Valittuasi ostolaskulajin ja painettuasi Uusi / F6 ohjelma ehdottaa ostolaskun pohjaksi joitakin tietoja. Syötettyäsi toimittajan saat vielä lisää oletuksia toimittajan tiedoista. Seuraavissa alakohdissa on käyty läpi kaikki ostolaskuun liittyvät tiedot.

Voit vaihtaa laskulajia myöhemmin Tiedosto | Vaihda laji –toiminnon avulla.

Toimittaja voidaan hakea ostolaskulle jollakin seuraavista tiedoista:

Haku tapahtuu antamalla hakutieto sille varattuun kenttään ja painamalla Enter. Ruudulle haetaan ensimmäinen hakutietoon täsmäävä toimittaja. Toimittaja voidaan myös poimia listasta napauttamalla Toim.numero-kentän oikealla puolella olevaa

-painiketta. Pikavalinta toiminnolle on Ctrl+A. Listan saat suljettua Enterin painalluksella.

Toimittajan hakeminen toimittajalistan avulla.

Mikäli toimittajakortiston ko. toimittajan Näytä | Toimittajatiedot | Tärkeää! -välilehdelle on kirjoitettu jotakin, näkyy ostolaskutiedoissa toimittajanumeron perässä keltainen kolmiosymboli. Napauttamalla symbolia saat huomautustekstin näkyviin.

Toimittajat perustetaan normaalisti toimittajakortistossa. Voit perustaa toimittajan myös ostoreskontran Muokkaa | Uusi toimittaja–valinnalla tai maksun syötön yhteydessä: kun hakemaasi toimittajaa ei löydy, ohjelma kysyy, haluatko perustaa uuden. Vastatessasi Kyllä avautuu Toimittajatiedot-ikkuna, jossa annat toimittajan perustiedot. Voit myöhemmin täydentää tietoja toimittajakortistossa.

Voit muuttaa ruudulla olevan maksun toimittajatietoja valitsemalla Näytä | Toimittajatiedot tai napauttamalla työkaluriviltä Toimittajatiedot-painiketta, joka on käytettävissä myös maksun ollessa muokkaustilassa. Tietoja voit muuttaa luonnollisesti myös toimittajakortiston kautta. Muutetut toimittajatiedot eivät päivity jo tallennetuille maksuille, ellet hae toimittajaa kyseisille maksuille uudelleen.

Toimittajan pankkitiedot määritetään toimittajakortistossa.

Kun uusi ostolasku tehdään, ehdotetaan päiväykseksi kuluvaa päivää. Päiväyksen voit halutessasi muuttaa joko manuaalisesti syöttämällä tai kalenterista valitsemalla. Kalenterin saat avattua Päiväys-kentän pudotusvalikosta.

Etuoikeus-kohtaan ehdotetaan normaalia ja rahayksiköksi kotivaluuttaa.

Toimittajan hakeminen hakee maksulle seuraavat tiedot:

Tiliöitäessä haetaan riville tili seuraavassa järjestyksessä heikoimmasta lukien:

HUOM! Mikäli toimittajan taakse on syötetty ostovelkatili, ohjelma käyttää sitä automaattisesti myös pankkitilin vastatilinä suorituksissa.

Vastavelkatili voi olla myös muu kuin ”velka”-tili. Tällöin ohjelma ilmoittaa laskua tallennettaessa, että velkatilille tiliöity summa eroaa laskun loppusummasta.

Alla olevassa taulukossa on käyty läpi kentät ostoreskontran pääruudulla:

Kenttä

Selite

Tosite

Tositteen/maksun juokseva numero, joka saadaan numerosarjoista.

Päiväys

Tositteen päiväys. Uudelle tositteelle ehdotetaan kuluvaa päivämäärää.

Tila

Maksun tila on ohjelman ylläpitämä tieto. Kentän väri on turkoosi, jos lasku on lukittu. Ohessa tilatiedon perässä suluissa näkyvä tieto tarkoittaa tietokannassa olevaa tilanumeroa.

Kirjattu (0): Maksu on kirjattu.

Erääntynyt (1): Maksu on erääntynyt. Maksulista-näytössä käyminen päivittää tämän tilan.

LMP (2): Maksu on poimittu LMP-aineistoon.

Osasuoritettu (4): Maksu on osasuoritettu.

