Henkilötiedot-ikkunan Muokkaa-valikosta löytyy useita toimintoja: uuden henkilön perustaminen, henkilön poistaminen ja henkilönumeron vaihtaminen.

Henkilöhistoriatietoja voit ladata, tallentaa ja poistaa. Henkilöhistoriatietoihin tallentuvat kaikki henkilön tiedot. Tallennetut henkilöhistoriatiedot näet, kun valitset Henkilötiedot-ikkunassa ensin henkilön ja tämän jälkeen valitset valikosta Tiedosto | Henkilöhistoria.

Huom! Älä lataa tai poista henkilöhistoriatietoja ilman pätevää syytä. Tallenna nykyiset henkilötiedot ennen kuin lataat vanhat henkilötiedot valitun henkilön nykyisten tietojen päälle. Muuten tiedot katoavat!

Henkilöhistoriatietoihin pääset myös valitsemalla Henkilötiedot-näytöllä Tiedosto | Henkilöhistoria. Näytölle avautuu sen henkilön historia, jonka olet valinnut henkilötiedoista.

Palkanlaskennan ohjaustiedoissa voit valita option Käytä henkilöhistorian tallennusta. Kun olet valinnut tämän option, ohjelma varmistaa, haluatko tallentaa henkilön vanhat tiedot henkilöhistoriatietoihin. Kun tallennat henkilön vanhoja tietoja henkilöhistoriatietoihin, määrittele alkupäivämäärä ja loppupäivämäärä ja tallenna tämän jälkeen tiedot OK-painikkeen avulla. Ohjelma varmistaa vielä kertaalleen käyttäjältä, että päivämäärät ovat oikein. Alkupvm-kenttä kertoo mistä lähtien ja Loppupvm-kenttä mihin asti tallennetut tiedot ovat olleet voimassa.

Näytä | Henkilötiedot | Muokkaa | Työsuhderekisteri –valinnan kautta voit tallentaa työsuhteen alkamis- ja lopettamispäivämäärät. Työsuhderekisteristä näet henkilöittäin eri työsuhteiden pituudet, työsuhdetyypit, poissaolot jne. Työsuhderekisteri on hyvä ominaisuus sesonkityötä tekevien henkilöiden työsuhteiden kestojen tallentamiseen. Työsuhderekisterin tietoja käytetään mm. ay-palkkatodistuksen tulostuksessa. Voit tulostaa palkanlaskennan pääruudun kautta myös erillisen työsuhderaportin valitsemalla Raportit | Muut raportit | Työsuhde.

Merkitse yhdelle riville vain yksi TyEL- tai poissaolotyyppinen tapahtuma.

Yleiset- ja Lisätiedot-välilehdeltä näet henkilön henkilötiedoissa määritellyt tiedot, joita et voi muokata työsuhderekisteristä käsin.

Työsuhderekisterin avulla hallitset työntekijöiden eläkevakuutuksiin liittyviä tapahtumia.

Työsuhde:

Kenttä

Selite

Henkilö

Henkilönumeron voit valita pudotusvalikosta tai jos käytät ruutua kelluvana ikkunana, ohjelma hakee sen henkilön työsuhdetiedot esille, jota olet käsittelemässä palkanlaskennassa.

Aloituspvm

Syötä kenttään kunkin työsuhteen alkamispäivämäärä.

Lopetuspvm

Syötä kenttään kunkin työsuhteen loppumispäivämäärä.

Tyyppi

Syötä kenttään työsuhteen laatu: määräaikainen tai toistaiseksi. Tietoa käytetään ay-palkkatodistuksella.

Palkkausperuste

Palkkausperustetta käytetään ay-palkkatodistuksella

Enimmäistyöaika

Tietoa käytetään ay-palkkatodistuksella.

Vapaa teksti

Tähän kenttään voit syöttää vapaata tekstiä työsuhteesta.

Työehtosopimus

Työehtosopimusteksti tulostuu ay-palkkatodistukselle.

Työsuhteita voi olla useita. Työsuhteessa tapahtuvat muutokset määrittelet työsuhteen riveillä.

Työsuhteen muutokset.

