Luvussa annetaan ohjeet verkkolasku-, suoramaksu- ja e-laskuaineistojen muodostamiseen Laskutus/myyntireskontra -sovelluksesta käsin.

Voit lähettää kaikki eri laskutapojen laskut yhdellä kertaa Laskuta | Aloita laskutus.

Ohjelma näyttää oletuksena kaikki laskuttamattomat laskut, eli laskut joiden tila on KESKEN. VALMIS-tilassa olevat laskut saa näkyviin optiolla Näytä jo laskutetut. Laskuja voi rajata eri tietojen mukaan:

Rajaukset

Kenttä

Selite

Näytä jo laskutetut

Näyttää taulukossa myös VALMIS-tilassa olevat laskut.

Laji

Voit rajata laskuja laskulajin mukaan.

Positio

Voit rajata laskuja position mukaan.

Numero

Voit etsiä tai rajata laskuja laskunumeron mukaan.

Voit esikatsella laskun kuvaa painamalla laskun kohdalla Esikatselu-kuvaketta, kun asetuksiin tai asiakkaan taakse asiakaskortistoon on valittu raporttipohja.

Laskuta-painikkeesta voit laskuttaa kaikkia eri laskutapoja yhdellä kertaa tai suodattaa avoimia laskuja laskutavan mukaisesti:

Verkkolasku: verkkolaskut lähtevät AutoInvoiceen.

Suoramaksu: suoramaksut lähtevät AutoInvoiceen.

Kuluttajan e-lasku: kuluttajan e-laskut lähtevät AutoInvoiceen.

Perinteinen: perinteiset laskut tulostetaan aina työaseman oletustulostimelle.

Sähköposti: sähköpostilaskut lähtevät siihen sähköpostiosoitteeseen, joka on määritelty asiakkaan taakse sähköposti-laskutavan sähköpostiin.

Asetukset

Kenttä

Selite

Laskun kuvan asetukset (oletuspohjat)

Valitse yleinen, factoring- tai suoramaksu-laskupohja, jota käytetään oletuksena laskun kuvana. Jos asiakkaan taakse on määritelty asiakaskohtainen laskupohja, se on vahvempi kuin tässä määritelty laskupohja. Jos haluat tulostaa asiakaskohtaisia raporttipohjia, niin kyseiset laskut on tulostettava yksitellen. Muutoin ohjelma käyttää asetuksissa määriteltyä yleistä pohjaa.

Lähettäjän tunnus

Oman yrityksesi tunnus tai OVT-tunnus

Lähettäjän välittäjän tunnus

DABAFIHH. Pakollinen.

Verkkolaskun muoto

Valitse verkkolaskun muoto 3.0.

Maventa

Valitse tämä jos operaattorisi on Maventa.

Lisää laskulla olevat linkit liitteeksi

Jos laskulla on linkkejä, tällä optiolla kaikki linkit liitetään laskun liitteeksi. Liitetiedoston enimmäiskoko on 5 MB ja enimmäismäärä 5 kpl. Mikäli lähetät lisäksi laskun kuvan, saa liitteitä olla vain 4 kpl.

Liitteen nimi voi sisältää numeroita ja kirjaimia (a-z), mutta ei erikoismerkkejä eikä välilyöntejä. Liitteen nimi ei myöskään voi olla sama kuin laskun numero. Pdf-muotoiset liitteet ohjelma yhdistää yhdeksi tiedostoksi mahdollisen laskun kuvan kanssa. Tuettuja liitteiden muotoja ovat: .doc, .xls, .tif, .jpg, .gif, .txt, .xml, .html, .htm. ja .pdf.

Validoi kaikki Finvoice-laskut

Ohjelma validoi kaikki Finvoice-laskut ennen lähetystä.

Laskujen viite RF-viitteen muodossa

Valitse tämä jos haluat laskun viitteen RF-viitteenä.

Lisää riviteksti aineistoon

Optiolla voidaan lisätä riviteksti laskurivien vapaaksi tekstiksi.

Lisää lisänimikkeet aineistoon

Optiolla voidaan lisätä lisänimikkeet laskurivien vapaaksi tekstiksi.