Suoritettu (5): Maksu on kokonaan suoritettu.

ISO20022 (6): Maksusta on muodostettu ISO20022-aineisto.

Tilausnro

Kun syötät tähän ostotilauksen (tai minkä tahansa) numeron ja painat Enter, avautuu ostotilausten haku- ja valintaikkuna, josta pääset poimimaan haluamasi tilauksen ostolaskun pohjaksi. Ks. kohta Ostolasku ostotilauksesta.

HUOM! Tuplaklikkamaalla Tilausnro kenttää aukeaa ostotilaukset kyseiseen tilaukseen. Mikäli Tilausnro kenttä on tyhjä tuplaklikkaus ei tee mitään.

Siirretty

Kirjanpitoon siirron päiväys ja kellonaika. Kentästä voit nähdä kirjanpidon tuontitoiminnon tekemän merkinnän laskun siirtämisestä kirjanpitoon.

Tarkastettu

Jos valitset tämän option, ohjelma ei huomioi laskua reskontratarkistusajossa. Tätä voi käyttää sellaisilla laskuilla, joista tulee virhe ohjelman tarkistussääntöjen perusteella, vaikka ne ovat oikein.

Etuoikeus

Maksun etuoikeus voi olla normaali, kiireellinen tai seurannassa. Voit käyttää tietoa laskujen rajaamisessa. Seurannassa olevasta maksusta et voi muodostaa maksuaineistoa ennen kuin etuoikeus on muutettu normaaliksi tai kiireelliseksi.

Maksatustila

Maksun maksatustila voi olla kierrossa (0), hyväksytty (1) tai hylätty (3). Maksatustila on kierrossa, jos maksua ei liitetä hyväksyntälistaan.

Hyväksyntälista

Oletuslista voi ehdottua toimittajakortistosta, mikäli se on sinne määritelty.

Kululaskulajiin laskua syötettäessä laskulle tulee valita hyväksyntälista, jolle on merkitty optio Ostolasku hyväksytään ilman kierrättämistä.

Toim. numero

Toimittajan numero. Ohjelma tekee haun toimittajakortistosta antamasi numeron perusteella. Jollei numeroa löydy, voit halutessasi perustaa kyseisen toimittajan. Toimittajan käsittelystä on kerrottu enemmän aiemmin tässä luvussa.

Kun viet kohdistimen toimittajanumeron päälle, ohjelma näyttää toimittajan yhteystiedot.

HUOM! Tuplaklikkamaalla toim.numeroa aukeaa toimittajakortisto kyseiseen toimittajaan. Mikäli toim.numero on tyhjä tuplaklikkaus ei tee mitään.

Nimi

Toimittajan nimi. Ohjelma tekee haun toimittajakortistosta antamasi nimen perusteella. Jollei nimeä löydy, ohjelma ehdottaa uutta toimittajaa perustettavaksi.

Saajan tili IBAN

Toimittajan IBAN-tilinumero. Jos toimittajalle on määritelty useampi eri tilinumero, voit valita tilinumeron pudotusvalikosta.

Tilin vieressä painikkeella

informoidaan, jos ostolaskulla oleva pankkitili eroaa toimittajan pankkitilistä toimittajakortistossa.

Saajan tilinumero

Toimittajan tilinumero.

Tilin vieressä painikkeella

informoidaan, jos ostolaskulla oleva pankkitili eroaa toimittajan pankkitilistä toimittajakortistossa.

Maksuehto

Maksuehto määrää eräpäivän, kassasumman ja päivän. Maksuehtojen ylläpito tapahtuu ohjaustiedoissa. Voit määritellä maksuehdon toimittajalle toimittajakortistossa, jolloin ohjelma ehdottaa sitä kaikille ko. toimittajan maksuille.

Huom! Ostolaskuilla voidaan käsitellä maksuehtoja, joissa on 1 kassa-alennus.

Kassapvm

Viimeinen päivä, jolloin yritys saa maksuehdon mukaisen kassa-alennuksen. Voit syöttää tiedon manuaalisesti, jos maksuehto on tyhjä tai ”sopimuksen mukaan”.

