Luvussa käsitellään inventointiin liittyvät asiat varastokirjanpidossa. Suosittelemme koko luvun lukemista ennen inventoinnin tekemistä.

Inventointi tehdään Varastokirjanpito-ohjelmassa valinnan Tiedosto | Inventointi kautta.

Voit tehdä inventoinnin erillisellä tiedonkeruupäätteellä, MS Excelillä tai kirjaamalla tapahtumat suoraan varastokirjanpitoon. Saldojen syötössä voit halutessasi hyödyntää Inventointi-syöttöikkunaa (Inventointi.exe).

Inventointi.exessä on yksikkökäsittely, ks. tarkemmin kohdasta Inventointisaldojen syöttö Inventointi-ikkunan avulla

Tässä luvussa on kuvattu inventoinnin työnkulku silloin, kun yrityksessä ei tehdä toimituksia inventoinnin aikana.

Huom! Ohjelmista kannattaa ottaa varmuuskopio ennen inventoinnin aloittamista!

Inventoinnin työnkulku tiivistettynä on seuraava:

Voit kerätä inventointisaldot inventaaripohjaan. Löydät raportin valitsemalla Raportit | Inventaari | Inventaaripohja. Valitse haluamasi raporttipohja.

Optiolla Poista E-ryhmän tuotteet voit rajata E-ryhmän tuotteet pois vakioinventaaripohjilta. Mikäli optio EI ole valittuna, myös E-ryhmän tuotteet tulostuvat raporteille. Optiolla Vain aktiiviset voit rajata inventaaripohjilta pois tuotteet, jotka merkitty passiivisiksi.

Varsinaiset inventointisaldot syötät listamuotoiseen taulukkoon, jonka löydät valinnalla Tiedosto | Inventointi.

Jos keltaisessa Saldo-sarakkeessa on lukuja edellisestä inventoinnista, pääset tyhjentämään vanhat saldot Inventointisaldojen syöttö -ikkunassa valitsemalla Tiedosto | Tyhjää inventoinnin apusaldo.

Inventointisaldojen syöttö -ikkuna.

Voit rajata listassa näkyvät tuotteet valitsemaasi tuoteryhmään, nimikelajiin ja/tai toimittajaan. Tuoteryhmän saat poimittua apuikkunasta, jossa tuoteryhmät esitetään hierarkkisesti. Valitsemalla nimikelajin ”00” saat listalle sellaiset tuotteet, jotka eivät kuulu mihinkään nimikelajiin. Option Vain aktiiviset ollessa valittuna ohjelma poistaa inventointilistalta tuotteet, jotka merkitty passiivisiksi. Näytä myös E-ryhmän tuotteet option ollessa valittuna ohjelma lisää inventointilistaan myös E-ryhmän tuotteet.

Inventaaripohjan tulostusikkunasta (Raportit | Inventaari | Inventaaripohjat) löytyy myös optio Vain aktiiviset, jolla saat inventaaripohjalta pois passiivisiksi merkityt tuotteet sekä rajauskenttä ABC-ryhmä, jolla voit tarvittaessa rajata E-ryhmän tuotteet pois tulosteilta.

Syötä saldot yksi varastopaikka kerrallaan. Valitse Varastopaikka pudotusvalikosta. Inventointitapahtuman päiväykseksi tulee Pvm-kentän arvo

Varsinaiset inventointisaldot syötät keltaiseen Saldo-sarakkeeseen. Tyhjä tieto tarkoittaa muuttumatonta saldoa. Luku nolla (0) tarkoittaa saldoa nolla. Inventointisaldot eivät vaikuta välittömästi varastosaldoon. Voit syöttää inventointisaldoja vähitellen, kunhan tiedot on ensin kerätty esimerkiksi inventaaripohja-raporttiin.

Vaihtaessasi ikkunassa varastopaikkaa ohjelma tuo valittuna olleen tuoteryhmän ja nimikelajin oletuksena myös varastopaikalle, johon siirryt.

Inventointi-ikkunan toiminnon Tiedosto | Syötä nollasaldo tuotteille avulla voit inventoinnin aluksi syöttää nopeasti kaikille valitsemillesi tuotteille nollasaldot. Rajaa Inventointi-ikkunassa varastopaikka, tuoteryhmä ja muut halutut tiedot. Valitse Syötä nollasaldo tuotteille. Ohjelma lisää rajatulle ryhmälle inventointisaldoksi nolla kappaletta.

Syötä todelliset saldot ”nollien päälle” ja aja inventointisaldot varastosaldoiksi normaaliin tapaan.

Huom! Käytä toimintoa harkiten eli vain silloin, kun todella haluat inventoinnin aluksi syöttää varastoon tuotteille saldoiksi nolla kappaletta!

Varmista, että et käytä optiota vahingossa uudelleen inventoinnin aikana, koska ohjelma kirjoittaa jo keltaiseen inventointisaldokenttään syötettyjen saldojen yli.

