Luvussa kerrotaan, kuinka tilastoja muodostetaan ja tulostetaan.

Pääruudulla teet seuraavat toimet:

Jos haluat tulostaa tilaston, valitse tämän jälkeen Raportit-valikosta haluamasi tilastovalinta. Avautuvassa tulostusikkunassa:

Voit muodostaa antamiesi asetusten pohjalta myös graafisia esityksiä ohjelman eri välilehdillä. Kullakin välilehdellä on oma rajauskriteerinsä (Kokonaismyynti-välilehteä lukuunottamatta), jonka antamisen jälkeen painetaan Laske. Graafin ulkoasua voit muokata vapaasti sekä halutessasi tulostaa sen.

Tilastointiohjelma avautuu Asetukset-välilehdelle, jossa määrittelet laskentarajaukset ja tulostusoptiot.

Tilastointi-ohjelman Asetukset-välilehti.

Ajanjakso-rajauksen voit poimia kalenterista; ohjelma ehdottaa jaksoa kuluvan kuukauden mukaan. Ellet halua käyttää aikarajausta, poista valinnat päiväyskenttien edessä olevista ruuduista.

Laji-rajaukseksi saat poimittua laskulajin/-lajit …-painikkeella avautuvasta apuikkunasta.

Vertailu edelliseen kauteen -optiolla voit laskea tiedot myös edelliseltä vastaavalta ajanjaksolta. Edellinen jakso lasketaan annetusta ajanjaksosta vuosi taaksepäin.

Kumulatiivinen laskenta vuoden alusta laskee tilaston vertailutiedot kalenterivuoden alusta.

Jos Huomioi karkauspäivä on valittuna ja vertaillaan vuotta 2009 edelliseen vuoteen, niin esim. rajauksella 1.1.2009 - 28.2.2009 vertaillaan jaksoon 1.1.2008 - 29.2.2008, koska 2008 oli karkausvuosi.

Lajia lukuunottamatta antamasi määritykset eivät jää muistiin.

Tilastointi jyvittää ketjutetut rivialennukset tuotteille. Aletieto- ja Aletieto 2 -kenttiin annat osan niiden rivien nimiketekstistä, jotka haluat laskea alennuksiin. Vakioraportit laskevat alennukset yhteen, mutta räätälöidyllä raportilla alennukset saadaan näkyviin erikseen.

Rivikoodi-kenttään voit syöttää tietyn rivikoodin, jolla määrittelet alennusten jyvitykseen haettavat rivit (alennukset). Rivikoodeista löydät lisätietoa Myyntitilausten ja laskutuksen käsikirjasta, kohdasta Rivitiedot.

Ei jyvitetä -kenttään luettelet sellaiset tuotekoodit, joille alennusta ei jyvitetä. Nämä määritykset jäävät muistiin.

Esimerkki:

Tuotekoodi

Nimike

Summa

100

Tavara

800,00

101

Tavara2

200,00

-

Sopimusalennus 5%

-50,00

-

Mainostuki 2%

-19,00

RAHTI

Rahtikulut

100,00

Aletieto: sopimusale, mainostuki

Ei jyvitetä: rahti, vka

Tuotekoodien 100 ja 101 myyntiin jyvitetään alennukset (-50,00 ja -19,00). Rahtikuluille alennusta ei anneta.

Voit laskea tilastoja laskutuksesta, myyntitilauksista (saadut tilaukset) tai ostotilauksista. Tilauksissa summa lasketaan tilatun määrän mukaan. Toimitukset eivät siis vaikuta laskentaan.

Laskentaoptiolla Kaikki asiakkaat raporteille tulostuvat myös sellaiset asiakkaat, joille ei ole myyntitapahtumia kyseisellä ajanjaksolla.

Kun laskentaperusteena on Laskutus tai Myyntitilaukset ja valitaan optio Toimitusasiakkaittain, tehdään laskenta silloin toimitusasiakkaan perusteella. Tällöin myös Raportit-valikon alta tulostettavat raportit näyttävät rajauksia vastaavat tiedot toimitusasiakkaan mukaan. Toimitusasiakkaittain-optiota ei huomioida, jos laskentaperusteena on Ostotilaukset.

Ei katetietoja raportissa –optiolla estät katteen näkymisen raporteilla.