Eräpäivä

Maksun eräpäivä. Ohjelma laskee tiedon maksun arvopäivästä maksuehdon mukaan. Jos maksuehtona on tyhjä tai ”sopimuksen mukaan”, ohjelma ehdottaa eräpäiväksi laskun päiväystä, mutta voit ylläpitää sitä.

Lasku

Toimittajan alkuperäisen laskun numero. Kun olet syöttänyt laskunumeron, ohjelma tarkastaa automaattisesti, onko kyseisellä laskunumerolla jo syötetty maksua.

Arvopäivä

Määrää, mistä päivästä maksuehto lasketaan.

Kassasumma

Kassa-alennuksen määrä, jos maksu maksetaan viimeistään Kassapvm-kohdassa olevana päivänä. Ohjelma laskee tiedon automaattisesti maksuehdon mukaan. Voit syöttää tämän tiedon myös manuaalisesti, jos maksuehto on tyhjä tai ”sopimuksen mukaan”.

Kassatili

Kassasumman tiliöintiä varten syötettävä tili. Käytetään ainoastaan erikoistapauksissa.

Ei viestiä

Tämän kohdan ollessa valittuna voit kirjoittaa maksulle omia huomioita Viesti-kenttään. Tieto ei välity saajalle.

Veroviesti

Kun tämä kohta on valittuna, välitetään sekä Viesti-kohdan tieto saajalle että maksun viitenumero. Veroviranomaisten ohjeissa on kerrottu, missä muodossa veroviesti pitää syöttää.

HUOM! Ei enää käytössä.

Viesti

Tämän kohdan ollessa valittuna välitetään Viesti-kentän tieto saajalle.

RF-viitenumero

Maksun viitenumero RF-muodossa. Ohjelma tarkistaa viitteen oikeellisuuden automaattisesti.

HUOM! Maksuaineiston muodostuksessa RF-viitettä voidaan käyttää seuraavilla aineistomuodoilla: LM02, ISO20022 Kotimaa sekä Visma.net AutoPay ja ISO20022.

Jos ostolaskulla on sekä viite että RF-viite, maksuaineistossa käytetään Viitenumero-kentän tietoa.

Viitenumero

Maksun viitenumerotieto. Ohjelma tarkistaa viitteen oikeellisuuden automaattisesti poistuessasi ko. kentästä. Ohjelma suorittaa samalla myös tarkistuksen, ettei samalla viitteellä ole jo syötetty maksua. Samalla viitteellä voi kuitenkin olla maksu, kunhan laskun numero on eri.

Mikäli syötät toistuvia maksuja, kuten vuokrat, joissa viitenumero on aina sama, syötä laskujen erottamiseksi toisistaan Lasku-kenttään kuukauden numero ja vuosi (esimerkiksi 03/2014).

Summa

Maksun kokonaissumma. Hyvityslaskun tapauksessa syötä summa miinusmerkkisenä.

Valuutta

Kenttä, joka näkyy vain Ulkomaa-lajissa. Kenttään valitaan maksun valuutta. Valuuttojen ylläpito tapahtuu ohjaustiedoissa. Voit myös määritellä käytettävän valuutan toimittajalle suoraan toimittajakortistossa.

Valuuttakurssi

Ulkomaan maksuissa maksun valuuttakerroin on kotivaluuttaan nähden. Ohjelma hakee valuuttakurssin ohjaustiedoista valuuttakentän valuutan mukaan. Voit myös muuttaa kurssitietoa ruudulla.

Val.sop.nro

Valuuttakaupan sopimusnumero. Kenttä näkyy vain Ulkomaa-lajissa.

Maksuaineiston muodostuksessa kenttää voidaan käyttää Visma.net AutoPay aineistomuodoilla (Autopay ja ISO20022).

Voit liittää vapaamuotoista lisätietoa Muistilappu-toiminnon avulla, jonka löydät sekä työkaluriviltä että Näytä-valikosta. Syötä teksti apuikkunaan ja tallenna se OK-painikkeella. Muistilappuikoni, jossa on punainen huutomerkki, näkyy tämän jälkeen Tosite-kentän vieressä. Ikonia napauttamalla saat tositteeseen liitetyn tekstin näkyviin ja muokattavaksesi.

Ostolaskuikkunan alaosan tiliöintiriveillä voit tiliöidä ostolaskun valmiiksi kirjanpitoa varten. Tiliöinti ei ole pakollista, mutta täysi hyöty ostoreskontrasta saadaan, kun hyödynnät tätä ominaisuutta. Ostolaskut tiliöityvät automaattisesti, jos olet antanut perustiedot oikein.

