumenttihakemisto olla yhdistettynä verkkoasemaan kyseisellä koneella. Muutoin Visma Document Centerin tiedostoja ei löydy eikä niitä pystytä arkistoimaan.

Vaihda yritys

Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+F9. Toimintoa käytetään pääasiassa silloin, kun ostolaskuja syötetään useammalle yritykselle eli käytössä on moniyrityskäsittely. Toiminto sulkee tietokannan ja avaa aloitusnäkymän, josta valitaan seuraava yritys, jonka ostoreskontraa halutaan käsitellä.

Jos teet muutoksia ohjaustietoihin ja joudut täten käynnistämään ohjelman uudelleen, voit käyttää Vaihda yritys -toimintoa. Tällöin sinun ei tarvitse käynnistää ohjelmaa erikseen uudelleen.

Lopeta

Toiminto, joka lopettaa vain ostoreskontraohjelman, mutta ei sulje Visma Novaa.

Lopeta ja kirjaudu ulos

Toiminto sulkee kaikki Visma Nova -ohjelmat kyseiseltä työasemalta.

Toiminto

Selite

Uusi

Muodostaa valittuun lajiin uuden maksun, joka saa seuraavan vapaan tositenumeron numerosarjojen mukaan. Maksujen syöttö on kuvattu luvussa Ostolaskujen syöttö ja ylläpito.

Pikavalinta toiminnolle on F6.

Uusi kopioiden

Kopioi aktiivisen maksun uudeksi maksuksi samaan tositelajiin. Tosite saa samat toimittaja-, summa- ja maksuehtotiedot, kuin se maksu, mistä kopiointi tehtiin. Päiväys muuttuu kuluvaksi päiväksi. Toiminto on kuvattu tarkemmin kohdassa Uusi kopioiden.

Pikavalinta toiminnolle on Shft+F6. Uuden maksun tietueen tapahtumiin päivittyy tieto kopioinnista.

Poista

Poistaa aktiivisen maksun lopullisesti. Toimintoa ei voi perua. Kyseinen tositenumero poistuu, jollei sitä käytetä uudelleen muuttamalla numerosarjoja siten, että uusi maksu saa poistetun numeron.

Käyttäjä saa poistovaiheessa ilmoituksen, mikäli poistettava maksu on jo viety kirjanpitoon. Poistaminen on silti mahdollista.

Pikavalinta toiminnolle on F7.

Muokkaa tietuetta

Toiminnolla saat ruudulla näkyvän maksun muokkaustilaan, jolloin voit muokata sen tietoja.

Pikavalinta toiminnolle on F11.

Tallenna tietue

Tallentaa muokattavan tietueen. Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+S.

Uusi toimittaja

Tällä toiminnolla voit lisätä toimittajakortistoon uuden toimittajan. Tarkemmat tiedot saat lisättyä myöhemmin toimittajakortistossa.

Uusi toimittaja saa seuraavan vapaan toimittajanumeron numerosarjojen mukaan. Lisätietoa toimittajatiedoista löydät Asiakkuuden hallinnan käsikirjasta.

Palauta kiertoon

Toiminto palauttaa hyväksyntälistalla Hylätty-tilassa olevan maksun takaisin Kierrossa-tilaan.

Lue pankkiviivakoodi

Luo uuden maksun laskun pankkiviivakoodista, ks. kohta Laskun syöttö viivakoodilukijalla. Toiminto vaatii viivakoodilukijan. Jos maksu on muokkaustilassa ja luet viivakoodin, muokattavana olevan maksun tiedot korvataan luetuilla tiedoilla.

Pikavalinta toiminnolle on F10.

Toiminto

Selite

Etsi

Tällä komennolla voit hakea haluamasi maksun. Hakukriteereinä voit käyttää kaikkia niitä kenttiä, jotka ovat valittavissa hakutilassa. Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+F2.

Ensimmäinen

Hakee ensimmäisen maksun siitä lajista ja näkymästä, jotka ovat valittuina.

Edellinen

Hakee ruudulla olevaa maksua edeltävän maksun ikkunaan. Pikavalinta toiminnolle on F3.

Seuraava

Hakee ruudulla olevaa maksua seuraavan maksun ikkunaan. Pikavalinta toiminnolle on F4.

Viimeinen

Hakee viimeisen maksun ikkunaan siitä lajista ja näkymästä, jotka ovat valittuina.

Tallenna näkymä

Tällä toiminnolla voit tallentaa hakuehtoja. Tällöin voit myöhemmin hakea hakutulokseen täsmäävät maksut kätevästi näkymää vaihtamalla. Näkymien ylläpito on käyty tarkemmin läpi Käyttäjän perusoppaassa.

