Voit lukea ostoreskontraan myös Finvoice-muotoisia laskuja. Finvoice-aineiston tuonti vaatii lisenssin WEI. Ostoreskontrasta toiminto löytyy Tiedosto | Tiedon tuonti | Verkkolasku -välilehdeltä.

Verkkolaskuaineiston voit tuoda Maventasta. Lisätietoja käyttöönotosta saat AutoInvoicen käsikirjasta.

Tiedon tuonti luo aineistosta uuden maksun ostoreskontraan, lukee toimittajan nimen, tilinumeron, laskun numeron, viitenumeron ja summan sekä tiliöi ostolaskun annettujen määritysten mukaan. Lasku tallentuu Skannattu lasku -välilehdelle, josta voit katsoa sitä ja halutessasi tulostaa sen.

Rakentamiseen liittyvään tiedonantovelvollisuuteen liittyen verkkolaskujen tuonti tutkii sanomalla seuraavat kohdat etsien työmaa-avain tietoa. Näistä kohdista 3 ensimmäistä on ylätason tietokenttiä.

Ostoreskontran verkkolaskujen sisäänluvussa sanoman ylätason kohdista DeliverySiteCode ja ByerReferenceIdentifier ohjelma tunnistaa työmaa-avain tiedon vain jos se alkaa TA- tiedolla. Muita arvoja kyseisestä kentästä ei käsitellä työmaa-avaimena, koska kyseisissä kohdissa verkkolaskulla voi olla myös muuta tietoa.

Jos verkkolaskulta luettu työmaa-avain ei löydy miltään projektilta, luodaan automaattisesti uusi projekti. Uuden projektin numeroksi tulee työmaa-avain ilman väliviivoja, mikäli avaimessa väliviivoja. Aiemmin projektin numeroksi otettiin työmaa-avaimen työmaa-osa (TA-FI-työmaa-).

Mikäli työmaa-avain tieto löytyy joltakin kohdista 1-3, päivitetään tuotavan tositteen jokaiselle riville, joilla tilin tilityyppi on 204 (Rakennuspalvelu, osto), se projektinumero, jolta kyseinen työmaa-avain löytyy.

Mikäli työmaa-avain tieto löytyy sanoman riviltä kohdasta RowDefinitionValue, päivitetään tuotavan tositteen kyseiselle tositeriville, jonka tilin tyyppi on 204 (Rakennuspalvelu, osto), se projektinumero, jolta kyseinen työmaa-avain löytyy.

Toimittajakortistossa määrittelet toimittajakohtaisesti toimittajan aineiston tunnistuksessa käytettävän y-tunnuksen ja toimittajan pankkitilin. Pystyt syöttämään toimittajittain verkkolaskuaineiston käyttämän ostolaskulajin ja verokantakohtaiset tilit.

Mikäli haluat käyttöösi Maventa –palvelun, aktivoi ensin ao. tili käyttöösi. Lisätietoja löydät aloitusnäkymän linkeistä.

Avaa Visma Nova ja valitse aloitusnäkymässä

| Asetukset | Yritystiedot | Perustiedot | Lisätiedot –välilehti. Tallenna Yrityksen UUID -kenttään operaattorilta saamasi CompanyUUID-avain. Yrityksesi voi käyttää joko yhtä yhteistä API-avainta tai henkilökohtaisia API-avaimia. Yhteisen API-avaimen tallennat aloitusnäkymän yritystiedoissa Yhteinen API avain –kenttään, henkilökohtaisen avaimen tallennat puolestaan aloitusnäkymän

| Asetukset | Henkilörekisteri –ikkunassa API-avain –kenttään henkilöittäin.

Näiden määritysten jälkeen Maventatuonti -painike on aktiivisena Visma Nova -ostoreskontrassa.

Ennen aineistojen sisäänlukua sinun tulee määrittää aloitusnäkymän

| Asetukset | Yritystiedot | Pankkitilit-välilehdellä sarakkeeseen Finvoice-tiedosto tiedostopolku, jonne haet aineistot pankkiohjelman avulla. Tiedostot tulee tallentaa .xml-muodossa. Haettu aineisto tallentuu aina edellisen päälle.