Rahoitusyhtiöaineiston asetukset

Sopimusnumero

Sopimusnumeron saat rahoitusyhtiöstä ja syötät kenttään sellaisenaan.

Finvoice 3.0 ja Finvoice 3.0 EN16931 ovat muuten rakenteeltaan samanlaisia, mutta Finvoice 3.0 EN16931 verkkolaskulle asetetaan tieto, että lasku on tehty eurooppalaisen standardin mukaisesti.

Jos tuotekoodi on alaviiva "_" ja rivin summa = 0, riviä ei oteta mukaan verkkolaskuaineistolle, koska EU-standardi ei hyväksy vain tekstiksi tarkoitettuja rivejä. Kyseinen rivi näkyy laskun kuvalla.

Jos tuotekoodi on tyhjä "" ja rivin summa = 0, riviä ei oteta mukaan verkkolaskuaineistolle, koska EU-standardi ei hyväksy vain tekstiksi tarkoitettuja rivejä. Kyseinen rivi näkyy laskun kuvalla.

Jos rivikoodi = 10 (välisummarivi), riviä ei oteta mukaan verkkolaskuaineistolle. Kyseinen rivi näkyy laskun kuvalla.

Jos rivikoodi = 7 (alennus/lisä) ja riviltä ei löydy yksikköä, yksiköksi täydennetään automaattisesti "KPL" sekä ohjaustiedoista sitä vastaava EU-yksikkö.

ALV-koodi "O" on tarkoitettu EU:n standardissa vain niihin tilanteisiin, joissa liiketoiminta on arvonlisäverotonta, eikä koodille ole tällä Novassa tukea, jotta lasku täyttäisi EU:n vaatimukset.

Finvoice 3.0 versiossa.

Vinkki: Finvoice 3.0 > TEAPPS XML -vastaavuustaulukko löytyy Finanssialan keskusliiton sivuilta. Tästä linkistä.

Tiedon sijainti Novassa

Tiedon sijainti Finvoice 3.0

Tulostus > Verkkolasku > Lähettäjän tunnus

FromIdentifier

Tulostus > Verkkolasku > Lähettäjän välittäjän tunnus

FromIntermediator

Asiakaskortisto verkkolaskuosoite

ToIdentifier

Asiakaskortisto välittäjän tunnus

ToIntermediator

Laskutus laskun numero

MessageIdentifier

Aikaleima, koska aineisto on luotu

MessageTimeStamp

Aloitusnäkymä > Yritystiedot > Perustiedot > Y-tunnus

SellerPartyIdentifier

Aloitusnäkymä > Yrityksen tiedot > Yrityksen nimi

SellerOrganisationName

Yrityksen Y-tunnus FI-muodossa. Muodostuu yrityksen Y-tunnuksesta automaattisesti.

SellerOrganisationTaxCode

Yritystiedot > Perustiedot > Lähiosoite

SellerStreetName

Yritystiedot > Perustiedot > Osoite (kaupungin nimi)

SellerTownName

Aloitusnäkymä > Yritystiedot > Perustiedot > Osoite (postinumero)

SellerPostCodeIdentifier

Päätellään Y-tunnuksesta

CountryCode

Päätellään Y-tunnuksesta

CountryName

Aloitusnäkymä > Asetukset > Numerosarjat > Laskutus > OVT-tunnus

SellerOrganisationUnitNumber

Aloitusnäkymä > Yritystiedot > Perustiedot > Kotipaikka

SellerHomeTownName

Aineistoon menee teksti: Alv.rek

SellerVatRegistrationText

Aloitusnäkymä > Yritystiedot > Perustiedot > Puhelin

SellerPhoneNumber

Aloitusnäkymä > Yritystiedot > Perustiedot > Fax

SellerFaxNumber

Aloitusnäkymä > Yritystiedot > Perustiedot > Sähköposti

SellerCommonEmailaddressIdentifier

Aloitusnäkymä > Yritystiedot > Perustiedot > Nimen lisärivi

SellerFreeText

Aloitusnäkymä > Yritystiedot > Tilitiedot > IBAN 1 / IBAN 2 / IBAN 3

SellerAccountID

Yritystiedot > Tilitiedot > BIC 1 / BIC 2 / BIC 3

SellerBic

Asiakaskortisto > Y-tunnus

InvoiceRecipientPartyIdentifier

Asiakaskortisto > Yrityksen nimi

InvoiceRecipientOrganisationName

Asiakkaan Y-tunnus FI-muodossa. Muodostuu yrityksen Y-tunnuksesta automaattisesti.

