Tässä luvussa kuvataan Tiedon vienti-ohjelman toiminta.
Ohjelman käynnistys
Aloitusnäkymän
listasta ohjelman nimeä klikkaamalla käynnistyy kyseinen ohjelma. Mikäli käynnistät ohjelman pikakuvakkeesta tai ..Nova\TH-kansiosta (vienti.exe) tulee sinun aloitusnäkymässä lisäksi klikata
-painiketta.
Automaattisen tiedon viennin asetukset
Asetukset | Tiedonluku asetukset –valinnalla avautuvassa ikkunassa määrittelet, mihin hakemistoon tiedot viedään.
Tiedonluku-asetukset.
Option Poista enter-merkit näkymän viennissä ollessa valittuna enter-merkit poistetaan kokonaan. Jos optio EI ole valittuna, ohjelma vaihtaa enter-merkit | -merkiksi, jolloin enter tulee mukaan näkymän tekstikentän viennissä.
Optiolla Tee loki ohjelman käytöstä viennin yhteydessä muodostuu YR-kansioon WSR.log-tiedosto.
Muista asetuksista on kerrottu kohdassa Asetukset.
Optiot ja määritykset sovelluksittain
Ohjelma jakaantuu välilehtiin, joissa määrittelet vietäviä tietoja sovelluksittain. Valitse ensin Kohde-välilehti ja tee tarvittavat määritykset. Aktivoi sen jälkeen muiden välilehtien valinnat sen mukaan, mitä tietoja haluat viedä. Huomaa, että kaikki valitsemasi tiedot tallennetaan peräkkäin samaan vientitiedostoon Näkymästä-välilehden tietoja lukuun ottamatta.
Kohde
Tiedon viennin Kohde-määritykset.
Kohde-välilehdellä valitset, muodostetaanko siirtotiedosto (Tiedosto Novasta –valinta) vai viedäänkö tiedot saman tien toiseen tietokantaan tai SQL Serveriin.
Jos kirjoitat tiedot suoraan tietokantaan, niin muista ensin määritellä asetuksissa hakemisto, josta tiedot luetaan. Samaan hakemistoon kirjoitetaan myös siirtotiedosto nimellä novatmp.csv.
Voit määritellä siirtotiedoston lähetettäväksi sähköpostilla. Tiedosto pakataan (.zip) ja suojataan antamallasi salasanalla. Salasana on pakollinen sähköpostilähetyksissä. Vastaanottaja ei saa tiedostoa auki ilman salasanaa.
Optiota Aikaleima voit käyttää silloin, kun valittuna on optio Tiedosto Novasta, jolloin ohjelma lisää tiedoston nimen perään aikaleiman. Esim.
Asiakkaat
Asiakastietojen vientimääritykset.
Kun haluat vientiaineistoon asiakkaat, valitse kohta Asiakastiedot. Vain päivitetyt tiedot (eiliset) –optiolla saat mukaan ne asiakkaat, joiden tietoihin on tehty muutoksia edellisenä päivänä. Vaihtoehtoisella Muutospvm-rajauksella määrittelet mukaan asiakkaat, joiden tietoja on ylläpidetty antamallasi aikavälillä.
Voit rajata vientitiedostoon joko asiakkaan tuotteet tai tapahtumat tai molemmat. Lisärajaukset saat määriteltyä asiakas-, asiakaslaji-, asiakasryhmä- ja myyjänumeroiden avulla.
Tuotteet
Tuotetietojen vientimääritykset.
Kun haluat vientiaineistoon tuotteet, valitse kohta Tuotetiedot. Vain päivitetyt tiedot –valinnalla ohjelma kerää kaikki ne tuotteet, joiden tietoihin (mukaan lukien varastopaikkamuutokset) on tehty muutoksia kuluvaa päivää edeltävänä päivänä.
Rajaa aineisto tarvittaessa muutospäivämäärävälin, koodien, varastopaikkojen, tuoteryhmien ja nimikelajien avulla.
Huom! Mikäli olet aktivoinut Tuotteet-välilehdelle jonkin aikavälin, siirtyvät saldot ainoastaan tuotteilta, joiden muokkauspäivä osuu annetulle päivämäärävälille.
Myyntitilaukset
Myyntitilausten vientimääritykset.
Kun haluat tehdä vientiaineiston myyntitilauksista, valitse kohta Myyntitilauksetja tarjoukset.
Rajaa aineisto tarvittaessa tilauspäivien, -numeroiden, -lajien, tuotantolinjojen ja myyjänumeroiden avulla. Siirrä vain toimitukset -optiolla ohjelma muodostaa siirtotiedoston vain toimituksista. Tällöin rajauksetkin koskevat toimitusten rajaamista.
