Tässä luvussa kuvataan Tiedon tuonti -ohjelman toiminta.

Aloitusnäkymän

listasta ohjelman nimeä klikkaamalla käynnistyy kyseinen ohjelma. Mikäli käynnistät ohjelman pikakuvakkeesta tai ..Nova\TH-kansiosta (tuonti.exe) tulee sinun aloitusnäkymässä lisäksi klikata

-painiketta.

Asetukset | Tiedonluku asetukset -valinnan kautta määrittelet, mistä hakemistosta tiedot luetaan. Näet hakemiston ohjelman pääruudulta ja voit poimia sen …-painikkeen kautta avautuvasta tiedostoselauksesta.

Tiedonluku-asetukset.

Tiedostossa voi myös olla asetusrivi kertomassa sisäänlukuasetukset. Mikäli rivi on merkitty tuontitiedostoon, kumoaa se antamasi asetukset tuonti-toiminnossa.

Tee loki ohjelman käytöstä –optio on toiminnassa ainoastaan Tietojen viennissä (ks. kohta Asetukset).

Asetusrivi merkitään Settings-rivi vienti aineistoon –kohtaan muodossa #SETTINGS: 0000000000000. Kukin numero vastaa yhtä asetusta. Numerot merkitään alla olevassa järjestyksessä:

Arvo yksi (1) tarkoittaa, että optio on valittu ja nolla (0) tarkoittaa, että optiota ei ole valittu. Esimerkiksi Settings-rivi #SETTINGS:1111100000000 vastaa alla olevia tuontiasetuksia

Ohjelma jakaantuu välilehtiin, joissa määrittelet tuotavia tietoja sovelluksittain. Valitse ensin Kohde-välilehti ja määrittele sen jälkeen muiden välilehtien tiedot sen mukaan, mitä aineistoja luet sisään.

Kohde-kohdassa valitset, tuodaanko tiedot Visma Novaan vai Visma CRM -järjestelmään. Instanssin ja tietokannan määrittelet, kun tuot tietoja Visma CRM:ään.

Tiedon tuonnin Kohde-määritykset.

Asiakas-välilehdellä määrittelet asiakaskortistoon luettavien tietojen optiot.

Asiakastietojen päivitysoptiot.

Optio

Selite

Päivitä tiedot

Option ollessa valittuna tuonti tutkii, onko asiakas jo olemassa ja päivittää tarvittaessa tiedot olemassa olevien tietojen päälle.

Lue tuotteet

Option avulla siirrät asiakkaan tuotteet Näytä | Tuotteet -ikkunaan.

Lue tapahtumat

Option avulla voit lukea tapahtumia Visma Nova -tapahtumien seurantaan.

Tuotteet-välilehdellä määrität, mihin varastopaikkaan tuote kirjataan.

Tuotetietojen päivitysoptiot.

Optio/kenttä

Selite

Päivitä tiedot

Option ollessa valittuna ohjelma päivittää tuotteen tiedot, mikäli aineiston sisältämä tuote on jo olemassa.

Tuo UNSPSC tiedot

Optiolla tuot tuotteen UNSPSC-tiedot, mikäli tiedot löytyvät tiedostosta.

Tuo vieraskieliset nimikkeet

Optiolla tuot tuotteen vieraskieliset nimikkeet, mikäli tiedot löytyvät tiedostosta.

Tuo monikoodisuus tiedot

Optiolla tuot tuotteen vaihtoehtokoodit, mikäli tiedot löytyvät tiedostosta.

Tuo tullaustiedot

Optiolla tuot tuotteen tullaustiedot, mikäli tiedot löytyvät tiedostosta.

Myyntitilausten sisäänlukuoptiot.

Optio/kenttä

Selite

Laji

Pudotusvalikosta valitset, mihin lajiin myyntitilaukset luetaan. Jos et valitse lajia, ne tulevat siirtotiedostossa olevaan lajiin.

Tuotantolinja

Tämän kentän avulla saat tuotua tiedostosta ainoastaan rivit, joiden tuotantolinja vastaa antamaasi rajausta.

Numeroi uudelleen

Kun optio on valittu, ohjelma numeroi tilaukset uudelleen. Mikäli siirtotiedostossa on numerona nolla, ohjelma numeroi tilaukset automaattisesti. Uusi tilaus saa lajin seuraavan vapaan numeron.