Ostolaskujen tuonti Finvoice-aineistona.

Valitse ikkunassa haluamasi optiot. Määritä tarvittaessa tilit Tilit-painikkeen kautta.

Finvoice-aineiston tuonnissa voit käyttää seuraavia valintoja:

Kenttä/painike

Selite

Laji

Oletuslaji, johon ohjelma tuo laskut. Jos optio Hae toimittajatiedot on valittuna ja toimittajan Näytä | Lisätiedot -ikkunassa on määritetty ostolaskulaji, käyttää tuonti ensisijaisesti sitä lajia. Mikäli haluat valita laskulajin muulla perusteella laskukohtaisesti, hyödynnä esikatselua (ks. kohta Tuonti).

Pvm

Ohjelma ehdottaa automaattisesti edellistä hakupäivämäärää.

Esikatselu

Optiolla voit katsella tuotavaa aineistoa ruudulla lasku kerrallaan. Tällöin voit myös laskukohtaisesti perua tuonnin.

Hae toimittajatiedot

Ohjelma hakee tuotavalle maksulle toimittajan tiedot toimittajakortistosta. Tunnistuksessa käytetään apuna toimittajan y-tunnusta ja pankkitiliä. Option ollessa valittuna haetaan myös toimittajan oletusostolaskulaji ja tuodaan lasku ko. lajiin. Jos toimittajan tietoja ei löydy, laskun toimittajanumerona ostoreskontrassa näkyy 0 (nolla).

Perusta puuttuvat

Ohjelma perustaa toimittajakortistosta puuttuville toimittajille toimittajakortin. Tunnistuksessa käytetään apuna toimittajan y-tunnusta.

Tätä optiota ei yleensä ole suositeltavaa käyttää, jottei sama toimittaja tule perustetuksi useampaan kertaan esimerkiksi vain siitä syystä, että siltä puuttuu tunnistetieto.

Tilit

Voit määritellä oletustilit verokantakohtaisesti. Näitä tilejä käytetään, jos ohjelma ei löydä toimittajan takaa tilejä. Erotili-kentässä annetulle tilille ohjelma tiliöi ne laskun rivit, joille se ei pysty määrittämään muuta tiliöintiä.

Ks. lisäksi kohta Tiliöinnit.

Maventa tuonti

Tällä painikkeella voit noutaa verkkolaskut Maventan palvelusta.

Oikaise alv

Option ollessa valittuna ohjelma oikaisee ostolaskun arvonlisäveron osuuden alv-saamistilille.

Täsmäytä ostotilaukseen

Optio on mahdollista valita, mikäli WOT (ostotilaukset)- ja WEI (verkkolasku) –lisenssit on aktivoitu käyttöön. Valitessasi option voit täsmätä verkkolaskun ostotilaukseen koodi-, kappale- ja ovh-tiedoilla. Ohjelma merkitsee ostotilauksen laskutetuksi ja muodostaa riveistä tiliöintirivit.

HUOM! Jos tuotavalla verkkolaskulla ei ole vastaavia tuotekoodeja kuin ostotilauksella, johon täsmäytys tehdään, annetaan tästä tuonnin yhteydessä ilmoitus. Muodostuneen ostolaskun Etuoikeus-kenttään päivittyy arvoksi Seurannassa.

Näytä virheviestit koontina

Käyttäessäsi tätä optiota ohjelma muodostaa aineistosta ostolaskut ja ilmoittaa virhesanomat vasta, kun aineisto on kokonaisuudessaan luettu sisään. Virhesanomasta saa avattua laskut, joissa on ollut aineistovirheitä. Näiden osalta tulee olla yhteydessä laskun toimittajaan. Tällaiset laskut voi kuitenkin avata ja syöttää manuaalisesti ohjelmaan.

