Käynnistä ostotilausehdotusten luonti valitsemalla Tiedosto | Tilausehdotukset. Toiminnon avulla saat luotua ostotilauksia valituille tilausehdotusriveille ostotilausten muodostusasetuksissa ja tilausarvoissa määriteltyjen optioiden mukaisesti. Voit myös luoda tietyistä myyntitilauksista toimittajakohtaiset ostotilaukset. Lisäksi voit muodostaa ostotilauksia tuotteista, joiden varastosaldo on alle hälytysrajan.

Toimittajakortistosta tulee löytyä toimittaja vastaavalla numerolla. Ostotilausehdotukset käyttävät varastokortilla seuraavia kenttiä:

Lisäksi myyntitilauksia vastaan tilausehdotuksia muodostettaessa ohjelma hyödyntää tuotteella olevaa kiinnitettyä tuoterakennetta (resepti).

Seuraavissa alakohdissa on käyty etenemisjärjestyksessä läpi ne vaiheet, jotka liittyvät ostotilausten muodostamiseen ostoehdotusten pohjalta.

Asetukset | Asetukset -ikkunassa määrittelet yrityskohtaisesti, kuinka ohjelma muodostaa ostotilausehdotuksia. Tietojen ylläpito vaatii NovaSuperUser-oikeudet.

Asetukset.

Ostotilausehdotusten muodostamiseen on kaksi tapaa:

1. Yrityskohtainen ajastettu laskenta

HUOM! Tämä laskenta EI huomioi optioita Tilauserä, Pakkauskoko, Tutki varastosaldo ja Varastopaikkojen yhteistarve. Em. optioita voi käyttää vain käyttäjäkohtaisessa laskennassa.

2. Käyttäjäkohtainen laskenta

Ajastettu laskenta käyttää Asetukset | Asetukset -ikkunassa ylläpidettyjä määrityksiä. Ostotilausehdotuksen laskennan saat ajastettua siten, että määrittelet Windowsin ajastetun tehtävän, jossa avataan ostotilausehdotus tietyillä käynnistysparametreilla.

Esimerkki:

c:*nova8*th*Ostotilausehdotus.exe #1000 /CALC***

Esimerkissä #1000 avaa ostotilausehdotuksen yritykseen numero 1000 ja /CALC parametri suorittaa automaattisesti laskennan kyseiseen yritykseen ja sen jälkeen sulkee ohjelman.

HUOM! Ajastettu laskenta tulee tehdä silloin, kun Visma Nova -ohjelmia ei käytetä, esim. yöllisenä ajona.

Käyttäjäkohtaisessa laskennassa sinun tulee määrittää Laskenta optiot -osiossa, muodostetaanko tilausehdotukset myyntitilauksia vai varastoa vastaan. Lisäksi voit halutessasi valita laskentaa varten tietyt lisäoptiot. Käyttäjäkohtainen laskenta myyntitilauksia vastaan suositellaan tehtäväksi aina ilman rajauksia, eli laskenta tulisi tehdä sisältäen kaikki avoimet tilaukset ja materiaalit ja vasta sen valmistuttua voit rajata tulosjoukkoa haluamillasi rajausarvoilla.

Käyttäjäkohtaisen laskennan lisäoptiot.

Käyttäjäkohtaisessa laskennassa on mahdollista käyttää optioita Tilauserä, Pakkauskoko, Varastopaikkojen yhteistarve ja Tutki varastosaldo.

Suorita käyttäjäkohtainen laskenta napauttamalla

ikkunan yläosassa. Laskenta huomioi antamiesi rajausten lisäksi Asetukset-ikkunasta Laskennan MT lajit- ja Nimikelaji-kenttien arvot. Ohjelma tekee laskennan ja päivittää ikkunaan laskennan tuloksena muodostuneet ostotilausehdotukset. Samalla Rajaukset-osion Laskettu-kohtaan päivittyy laskennan päivämäärä ja kellonaika. Laskettu-sanan perässä näkyy myös, onko ikkunan tarpeet muodostettu myyntitilausten (MT) vai varaston (VA) perusteella.

Ikkunan Rajaukset-osiota voit varastoa vastaan tehdyssä laskennassa käyttää sekä tilausehdotusrivien muodostamiseen, että jo muodostettujen tilausehdotusrivien käsittelyyn. Myyntitilauksia vastaan tehty käyttäjäkohtainen laskenta suositellaan sen sijaan tehtäväksi ilman rajauksia, ja käyttää niitä vasta laskennan tulosten rajaamiseen. Seuraavassa kohdassa on kerrottu jo muodostettujen tilausehdotusrivien rajaamisesta.

