Kustannuslaskennan periaatteena on suunnitella ja laskea etukäteen projektista aiheutuvat kustannukset. Niiden avulla voidaan päättää millaisia tuloja projektista olisi saatava, jotta projekti olisi taloudellisesti kannattava.
Projektin kustannuslaskentaa varten projekti on jäsenneltävä (jaettava) pienempiin osiin (eli muodostettava projektivaiheet) ja merkittävä kunkin projektivaiheen kulut (ja mahdollisesti myös tulot), jotta saadaan kokonaiskuva projektin arvioiduista kustannuksista.
Näytä | Projektivaiheet -ikkunan Suunniteltu budjetti -taulu on tarkoitettu projektin kustannuslaskentaa varten. Kustannuslaskenta tapahtuu kirjaamalla kustannukset (ja mahdollisesti myös saatavat/saatavaksi arvioidut tulot) projektivaiheisiin, joista ohjelma sitten laskee automaattisesti koontivaiheiden budjetin ja tarvittaessa myös projektin kokonaisbudjetin. Tuloja varten voidaan myös perustaa oma alivaihe, jolle sitten merkitään pelkästään tulojen kokonaismäärä.
Kustannuslaskentatapoja on olemassa useita, mutta tietynlaisena ohjenuorana voidaan pitää sitä, että on turha laskea tarkasti etukäteen hyvin tiedossa olevia tai kiinteäluonteisia kustannuksia. Tarkemmin kannattaa siis laskea sellaiset projektivaiheet, joiden kustannukset vaihtelevat projektista toiseen tai joiden kustannusrakenne on vielä tuntematon (eli ei ole vielä tarpeeksi historiatietoa siitä, kuinka paljon tietyt projektivaiheet tulevat maksamaan).
Näytä | Projektivaiheet ikkunan
Lukitse budjetti painiketta klikkaamalla ohjelma kopioi projektivaihe rivin Palkat, Materiaalit, Muut menot, Alihankinta, Tulot ja Kulut yht. kentissa olevat arvot kenttiin LBUDPAL, LBUDMAT, LBUDMUUT, LBUDALI, LBUDTUL ja Lukittu BUD yht. kenttiin. Samalla hetkellä tapahtumahetki ja muokkaaja tiedot päivittyvät kenttiin Lukitus PVM ja Lukitsija. Kyseisiä kenttiä ei voi muokata manuaalisesti.
Kun lukitset budjetin voit halutessasi päivittää samalla myös päänäkymän kokonaisbudjetin. Budjetin voi lukita vain kerran. LBUD-alkuiset kentät saa tarvittaessa näkyviin Asetukset | Taulukkomäärittelyt toiminnon kautta.