Tietojen laskenta kestää tietomäärästä riippuen jonkin aikaa. Vertailu edelliseen kauteen kaksinkertaistaa ajan. Kun olet laskenut tiedot halutulle ajanjaksolle, ei laskentaa tarvitse tehdä uudelleen, mikäli haluat tulostaa saman tilaston eri raporttipohjalle.

Raportit | Tilastointiraportit avaa Tilastointi-ikkunan, jossa määrittelet tulostusrajaukset. Valitse ensin tulostuskohde sekä kopioiden määrä.

Tulostusrajaukset.

Määrittele tarvitsemasi rajaukset seuraavista: päivämäärät, koodi, tuoteryhmä, asiakas, asiakasryhmä, varastopaikka, myyjä ja laskulaji.

Rajaukset syötät muodossa alaraja – yläraja. Kenttiin voit luetella arvoja myös pilkulla erotettuna, jolloin saat esimerkiksi poimittua niitä …-painikkeella avautuvasta apuikkunasta. Jos jätät kentät tyhjäksi, ohjelma valitsee mukaan kaikki tiedot. Ellet halua rajata päivämäärillä, poista valinnat päiväysten edessä näkyvistä ruuduista.

Optioista valitset, mitä hintaa tilastoinnissa käytetään.

Valitse raporttipohja pudotusvalikosta. Voit myös lisätä omia raportteja tai tilata maksullisen raporttiräätälöinnin Visma Softwaren räätälöintipalveluista.

Vakiona ohjelmassa on seuraavat raporttipohjat:

Alla mainitut vakioraportit näkyvät ensimmäisen ja viimeisen sijasta silloin, jos laskentaperusteena on Laskutus tai Myyntitilaukset ja laskentaoptiona on käytetty optiota Toimitusasiakkaittain

Tämän oppaan viimeisestä luvusta löydät mallitulosteita vakioraporteista.

Valinta Raportit | Asiakasmyynti avaa tulostusikkunan, jossa pääset rajaamaan TOP50-asiakkaiden myyntitilastoa. Rajaukset ovat varastopaikkaa ja laskulajia lukuunottamatta samat kuin tilastointiraporteissa.

Tätä raporttia varten laskenta tulee suorittaa siten, että Asetukset-välilehdeltä on valittu optio Kumulatiivinen laskenta vuoden alusta.

Valinnan Raportit | Hierarkiaraportit avaamassa ikkunassa määrittelet tulostusrajaukset hierarkisia ryhmiä hyödyntäville asiakas-/tuoteryhmätilastoille. Rajaukset ovat samat kuin tilastointiraporteissa.

Raporttien lisäksi voit muodostaa ja tulostaa myös graafisia esityksiä. Pääruudulta löytyvät välilehdet Tuotemyynti, Asiakasmyynti, Tuoteryhmämyynti, Asiakasryhmämyynti, Kokonaismyynti sekä Myynti myyjittäin.

Laske-painikkeella ohjelma laskee graafisen esityksen antamasi rajauksen perusteella. Rajauksena annat välilehdestä riippuen joko tuotteen, tuoteryhmän, asiakkaan, asiakasryhmän tai myyjän.

Grafiikka muodostetaan Asetukset-välilehdellä antamasi aikarajauksen mukaisesti valitsemastasi laskentaperusteesta eli laskutuksesta, myyntitilauksista tai ostotilauksista.

Graafinen raportti (asiakasmyynti).

Voit muokata esitystä työkalupalkista löytyvillä työkaluilla. Mikäli työkalupalkki ei ole näkyvissä, saat palkin esille painamalla hiiren oikeaa painiketta ja valitsemalla Toolbar. Saat myös tallennettua ja tulostettua graafin.

Oheisessa taulukossa on käyty läpi kuvaajatyökalut:

Painike

Työkalu­vihje

Selite

Open Chart

Painikkeen kautta voit avata ikkunaan jonkin aiemmin tallennetun kuvaajan selaamalla sen levyltä tai verkosta. Kuvaajatiedoston tyyppi on oletusarvoisesti .CHD.

Save Chart

Tällä painikkeella tallennat ikkunassa olevan kuvaajan tiedostoksi, jonka tarkenne on .CHD. Valinta avaa apuikkunan, jossa voit etsiä haluamasi tallennushakemiston sekä antaa tiedostolle nimen.