Päivitä varasto

Option avulla päivität menossa olevan saldon. Optio ei ole käytettävissä tarjous- ja suunnittelu-lajeilla.

Hae hinnat / asiakastiedot

Näillä optioilla pyydät ohjelmaa noutamaan vastaavat tiedot rekistereistä. Asiakastiedot haetaan numerolla ja tuotetiedot koodilla.

Hae asiakastiedot -optio hakee:

Laskutusasiakkaan(anumero) takaa: Nimi1, nimi2, laskutusosoite, osoite, kieli, valuutta, viittenne, myyntitili, kustannuspaikka.

Toimitusasiakkaan(tanumero) takaa: Nimi1, Nimi2, toimitusosoite, osoite, viitteenne.

Tuo työvaihetiedot

Option ollessa valittuna tuotteelle luodaan aineistossa olevat työvaiheet, mutta vain, jos myös optio Kiinnitetty tuoterakenne on valittuna. Jos optio Kiinnitetty tuoterakenne ei ole valittuna, tuodaan työvaihetiedot tuotteen vakiorakenteelta

Ehdot asiakastiedoista

Tämän option lisäksi sinulla tulee olla valittuna optio Hae asiakastiedot. Kun Ehdot asiakastiedoista -optio on valittuna, ohjelma hakee:

Laskutusasiakkaan(anumero) takaa: Maksuehdon ja rahdinkuljettajan(rahdinkid).

Toimitusasiakkaan(tanumero) takaa: Toimitustavan, myyjän, toimitusehdon, kuskin ja kustannuspaikan. Jos kustannuspaikkaa ei ole määritelty asiakkaalle haetaan se nimikkeen takaa varastosta.

Käytä vaihtoehtokoodi

Optiota käytettäessä haetaan monikooditaulusta toimittajanumero, joka päivitetään asiakastietoihin. Jos käytetään tämän lisäksi optiota Hae asiakastiedot ja monikooditaulussa on määritelty toimittajanumero siirrettävän tilauksen tuotteelle, toimittajan tiedot päivittyvät asiakastietoihin.

Optio ei ole käytettävissä tarjous- ja suunnittelu-lajeilla.

Optiota voi käyttää vain silloin, jos jokin seuraavista optioista on valittuna: Hae hinnat, Ehdot asiakastiedoista tai Hae tuotetiedot

Hae tuotetiedot

Optiolla pyydät ohjelmaa noutamaan tuotetiedot varastokirjanpidosta.

Huom! Option Hae tuotetiedot ollessa valittuna kenttien TXT, VIITE ja TEHDAS tiedot haetaan tiedostosta, mikäli ne sieltä löytyvät. Jos kentät ovat tiedostossa tyhjät, ohjelma hakee kyseiset tuotetiedot varastokirjanpidosta.

Perusta puuttuvat

Option avulla voit antaa ohjelman perustaa puuttuvat tuote- ja asiakastiedot rekisteriin.

Huom! Mikäli aktivoit tämän option ja haluat, että ohjelma perustaa puuttuvat tuotteet, aktivoi myös Hae tuotetiedot -optio. Vastaavasti jos haluat ohjelman perustavan puuttuvat asiakastiedot, aktivoi optio Hae asiakastiedot.

Laskutusosoitteeksi tilaaja

Option ollessa valittuna ohjelma siirtää tilaajatiedot laskutustiedoiksi.

Kiinnitetty tuoterakenne

Tämän option ollessa valittuna yhdessä option Numeroi uudelleen kanssa, kiinnitetään tuoterakenne ja työvaiheet uudelle työnumerolle. Työnumeroksi tulee työnumerosarjan seuraava vapaa numero.

Mikäli optio Numeroi uudelleen EI ole valittuna, mutta Kiinnitetty tuoterakenne on, ohjelma hakee työnumeron tiedostosta ja päivittää olemassa olevalla tilauksella kiinnitetyn rakenteen, jolta kyseinen työnumero löytyy. Mikäli tiedoston työnumero on nolla, ohjelma kiinnittää tuoterakenteen uudelle työnumerolle.

Älä huomioi toimituksia

Option ollessa valittuna ohjelma ei tuo toimitustietoja, vaikka ne aineistossa olisivatkin. Optio ei ole käytettävissä tarjous- ja suunnittelu-lajeilla.