InvoiceRecipientOrganisationTaxCode

Laskutus > Laskutustiedot > 3.rivi

InvoiceRecipientStreetName

Laskutus > Laskutustiedot > 4.rivi (syötetään Postinumero kaupunki)

InvoiceRecipientTownName

Laskutus > Laskutustiedot > 4.rivi (syötetään Postinumero kaupunki)

InvoiceRecipientPostCodeIdentifier

Päätellään Y-tunnuksesta

CountryCode

Päätellään Y-tunnuksesta

CountryName

Asiakaskortisto > OVT-tunnus kenttä

InvoiceRecipientOrganisationUnitNumber

Laskutus > Viitteenne

InvoiceRecipientContactPersonName

Päätellään Y-tunnuksesta

InvoiceRecipientLanguageCode

Asiakaskortisto > Laskutustapa välilehdelle Sähköposti kenttään määritelty sähköpostiosoite.

Jos tätä ei ole määritelty, haetaan

Asiakaskortisto > (Laskun viitteenne kenttään syötetyn) yhteyshenkilön sähköpostiosoite.

InvoiceRecipientEmailaddressIdentifier

Asiakaskortisto > Y-tunnus

BuyerPartyIdentifier

Asiakaskortisto > Yrityksen nimi

BuyerOrganisationName

Asiakaskortisto > Y-tunnus FI-muodossa

BuyerOrganisationTaxCode

Laskutus > Viitteenne

BuyerContactPersonName

Laskutus > Laskutustiedot > 3.rivi

BuyerStreetName

Laskutus > Laskutustiedot > 4.rivi (syötetään muodossa: Postinumero kaupunki)

BuyerTownName

Laskutus > Laskutustiedot > 4.rivi (syötetään muodossa: Postinumero kaupunki)

BuyerPostCodeIdentifier

Päätellään Y-tunnuksesta

CountryCode

Päätellään Y-tunnuksesta

CountryName

Asiakaskortisto > OVT-tunnus kenttä

BuyerOrganisationUnitNumber

Laskutus > Viitteenne

BuyerContactPersonName

Asiakaskortisto > Näytä > Lisätiedot > Asiakkaan alueellinen yksikkö

BuyerCountrySubdivision

Asiakaskortisto > Yhteyshenkilön sähköpostiosoite (laskutusasiakas)

BuyerEmailaddressIdentifier

Asiakaskortisto > Näytä > Lisätiedot> Laskutusaiheet > laskuaihekoodi

EpiPaymentInstructionId

Tieto onko lasku kuluttajan e-lasku (58) vai suoramaksu (59).

EpiPaymentMeansCode

Asiakaskortisto > Y-tunnus (toimitusasiakas)

Asiakaskortisto > Y-tunnus (toimitusasiakas)

DeliveryPartyIdentifier

Asiakaskortisto > Yrityksen nimi (toimitusasiakas)

DeliveryOrganisationName

Asiakaskortisto > Y-tunnus FI-muodossa (toimitusasiakas)

DeliveryOrganisationTaxCode

Laskutus > Toimitustiedot > 3.rivi

DeliveryStreetName

Laskutus > Toimitustiedot > 4.rivi (syötetään Postinumero kaupunki)

DeliveryTownName

Laskutus > Toimitustiedot > 4.rivi (syötetään Postinumero kaupunki)

DeliveryPostCodeIdentifier

Päätellään Y-tunnuksesta

CountryCode

Päätellään Y-tunnuksesta

CountryName

Laskutus > Viitteenne (toimitusasiakas)

DeliveryContactPersonName

Asiakaskortisto > Yhteyshenkilön sähköpostiosoite (toimitusasiakas)

DeliveryEmailaddressIdentifier

Menee tieto: INV01

InvoiceTypeCode

Vakioarvo 380 jos tavallinen lasku ja 381 jos hyvityslasku.