Kun siirryt tilausehdotusriveille, voit avata yläosan työkaluriviltä Nimikeapu-ikkunan pikakuvakkeesta

Nimikeapu-ikkunasta näet runsaasti tuotteeseen liittyvää tietoa.

Kun tilausehdotusrivit on muodostettu laskennalla, voit rajata näkyviin ja käsittelyyn pienemmän määrän riveistä ja muodostaa ensin niistä tilaukset. Sen jälkeen voit määrittää uusia rajauksia ja saada näin seuraavat rivit käsittelyyn. Mitä enemmän rajauksia annat, sitä tarkemmin saat rajattua haluamasi ostotilausehdotukset näkyviin.

Ostotilausehdotus-ikkunan rajauskentät.

Seuraavassa taulukossa käydään läpi Ostotilausehdotus–ikkunan rajausmahdollisuudet siinä vaiheessa, kun olet tehnyt laskennan ja haluat rajata ikkunaan osan tilausehdotusriveistä kerrallaan käsiteltäväksi.

* Ostotilausehdotusrivin Tarvepvm-kenttä päivittyy seuraavasti:

** Ostotilausehdotusrivin Tilattava viim. –kenttä päivittyy seuraavien kaavojen mukaisesti:

HUOM! Tuotteen toimitusajan tulee olla numeerisessa muodossa varastokirjanpidon kentässä Toimitusaika, muuten laskenta ei huomioi tietoa. Esimerkiksi kahden viikon toimitusaika tulee merkitä tuotteelle numeerisena arvona 14 (mukaan lukien viikonloput).

Kun olet ylläpitänyt rajausehdot, paina Enter viimeksi antamasi rajauksen jälkeen, jolloin ohjelma päivittää alas riveille rajauksiasi vastaavat ostotilausehdotukset. Tyhjentämällä rajaukset saat näkyviin kaikki kyseisen laskennan käsittelemättömät tilausehdotusrivit.

Ostotilausehdotuksiin eivät tule mukaan varastokirjanpidossa ABC-ryhmään ”E” merkityt tuotteet.

Seuraavassa kohdassa kerrotaan, miten valitset ostettavat tuotteet.

Ostettavan tuoterivin valinta tapahtuu esimerkiksi napauttamalla hiirellä Valittu-saraketta tai painamalla työkaluriviltä

Merkitse rivi, kun kohdistin on halutulla rivillä. Saat valittua kaikki rivit kerralla Muokkaa | Merkitse kaikki (Ctrl+A) –valinnalla. Voit myös aktivoida useita rivejä napauttamalla niitä hiirellä Ctrl-näppäin alaspainettuna ja valitsemalla sen jälkeen Muokkaa | Merkitse valitut (Ctrl+M).

Saat poistettua tekemäsi valinnat aktivoimalla kyseiset rivit ja valitsemalla Muokkaa | Poista valinnat tai työkalurivin

Poista valinnat –painikkeella.

Ostotilausehdotusrivien valinta.

Tilausehdotusrivin kaksoisnapautus avaa rivin muokkausikkunan, missä voit ylläpitää seuraavia rivin tietoja oikeanpuoleisessa Uusi-osiossa:

Rivin tiedot.

Tallenna tekemäsi muutokset Tallenna-painikkeella, joka sulkee ikkunan ja päivittää muutokset riville.

Tuoterivitaulukon sarakeotsikon napautus lajittelee rivit ko. sarakkeen mukaisesti.

Saat myös ryhmiteltyä rivit vapaasti vetämällä haluamasi sarakeotsikot taulukon yläpuolella näkyvään tyhjään osioon. Se tapahtuu aktivoimalla ensin sarake sen otsikkoa napauttamalla, ottamalla sen jälkeen otsikosta kiinni hiiren vasemmanpuoleisella (ykkös)painikkeella ja vetämällä otsikko hiirellä harmaan osion päälle. Vapauta lopuksi hiiren painike.

Vedä ensisijainen ryhmittelytekijä ensimmäisenä, toissijainen sitten jne., jolloin ohjelma muodostaa niistä porrastetun rakenteen. Voit vielä muokata rakennetta eli rivien ryhmittelyä vetämällä harmaan osion kenttiä haluamiisi paikkoihin tai takaisin rivitaulukkoon.