Yrityksen tilikartan näet Tililuettelo-välilehdeltä Ostoreskontra-ohjelman oikeasta yläkulmasta.

Ostolaskulle ehdotetaan ensisijaisesti lajiin kytkettyä tilinumeroa. Mikäli toimittajakortin Ostotili-kenttään on kerrottu ostotilinumero, kumoaa tämä lajin takana olevan tilinumeron. Myös vastatili haetaan lajin takaa. Mikäli päätilille ei ole määritelty vastatiliä, ohjelma päättelee sen tilin tyypin mukaan tilikartasta. Mikäli päätilin tyypiksi on annettu ostotili, ohjelma ehdottaa vastatiliksi tiliä, jonka tyypiksi on määritelty ostovelat. Mikäli toimittajan taakse on syötetty ostovelkatili, kumoaa tämä lajin takana olevan tilinumeron.

Ostoreskontran tiliöinnin tueksi on hyvä määritellä tilikarttaan edellä mainittujen tilien lisäksi saadut kassa-alennukset ja kurssierotilit. Myös pankkitilit on oltava tilikartassa.

Kun edellä mainitut perustiedot tileistä on annettu, tiliöityy ostolaskun summa automaattisesti poistuessasi Summa-kentästä. Tiliöintitaulukosta näet, minkä kulutilin debet-puolelle laskun summa kirjautui.

Jos käytät alv:n kirjaustapana 1.__Oikaistaan, tekee ohjelma automaattisen oikaisun riveille tilin sisältämän alv-kannan mukaisesti. Alv-tiliksi ehdotetaan tilikartasta sitä tiliä, jonka tyyppi on ”Ostojen alv”.

Ostoreskontran laskuilla on myös mahdollisuus käsitellä osittain arvonlisäverollisen toiminnan arvonlisäveroja ja viedä kirjaukset kirjanpitoon tuontitoiminnon avulla. Toiminnon vaatimat verokoodit ja vähennysprosentit määritetään aloitusnäkymän ohjaustiedoissa. Ominaisuuden käyttöönottotoimenpiteitä ja käyttöä on ohjeistettu Kirjanpidon käsikirjassa.

Mikäli haluat muuttaa ohjelman antamia tilejä, voit valita uuden tilin tilikentän pudotusvalikosta tai syöttää uuden tilin suoraan aiemman päälle. Muutos hyväksytään Enter-näppäimellä. Tarvittaessa saat uuden tiliöintirivin napauttamalla työkalurivin Uusi rivi -painiketta (Ctrl+F6). Uusi tiliöintirivi luodaan myös, kun olet syöttänyt joko debet- tai kredit-summan ja painanut Enter-näppäintä.

Mikäli olet muuttanut tiliöintisummia, ehdottaa ohjelma uudelle riville jäännössummaa, jolloin tiliöintisumma täsmää ostolaskun loppusummaan.

Voit syöttää tiliöintitapahtumalle myös tarvittavat lisätiedot, kuten vapaamuotoisen selitteen, kustannuspaikan, projektin ja työnumeron. Jos olet määritellyt toimittajalle kustannuspaikan, ohjelma ehdottaa tätä tietoa Kustannuspaikka-kenttään. Käytettävissä olevia kustannuspaikkoja ja projekteja voit selata omilta välilehdiltään ikkunan oikeasta yläkulmasta.

Seuraavassa taulukossa on lueteltu tiliöintirivien tärkeimmät kentät.

Kenttä

Selite

Tili

Kirjanpidollinen tilinumero. Ostotiliksi ehdotetaan yleisostotiliä, jollei ostotiliä ole määritelty toimittajan tietoihin toimittajakortistoon. Ks. kohta Tiliehdotukset. Siirtyessäsi tiliöintirivillä tähän sarakkeeseen ohjelma avaa Tililuettelo-välilehden selattavaksesi ikkunan oikeasta yläkulmasta.

Nimi

Rivillä olevan tilin nimi tulee tilikartasta.