Työsuhderivit:

Kenttä

Selite

Alkupvm

TyEL-työsuhteen alkupäivämäärä tai poissaolon alkupäivämäärä. Viimeisin määritelty alkupäivämäärä tulostuu eläkevakuutusilmoitukselle työsuhteen aloittamispäiväksi.

Loppupvm

TyEL-työsuhteen loppupäivämäärä tai poissaolon loppupäivämäärä. Viimeisin määritelty loppupäivämäärä yhdessä Tyyppi-määrittelyn (päättymisilmoitus) kanssa tulostuu TyEL-ilmoitukselle loppupäivämääräksi. Ansio lasketaan alku- ja loppupäivämäärän mukaisesti.

Tyyppi

Alkamisilmoitus: tulostuu TyEL-ilmoitukselle

Vuosiansioilmoitus: ei käytetä, ohjelma muodostaa automaattisesti

Päättymisilmoitus: merkitse työsuhteen päättyminen, tulostuu TyEL-ilmoitukselle

Siirto: automatiikkaa ei ole käytettävissä toistaiseksi

Jätä tyhjäksi, mikäli tietoa ei TyEL-ilmoitukselle tulosteta.

Päättymissyy

Määrittele lisätiedoksi vuosi-ilmoitukselle

Normaali

Siirto toiseen vakuutukseen: ei tukea

Vanhuuseläke

Siirto: Ei tukea

Muu

Poissaolotyyppi

TyEL-ilmoitukselle ei ole tukea tällä hetkellä. Voidaan määritellä informatiiviseksi tiedoksi.

Rivi

Ohjelman sisäinen rivinumerointi, jota ei tule muokata.

Selite

Vapaa selite.

Uusi

Pudotusvalikosta voit valita ohjaustiedoissa perustetut eläkevakuutukset.

Ilmoitettu

Kun tieto on kerran tulostettu TyEL-aineistoon, ohjelma merkitsee tiedon ilmoitetuksi. Valinta on mahdollista ottaa pois, jolloin voit uudelleentulostaa tiedon.

Koulutusrekisterissä voit määritellä koulutuksen tyypin ja syöttää henkilön taakse tietoa käydyistä koulutuksista ja kursseista sekä tulostaa koulutusrekisterin joko koulutustyypin mukaan tai henkilöittäin. Perusta tarvitsemasi koulutustyypit selitteineen Koulutusrekisteri-ikkunan Muokkaa | Koulutustyypit -valikossa.

Voit tulostaa koulutusrekisterin Tulostus-valikosta koulutusrekisterin kurssityypeittäin tai henkilöittäin ja rajata tulostusta vain aktiivisiin henkilöihin.

Huom! Kun lisäät koulutusrekisteriin rivejä, muista napauttaa syötettyjen rivien alla olevaa tyhjää riviä, jotta syötetyt rivit tallentuvat.

Valitsemalla Henkilötiedot-ikkunassa Muokkaa | Henkilöroolit voit määritellä henkilölle tarvittavat roolit esim. matkalaskujen käsittelyyn tai varastokirjanpitoon sekä esimies-roolit.

Napauta alemmasta ikkunasta haluamasi rooli aktiiviseksi ja paina Valitse. Rooli siirtyy ylempään ikkunaan. Tallenna tiedot painamalla OK.

Poista rooli valitsemalla ylemmästä ikkunasta haluttu rooli aktiiviseksi ja painamalla Poista. Tallenna Tallenna-painikkeella.

Henkilöroolien ylläpito.

Näytä | Henkilötiedot | Muokkaa | Esimiessuhteet -valikossa voit määritellä henkilörooleissa määritellyille esimiehille alaiset, joiden kalentereihin henkilötiedoissa valitulla henkilöllä on oikeus tehdä muutoksia Kalenteri-ohjelmassa. Ominaisuus vaatii Kalenteri-lisenssin (WCA).

Esimiehen määrittäminen henkilötietoihin.

Valitse esimies ja sen jälkeen ruudun vasemmasta osiosta henkilölle alaiset.

Valitse Alaiset-ruutuun henkilöt, joiden kalenteria ko. henkilöllä on oikeus muokata. Napauta vasemmasta ruudusta aktiiviseksi henkilöt ja paina > (nuoli oikealle), jolloin henkilö siirtyy oikeanpuoleiseen ruutuun.