Kokojen menossa / tulossa

Optio liittyy kokolajitelmien menossa-/tulossa-saldoihin. Se ei ole käytettävissä tarjous- ja suunnittelu-lajeilla.

Älä tuo nollarivejä

Kun optio on valittuna, tiedostosta ei tuoda rivejä, joiden määrä (KPL) on nolla.

Asiakaslaji

Pudotusvalikosta valitset asiakas/toimittajakortiston lajin, johon tiedot tuodaan.

Ostotilausten sisäänlukuoptiot.

Optio/kenttä

Selite

Laji

Pudotusvalikosta valitset, mihin lajiin ostotilaukset luetaan. Jos et valitse lajia, ne tulevat siirtotiedostossa olevaan lajiin.

Numeroi uudelleen

Kun optio on valittu, ohjelma numeroi tilaukset uudelleen. Mikäli siirtotiedostossa on numerona nolla, ohjelma numeroi tilaukset automaattisesti. Uusi tilaus saa lajin seuraavan vapaan numeron.

Päivitä varasto

Option avulla päivität tulossa olevan saldon.

Hae hinnat / asiakastiedot

Näillä optioilla pyydät ohjelmaa noutamaan rekistereistä. Toimittajatiedot haetaan numerolla ja tuotetiedot koodilla.

Ehdot asiakastiedoista

Kun optio on valittuna, ohjelma hakee toimittajakortistosta toimittajan maksuehdon, toimitustavan, tilaajan, toimitusehdon ja kustannuspaikan. Jos kustannuspaikkaa ei ole määritelty toimittajalle haetaan se nimikkeen takaa varastosta. Tämän option lisäksi sinulla tulee olla valittuna optio Hae asiakastiedot.

Tuo työvaihetiedot

Kun optio on valittu, tuotteelle luodaan aineistossa olevat työvaiheet.

Hae tuotetiedot

Optiolla pyydät ohjelmaa noutamaan tuotetiedot varastokirjanpidosta.

Perusta puuttuvat

Option avulla voit antaa ohjelman perustaa puuttuvat tuote- ja toimittajatiedot rekisteriin.

Huom! Mikäli aktivoit tämän option ja haluat, että ohjelma perustaa puuttuvat tuotteet, aktivoi myös Hae tuotetiedot -optio. Vastaavasti jos haluat ohjelman perustavan puuttuvat toimittajatiedot, aktivoi optio Hae asiakastiedot.

Kiinnitetty tuoterakenne

Tämän option ollessa valittuna kiinnitetään tuoterakenne ja työvaiheet työnumerolle.

Älä huomioi toimituksia

Option ollessa valittuna ohjelma ei tuo toimitustietoja, vaikka ne aineistossa olisivatkin.

Kokojen menossa / tulossa

Optio liittyy kokolajitelmien menossa-/tulossa-saldoihin.

Laskutuksen sisäänlukuoptiot.

Optio/kenttä

Selite

Laji

Pudotusvalikosta valitset, mihin lajiin laskut luetaan. Jos et valitse lajia, ne tulevat siirtotiedostossa olevaan lajiin. Mikäli tiedostossa ei ole määritelty lajia, tuodaan laskut lajiin 1.

Numeroi uudelleen

Kun optio on valittu, ohjelma numeroi laskut uudelleen. Mikäli siirtotiedostossa on numerona nolla, ohjelma numeroi laskut automaattisesti. Uusi lasku saa lajin seuraavan vapaan numeron.

Päivitä varasto

Option avulla päivittyy varastotuotteiden varastosaldo. Saldo ei kuitenkaan päivity tuotteille, joiden rivikoodi on 3 (ei varastotuote).

Hae hinnat / asiakastiedot

Näillä optioilla pyydät ohjelmaa noutamaan vastaavat tiedot rekistereistä. Asiakastiedot haetaan numerolla ja tuotetiedot koodilla.

Hae asiakastiedot yhdessä option Perusta puuttuvat kanssa perustaa puuttuvat asiakkaat.

Hae hinnat yhdessä option Perusta puuttuvat kanssa perustaa puuttuvat tuotteet.

Suoritusaineisto

Optiolla saat luettua sisään myös laskujen suoritustiedot.