Debet

Kun tili on valittu (ja Enter-näppäintä painettu), ohjelma siirtyy tilin tyypin mukaan joko Debet- tai Kredit-kenttään, johon syötät ko. tilin mukaisen summan. Tarvittaessa voit kirjata eripuoleisen viennin kuin mitä ohjelma ehdottaa.

Voit myös kirjoittaa kenttään yksinkertaisia laskutoimituksia käyttäen operaattoreita + (plus), - (miinus), * (kerto) ja / (jako).

Kredit

Kun tili on valittu (ja Enter-näppäintä painettu), ohjelma siirtyy tilin tyypin mukaan joko Debet- tai Kredit-kenttään, johon syötät ko. tilin mukaisen summan. Tarvittaessa voit kirjata eripuoleisen viennin kuin mitä ohjelma ehdottaa. Voit myös kirjoittaa kenttään yksinkertaisia laskutoimituksia käyttäen operaattoreita + (plus), - (miinus), * (kerto) ja / (jako).

Ohjelma olettaa kredit-puolen tiliksi tilin, jonka tyyppi on tilikartassa ”Ostovelat”. Jos kredit-tilinä käytetään muun tyyppistä tiliä, ohjelma ilmoittaa tallennuksen yhteydessä velkatilille tiliöityjen summien eroavan laskun loppusummasta. Voit tallentaa tositteen ilmoituksesta huolimatta.

Lisäselite

Selitteeseen voit kirjata vapaata lisätietoa tositteesta. Selitteen maksimipituus on 50 merkkiä.

Kust. paikka

Kustannuspaikka, jolle summa kohdistetaan. Jos olet määritellyt toimittajalle oman kustannuspaikan, ohjelma tarjoaa tätä oletuksena. Siirtyessäsi tiliöintirivillä tähän sarakkeeseen ohjelma avaa Kustannuspaikka-välilehden selattavaksesi ikkunan oikeasta yläkulmasta.

Huom! Aloitusnäkymän

| Asetukset | Ohjaustiedot | Ominaisuudet –välilehdellä on oletusarvoisesti valittuna optio Tarkista kustannuspaikattallennettaessa. Tällöin ohjelma ilmoittaa tietueen tallennuksen yhteydessä, jos sille on syötetty virheellisiä kustannuspaikkoja.

Kustannuspaikkatunnusten ylläpito tapahtuu aloitusnäkymän ohjaustiedoissa. Kun käytät kustannuspaikkoja, saat ohjelmasta kustannuspaikkakohtaisia raportteja.

Tunniste

Tunnisteeseen voit kirjata tunnistetietoa tositteesta. Tunnisteen maksimipituus on 20 merkkiä.

Projekti

Projektitunnus, jolle kirjaus kohdistetaan. Voit valita projektin kentän pudotusvalikosta. Siirtyessäsi tiliöintirivillä tähän sarakkeeseen ohjelma avaa Projektit-välilehden selattavaksesi ikkunan oikeasta yläkulmasta.

Projektitunnukset voit määritellä ohjaustiedoissa.

Rivi

Rivin järjestysnumero.

Henkilönro

Henkilö, jolle rivi on kohdistettu. Voit valita henkilön kentän pudotusvalikosta.

Koodi

Kenttään päivittyy verkkolaskulta / ostotilaukselta tuotteen koodi. Tieto on informatiivinen.

Kpl

Kenttään päivittyy verkkolaskulta / ostotilaukselta tuotteen kpl-määrä. Tieto on informatiivinen.

Ovh

Kenttään päivittyy verkkolaskulta / ostotilaukselta tuotteen ovh-hinta. Tieto on informatiivinen.

Jos korjaat tiliöintejä ja käytät ostoreskontrassa 1. oikaistaan -kirjaustapaa, tarkista korjauksen jälkeen tositteen alv:n määrä.

Voit poistaa tiliöintirivin tai useita tiliöintirivejä kerrallaan. Rivien poisto tapahtuu merkitsemällä poistettavat rivit käyttämällä Shift- tai Ctrl-näppäintä ja hiirtä. Kun rivit on valittu, paina Poista rivi -painiketta.

Tallenna ostolasku joko painamalla työkalurivistä Tallenna tai näppäimistöltä Ctrl+S. Kun painat tiliöintirivien lopussa kaksi kertaa Enteriä, ohjelma tallentaa laskun ja pääset samantien aloittamaan myös uuden laskun syötön.