Mikäli Siirtämättömät tilaukset -optio (myyntitilausten tiedon tuonnissa optio Siirtämättömät) on valittuna, aineistoon ei mene jo siirrettyjä tilauksia. Option Siirtämättömät tilausrivit ollessa valittuna aineistoon menee vain ne rivit, joita ei ole vielä siirretty. Mikäli aktivoit yhtä aikaa optiot Siirtämättömät tilaukset ja Siirrä vain toimitukset, ohjelma vie aineistoon tällöin vain siirtämättömät toimitukset.
Työnumero nollana –option ollessa valittuna tilauksen työnumero siirretään tiedostoon nollana (0). Optiolla Vain tulostetut tilausvahvistukset pystyt rajaamaan siirron vain niihin myyntitilauksiin, joista tilausvahvistukset on jo tulostettu. Optiot Siirtämättömät tilausrivit ja Vain tulostetut tilausvahvistukset ovat käytettävissä ainoastaan vienti.exe -ohjelmassa.
Option Ohita muokkauksessa olevat ollessa valittuna vientitiedostoon ei mene muokkaustilassa olevat myyntitilaukset.
Ostotilaukset
Ostotilausten vientimääritykset.
Kun haluat tehdä vientiaineiston ostotilauksista, valitse kohta Ostotilaukset.
Rajaa aineisto tarvittaessa tilauspäivien, -numeroiden, -lajien, tuotantolinjojen ja myyjänumeroiden avulla. Mikäli Siirtämättömät-optio on valittuna, aineistoon ei mene jo siirrettyjä tilauksia.
Option Ohita muokkauksessa olevat ollessa valittuna vientitiedostoon ei mene muokkaustilassa olevat ostotilaukset.
Huom! Mikäli tuot automaattisella tiedonsiirrolla ostotilauksille toimituksia, tulee sinulla olla aktivoituna Myyntitilaukset-välilehdellä samat optiot kuin Ostotilaukset-välilehdellä. Tämä siitä syystä, että tiedostonimi jolla toimituksia ostotilaukselle tuodaan, on muotoa #DATA:SALES ORDER: DELIVERY. Suositus on tehdä ostotilausten toimitukset ostotilausten tiedon tuonnilla.
Näkymästä
Näkymästä-välilehdellä valitset haluamasi näkymät, joiden mukaiset vientiaineistot muodostetaan.
Aktivoi ensin optio Näkymät. Selaa sen jälkeen hakemisto, johon haluat aineistot muodostaa. Valitse taulukon Näkymä-sarakkeen alasvetovalikosta näkymä. Ohjelma ehdottaa ko. näkymän vientitiedostonimeä automaattisesti, kun napautat hiirellä Tiedosto-sarakkeessa. Voit valita useita näkymiä, kunkin omalle rivilleen. Aktivoi myös rivien Suorita-ruutu. Kustakin näkymästä muodostuu erillinen vientiaineisto antamaasi hakemistoon.
Näkymä-tietojen vientimääritykset.
Laskut
Laskutietojen vientimääritykset.
Kun haluat tehdä vientiaineiston laskuista, valitse kohta Laskut ja suoritukset.
Aineiston saat rajattua päivämäärillä, laskunumeroilla, laskulajeilla ja/tai myyjänumeroilla. Mikäli Siirtämättömät-optio on valittuna, aineistoon ei mene jo siirrettyjä laskuja.
Viennin käynnistäminen
Ohjelma muodostaa valitsemistasi tiedoista yhden tiedoston, ellet ole määritellyt Näkymästä-välilehdellä lisäksi erillisiä tiedostoja. Muodostamisen jälkeen ohjelma lähettää siirtotiedoston sähköpostilla, jos olet näin asettanut.
Your information text here.
Mikäli valitsit kohteeksi SQL Server, lukee ohjelma siirtotiedoston lopuksi vielä sisään. Voit tehdä tämän manuaalisestikin valitsemalla Tiedosto | Tiedontuonti, mutta silloin et voi vaikuttaa tietokantaan tai SQL Serveriin.
Manuaalisesti
Voit käynnistää siirtotiedoston muodostuksen painamalla OK. Ohjelma varmistaa toiminnon sekä päällekirjoituksen, mikäli samanniminen tiedosto on jo olemassa antamassasi hakemistossa.
Ajastetusti
Ajastetussa aineiston muodostuksessa ohjelma käyttää muuten antamiasi rajauksia, mutta tuotteiden ja asiakkaiden kohdalla kuluvaa päivää. Myyntitilauksissa ohjelma käyttää Siirtämättömät-valintaa.
Useamman kerran päivässä
Voit ajastaa viennin suoritettavaksi säännöllisin väliajoin valitsemalla Muokkaa | Ajasta. Anna minuutteina toistojen väli ja hyväksy painamalla OK.