Valitsemalla Henkilötiedot-ikkunassa Näytä | Tietueen tiedot voit selvittää henkilön perustajan ja ajankohdan sekä kuka tietoja on viimeksi muuttanut. Epäselvissä tapauksissa voit jäljittää tietojen muuttumisen ajankohdan ja tekijän.

Henkilötiedot-ikkunan Näytä | Henkilöprofiili toimii samoin kuin asiakaskortiston asiakkaan Profiili-toiminto. Syötä tiedot ja paina Tallenna.

Henkilöprofiili-ruudun välilehdille voit tallentaa työntekijään liittyvää tekstityyppistä tietoa. Muut kentät toimivat tietojen tallennuspaikkana. Jos tallennat Tärkeää!-välilehdelle tietoa, ilmoittaa ohjelma siitä sinulle keltaisella huutomerkillä, kun valitset henkilön palkanlaskennan pääruudun Henkilö-pudotusvalikosta.

Henkilötietojen Profiili-näyttö.

Voit poistaa Tärkeää!-viestin tyhjentämällä välilehden tiedot ja tallentamalla sen.

Henkilötiedot | Tulostus -valikosta voit tulostaa erilaisia henkilöluetteloita henkilönimen tai –numeron mukaan nousevassa/laskevassa järjestyksessä. Tulosteelle on mahdollista rajata mukaan vain aktiiviset henkilöt (ne, joilta ei löydy lopetuspäivää). Tämän option valinta jää muistiin.

Tulosta henkilöluetteloita eri tarpeisiin käyttämällä eri raporttipohjavaihtoehtoja. Voit tulostaa henkilöistä myös tarrat.

Valittavanasi on useita eri malleja sekä lisäksi voit teettää räätälöityjä raportteja yrityksesi tarpeisiin. Kysy räätälöintejä Visma Softwaresta.

Näytä | Henkilötiedot | Tiedosto | Verokorttien suorasiirto –valinnalla voit muodostaa verottajalle TYVI-tiedoston, joka sisältää verokorttien suorasiirtopyynnön.

Suorasiirtopyyntö-välilehdellä teet pyyntöaineiston.

Lisätietoa TYVI-siirroista ja sen mahdollisuuksista voit hakea verohallinnon kotisivuilta (www.vero.fi).

Verokorttien suorasiirtopyyntö.

Ohjelma ehdottaa tiedostopolkua Lähtötiedot-osioon, mutta voit syöttää / muuttaa sen tilalle haluamasi tiedostopolun ja –nimen päätteineen. Yrityksen Y-tunnus ehdottuu yritystiedoista. Ohjelma ehdottaa myös vuosilukua, jolta verokorttitiedot haetaan.

Rajaa haluamasi henkilöt, joille haluat uudet verokorttitiedot. Toiminto rajaa suorasiirtopyynnöstä automaattisesti ne henkilöt pois, joilla on lopetuspäivämäärä henkilötiedoissa. Rajauksessa voidaan käyttää myös henkilöryhmä-rajausta.

Valitse optioissa pyynnön laatu. Mikäli teet pyynnön atk-palvelukeskuksen kautta, valitse kyseinen optio ja lisää Tunnus-kohtaan palvelukeskukselta saamasi tunnus. Jos ette käytä atk-palvelukeskusta, täydentäkää Tunnus-kohtaan yrityksenne y-tunnus.

Paina OK muodostaaksesi pyyntöaineiston.

Vuodesta 2019 alkaen verokortit ovat yhden tulorajan verokortteja. Tuonnin yhteydessä verokortin pidätystavaksi päivittyy vaihtoehto Portaikko (B).

Huom! Verokorttien tuonnin jälkeen Palkanlaskenta käyttää palkkatapahtuman ennakonpidätyksen laskennassa henkilötiedoissa tuonnin jälkeen olevia ennakonpidätysprosentteja.

Tee verokorttitietojen tuonti sen jälkeen, kun aikaisemmilla ennakonpidätystiedoilla ei enää kirjata palkkatapahtumia. Ja ennen uusien palkkatapahtumien kirjaamista uusilla ennakonpidätystiedoilla ja veroprosenteilla.

