Inventointi tehdään varastokirjanpito-ohjelmassa valitsemalla Tiedosto | Inventointi.

Voit tehdä inventoinnin erillisellä tiedonkeruupäätteellä, MS-Excelillä tai kirjaamalla

tapahtumat suoraan varastokirjanpitoon. Saldojen syötössä voit halutessasi hyödyntää

Inventointi-syöttöikkunaa (Inventointi.exe).

Huom! Inventointi.exessä on yksikkökäsittely, ks. tarkemmin kohdasta Inventointi-ikkunan avulla.

Tässä on kuvattu inventoinnin työnkulku silloin, kun yrityksessä ei tehdä toimituksia inventoinnin aikana.

Huom! Tietokannoista kannattaa ottaa varmuuskopio ennen inventoinnin aloittamista!

Inventoinnin työnkulku tiivistettynä on seuraava:

Voit kerätä inventointisaldot inventaaripohjaan. Löydät erilaisia pohjavaihtoehtoja valitsemalla Raportit | Inventaari | Inventaaripohja. Optiolla Poista E-ryhmän tuotteet voit rajata E-ryhmän tuotteet pois vakioinventaaripohjilta. Kun optio ei ole valittuna, myös E-ryhmän tuotteet tulostuvat raporteille. Optiolla Vain aktiiviset voit rajata inventaaripohjilta pois tuotteet, jotka on merkitty passiivisiksi.

Huom! Inventaaripohja Hyllypaikoittain(vainvpo3.rpt) raportille tulostuu hyllypaikoittain hyllypaikkakohtainen saldo. Kohtaan Saldot ilman hyllyä ohjelma tulostaa positiivisena varastosaldon määrän, jolle ei löydy hyllysaldoa. Mikäli varastosaldoa on vähemmän kuin hyllypaikkakohtaisia saldoja, tulostuu kyseinen määrä negatiivisena.

Varsinaiset inventointisaldot syötät listamuotoiseen taulukkoon, jonka löydät Tiedosto |

Inventointi -valinnalla.

Jos keltaisessa Saldo-sarakkeessa on lukuja edellisestä inventoinnista, pääset tyhjentämään

vanhat saldot valitsemalla Tiedosto | Tyhjää inventoinnin apusaldo.

Inventointisaldojen syöttö -ikkuna

Voit rajata listassa näkyvät tuotteet valitsemaasi tuoteryhmään, nimikelajiin ja/tai toimittajaan. Tuoteryhmän saat poimittua apuikkunasta, jossa tuoteryhmät esitetään hierarkkisesti. Valitsemalla nimikelajin ”00” saat listalle sellaiset tuotteet, jotka eivät kuulu mihinkään nimikelajiin. Option Vain aktiiviset ollessa valittuna ohjelma poistaa inventointilistalta tuotteet, jotka merkitty passiivisiksi. Näytä myös E-ryhmän tuotteet - option ollessa valittuna ohjelma lisää inventointilistaan myös E-ryhmän tuotteet.

Inventaaripohjan tulostusikkunasta (Raportit | Inventaari | Inventaaripohjat) löytyy myös optio Vain aktiiviset, jolla saat inventaaripohjalta pois passiivisiksi merkityt tuotteet sekä rajauskenttä ABC-ryhmä, jolla voit tarvittaessa rajata E-ryhmän tuotteet pois tulosteilta.

Syötä saldot yksi varastopaikka kerrallaan. Valitse Varastopaikka pudotusvalikosta. Inventointitapahtuman päiväykseksi tulee Pvm-kentän arvo.

Varsinaiset inventointisaldot syötät keltaiseen Saldo-sarakkeeseen. Tyhjä tieto tarkoittaa muuttumatonta saldoa. Tällöin tuote ei saa inventointimerkintää eikä nouse Varaston arvo takautuvasti raportille. Luku nolla (0) tarkoittaa saldoa nolla. Inventointisaldot eivät vaikuta välittömästi varastosaldoon. Voit syöttää inventointisaldoja vähitellen, kunhan tiedot on ensin kerätty esimerkiksi inventaaripohja-raporttiin.