Poista näkymä

Poistaa aktiivisena olevan tallennetun näkymän. Oletusnäkymiä ei voi poistaa.

Toiminto

Selite

Tietueen tiedot

Tietueen tiedoista selviää, milloin maksu on luotu ja kenen toimesta sekä viimeisin tietueen muuttaja ja muutospäivä. Perustajan ja muuttajan tiedot tulevat käyttäjätunnuksista.

Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+F10.

Tietueen tapahtumat

Tietueen tapahtumat -ikkunasta näet ostolaskun käsittelystä tallentuvia lokitietoja. Siitä selviää myös, kuka maksua on muokannut.

Tilien saldot ja viim. tapahtumat

Avaa pankkitilien saldojen ja viimeisten tapahtumien noutoikkunan. Tarkempia tietoja ikkunan käytöstä löytyy tästä oppaasta: Pankkitilin saldojen ja viimeisten tapahtumien nouto.

Tilien saldot

Saldotiedoista näet yrityksen pankkitilien saldot. Tämä edellyttää, että saldot on tuotu koneelle pankkiohjelmasta. Saldopolut voit määritellä Saldotiedosto-soluun, kun valitset aloitusnäkymässä

| Asetukset | Yritystiedot | Pankkitilit.

Maksuluettelo

Maksuluettelossa näkyvät kaikki suorittamattomat maksut valitun näkymän mukaan. Näkymän voit vaihtaa Näkymä-pudotusvalikosta. Taulukko voidaan järjestää minkä tahansa kentän mukaan napauttamalla hiirellä kyseistä otsikkoa.

Maksuerä

Maksuerä-ikkunassa voit selata tehtyjä maksueriä ja tarvittaessa palauttaa LMP-tilassa olevan maksuerän kirjatuksi.

Tiliote

Tiliote on nopea tapa tarkastella yksittäisen toimittajan tilannetta. Voit valita ikkunassa toimittajan ja päiväyksen, josta lähtien tapahtumia aletaan tutkia. Saat rajattua maksut eri näkymin, joita ovat avoimet, kaikki ja suoritetut maksut.

Voit hakea toimittajan numerolla tai nimellä. Lisäksi voit hakea toimittajan toimittajalistan avulla.

Tiliote näyttää ostojen kokonaissumman (valitusta päivästä lähtien), avoinna olevat maksut, näiden maksujen tositenumerot, summat ja muut tiedot. Tiliote näyttää tiedot myös näiden maksujen suorituksista.

Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+T.

Toimittajalista

Toimittajalista näyttää kaikki ohjelmaan perustetut toimittajat. Listasta voidaan hakea toimittaja numerolla tai nimellä. Lisää tietoa asiakas-/toimittajalistasta löydät Käyttäjän perusoppaasta.

Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+A.

Toimittajatiedot

Tästä ikkunasta näet maksulla olevan toimittajan tiedot. Lisää tietoa näytöstä löydät Käyttäjän perusoppaasta.

Suoritukset

Toiminto näyttää aktiivisen maksun suoritukset. Jos maksulla ei ole suoritusta, voit kirjata sen tätä kautta manuaalisesti. Pikavalinta toiminnolle on F8 ja löydät siitä tietoja myös kohdasta Suoritusten tarkastelu ja ylläpito.

Täällä voit myös syöttää uusia suorituksia sekä muokata aiemmin syöttämiäsi, mutta lukitun maksun suoritusta ei kuitenkaan sallita. LMP-tilassa olevan laskun katselu tämän toiminnon kautta on myös estetty.

Muistilappu

Toiminto avaa aktiivisena olevan maksun muistilapun. Voit syöttää muistilappuun vapaavalintaista tekstiä ostoreskontran tai ostolaskujen kierrätyksen kautta. Muistilappuikonissa on punainen huutomerkki, jos maksun muistilappuun on syötetty tekstiä, ja ikoni näkyy tällöin myös Tosite-kentän vieressä. Ikonia napauttamalla saat tositteeseen liitetyn tekstin näkyviin ja muokattavaksesi.

Hyväksyntälista

Toiminto näyttää hyväksyntälistalla olevat henkilöt. Ominaisuus liittyy Ostolaskujen kierrätys –ohjelmaan.

Linkit

Tällä toiminnolla voit kytkeä kohdalla olevaan maksuun tai sen toimittajanumeroon yhden tai useamman linkin. Linkki voi olla mikä tahansa tiedosto, esimerkiksi tiedostomuodossa oleva ostolasku tai muu toimittajan tieto. Voit poistaa ja lisätä linkkejä, järjestää niitä haluamaasi järjestykseen ja valita kuvakkeiden koon. Lisätietoja Linkit-toiminnosta löydät Käyttäjän perusoppaasta.