Kirjauksia tehdessäsi valitse ensiksi henkilö, jolle kirjaat palkkaa. Voit valita henkilön listasta osoittamalla hiirellä ko. kentän nuolipainiketta. Voit myös kirjoittaa Henkilö-kenttään nimen (tai henkilönumeron) esim. Matti K ja painaa enter.

Kun olet valinnut henkilön, avaa uusi palkkakausi henkilölle valitsemalla valikosta Muokkaa | Uusi, napauttamalla hiirellä ko. pikapainiketta tai painamalla F6. Seuraavaksi määrität ko. palkkajakson maksu-, alku- sekä loppupäivät ja jakson työ- ja veropäivät. Päivämäärät voit kirjata esim. muodossa 1,1. Ohjelma muotoilee ja täydentää päivämäärät automaattisesti. Nro / Selite -kenttään voit antaa palkkakaudeksi esim. 201101 (vuosi 2011 ensimmäinen palkkatapahtuma) tai sitten kirjoittaa selitteen, esim. tammikuu.

Työpäivät-tieto on pääasiassa informatiivinen (lomapalkkalaskelma käyttää laskennassa), mutta voit käyttää ko. tietoa hyväksi palkkalajien laskentakaavoissa muuttujalla TP. Ohjelma ehdottaa työpäiviin automaattisesti annetun alku- ja loppupäivän välillä olevien arkipäivien määrää.

Veropäivät-tieto vaikuttaa ennakonpidätyksen laskentaan normaalia tai kumulatiivista pidätystapaa käyttäessäsi (ks.Ennakonpidätys-kappale) ja on oletusarvoisesti sama kuin ko. palkkajakson pituus (kalenteripäivät). Ohjelma ehdottaa arvoa automaattisesti. Voit käyttää tietoa hyväksesi laskentakaavoissa muuttujalla VP.

Vapaa teksti –kenttään voit kirjoittaa viestin, joka tulostuu halutessasi kyseisen henkilön palkkaerittelylle.

Mikäli olet kirjannut henkilölle aikaisemmin palkkoja, voit avata uuden palkkakauden myös käyttämällä toimintoa Muokkaa | Uusi kopioiden (tai napauttamalla ko. pikapainiketta). Tällöin ohjelma kopioi valitulla jaksolla olevat palkkatapahtumat uudelle jaksolle oletusarvoksi.

Ohjelma tutkii automaattisesti, millä valuutalla edellinen palkka on kirjattu. Uuden palkan valuutta on sama kuin edellisessä palkassa. Palkanlaskennassa valuutta on käytännössä sama kuin yleisissä ohjaustiedoissa määritelty yrityksen kotivaluutta.

Kun olet määrittänyt palkkajakson tiedot, voit siirtyä tapahtumien kirjaukseen. Tapahtumien kirjauksen suoritat tapahtumataulukossa. Taulukon ulkomuotoon voit vaikuttaa Asetukset | Taulukkomäärittelyt -toiminnon avulla. Tapahtumariveille pääset painamalla ruudun yläosassa Shft+↓ (nuoli alas) tai viemällä hiiren kursorin ruudun alaosaan riveille. Voit myös jatkaa Veropäivät-kentästä Tab- tai Enter-näppäimellä.

Rivin voit poistaa painamalla Del-näppäintä Palkkalaji-kentässä. Voit poistaa useamman rivin kerrallaan painamalla Shift-näppäimen pohjaan, maalaamalla poistettavat rivit ja painamalla Del-näppäintä.

Palkkalajin valitset kirjoittamalla Palkkalaji-kenttään halutun palkkalajinumeron. Voit myös valita palkkalajin oikealta palkkalajiluettelosta. Yläosan tiedoissa voit näppäinyhdistelmällä Ctrl+P valita Palkkalajit-välilehden. Kun painat Enter-näppäintä tai kaksoisnapautat hiirellä, ohjelma valitsee riville sen lajin, jonka olet valinnut luettelosta ja kursori siirtyy Kpl- tai Á-hinta -kenttään sen mukaan, oletko määrittänyt jotain palkkalajin perustietoihin Kpl-ehdotus -kenttään. Taulukkomäärittelyt vaikuttavat myös enterin käyttäytymiseen.

