Toiminnolla Tiedosto | Ostotilaus voit muodostaa myyntitilauksista ostotilauksia siten, että ohjelma kopioi myyntitilausten tietoja ostotilauksille. Ostotilausten toimitusosoitteeksi tulee myyntitilausten toimitusosoite. Toimittajan määräytyminen riippuu antamistasi rajauksista. Lue lisää seuraavasta kohdasta.

Ostotilauksen voi muodostaa myyntitilausrivistä vain kerran.

Numero-kentässä määrittelet numerovälin avulla, mistä myyntitilauksista ostotilaus luodaan. Voit lisäksi rajata huomioitavaksi vain tietyt positiot.

Päiväys-kentissä voit antaa tilauspäivämäärävälin, jolta ajalta myyntitilaukset huomioidaan. Saat poimittua päiväykset kalenterista, joka avautuu kentän kalenteripainikkeesta.

Toimittaja-rajauksen avulla voit luoda ostotilauksen niistä myyntitilauksen tuotteista, jotka on merkitty kyseisen toimittajan tuotteiksi varastokirjanpidossa ja joista ei vielä ole luotu ostotilausta. Mikäli rajauskenttä Toimittaja on tyhjä, perustaa ohjelma niin monta ostotilausta kuin myyntitilausrivien tuotteilta löytyy eri toimittajia. Myyntitilausriveistä, joiden tuotteille ei ole määritelty toimittajaa, ohjelma luo yhden ostotilauksen ilman toimittajaa ja antaa lisäksi ilmoituksen, jossa näkyy ilman toimittajaa olevan ostotilauksen numero.

Jos taas rajauskenttä Toimittaja on tyhjä ja lisäksi valittuna on optio Älä huomioi toimittajaa, perustaa ohjelma yhden ostotilauksen, joka sisältää myyntitilauksen kaikki rivit. Tällä tavoin luodulle ostotilaukselle toimittaja määräytyy myyntitilauksen ensimmäisen tuoterivin mukaan. Mikäli myyntitilauksen ensimmäisen tuoterivin tuotteelle ei ole määritetty toimittajaa, luodaan ostotilaus ilman toimittajaa.

Valitse pudotusvalikosta ostotilauslaji, johon uusi tilaus luodaan.

Älä kopioi tilauksen viestiä -optiolla estät myyntitilauksen mahdollisen viestitiedon kopioitumisen ostotilaukselle.

Älä huomioi toimittajaa –optiota voit käyttää silloin, kun Toimittaja-rajaus on tyhjä. Option ollessa valittuna perustaa ohjelma yhden ostotilauksen, joka sisältää myyntitilauksen kaikki rivit. Tällä tavoin luodulle ostotilaukselle toimittaja määräytyy myyntitilauksen ensimmäisen tuoterivin mukaan. Mikäli myyntitilauksen ensimmäisen tuoterivin tuotteelle ei ole määritetty toimittajaa, luodaan ostotilaus ilman toimittajaa.

Nimike tilausriviltä -option ollessa valittuna ostotilausriville haetaan tuotteen nimiketiedot myyntitilausriviltä.

Tätä optiota EI tule käyttää myyntitilauksella jolle on lisätty/poistettu rivejä. Optiota EI myöskään tule käyttää jos tilauksella on purettuja tuoterakenteita. Näissä tapauksissa ostotilauksen voi muodostaa ostotilauksen Tiedosto | Tilausehdotukset toiminnon kautta ja siellä optiolla Nimike tilausriviltä/rakenteelta

Riviteksti tilausriviltä – option ollessa valittuna kopioidaan myyntitilausrivin TXT kentän tieto muodostetun ostotilausrivin TXT kenttään sellaisenaan, riippumatta ostotilauksen kielikoodista tai toimittajan vaihtoehtokoodeista.

Yhteyshenkilö toimittajalta – option ollessa valittuna ostotilauksen viitteenne kenttään haetaan yhteyshenkilö toimittajan takaa.

Käynnistä ostotilauksen muodostus Muodosta-painikkeella määriteltyäsi rajaukset ja optiot. Ohjelma ilmoittaa lopuksi ostotilausnumerovälin, jolle tilaukset on luotu. Voit muokata muodostettuja tilauksia Ostotilaukset-sovelluksessa samoin kuin muitakin ostotilauksia.

Muodostetun ostotilauksen kentät Maksuehto, Toimitustapa, Tilaaja ja Toimitusehto päivittyvät toimittajan perustietojen mukaan. Mikäli vaihdat toimittajaa Muokkaa-toiminnolla, päivittyvät kenttiin uuden toimittajan tiedot.

Mikäli ostotilauksen muodostuksessa rajauskenttä Toimittaja on tyhjä, perustaa ohjelma niin monta ostotilausta kuin myyntitilausrivien tuotteilta löytyy eri toimittajia. Sellaisista myyntitilausriveistä, joiden tuotteille ei ole määritelty toimittajaa, ohjelma ei luo ostotilauksia vaan antaa ilmoituksen, että toimittajaa ei ole määritelty.

Myyntitilauksen rivikohtainen vapaa teksti ei kopioidu ostotilaukselle, vaan tekstikenttään päivitetään oston tietoja (esim. toimittajan tuotekoodi).

Myyntitilauksesta muodostetun ostotilauksen/ostotilausrivin poisto poistaa kyseisen tilauksen/rivin tiedot myös myyntitilauksen Näytä | Tilaushistoria -ikkunan Tehdyt ostotilaukset -välilehdeltä sekä myyntitilausrivin OTNUMERO-kentästä.

Ohjelma toimii yllä kuvatulla tavalla vain 8.4-versiolla luotujen ja sen jälkeen poistettujen ostotilausrivien osalta.