Vaihtaessasi ikkunassa varastopaikkaa ohjelma tuo valittuna olleen tuoteryhmän ja nimikelajin oletuksena myös varastopaikalle, johon siirryt.

Inventointi-ikkunan toiminnon Tiedosto | Syötä nollasaldo tuotteille avulla voit inventoinnin aluksi syöttää nopeasti kaikille valitsemillesi tuotteille nollasaldot. Rajaa Inventointi-ikkunassa varastopaikka, tuoteryhmä ja muut halutut tiedot. Valitse Syötä nollasaldo tuotteille. Ohjelma lisää rajatulle ryhmälle inventointisaldoksi nolla kappaletta.

Syötä todelliset saldot ”nollien päälle” ja aja inventointisaldot varastosaldoiksi normaaliin tapaan.

Huom!Käytä toimintoa harkiten eli vain silloin, kun todella haluat inventoinnin aluksi syöttää varastoon tuotteille saldoiksi nolla kappaletta!

Varmista, että et käytä optiota vahingossa uudelleen inventoinnin aikana, koska ohjelma kirjoittaa jo keltaiseen inventointisaldo-kenttään syötettyjen saldojen yli.

Jos saldot on aluksi nollattu tämän toiminnon avulla, ajettaessa inventointisaldoja varastosaldoiksi ohjelma päivittää saldoiksi nollan niille tuotteille, joille ei ole muuta inventointisaldoa vielä syötetty.

Kun olet syöttänyt inventointisaldot, sulje syöttöikkuna ja tulosta inventointisaldojen Inventointiero-raportti. Löydät raportin valitsemalla varastokirjanpidon pääruudulta Raportit | Inventaari | Inventointierot. Halutessasi saat raportille mukaan edelliset varastosaldot. Valitse raporttityyppi alasvetovalikosta.

Raporttipohjien vainver3.rpt ja vainver4.rpt kanssa on käytettävissä lisäksi optiot Kesk.ostohinta, Ed.Ostohinta, Omakustannus, Ohjehinta ja Huomioi per-arvo, koska näille raporteille inventointiero tulostuu määrän lisäksi myös arvon mukaan. Se, minkä arvon mukaan ero raportille tulostuu, riippuu valittuna olevasta hintaoptiosta.

Raporttipohjaa vainver5.rpt käytettässä, ei huomioida inv.pvm rajauskentän arvoa eikä optioita, sillä raportti tekee vertailun jatkuvan inventoinnin talteen otettua saldoa vastaan, näyttäen rivillä myös talteen otetun saldon päivämäärän.

Huom! Tämä raporttipohja tulee tulostaa AINA ENNEN kuin inventoidut määrät on siirretty varastosaldoiksi. Tällöin raportilla näkyy talteenotettu saldo vs. inventointisaldojen syöttö ikkunan Saldo, jota ei vielä ole siirretty varastoon.

Saldojen syöttö käy helposti myös Inventointi-ikkunan avulla. Voit avata ikkunan NovaX8\TH-kansiosta. Ohjelma käynnistyy kaksoisnapauttamalla Inventointi.exe -kuvaketta.

Liiku kentissä Tab-näppäimen avulla, Enter- tai OK-painikkeella siirrät saldon varastokirjanpitoon inventointisaldoksi (keltaiseen sarakkeeseen). Valitse varastopaikka ja syötä/poimi Tuotekoodi. Syötä inventoitu saldo Saldo-kenttään. Ohjelma näyttää kentän edessä tämänhetkisen varastosaldon.

Mikäli syötät Tuotekoodi-kenttään tuotteen, jolla on eräseuranta, aukeaa Eräinventointi-ikkuna. Siinä näkyy oletuksena tuotteen varastossa olevat saldolliset erät. Saldo-kenttiin syötät inventoitavat saldot erittäin. Tyhjä tieto Saldo-kentässä tarkoittaa muuttumatonta saldoa ja luku nolla (0) tarkoittaa saldoa nolla. Toiminnolla Näytä | Kaikki saat näkyviin myös tuotteen 0-saldoiset erät, jolloin pystyt tarvittaessa syöttämään inventoitavan saldon mahdolliselle varastosta vielä löytyvälle 0-saldoisellekin erälle.