Hae tuotetiedot

Optiolla pyydät ohjelmaa noutamaan tuotetiedot varastokirjanpidosta.

Hae tuotetiedot yhdessä option Perusta puuttuvat kanssa perustaa puuttuvat tuotteet.

Perusta puuttuvat

Option avulla voit antaa ohjelman perustaa puuttuvat asiakkaat ja tuotteet.

Huom! Mikäli aktivoit tämän option ja haluat, että ohjelma perustaa puuttuvat tuotteet, tulee sinulla olla aktivoituna myös optio Hae tuotetiedot ja/tai Hae hinnat.

Mikäli aktivoit tämän option ja haluat, että ohjelma perustaa puuttuvat asiakkaat, tulee sinulla olla lisäksi aktivoituna optio Hae asiakastiedot.

Päivitä tiedot

Option ollessa valittuna päivitetään jo olemassa olevien laskujen tiedot, mikäli niihin tulee aineiston mukana muutoksia.

Ostolaskujen sisäänlukuoptiot.

Päivitä tiedot –option ollessa valittuna ohjelma päivittää ostolaskun tiedot, mikäli aineiston sisältämä lasku on jo olemassa.

Voit tuoda tiedot edellisessä kohdassa kerrottujen määritysten jälkeen manuaalisesti Tuo-painikkeesta.

Mikäli haluat ajastaa tuonnin tapahtuvaksi säännöllisesti joka päivä tai useamman kerran päivässä, määrittele ajastus seuraavassa alakohdassa kuvatun mukaisesti.

Ajastettu tuontikin tapahtuu ohjelmakohtaisesti (välilehdillä) tehtyjen määritysten mukaan.

Vaikka ajastus on aktivoitu, voit silti lukea tiedot pääruudun OK-painikkeesta. Ohjelma ilmoittaa, kun tiedot on tuotu.

Useamman kerran päivässä

Tiedontuonti on mahdollista suorittaa myös ajastetusti tietyin väliajoin. Ajastuksen saat päälle Muokkaa | Ajasta –valinnalla aukeavassa ikkunassa. Anna minuutteina toistojen väli ja hyväksy painamalla OK.

Ajastuksen asetus esimerkiksi tunnin välein tapahtuvaksi.

Ajastuksen merkiksi ruutuun tulee valkoinen ikkuna, jossa tiedonlukutapahtumat näkyvät. Oikeassa alareunassa oleva luku tarkoittaa aikaa minuuteissa seuraavaan tiedonlukuun.

Ajastettu tiedontuonti.

Saat ajastuksen pois päältä valitsemalla toiminnon uudelleen.

Muokkaa | Ajastus päivittäin -valinnalla pystyt määrittämään kellonajan, jolloin ohjelma tuo tiedot joka päivä samaan kellonaikaan. Hyväksy antamasi aika painamalla OK, jolloin ajastus aktivoituu.

Jatkuvan ajastuksen käynnistysaika.

Ajastettu tiedontuonti.

Ajastuksen merkiksi Tiedontuonti-ikkunaan ilmestyvä luku tarkoittaa aikaa seuraavaan tiedonlukuun.

Huom! Ohjelman tulee olla auki valittuna kellonaikana, muuten ajo ei käynnisty.

Saat ajastuksen pois päältä valitsemalla toiminnon uudelleen ja poistamalla merkinnän ruudusta.

Tämä toiminto on tarkoitettu käyttäjälle, jolla on riittävät tiedot ja taidot ajastuksien tekoon Windowsin scheduled task -toiminnolla.

Ajastus tulee tehdä Windows -käyttäjätunnuksella, joka kuuluu NovaSuperuser ryhmään. Kyseisellä käyttäjätunnuksella pitää käynnistää tuonti.exe Novan TH kansiosta.

Huom! Käynnistystä ei saa tehdä verkkolevyltä!

Toimenpiteet ennen ajastuksien tekoa:

[settings]

server=novasql\Nova

db=YR1

Jossa server = Visma Novan sql palvelimennimi, sama kuin on Novan käynnistysikkunassa. Ja db = Yrityksen numero, jota halutaan ajastuksessa käyttää, oltava muotoa YRx.