Käynnistysajan asetus.
Ajastettu tiedonvienti.
Ajastuksen merkiksi ruutuun tulee valkoinen ikkuna, jossa tiedonlukutapahtumat näkyvät. Oikeassa alareunassa oleva luku tarkoittaa aikaa minuuteissa seuraavaan tiedonlukuun.
Saat ajastuksen pois päältä valitsemalla toiminnon uudelleen.
Kerran päivässä
Muokkaa | Ajastus päivittäin -valinnalla pystyt määrittämään kellonajan, jolloin ohjelma muodostaa vientiaineiston joka päivä samaan kellonaikaan.
Saat ajastuksen pois päältä valitsemalla toiminnon uudelleen ja poistamalla merkinnän ruudusta.
Jatkuvan ajastuksen käynnistysaika.
Ajastetusti Windowsilla
Tämä toiminto on tarkoitettu käyttäjälle, jolla on riittävät tiedot ja taidot ajastuksien tekoon Windowsin scheduled task -toiminnolla.
Ajastus tulee tehdä Windows -käyttäjätunnuksella, joka kuuluu NovaSuperuser ryhmään. Kyseisellä käyttäjätunnuksella pitää käynnistää vienti.exe Novan TH kansiosta.
Huom! Käynnistystä ei saa tehdä verkkolevyltä!
Toimenpiteet ennen ajastuksien tekoa:
Kopioi ...\Nova\th –kansioon vienti.config –tiedosto.
Muokkaa esim. muistiolla vienti.config alla olevan mallin mukaan ja tallenna muutokset:
[settings]
server=novasql\Nova
db=YR1
Jossa server = Visma Novan sql palvelimennimi, sama kuin on Novan äynnistysikkunassa. Ja db = Yrityksen numero, jota halutaan ajastuksessa käyttää, oltava muotoa YRx.
Vienti ohjelman ollessa avattuna, määrittele tarvittavat ajastusoptiot. Tämän jälkeen tehdään Windowsin ajastettu tehtävä alla olevien ohjeiden mukaisesti.
Käynnistä Ohjauspaneeli | Valvontatyökalut | Tehtävien ajoitus
Aktivoita Tehtävien ajoituksen kirjastot ja sen jälkeen hiiren oikealla Luo perustehtävä.
Anna tehtävälle nimi esim. Ajastettu vienti
Yleiset välilehdellä valitse optiot:
Suorita riippumatta siitä, onko käyttäjä kirjautunut sisään.
Suorita laajimmilla mahdollisilla käyttöoikeuksilla
Ja kohtaan Määritä kohteelle valitse käyttöjärjestelmäänne vastaava asetus ja sen jälkeen klikkaa OK
Toiminnot välilehdellä lisää viennin ajastustehtävä ja klikkaa Uusi painiketta
Määrittele tarpeiden mukainen ajastus yllä olevassa ikkunassa ja klikkaa OK
Seuraavassa ikkunassa .
Kohtaan Ohjelma tai komentosarja hae Novan TH kansiosta vienti.exe tai tuonti.exe riippuen siitä kummalla ohjelmalla haluat ajastuksen suorittaa. (HUOM! Älä käytä verkkolevyjä.)
Kohtaan Lisää argumentteja (valinnainen) lisää: START
Kohtaan Työkansio (valinnainen) lisää polku missä vienti.exe sijaitsee.
Huom! Polun lopussa ei saa olla \ merkkiä!
Lopuksi klikkaa OK painiketta
Viimeistele ajastus klikkaamalla OK painiketta
Ajastettujen tehtävien Näkymästä viennin hakemisto
Silloin kun vienti tehdään ajastettuna vientitehtävänä Näkymästä haetaan hakemisto, mihin vientitiedostot muodostetaan, seuraavalla logiikalla:
Ensin tutkitaan onko TH kansiossa vienti.config tiedosto, johon Näkymästä viennin hakemisto on määritelty. Jos on niin ajastus käyttää hakemistoa vienti.config tiedostosta
Alla esimerkki, miten Näkymästä viennin hakemisto voidaan määritellään vienti.config tiedostossa.
[settings]
sohakemisto=c:\nova\temp
Jos vienti.config tiedostoa ei löydy tai siinä ei ole määritelty hakemistoa tutkitaan löytyykö YR-kansiosta vientiasetukset.ini tiedosto ja onko sinne määritelty Näkymästä viennin hakemisto. Mikäli on käytetään sitä.
Alla esimerkki miten vientiasetukset.ini tiedostoon määritellään Näkymästä viennin hakemisto sekä aktivoidaan Näkymästä välilehden optio Näkymät:
[SR]
sohakemisto= c:\nova\tuonti
nakymat=1
Mikäli hakemistoa ei ole määritelty vienti.config eikä vientiastukset.ini tiedostossa käytetään vienti.exe ohjelman Näkymästä- välilehden Hakemisto kenttään määriteltyä hakemistoa.