Inventaarisaldojen syöttö Inventointi-ikkunan avulla.

Inventointi-ikkunan Saldo-kentän alasvetovalikossa näkyy tuotteen yksiköt. Oletuksena on varastointiyksikkö, mutta mikäli valitset jonkin toisen yksikön, ohjelma muuntaa valitun yksikön määrän varastoyksiköiksi tallentaessasi tapahtuman.

Huom! Yksikkökäsittely ja eräkohtaisten inventointisaldojen syöttö on vain inventointi.exe ohjelmassa!

Inventointi.exe ohjelmassa tuotteen nykyinen saldo näkyy vain SuperUser oikeudet omaavalle käyttäjälle.

Inventointi.exe ohjelmassa on mahdollista lisätä eräseurattavalle tuotteelle toimittajan erä Muokkaa | Lisää uusi erä toiminnolla. Toimintoa on tarkoitettu käytettäväksi silloin jos tuotteelle tehty on vastaanotto ennen kuin muistettiin merkitä tuote eräseurattavaksi.

Anna hyllyosoite tarvittaessa. Paina lopuksi OK. Kirjaukset-ikkunasta näet, minkä tuotteiden saldoja olet syöttänyt. Saat ilmoituksen Virhelista-ikkunaan, jos syöttämääsi tuotekoodia ei löydy varastokirjanpidosta.

Useampi henkilö voi syöttää omista Inventointi-ikkunoistaan samalle tuotteelle saldoja. Saldojen kokonaismäärä päivittyy varastokirjanpitoon inventoinnin Saldo-sarakkeeseen, mutta ei vielä siirry varastosaldoksi.

Option Saldo tarkoittaa määrämuutosta avulla lisäät Saldo-kenttään syötetyn määrän nykyiseen varastosaldoon. Käytä optiota vain, kun varmasti tiedät, että laskettu määrä pitää lisätä edelliseen varastosaldoon.

Vaadi määrä –option ollessa valittuna saat huomautuksen yrittäessäsi tallentaa tapahtumaa ilman saldoa.

Inventointi-ikkunassa syötetyt saldot siirtyvät varastokirjanpitoon inventoiduiksi saldoiksi.

Voit kerätä tiedot myös käyttäen tiedonkeruupäätettä. Varmista ennen työn aloittamista, että tiedonkeruulaitteen tiedot voidaan siirtää varastokirjanpitoon. Tietoja voit kysyä esimerkiksi Visma Amplion asiantuntijapalveluista.

Inventoidut saldot voidaan tuoda varastokirjanpitoon MS Excelistä. Toiminto löytyy varastokirjanpidosta valitsemalla Tiedosto | Inventointi | Tiedosto | Tuo apusaldot. Mikäli tiedostossa on EANKOODI mutta ei KOODI tietoa ohjelman päivittää apusaldon ean koodia vastaavalle tuotekoodille. Mikäli tiedostossa on mukana tuotteita, joita ei löydy varastokirjanpidosta, ohjelma antaa ilmoituksen: ”Tuonnin puuttuvat koodit tallennettu YR-kansioon. Tiedosto [Inventoinnin puuttuvat koodit.csv]” ja tallentaa YR-kansioon tiedoston ”Inventoinnin puuttuvat koodit.csv”. Tähän tiedostoon on listattu tuotteet, joille apusaldoja ei tuotu, koska tuotteita ei löytynyt varastokirjanpidosta. Tähän tiedostoon päivittyy myös ne tuotteet, joilla tuontitiedostossa oli arvo kentässä EANKOODI, mutta joille ei löydy varastosta kyseistä EAN koodia vastaavaa tuotetta ja/tai varastosta löytyy useampi koodi, jolta kyseinen ean koodi löytyy.

Tietojen siirtäminen vaatii WSR lisenssin ja tiedot on siirrettävä määrätyssä muodossa. Tiedonsiirron kuvauksen löydät Tiedonsiirto-ohjelman käsikirjasta.