Vienti ohjelman ollessa avattuna, määrittele tarvittavat ajastusoptiot. Tämän jälkeen tehdään Windowsin ajastettu tehtävä alla olevien ohjeiden mukaisesti.

Ja kohtaan Määritä kohteelle valitse käyttöjärjestelmäänne vastaava asetus ja sen jälkeen klikkaa OK

Toiminnot välilehdellä lisää tuonnin ajastustehtävä ja klikkaa Uusi painiketta

Määrittele tarpeiden mukainen ajastus yllä olevassa ikkunassa ja klikkaa OK

Huom! Polun lopussa ei saa olla \ merkkiä!

Ohjelmaan on mahdollista määritellä tuontiasetukset, joita ajastetut tuontitehtävät aina käyttävät. Voit tehdä sen perustamalla Novan YR-kansioon tiedoston nimeltä tuontiasetukset.ini. Määrittele tiedostoon asetukset, joita haluat ajastettujen tehtävien käyttävän.

Tuontiasetukset.ini -tiedostossa määritellyt asetukset yliajavat kyseisen välilehden muut tuontiasetukset (esim. tuonti.exe -ohjelman asetukset), mikä varmistaa sen, että mahdolliset toisen käyttäjän tekemät muutokset tuontiohjelmassa eivät vaikuta ajastettujen tehtävien asetuksiin. Tällöin myös ajastetut tuontitehtävät käyttävät tuontiohjelmasta ainoastaan Kohde-välilehden tietoja.

Huom! Vain ajastetut tehtävät käyttävät tuontiasetukset.ini -tiedoston tietoja.

Tuonti ohjelman välilehti

merkitään tuontiasetukset.ini tiedostoon seuraavasti:

Asiakas

[AS]

Tuotteet

[VA]

Myyntitilaukset

[MT]

Ostotilaukset

[OT]

Ostolasku

[OS]

Lasku

[LA]

Osioiden alle voit määritellä yllämainittujen välilehtien tiedot seuraavalla logiikalla: Rajauskentät ja optiot tulee olla nimetty muuten kuten tuonti.exessä, mutta yhteen kirjoitettuna ilman ääkkösiä.

Esimerkki: Päivitä varasto tulee olla tiedostossa muodossa PaivitaVarasto. Lisäksi esim. optio Kokojen menossa/tulossa tulee olla tiedostossa ilman kauttaviivaa muodossa KokojenMenossaTulossa

Alla esimerkki siitä miten ostotilausten rajauskentät ja optiot tulee määritellä tuontiasetukset.ini:ssä

[OT]

Laji=

NumeroiUudelleen=

PaivitaVarasto=

HaeHinnat=

HaeAsiakastiedot=

EhdotAsiakastiedoista=

TuoTyovaihetiedot=

KaytaVaihtoehtokoodi=

HaeTuotetiedot=

PerustaPuuttuvat=

KiinnitettyTuoterakenne=

AlaHuomioiToimituksia=

KokojenMenossaTulossa=

Huom! Sinun tarvitsee määritellä tuontiasetukset.inissä vain ne rajauskentät ja optiot, joihin määrityksiä ajastetuille tehtäville haluat ylläpitää.

Esimerkki: Jos haluat tehdä ajastettuja tuontitehtäviä ostotilauksille vain ostotilaus lajiin 0 ja käyttää ajastetussa tuonnissa optioita Numeroi uudelleen, Päivitä varasto ja Perusta puuttuvat riittää että teet tuontiasetukset.ini tiedostoon seuraavat määritykset:

[OT]

Laji=0

NumeroiUudelleen=1

PaivitaVarasto=1

PerustaPuuttuvat=1

Toisin sanoen, tiedostosta puuttuva optio tai optio, jolle ei ole ylläpidetty arvoa tarkoittaa sitä, että optiota ei ole aktivoitu ajastetulle tehtävälle. Tiedostossa option nimen perässä =1 tarkoittaa, että optio on aktivoitu. Vastaavasti puuttuva rajauskenttä tai jos rajaukselle ei ole annettu arvoa tarkoittaa että kyseisen kentän tiedolla ei rajata mitään pois.

Mikäli olet kiinnostunut tällaisten tuontiasetusten käytöstä, ota yhteyttä konsultointiimme, joka auttaa tarvitsemienne asetusten määrittelyssä.