Kun olet valinnut palkkalajin tapahtumariville, kursori siirtyy Kpl-kenttään mikäli ko. palkkalajin Kpl-ehdotus (palkkalajin perustiedoissa) on tyhjä. Tällöin ohjelma ehdottaa Kpl-kenttään joko 1 tai -1 palkkalajin tyypin mukaan. Mikäli Kpl-ehdotus ei ole tyhjä, kursori siirtyy Á-hinta -kenttään. Kappaleet kirjaat palkkalajin tyypin mukaan joko positiivisena tai negatiivisena (vähentävät palkkatapahtumat negatiivisena).

Á-hinnan syötät yleensä aina positiivisena (myös vähennykset) ilman tuhaterottimia ja desimaalierottimena käytät pilkkua. Taulukkomäärittelyiden maskin avulla voit muuttaa desimaalien määrää. Ohjelma muuttaa pisteen aina automaattisesti pilkuksi. Mikäli ko. palkkalajin á-hinta on palkkalajin kaavoissa tyhjä, ehdottaa ohjelma á-hinnaksi ko. henkilölle / palkkalajille viimeksi käytettyä á-hintaa. Jos syötät á-hinnan, paina Enter, jolloin ohjelma laskee Yhteensä-summan sekä ruudun alaosan yhteenvetotiedot ja automaattitapahtumat.

Ohjelma laskee Yhteensä-summan automaattisesti kertomalla Kpl- ja Á-hinta -kenttien tiedot. Pyöristys tapahtuu palkkalajin perustiedoissa määrittämälläsi tarkkuudella.

Tili on palkkalajille merkitty kirjanpitotili. Tilinumeron voit määritellä palkkalajin perustietoihin tai tiliöintiryhmittäin ryhmätileihin. Voit myös vaihtaa tilin halutessasi palkkakohtaisesti palkkatapahtumalle.

Kustannuspaikan ja projektin voit määritellä palkansaajalle henkilötiedoissa, jolloin ohjelma kirjaa kaikki palkat määrittelemällesi kustannuspaikalle ja projektille. Kustannuspaikkaa ja projektia voit muuttaa palkkatapahtumittain myös palkkakohtaisesti tai vientikohtaisesti. Voit kirjoittaa ko. sarakkeisiin kustannuspaikan ja projektin tunnuksen. Voit myös kopioida edellisellä rivillä käyttämäsi kustannuspaikan tai projektin pikanäppäinyhdistelmällä Ctrl+__. Mikäli muutat kustannuspaikkaa tai projektia usein palkkaruudulla, muuta Enter-käsittelyä Asetukset | Taulukkomäärittelyt* toiminnon avulla.

Voit tulostaa Tilierittely/Yhteenveto-raportin kustannuspaikoittain palkanlaskenta­ohjelmasta. Lisäksi raporteissa on valittavana Projektin kulut -raportti. Projektikohtaisia tietoja käytetään projektinhallinnassa.

Työnumero-sarakkeeseen voit kirjata työnumerotietoja. Työnumerokohtaisia tulosteita voit tulostaa projektinhallinnasta kohdasta Projektierittely.

Mikäli kirjaat palkkatapahtumalle Lisäselite-kohtaan lisätietoja palkkoja kirjatessasi, voit tulostaa lisätiedot palkkaerittelylle palkkalajin yhteyteen. Näin voit antaa palkan tarkistusta helpottavia tietoja, esim. kilometrikorvauksia maksettaessa lisäselitteeksi, mistä matkasta on kyse, tai urakkapalkkoja maksettaessa mistä urakasta on kyse. Lisäselitteen käytöllä on informatiivinen merkitys sekä palkansaajalle että palkanmaksajalle. Voit kopioida lisäselitteeseen edellisellä rivillä kirjoittamasi selitteen pikanäppäin toiminnolla Ctrl+*.

Palkkaa kirjatessasi voit antaa palkkariville tapahtumapäivän, jota on mahdollista hyödyntää tulostusrajauksissa.

Palkkaa kirjatessasi ansaintakaudeksi ehdottuu sarakkeisiin Aalkupvm ja Aloppupvm palkkajakson alku- ja loppupäivä. Voit muuttaa näitä tietoja tarvittaessa.