Copy to clipboard

Tämän avulla kopioit ikkunassa olevan kuvaajan leikepöydälle, mistä voit siirtää sen muihin sovelluksiin jatkokäsiteltäväksi. Kun napautat painiketta, saat valittavaksesi seuraavat vaihtoehdot kopiointiformaatiksi Windows-leikepöytää varten: bitmap, metafile, tekstitiedosto (kopioidaan pelkät lukuarvot). Kopiointityypiksi voit valita myös OLE-objektin, mutta Windowsin leikepöytä ei tue sitä.

Gallery

Painike avaa luettelon, josta voit valita haluamasi kuvaajatyypin napauttamalla ao. kuvaketta.

Color

Värivalinta.

Vertical grid

Napauttamalla tätä painiketta saat kuvaajan taustalle näkyviin/pois näkyvistä X-akselin mukaiset pystysuorat pääviivat.

Horizontal grid

Napauttamalla tätä painiketta saat kuvaajan taustalle näkyviin/pois näkyvistä Y-akselin mukaiset vaakasuorat pääviivat.

Legend box

Tällä painikkeella saat näkyviin/pois näkyvistä kuvaajien selitteet (vuosiluvut). Selitteiden paikkaa voit vaihtaa napauttamalla ko. osiota hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Floating. Tällöin seliteosa muuttuu ”ikkunaksi”, jonka voit hiirellä siirtää haluamaasi kohtaan.

Data editor

Saat tämän avulla näkyviin taulukon, josta näet kuvaajien pohjana olevat summat. Taulukon paikkaa voit vaihtaa napauttamalla ko. osiota hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Floating. Tällöin taulukko-osio muuttuu ”ikkunaksi”, jonka voit hiirellä siirtää haluamaasi kohtaan.

Properties

Painikkeella avautuu ikkuna, jonka välilehdillä voit muokata kuvaajan ominaisuuksia, esim. taustan värejä, akselien esitystapaa sekä kolmiulotteisuutta.

3D/2D

Tätä napauttamalla vaihdat kuvaajan kaksiulotteisesta kolmiulotteiseksi ja päinvastoin.

Rotate

Painike on käytettävissä vain, kun kuvaaja on kolmiulotteinen. Halutessasi muuttaa graafin kuvakulmaa napauta tätä, jolloin saat näkyviin Ominaisuudet-ikkunan 3D-välilehden. Valitsemalla ruudun Rotated view pääset muuttamaan kuvaajan perspektiiviä sekä asettamaan X- ja Y-akselin haluamaasi asentoon.

Z-Clustered

Napauttamalla tätä painiketta saat muutettua kuvaajan ”syvyyttä”. Painikkeen käyttömahdollisuus riippuu siitä, millainen kuvaajatyyppi on valittuna.

Zoom

Tämä on suurennustyökalu. Napauta painiketta ja merkitse hiiren kohdistimen (=suurennuslasi) avulla vetämällä tarkasteltava alue. Kuvaajasta näytetään sen jälkeen vain valitsemasi kohta. Kun haluat palata normaalinäyttöön, napauta tätä painiketta uudestaan.

Print preview

Esikatselu.

Print

Tällä tulostat kuvaajan pdf-muotoon ja tallennat sen tiedostona haluamaasi hakemistoon. Tiedoston voit nimetä vapaasti, tarkenteeksi tulee automaattisesti .PDF. Toiminto avaa lopuksi Acrobat Readerin ja näyttää tallentamasi kuvaajan siinä.

Tools

Painikkeen kautta pääset valitsemaan seuraavia:

Values legend: saat erilliseen osioon näkyviin/pois näkyvistä X-akselin arvojen selitteet

Series legend: saat erilliseen osioon näkyviin/pois näkyvistä kuvaajien selitteet (vuosiluvut)

Data editor: saat erilliseen osioon näkyviin/pois näkyvistä summat, joista kuvaajat muodostuvat. Toiminto on selitetty aiemmin tässä taulukossa.

Toolbar: saat työkalupalkin näkyviin/pois näkyvistä.

PaletteBar/PatternBar: saat näkyviin/pois näkyvistä väri-/kuviopalkin.