HUOM! Jos käytät optiota, on hyvä ajaa laskunumerovälille tarkistusajo valinnalla Tiedosto | Reskontratarkistus.

Hae jo haetut laskut Maventasta

Tällä optiolla ja päivämäärärajauksen perusteella voit hakea esim. tietyn päivämäärän laskut uudelleen Maventasta. Noudossa käytetään Maventassa olevaa Saapunut pvm tietoa. Jos ostolasku löytyy jo Ostoreskontrasta, tästä annetaan tuonnissa ilmoitus.

Ikkunassa on informatiivinen tieto siitä, koska nouto Maventastä on viimeksi tehty.

Voit tiliöidä tuotavan aineiston halutessasi verokannoittain toimittajalle merkityille oletustileille tai tiliöidä tuonnissa kaikki aineistot esimerkiksi selvittelytilille odottamaan arvonlisäveron tarkistusta ja tarkempaa tiliöintiä.

Ohjelma tiliöi tuotavan aineiston seuraavien periaatteiden mukaan:

Verkkolaskuaineiston verokantakohtaiset tilit.

Aineiston tuonti käynnistyy painamalla Maventatuonti, kun edellisessä kohdassa kuvatut asetukset on määritelty. Jos olet valinnut option Esikatselu, ohjelma avaa selainikkunaan aineiston ensimmäisen lasku ja kysyy, haluatko jatkaa tuontia. Mikäli haluat sisäänlukea laskun, vastaa OK. Jatka näin, kunnes kaikki aineistossa olleet laskut on vastaanotettu.

Huomaa, että toimittajakortistossa voit määritellä toimittajakohtaisen ostolaskulajin, johon verkkolaskujen tuonti tuo kyseisen toimittajan laskut.

Ohjelma hakee toimittajatietoja ensisijaisesti y-tunnuksen perusteella. Mikäli toimittajakortistosta löytyy useampi toimittaja samalla y-tunnuksella, ohjelma hakee ensimmäisen hakuehtoon täsmäävän toimittajan. Pankkitilitiedon ohjelma hakee verkkolaskulle ensisijaisesti toimittajan Pankkitili1-kentästä.

Ohjelma lataa Maventa tuonti –toiminnolla haetut ostolaskut ..\Nova \YRX\MAVENTA -hakemistoon. Sitä mukaa kun tietoja käsitellään, ohjelma poistaa tiedostot. Jos kaikkia liitetiedostoja ei ohjelma ole pystynyt noutamaan esim. virheen takia, nämä liitetiedostot ovat saatavissa tästä hakemistosta.

Ohjelman havaitessa Finvoice-aineiston käsittelyssä virheellisen verkkolaskun (aineistosta puuttuu pakollisia kenttiä tms.) saa käyttäjä asiasta ilmoituksen. Aineiston käsittelyn päätteeksi ohjelma tuo näkyviin ikkunan, johon on listattu virheellisten verkkolaskujen toimittajat ja toimittajanumero, tiedoston koko ja kellonaika. Listasta napauttamalla laskun saa esikatseluun, josta sen voi syöttää manuaalisesti ostoreskontraan, mikäli koneellinen käsittely ei onnistu.

Virheellisistä verkkolaskuista ohjelma muodostaa fyysiset tiedostot polkuun …Nova\YRx\error finvoices. Verkkolaskujen tuonti-ikkunassa näkyy

- painike, mikäli em. kansiosta löytyy virheellisiä laskuja. Painikkeen avulla saat nämä laskut listaikkunaan näkyviin.

Virheelliset verkkolaskut listataan aina automaattisesti aineiston käsittelyn jälkeen, jos error finvoices -kansiossa on tiedostoja. Tiedostot kannattaakin poistaa/siirtää sen jälkeen, kun laskut on käsitelty (tulostettu, syötetty manuaalisesti tms.).

Voit käsitellä ja muokata sisäänluettua verkkolaskuaineistoa normaaleina maksuina ostoreskontran pääruudulla.