Palkkatapahtumia kirjatessasi ohjelma laskee automaattisesti tapahtumien yhteissummat sekä ennakonpidätyksen, eläke- ja työttömyysvakuutusmaksut, mahdollisen ay-maksun ja maksettavan summan. Ohjelma laskee ennakonpidätyksen henkilölle antamiesi verotietojen ja veronalaisten ansioiden perusteella. Laskennan voit halutessasi tarkistaa valitsemalla Näytä | Ennakonpidätyksen laskenta.

Mikäli olet valinnut henkilölle eläkevakuutuslajin, ohjelma laskee ja pidättää henkilöltä ohjaustietoihin määrittämäsi prosentin mukaisen eläkevakuutusmaksun. Mikäli olet valinnut henkilölle työttömyysvakuutuksen (normaali tai osayrittäjä), ohjelma laskee ja pidättää henkilöltä ohjaustietoihin määrittämäsi prosentin mukaisen työttömyysvakuutusmaksun. Mikäli olet valinnut henkilölle ammattiyhdistyksen, pidättää ohjelma henkilöltä ammattiyhdistykselle antamasi prosentin tai kiinteän maksun mukaisen jäsenmaksun. Em. maksuja voit tarpeen vaatiessa muuttaa Muokkaa | Palkan loppusummat -toiminnolla.

Muokkaa | Palkan loppusummat -toiminnon laskentatapana voit käyttää Maksetaan- tai Bruttosumma-tapaa.

Maksetaan-tapaa käytetään syötetylle palkalle, jonka ennakonpidätys-, eläkevakuutus-, työttömyysvakuutus- tai/ja ay-jäsenmaksun summia haluat muuttaa. Tällöin ohjelma laskee automaattisesti palkalle uuden Maksetaan-summan. Painamalla Laske voit kokeilla, mikä palkan uudeksi Maksetaan-summaksi tulee muutostesi jälkeen.

Bruttosumma-tavassa muodostat ensin henkilölle palkanlaskennan pääruudulla uuden tyhjän palkkapohjan. Syötä tämän jälkeen Palkan loppusummat -näytössä pelkkä Maksetaan-summa ja valitse palkkalaji, jolle rahapalkka kirjataan. Laske-painiketta napauttamalla ohjelma kertoo rahapalkan bruttosumman. OK-painikkeella saat muodostettua antamiesi tietojen perusteella palkkatapahtumarivin tyhjälle palkalle.

Toiminnolla voit syöttää manuaalisesti esim. ennakonpidätyksen, jos henkilöltä tulee pidättää ohjelman laskutavasta poikkeava summa.

Mikäli palkan kirjaamisen jälkeen havaitset virheen esim. henkilön verotiedoissa tai muissa maksujen laskentaan vaikuttavissa perustiedoissa, voit asetuksien korjauksen jälkeen pakottaa ohjelman laskemaan maksut uudelleen valitsemalla Muokkaa | Laske maksut uudelleen. Toiminnon avulla ruutuun avautuu apuikkuna, jossa voit vielä tarkemmin määrittää uudelleenlaskennan tietylle henkilöryhmälle ja/tai palkkalajeille. Jos valitset rajaukseksi palkkalajin, laskee ohjelma rivisummat uudelleen. Huomaa kuitenkin, että tätä toimintoa ei tarvitse, eikä saakaan käyttää kuin tarpeen vaatiessa.

Laske maksut uudelleen -toiminnolla voit laskettaa esim. pidätykset ja rivisummat uudelleen joko valitulle palkalle tai rajausten mukaisille palkoille.

Muokkaa-valikossa on toiminto Luo palkat (luontiajo), jonka avulla voit nopeuttaa uusien palkkojen kirjausta henkilöille. Luontiajo suorittaa Uusi palkka kopioiden -toiminnon kaikille niille henkilöille, joiden palkkajakso on valitun pituinen. Palkat voit luoda rajaamalla palkkalajinumerot, joista haluat muodostaa uudet palkkatapahtumat. Kun olet suorittanut ajon, voit tulostaa esim. Yhteenveto-tulosteen tarkistusta varten ja muuttaa palkkatapahtumia manuaalisesti tarvittaessa.