Huomioi ylläoleva ennen verokorttitietojen tuontia ja sen ajankohtaa.

Tuodessasi varsinaisia verokorttitietoja palkanlaskentaan lisää tiedostopolku ja tiedostonimi Verokorttitietojen tuonti -välilehdelle ja valitse OK.

Verokorttitietojen tuonti.

Verokorttien tuonnin yhteydessä määrittele kenttään Voimassa alkaen verokortin voimassa alkaen päivämäärän, joka päivittyy tuonnin yhteydessä henkilötietojen Verot-välilehdelle. Lisäksi määritellään Lisä%:n tuloraja-kenttään tuloraja, jota henkilöiden ansiot eivät tule ylittämään, esim. 999999. Tämä tuloraja päivittyy henkilötietojen Verot-välilehdelle.

Lähtötietojen määrittelyn jälkeen käynnistät verokorttitietojen tuonnon OK-painikkeella.

Tuonnin yhteydessä annetaan ilmoitus, jos henkilölle on jo verotietoihin määritelty verokortti-tiedot kuluvalle vuodelle, tälle henkilölle ei päivitetä tuonnin yhteydessä verokorttitietoja henkilötietoihin.

Tuonnin jälkeen avautuu Tuodut verokorttitiedot-ikkuna, jossa näytetään tuonti-aineistossa olleet henkilöt (henkilötunnukset), ja aineistossa olleet verokorttitiedot.

Huom! Tässä ikkunassa ei ole tulostusmahdollisuutta. Jos haluat tulostaa tiedot, voit ottaa ikkunasta kuvaruutukopion (esim. näppäinyhdistelmällä AltGr+PrtScr), ja liittämällä kuvan esim. tekstinkäsittelyohjelmaan.

Muista tarkastaa pidätystiedot tuonnin jälkeen!

Verohallinto suosittelee, että työnantajat pyytäisivät työntekijöidensä aktivointia rakennusalan veronumerorekisteriin sähköisesti, jos kerralla kysytään yli 20 henkilön veronumeroa. Lisätietoja löydät verohallinnon internet-sivustolta (www.vero.fi).

Näytä | Henkilötiedot | Tiedosto | Hae veronumero -valinnalla voit muodostaa verottajalle tiedoston, joka sisältää veronumeron haku- sekä aktivointipyynnön rakennusalan veronumerorekisteriin. Aineiston muodostuksessa ei huomioida henkilöitä, joille on jo määritelty henkilötiedoissa veronumero.

Pyyntö-välilehdellä teet veronumeroiden ja aktivoinnin pyyntöaineiston antamiesi rajausten mukaisesti.

Ohjelma ehdottaa tiedostopolkua Lähtötiedot-kehykseen, mutta voit syöttää / muuttaa sen tilalle haluamasi tiedostopolun ja –nimen päätteineen. Yrityksen Y-tunnus ehdottuu yritystiedoista.

Rajaa haluamasi henkilöt tai henkilöryhmät, joille haluat veronumeron hakea ja aktivoida. Toiminto rajaa suorasiirtopyynnöstä automaattisesti ne henkilöt pois, joilla on lopetuspäivämäärä henkilötiedoissa.

Mikäli teet pyynnön atk-palvelukeskuksen kautta, valitse kyseinen optio ja lisää Tunnus-kohtaan palvelukeskukselta saamasi tunnus. Jos ette käytä atk-palvelukeskusta, täydentäkää Tunnus-kohtaan yrityksenne y-tunnus.

Veronumeron haku.

Paina OK muodostaaksesi aineiston.

Tuodessasi veronumeroita palkanlaskentaan määritä tiedostopolku ja tiedostonimi Veronumeron tuonti -välilehdellä ja valitse OK. Ohjelma merkitsee veronumeron henkilötietojen Verot-välilehdelle ja valitsee option Rak. alan veronumerorekisterissä.

Tarkista tuonnin jälkeen, että aineistoon mukaan rajaamiltasi henkilöiltä löytyy veronumerot ja optio Rak. alan veronumerorekisterissä on valittuna.