Tuoterivien ryhmittely toimittajan ja koodin avulla.

Voit itse määritellä riveillä näytettävät kentät. Kenttien järjestystä ja muotoa voit muokata Asetukset | Taulukkomäärittelyt (Ctrl+P) -ikkunassa. Taulukkomäärittelyjen tekeminen on käyty tarkemmin läpi Käyttäjän perusoppaassa.

Muokkaa | Päivitä –valinnalla tai työkalurivin Päivitä-painikkeella voit päivittää rajauksia vastaavat tiedot näkyviin.

Ostotilausehdotukset-ikkunan Näytä | Kulutustiedot–valinnalla saat esiin valitun tuotteen kulutustiedot viimeiseltä 12 kuukaudelta. Voit pitää tiedot esillä tilausehdotuksia käsitellessäsi, jolloin ikkunaan päivittyy valittuna olevan rivin tuotteen tiedot.

Ostotilausehdotusten tuotevalintaikkunan alaosassa löytyvät ostotilauksen muodostukseen liittyvät optiot ja tilausarvot. Optioiden vaikutus ostotilausehdotuksesta luotavaan ostotilausriviin riippuu siitä, onko ostotilausehdotusrivi muodostunut myyntitilauksen vai varaston luoman tarpeen pohjalta.

Ohjelma käyttää Tilausarvot-kohdassa määriteltyjä arvoja muodostettaville ostotilauksille. Alla yksityiskohtaista tietoa osion kentistä:

Kun olet valinnut rivit ja optiot, voit muodostaa niistä ostotilaukset napauttamalla

Ohjelma ilmoittaa muodostetuista tilauksista ja kertoo niiden numerot. Muodostetuille ostotilausriveille lisätään automaattisesti positionumerot.

Muodostuneita ostotilauksia on mahdollista selata ja ylläpitää ostotilausohjelmassa vielä ennen tilauksen tulostamista. Muutoksia voit tehdä tilausten tulostamisenkin jälkeen.

1. Jos valitset tilausehdotukset tehtäväksi varaston perusteella, etsii ohjelma ne tuotteet, joiden varastosaldo on alle hälytysrajan. Tilausmäärä saadaan kaavasta: tilattava määrä = hälytysraja – varaston vapaasaldo.

2. Jos teet ostotilausehdotuksen myyntitilauksista optiolla Tutki varastosaldo, ohjelma ehdottaa tuotteiden tilausmääräksi: tilattava määrä = varaston vapaa saldo – myyntitilauksen avoin määrä.

HUOM! Laskentaan tulee mukaan vain ne avoimet myyntitilausrivit, joista ei ole vielä muodostettu ostotilausta.

3. Jos teet ostotilausehdotuksen myyntitilauksista ilman optiota Tutki varastosaldo, ohjelma ehdottaa tuotteiden tilausmääräksi: myyntitilausrivin avoin tilattu määrä.

HUOM! Laskentaan tulee mukaan vain ne avoimet myyntitilausrivit, joista ei ole vielä muodostettu ostotilausta.

Yllämainittujen kaavojen lisäksi ohjelma huomioi, onko laskennassa käytetty lisäksi jotakin laskentaoptioista Tilauserä, Pakkauskoko tai Varastopaikkojen yhteistarve, jolloin lopullinen tilattava määrä muodostuu sen mukaan. Nämä optiot on selitetty kohdassa Käyttäjäkohtainen laskenta.

Jos ostotilaus on muodostettu useamman myyntitilauksen pohjalta, näet niiden numerot valitsemalla Näytä | Myyntitilaukset. Myyntitilausnumero, josta ostotilausrivi on muodostettu, päivittyy myös ostotilausriville Mtnumero-kenttään.

Voit tulostaa ohjelman ehdottamat ostotilausehdotukset paperille esimerkiksi tarkastettavaksi tai hyväksyttäväksi Ostotilausehdotus-ikkunan Tulostus-valikosta.

Ostotilausehdotusten tulostus.

Option Näkymä ollessa valittuna ohjelma tulostaa Ostotilausehdotus-ikkunassa rajattuna olevat tilausehdotusrivit. Tällöin rajauskenttien rajauksia ei huomioida, vaan ohjelma tulostaa kaikki ikkunassa olevat tilausehdotusrivit.