Eroraportin tulostuksen jälkeen voit siirtää inventoidut saldot varastosaldoksi toiminnolla Tiedosto | Siirrä varastosaldoksi. Ohjelma kysyy aluksi, huomioidaanko varastosaldojen muutos.

Varastosaldon siirron varmistus.

Kun vastaat Ei, siirretään syötetty inventointisaldo sellaisenaan varastosaldoksi (Optio: Saldo = inventoitu saldo).

Huom! Ole tarkkana optioiden käytössä. Optio Saldo = inventaari + varastotapahtumat liittyy jatkuvaan inventointiin; älä käytä ilman, että tutustut mitä tarkoitetaan jatkuvalla inventoinnilla. Katso lisää kohdasta Jatkuva inventointi & Saldojen ylläpito.

Inventointisaldon siirto varastosaldoksi.

Saldojen päivitys käynnistyy Aloita-painikkeesta. Ohjelma ilmoittaa, kun inventoidut saldot on siirretty varastosaldoiksi.

Varaston arvon saat selville eri tavoin summatuista raporteista. Raportit löydät valitsemalla pääruudulta Raportit | Inventaari | Varaston arvo.

Varaston arvo -raportin tulostusikkuna.

Rajaa tulostusta haluamallasi tavalla. Myös nollasaldot -optiolla saat raportille myös nollasaldoiset tuotteet. Optiot-kohdasta voit valita, mitä arvoa varaston arvon laskennassa käytetään ja missä järjestyksessä tuotteet esitetään raporteilla. Optio Huomioi per -arvo jakaa tuotteen varastosaldon varastokirjanpidon Hinnat per -kentässä olevalla arvolla. Optio Huomioi KET saldo ottaa mukaan varastopaikan KET saldon arvon. HuomioiKET saldo optiota voi käyttää vain, jos Tuotantokeräily on käytössä.

Raporttipohja-listasta voit valita sopivan esitystavan. Varastonarvo määräytyy tulostuspäivän mukaisen varastosaldon mukaan.

Päivä-rajaus rajaa varastopäiväkirjan tapahtumia. Päivämäärärajauksen tulee sisältää inventointitapahtuma, josta saadaan tuotteelle luotettava varaston aloitussaldo. Ohjelma summaa rajauksen sisällä viimeiseksi inventoituun saldoon sen jälkeen tapahtuneet varastotapahtumat antamaasi lopetuspäivään saakka.

Rajaa raporttitulostusta haluamallasi tuotteella, tuoteryhmällä, varastopaikalla tai nimikelajilla.

Arvo takautuvasti -raportti näyttää varaston arvon takautuvasti valituilla hakuehdoilla.

Optio Huomioi per-arvo jakaa tuotteen varastosaldon varastokirjanpidon Hinnat per -kentässä olevalla arvolla.

Optio Vain inventointitapahtumat listaa hakuehdoksi valituille päiville kirjatut inventointitapahtumat.

Arvo takautuvasti, tulostuspäivän hinnat -raportti käyttää tulostuksessa tuotteen tämänhetkisen hinnan tuotteen varastokortilta. Valitse käytettävä hinta optioista.

Arvo takautuvasti, tapahtumapäivän hinnat -raportti simuloi tuotteen hinnan varastotapahtumien perusteella halutun päivän mukaiseksi. Valitse optioista raportilla käytettävä hinta.

Varaston arvo takautuvasti –raportin tulostusikkuna.

Varaston arvo takautuvasti -raporteille varastonarvo tulostuu tapahtumien päivämääräjärjestyksen mukaan. Päivämäärä on tapahtumalle kirjaushetkellä syötetty päiväys.

Varastokirjanpidossa on toiminto, jonka avulla tämän hetken varastosaldoista voidaan tehdä automaattisesti inventointitapahtuma varastopäiväkirjalle. Ominaisuutta voidaan hyödyntää, kun halutaan nopeasti inventoida varastosaldot suoraan inventointisaldoiksi. Ohjelmallisen inventoinnin tekeminen ei estä normaalia inventointilaskentaa, vaan automaatti-inventoinnin lisäksi voidaan tehdä inventointia normaaliin tapaan.