Jos saldot on aluksi nollattu tämän toiminnon avulla, inventointisaldoja varastosaldoiksi ajettaessa ohjelma päivittää saldoksi nollan niille tuotteille, joille ei muuta inventointisaldoa ole vielä syötetty.

Saldojen syöttö käy helposti myös Inventointi-ikkunan avulla. Voit avata ikkunan NovaX/TH-kansiosta. Ohjelma käynnistyy kaksoisnapauttamalla Inventointi.exe -kuvaketta.

Liiku kentissä Tab-näppäimen avulla; Enter- tai OK-painikkeen painallus siirtää saldon varastokirjanpitoon inventointisaldoksi. Valitse varastopaikka ja syötä tuotekoodi. Syötä inventoitu saldo Saldo-kenttään. Ohjelma näyttää kentän edessä tämänhetkisen varastosaldon.

Kun syötät Tuotekoodi-kenttään tuotteen, jolla on eräseuranta, aukeaa Eräinventointi-ikkuna. Siinä näkyy oletuksena tuotteen varastossa olevat saldolliset erät. Syötä Saldo-kenttiin inventoitavat saldot erittäin. Tyhjä tieto Saldo-kentässä tarkoittaa muuttumatonta saldoa ja luku nolla (0) tarkoittaa saldoa nolla. Toiminnolla Näytä | Kaikki saat näkyviin myös tuotteen 0-saldoiset erät, jolloin pystyt tarvittaessa syöttämään inventoitavan saldon mahdolliselle varastosta vielä löytyvälle 0-saldoisellekin erälle.

Inventaarisaldojen syöttö Inventointi-ikkunan avulla.

Saldo-kentän alasvetovalikossa näet tuotteen yksiköt. Oletuksena on varastointiyksikkö. Mikäli valitset alasvetovalikosta jonkin toisen yksikön, ohjelma muuntaa valitun yksikön määrän varastoyksiköiksi painaessasi OK.

Huom! Yksikkökäsittely ja eräkohtaisten inventointisaldojen syöttö on vain inventointi.exe ohjelmassa!

Inventointi.exe ohjelmassa tuotteen nykyinen saldo näkyy vain SuperUser oikeudet omaavalle käyttäjälle.

Anna hyllyosoite tarvittaessa. Paina lopuksi OK. Kirjaukset-ikkunasta näet, minkä tuotteiden saldoja olet syöttänyt.

Saat ilmoituksen Virhelista-ikkunaan, jos syöttämääsi tuotekoodia ei löydy varastokirjanpidosta.

Useampi henkilö voi syöttää omista Inventointi-ikkunoistaan samalle tuotteelle saldoja. Saldojen kokonaismäärä päivittyy varastokirjanpitoon Inventoinnin Saldo-sarakkeeseen, mutta ei vielä siirry varastosaldoksi.

Optio Saldo tarkoittaa määrämuutosta lisää Saldo-kenttään syötetyn määrän nykyiseen varastosaldoon. Käytä optiota vain, kun varmasti tiedät, että laskettu määrä lisätään edelliseen varastosaldoon.

Vaadi määrä -option ollessa valittuna saat huomautuksen yrittäessäsi tallentaa tapahtumaa ilman saldoa.

Inventointi-ikkunassa syötetyt saldot siirtyvät varastokirjanpitoon inventoiduiksi saldoiksi.

Voit kerätä tiedot myös käyttäen tiedonkeruupäätettä. Varmista ennen työn aloittamista, että tiedonkeruulaitteen tiedot voidaan siirtää varastokirjanpitoon. Tietoja voit kysyä esimerkiksi Visma Software Oy:n Asiantuntijapalveluista.

Voit tuoda inventoidut saldot varastokirjanpitoon MS Excelistä. Toiminto löytyy varastokirjanpidosta valinnalla Tiedosto | Inventointi | Tiedosto | Tuo apusaldot. Mikäli tiedostossa on mukana tuotteita, joita ei löydy varastokirjanpidosta, ohjelma antaa ilmoituksen ”Tuonnin puuttuvat koodit tallennettu YR-kansioon. Tiedosto [Inventoinnin puuttuvat koodit.csv]” ja tallentaa YR-kansioon tiedoston Inventoinnin puuttuvat koodit.csv. Tässä tiedostossa ovat listattuna ne tuotteet, joille apusaldoja ei tuotu, koska tuotteita ei löytynyt varastokirjanpidosta.

Tietojen siirtäminen vaatii WSR-lisenssin ja tiedot on siirrettävä määrätyssä muodossa. Lisätietoja saat Visma Nova -asiakaspalvelusta tai Visma Nova Tiedonsiirto -ohjelman käsikirjasta.

Kun olet syöttänyt inventointisaldot, sulje syöttöikkuna ja tulosta inventointisaldojen Inventointiero-raportti. Löydät raportin valitsemalla varastokirjanpidon pääruudulta Raportit | Inventaari | Inventointierot. Valitse raporttityyppi alasvetovalikosta.