InvoiceTypeCodeUN

Menee teksti: LASKU

InvoiceTypeText

Menee teksti: Original

OriginCode

Laskutus > Laskun numero

InvoiceNumber

Laskutus > Laskun päiväys

InvoiceDate

Hyvityslaskulla alkuperäisen laskun numero

OriginalInvoiceNumber

Hyvityslaskulla alkuperäisen laskun päivämäärä

OriginalInvoiceDate Format="CCYYMMDD"

Laskutus > Viitteemme-kenttä

SellerReferenceIdentifier

Laskutus > Asiakkaan asiakasnumero

SellersBuyerIdentifier

Laskutus > As.tilausnumero-kenttä

OrderIdentifier

Laskutus > Merkki-kenttä

AgreementIdentifier

Asiakaskortisto > Yhteyshenkilön sähköpostiosoite (laskutusasiakas)

BuyerReferenceIdentifier

Toimituspäivä

DeliveryDate

Toimitustapa

DeliveryMethodText

Toimitusehto

DeliveryTermsText

Lähetenumero (Ei mene ylätason (details-tietoihin koontilaskulla)

DeliveryNoteIdentifier

Laskutus > Laskun veroton loppusumma

InvoiceTotalVatExcludedAmount

Laskutus > Alv summa yhteensä

InvoiceTotalVatAmount

Laskutus > Laskun verollinen loppusumma

InvoiceTotalVatIncludedAmount

Menee teksti: Työmaa-avain

DefinitionHeaderText

Yritysvalinta > Asetukset > Ohjaustiedot > Projektit > Työmaa-avain

DefinitionValue

Laskutus > Laskun veroton loppusumma

VatBaseAmount

Laskutus > Alv sarakkeen alv prosentti

VatRatePercent

Yritysvalinta > Asetukset > Tilikartta > Tilin alv-tiedot välilehdelle valittu verokoodi.

VatCode

Laskutus veron määrä

VatRateAmount

Yritysvalinta > Asetukset > Ohjaustiedot > ALV-koodit > Laskumerkintä kohdan tieto

VatFreeText

Asiakaskortiston Vast.ottajan ostotili

ShortProposedAccountIdentifier (Rivitasolla RowProposedAccountText)

Asiakaskortisto Vast.ottajan kpaikka

AccountDimensionText

Laskutus > Viesti

InvoiceFreeText

Laskutus > Maksuehdon nimi

PaymentTermsFreeText

Laskutus > Nettopvm

InvoiceDueDate

Laskutus > Kassapvm

CashDiscountDate

Laskutus laskun loppusumma (mistä alennus lasketaan)

CashDiscountBaseAmount

Yritysvalinta > Asetukset > Ohjaustiedot > Maksuehdot > Ale prosentti

CashDiscountPercent

Käteisalennuksen määrä

CashDiscountAmount

Asiakaskortisto > Näytä > Lisätiedot > Kilpailutuksen numero

TenderReference

Yritysvalinta > Asetukset > Yritystiedot > Huomautusaika

PaymentOverDueFineFreeText

Yritysvalinta > Asetukset > Yritystiedot > Viivästyskorko

PaymentOverDueFinePercent

Laskutus rivinumero (pos)

RowSubIdentifier

Laskutus tuotekoodi

ArticleIdentifier

Laskutus nimike

ArticleName

Rivin toimitettu määrä.

DeliveredQuantity

Tilattu määrä

OrderedQuantity

Tilausnumero (Laskun yläosan tiedoissa As.tilausnro)

Huom! Jos lasku on muodostettu koontilaskuna Nova Myyntitilaus-ohjelmasta tulee MT Laskuta- ikkunassa olla valittuna joko Merkki ja Asiakkaan tilausnumero tai Asiakkaan tilausnumero ja lähetetiedot -optio jotta asiakkaan tilausnumero siirtyy laskuriveille.

RowIdentifier

Laskutettu määrä, eli rivin KPL-kenttä.

InvoiceQuantity

Rivin nettohinta, josta on vähennetty rivillä mahdollisesti annettu ALE ja ALE2.