Alla esimerkkikuva:
Esimerkki kuva vienti.exe ohjelman Näkymästä-välilehdeltä
Ajastettujen tehtävien vientiasetukset
Ohjelmaan on mahdollista määritellä vientiasetukset, joita ajastetut vientitehtävät aina käyttävät. Voit tehdä sen perustamalla Novan YR-kansioon tiedoston nimeltä vientiasetukset.ini. Määrittele tiedostoon asetukset, joita haluat ajastettujen tehtävien käyttävän.
Vientiasetukset.ini -tiedostossa määritellyt asetukset ylikirjoittavat kyseisen välilehden muut vientiasetukset (esim. vienti.exe -ojelman asetukset), mikä varmistaa sen, että mahdolliset toisen käyttäjän tekemät muutokset vientiohjelmassa eivät vaikuta ajastettujen tehtävien asetuksiin. Tällöin myös ajastetut vientitehtävät käyttävät vientiohjelmasta ainoastaan Kohde- ja Näkymästä-välilehtien tietoja.
Huom! Vientiasetukset.ini tiedosto huomioidaan vain silloin kun vienti.exe ohjelma käynnistetään START parametrilla, eli ajastettuna tai jos käytetään ohjelman sisäistä ajastusta (Vienti.exe ohjelman Muokkaa valikon ajastus toimintoja)
Vientiasetukset.ini ja tiedoston osioiden nimeäminen
Vienti ohjelman välilehti
merkitään vientiasetukset.ini tiedostoon seuraavasti:
Asiakas
[AS]
Tuotteet
[VA]
Myyntitilaukset
[MT]
Ostotilaukset
[OT]
Ostolasku
[OS]
Lasku
[LA]
Osioiden alle voit määritellä kunkin välilehden tiedot seuraavalla logiikalla: rajauskentät ja optiot tulee olla nimetty muuten kuten kuten vienti.exessä, mutta yhteen kirjoitettuna ilman ääkkösiä.
Esimerkki: Siirtämättömät tilausrivit tulee olla tiedostossa muodossa SiirtamattomatTilausrivit.
Alla esimerkki siitä missä muodossa myyntitilausten rajauskentät ja optiot tulee määritellä vientiasetukset.ini:ssä
[MT]
MyyntitilauksetJaTarjoukset=
TilausPvm1=
TilausPvm2=
Numero=
Laji=
Tuotantolinja=
Myyja=
SiirtamattomatTilaukset=
SiirtamattomatTilausrivit=
SiirraVainToimitukset=
TyonumeroNollana=
VainTulostetutTilausvahvistukset=
OhitaMuokkauksessaOlevat=
Huom! Sinun tarvitsee määritellä vientiasetukset.inissä vain ne rajauskentät ja optiot, joihin määrityksiä ajastetuille tehtäville haluat ylläpitää.
Esimerkki: Jos haluat tehdä ajastettuja vientitehtäviä myyntitilauksille vain myyntitilaus lajesta 0, 1ja 3 sekä käyttää optioita Vain tulostetut tilausvahvistukset ja Siirtämättömät tilaukset riittää että teet vientiasetukset.ini tiedostoon seuraavat määritykset:
[MT]
MyyntitilauksetJaTarjoukset=1
Laji=0-1,3
SiirtamattomatTilaukset=1
VainTulostetutTilausvahvistukset=1
PerustaPuuttuvat=1
Toisin sanoen, tiedostosta puuttuva optio tai optio, jolla ei ole ylläpidetty arvoa tarkoittaa sitä, että optiota ei ole aktivoitu ajastetulle tehtävälle. Tiedostossa option nimen perässä = 1 tarkoittaa, että optio on aktivoitu. Vastaavasti puuttuva rajauskenttä tai jos rajaukselle ei ole annettu arvoa tarkoittaa että kyseisen kentän tiedolla ei rajata mitään pois.
Eri välilehtien päivämäärä rajaukset tulee tarvittaessa määritellä vientiasetukset.ini tiedostoon seuraavassa muodossa. Päivämäärä tulee olla muotoa pp.kk.vvvv:
[MT]
Tilauspvm1=
Tilauspvm2=
[OT]
Tilauspvm1=
Tilauspvm2=
[LA]
Pvm1=
Pvm2=
[OS]
Pvm1=
Pvm2=
[AS]
Muutospvm=
Pvm1=
Pvm2=
[VA]
Muutospvm1=
Muutospvm2=
Mikäli olet kiinnostunut tällaisten vientiasetusten käytöstä, ota yhteyttä konsultointiimme, joka auttaa tarvitsemienne asetusten määrittelyssä.