Teet ohjelmallisen inventoinnin seuraavasti:

Ohjelmallisen inventoinnin rajausmahdollisuudet.

Ohjelma kirjaa varastopäiväkirja-raporttiin merkinnän inventointihetken varastosaldosta. Varaston arvo takautuvasti -raportit vaativat toimiakseen inventoidun alkusaldon, jotta raportti voi luotettavasti simuloida varastotapahtumat määritetyltä aikaväliltä.

Jatkuvalla inventoinnilla tarkoittaa tilannetta, jossa yrityksessä tehdään varastotapahtumia inventoinnin aikana (muut ohjelmat muuttavat varastosaldoja samalla, kun inventointia tehdään). Jos haluat noudattaa tätä toimintatapaa, on ehdottoman tärkeää jatkuvasti tietää, mitkä tavarat on jo inventoitu ja mistä tavarasta voidaan tehdä toimituksia.

Huom! Mikäli inventointia ja toimituksia ei pystytä varmuudella seuraamaan, suosittelemme, että inventointi suoritetaan ensin loppuun kokonaan ja toimituksia jatketaan vasta varastosaldojen päivittämisen jälkeen.

Työnkulku

Tässä on kuvattu jatkuvan inventoinnin työnkulku silloin, kun yrityksessä tehdään varastotapahtumia inventoinnin aikana.

Huom! Tietokannoista kannattaa ottaa varmuuskopio ennen inventoinnin aloittamista!

Jatkuvan inventoinnin työnkulku tiivistettynä on seuraava:

Jatkuvaa inventointia tehtäessä nykyinen varastosaldo pitää tallentaa ennen inventoinnin aloittamista. Löydät toiminnon valitsemalla Inventointi-ikkunasta toiminnon Tiedosto | Varastosaldotalteen. Ohjelma tallentaa inventoinnin aloitushetken saldon talteen ja hyödyntää tietoa, kun inventointisaldoja siirretään varastosaldoiksi.

Varsinainen inventointi etenee samaan tapaan kuin silloinkin, kun toimituksia ei inventoinnin aikana tehdä: tulosta inventaaripohja ja tee inventointi. Varmista tilauksen toimittamisen yhteydessä kyseisen tavaran inventointitilanne.

Syötä inventointisaldot. Varmistu, että syötät ne oikealle inventointipäivälle.

Tulosta tarvittavat inventointieroraportit ja siirrä saldot varastosaldoiksi Siirrä varastosaldoiksi –toiminnolla. Tällöin ohjelma kysyy: ”Mikäli saldot on aiemmin talletettu, voidaan muutokset varastosaldoissa inventointihetken jälkeen ottaa huomioon. Onko saldot talletettu?” Vastaamalla Kyllä saat käyttöösi kaksi alimmaista optiota.

Huom! Kun siirrät saldoja varastosaldoiksi, on erittäin tärkeää, että syötät oikean päivämäärän. Päivämäärän tulee olla sama, jolta varastosaldot otettiin talteen!

Valitse optio Saldo = inventaari + varastotapahtumat. Ohjelma huomioi kirjattavassa varastosaldossa varastotapahtumien muutokset saldojen talteenoton jälkeen. Keskimmäinen optio Saldo = saldo – tmpsaldo + inventaari ei ole enää yleisesti käytössä.

Varastosaldojen siirto-optiot, kun varastosaldot on tallennettu ennen inventointia

Saldokorjauksen voi yksittäiselle tuotteelle tehdä varastokirjanpidon valinnalla Tiedosto | Pikainventointi. Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+B. Ohjelma ehdottaa varastosaldoa saldoksi ja tapahtuman selitteeksi varastolokiin tulee Pikainventointi-ikkunassa syötetty selite.

Huom! Mikäli teet samalle tuotteelle useamman pika-inventoinnin samana päivänä, tiedot näkyvät varastotapahtumissa omina riveinään vain, jos pikainventointitapahtumien välissä on vähintään yksi minuutti.