UnitPriceAmount

Laskutus Lisänimike

RowFreeText

Varastokirjanpito > Vaihtoehtokoodi

BuyerArticleIdentifier

Jokainen laskurivi numeroidaan verkkolaskulle juoksevasti.

RowPositionIdentifier

Rivin toimituspäivä

RowDeliveryDate

Myyntitilauksen lähetenumero

RowDeliveryNoteIdentifier / RowDeliveryIdentifier

Ohjaustiedot > Alv-koodit > Verokohtelukoodi / Myyntitilin taakse linkitetty alv-koodi

RowVatCode

Ohjaustiedot > Ehdot ja Ryhmät > Yksiköt

QuantityUnitCodeUN ( Visman ohje )

Kaikki rivit yhteensä ilman ALVosuutta.

RowsTotalVatExcludedAmount

Rivin alennuksen määrä

RowDiscountAmount

Rivin alennuksen EU-koodi, vakioarvo 95

RowDiscountTypeCode

Tuotekoodin EAN koodi Varastokirjanpidosta

Laskutus laskun päiväys

EpiDate

Laskutus > Tulostus > Verkkolasku > Läh.välittäjän tunnus

EpiBfiIdentifier

Yritysvalinta > Muokkaa > Yrityksen tiedot > Yrityksen nimi

EpiNameAddressDetails

Yritysvalinta > Asetukset > Yritystiedot > Tilitiedot > Ensimmäinen IBAN numero

EpiAccountID

Valinnan Näytä | Maventa tai työkalurivin painikkeen

kautta voidaan avata Maventa selainnäkymään.

Laskutuksessa Maventa ikkuna avautuu oletuksena Lähetetyt laskut näkymään.

Ostoreskontrassa Maventa ikkuna avautuu oletuksena Saapuneet laskut näkymään.

Jos tulee esim. vastaan että lasku on mennyt väärään sähköpostiosoitteeseen, niin Näytä | Maventa tai työkalurivin painikkeen

kautta valitsemalla laskun ja Lähetä lasku uudelleen voit vaihtaa sähköpostiosoitetta laskun uudelleen lähetyksen kohdalla.

Kuluttajan e-lasku -aineiston muodostat samalla tavoin kuin verkkolaskuaineistonkin laskutus/myyntireskontran toiminnolla Laskuta | Aloita laskutus. Rajaa mukaan vain ne laskut, joiden laskutustapa on Kuluttajan e-lasku.

Toiminto vaatii lisenssin WEIL.

Suoramaksutoimeksiannot muodostat samalla tavoin kuin verkkolaskuaineistonkin Laskutus/myyntireskontran toiminnolla Laskuta | Aloita laskutus. Aineisto voi sisältää yhtäaikaisesti sekä suoramaksujen veloitus- että peruutuslaskuja.

Suoramaksujen Finvoice-kopion lisäksi tulee laskutettavalle lähettää lasku suoramaksun toimeksiannosta sopimallanne tavalla. Käytä suoramaksuihin tarkoitettua laskupohjaa (laskua4sm.rpt tai laskua4sv.rpt).

Peruutuslaskut tulee muodostaa Uusi kopioiden -toiminnolla alkuperäisestä laskusta, jotta alkuperäisen laskun viite kopioituu Alkup.viite -kenttään ja laskun alkuperäinen eräpäivä kopioituu peruutuslaskulle. Alkuperäinen lasku tulee aina peruuttaa kokonaisuudessaan, osaperuutuksia ei voida tehdä. Varmistu lisäksi, että peruutuslaskulla käytetään vastaavaa laskuttajan hyvitystiliä, laskuaihetta sekä samaa e-laskun vastaanottajan vastaanotto-osoitetta ja välittäjän tunnusta kuin alkuperäisellä laskulla, jotta palveluntarjoaja voi peruuttaa suoramaksutoimeksiantoon perustuvan maksuehdotuksen.

Huolehdi, että peruutussanoma on riittävän ajoissa kuluttaja-asiakkaan palveluntarjoajalla, jotta peruutus ehditään tekemään. Lisätietoja aikatauluista saat omalta operaattoriltasi.

Suoramaksun toimeksiantoon liittyvät toimenpiteet vaativat lisenssin WEIL.