Raporttipohjien vainver3.rpt ja vainver4.rpt kanssa käytettävissä ovat myös optiot Kesk.ostohinta, Ed.Ostohinta, Omakustannus, Ohjehinta ja Huomioi per-arvo, koska näille raporteille inventointiero tulostuu määrän lisäksi myös arvon mukaan. Se, minkä arvon mukaan ero raportille tulostuu, riippuu valittuna olevasta hintaoptiosta.

Raporttipohjaa vainver5.rpt käytettässä, ei huomioida inv.pvm rajauskentän arvoa eikä optioita, sillä raportti tekee vertailun jatkuvan inventoinnin talteen otettua saldoa vastaan, näyttäen rivillä myös talteen otetun saldon päivämäärän.

Huom! Tämä raporttipohja tulee tulostaa AINA ENNEN kuin inventoidut määrät on siirretty varastosaldoiksi. Tällöin raportilla näkyy talteenotettu saldo vs. inventointisaldojen syöttö ikkunan Saldo , jota ei vielä ole siirretty varastoon.

Eroraportin tulostuksen jälkeen voit siirtää inventoidut saldot varastosaldoksi toiminnolla Tiedosto | Siirrä varastosaldoksi. Ohjelma kysyy aluksi, huomioidaanko varastosaldojen muutos.

Siirto varastosaldoksi kysyy: Onko saldot tallennettu?

Jos vastaat Ei, ohjelma siirtää syötetyn inventointisaldon sellaisenaan varastosaldoksi.

Saldojen päivitys käynnistyy Aloita-painikkeesta. Ohjelma ilmoittaa, kun inventoidut saldot on siirretty varastosaldoiksi.

Inventointisaldon siirto varastosaldoksi.

Varaston arvon saat selville tulostamalla raportin varastokirjanpidon pääruudulta valitsemalla Raportit | Inventaari | Varaston arvo.

Varaston arvo -ikkuna.

Rajaa tulostusta haluamallasi tavalla. Myös nollasaldot -optiolla saat raportille myös nollasaldoiset tuotteet. Optiot-kohdasta voit valita, mitä arvoa varaston arvon laskennassa käytetään ja missä järjestyksessä tuotteet esitetään raporteilla. Optio Huomioi per -arvo jakaa tuotteen varastosaldon varastokirjanpidon Hinnat per -kentässä olevalla arvolla. Optio Huomioi KET saldo ottaa mukaan varastopaikan KET saldon arvon. Huomioi KET saldo optiota voi käyttää vain jos Tuotantokeräily on käytössä.

Raporttipohjista voit valita sopivan esitystavan. Varastonarvo määräytyy tulostuspäivän mukaisen varastosaldon mukaan.

Päivä-rajaus rajaa varastopäiväkirjan tapahtumia. Päivämäärä rajauksen tulee sisältää inventointitapahtuma, josta saadaan luotettava varaston aloitussaldo. Ohjelma summaa rajauksen sisällä viimeiseksi inventoituun saldoon sen jälkeen tapahtuneet varastotapahtumat antamaasi lopetuspäivään saakka.

Rajaa raporttitulostusta haluamallasi tuotteella, tuoteryhmällä, toimittajalla, varastopaikalla tai nimikelajilla.

Arvo takautuvasti, vain inventointitapahtumat -raportti listaa antamallesi päivälle kirjatut inventointitapahtumat, kun valitset tulostuksessa option Vain inventointitapahtumat.

Raportti ”Arvo takautuvasti, tulostuspäivän hinnat” käyttää tulostuksessa tuotteen tämänhetkisen hinnan tuotteen varastokortilta. Valitse käytettävä hinta optioilla.

Arvo takautuvasti, tapahtumapäivän hinnat -raportti simuloi tuotteen hinnan varastotapahtumien perusteella halutun päivän mukaiseksi. Valitse optioista raportin hinta.

Varaston arvo takautuvasti –raportin tulostusikkuna.

Optio Huomioi per -arvo jakaa tuotteen varastosaldon varastokirjanpidon Hinnat per -kentässä olevalla arvolla.

Varaston arvo takautuvasti -raporteille varastonarvo tulostuu tapahtumien päivämääräjärjestyksen mukaan. Päivämäärä on tapahtumalle kirjaushetkellä syötetty päiväys.

Varastokirjanpidossa on toiminto, jonka avulla tämän hetken varastosaldoista voidaan tehdä automaattisesti inventointitapahtuma varastopäiväkirjalle. Ominaisuutta voidaan hyödyntää, kun halutaan nopeasti inventoida varastosaldot suoraan inventointisaldoiksi. Ohjelmallisen inventoinnin tekeminen ei estä normaalia inventointilaskentaa, vaan automaatti-inventoinnin lisäksi voidaan tehdä inventointia normaaliin tapaan.

Tee ohjelmallinen inventointi seuraavasti:

Ohjelmallisen inventoinnin rajausmahdollisuudet.

Ohjelma kirjaa varastopäiväkirja-raporttiin merkinnän inventointihetken varastosaldosta. Varaston arvo takautuvasti -raportit vaativat toimiakseen inventoidun alkusaldon, jotta raportti voi luotettavasti simuloida varastotapahtumat määritetyltä aikaväliltä.