Mikäli laskutustapana käytetään suoramaksua, ja suoramaksun toimeksianto halutaan perua, tulee peruutuslasku tehdä valitsemalla Uusi kopioiden ja optio Kopioidaan rivit negatiivisina (hyvitys). Ohjelma tallentaa tällöin Alkup. viite –kenttään kopioitavan laskun viitenumeron ja asettaa eräpäiväksi kopioinnin pohjana olevan laskun eräpäivän. Jotta palveluntarjoaja voi peruuttaa suoramaksutoimeksiantoon perustuvan maksuehdotuksen, tulee sen lisäksi peruutuslaskulla ja alkuperäisellä Finvoice-muodossa lähetetyllä laskukopiolla olla vastaava laskuttajan hyvitystili, laskutusaihe sekä e-laskun vastaanottajan vastaanotto-osoite ja välittäjän tunnus.

Huom! Alkuperäinen lasku tulee aina peruuttaa kokonaisuudessaan. Osaperuutuksia ei ole mahdollista tehdä.

Muodosta peruutuslaskuista maksutoimeksianto vastaavasti kuin normaali suoramaksuaineisto verkkolaskun tulostusikkunasta. Aineisto voi sisältää yhtäaikaisesti suoramaksujen veloitus- ja peruutuslaskuja. Peruutussanoman tulee olla perillä kuluttaja-asiakkaan palveluntarjoajalla viimeistään eräpäivää edeltävänä pankkipäivänä. Mikäli lähettäjä ja vastaanottaja käyttävät eri palveluntarjoajaa, on peruutus lähetettävä viimeistään 4 pankkipäivää ennen eräpäivää.

Tulosta tarvittaessa asiakkaalle myös peruutuslasku ja toimita se sopimallanne tavalla. Ohjelma merkitsee suoramaksun laskupohjalle peruutustiedot automaattisesti, kun laskun loppusumma on negatiivinen.

Finvoice 2.01 ja 3.0-versioissa tehdään muodostettavalle aineistolle XSD-validointi. Validoinnilla tarkoitetaan aineiston läpikäyntiä ja tarkastusta standardiin nähden.

Mikäli verkkolaskun sisällöstä löytyy eroavaisuuksia standardista (esim. jossain kentässä on enemmän merkkejä kuin verkkolaskustandardi määrittelee rajoitukseksi), ohjelma avaa verkkolaskuaineiston muodostusvaiheessa virhelistauksen. Listassa näkyy laskuittain elementit, joissa tieto sijaitsee Visma Novassa sekä validoinnin palauttamat virheilmoitukset. Virheet on mahdollista tulostaa raportille saman ikkunan Tulostus-valikosta.

Ensimmäisillä kerroilla virheitä voi löytyä useitakin, joten huomioi saamasi virhelistaukset seuraavien laskujen tekemisessä välttyäksesi toistamiseen samoilta validointivirheiltä.

Huom! Ohjelma muodostaa aineiston vain niistä laskuista, jotka läpäisivät validoinnin onnistuneesti. Mikäli teet aineiston esim. laskurajauksella 0 – 100, joista kolme laskua jäi virheeseen, muodostaa ohjelma laskuaineiston 97 laskusta. Puuttuvien kolmen laskun osalta tulee tehdä uusi aineisto virhekorjausten jälkeen. Muista kuitenkin lähettää 97 laskun aineisto ensin operaattorisi välityksellä eteenpäin, ennen kuin muodostat samannimisen aineiston puuttuvista kolmesta laskusta uudelleen.

Lähde virheilmoitusikkunan Tietosisällön kuvaus -kentän tiedoista: www.finvoice.info.

Finvoice-validointi on mahdollista ohittaa Laskuta | Aloita laskutus Asetuksissa poistamalla valinnan Validoi kaikki Finvoice-laskut. Se ei kuitenkaan ole suositeltavaa, sillä kaikella todennäköisyydellä verkkolasku jää samasta virheestä kiinni operaattorisi palvelussa eikä mene sieltä eteenpäin. Visma Novan validointityökalu antaa tarkemman tiedon virheellisen tiedon sijainnista, jolloin voit hyödyntää tietoa korjatessasi aineistoon menemätöntä virheellistä laskua.