Perustiedot | Yleiset -välilehdellä syötät henkilön perustiedot. Tiedot ovat välttämättömiä useille perustulosteille.

Voit määritellä henkilölle myös sähköpostiosoitteen. Kentän vieressä olevaa painiketta napauttamalla ohjelma avaa henkilölle uuden sähköpostiviestin Outlook-sähköpostiohjelmaan.

Henkilön aloituspäivämäärä on tärkeä, sillä se tulostuu mm. palkkatodistukselle. Tämän ikkunan Aloituspvm-kentän lisäksi henkilön eri työsuhteiden aloitus- ja lopetuspäiviä voi ylläpitää työsuhderekisterissä. Lopetuspvm-kentän tiedon perusteella ohjelma määrittää, ketkä henkilöt näkyvät Aktiiviset-listalla.

Henkilötietojen Perustiedot | Yleiset -välilehdellä syötät henkilön yhteystiedot.

Maventa-osioon määrittelet Maventa verkkolaskuoperaattorilta mahdollisesti saadut henkilökohtaiset API-avaimet. Tieto liittyy verkkolaskutukseen ja siitä on kerrottu tarkemmin ko. sovelluksen käsikirjassa.

Huom! Henkilöiden aakkostuksessa palkkatapahtuma-näkymässä V- ja W-kirjaimet käsitellään samanarvoisina. Tämä johtuu käytetystä komponentista.

Perustiedot | Palkanlaskenta -välilehdelle syötät esimerkiksi henkilön pankkitilitiedot, henkilötunnuksen sekä palkkajakso-määrityksen.

Pankkitilin syötät Tili-kenttään todellisessa muodossa, esim. 123456-1111111. Palkan maksu ohjautuu tälle pankkitilille. Ohjelma päivittää tilin perusteella Pankki-kentän sekä muodostaa IBAN- ja BIC-tiedot.

Optiolla Ulkomainen pankkitili voit määritellä henkilölle ulkomaiset IBAN- ja BIC-tiedot. Jos ko. optio on käytössä, BIC-tieto voidaan antaa myös 11-merkkisenä.

Pankkitilitiedoissa annetaan sekä IBAN- että BIC-tieto.

Henkilötunnus-kenttään syötät suomalaisen (tai y-tunnuksen). Mikäli ilmoitettavan henkilöstä on tiedossa vain syntymäaika, sen muoto pitää ilmoittaa pvkkvv-x, jossa x on sukupuoli: M=mies, N=nainen (esim. 010170-N).

Huom! Suosituksena on, että henkilötiedoissa on henkilö vain yhden kerran samalla henkilötunnuksella (tai y-tunnuksella). Henkilötietojen tallennuksen yhteydessä tulee ilmoitus siitä, jos henkilörekisterissä jo henkilö kyseisellä henkilötunnuksella (tai y-tunnuksella).

1.1.2023 Voimaan tulleen asetuksen mukaan henkilötunnuksiin tulee uusia välimerkkejä. 2000-luvulla syntyneillä otetaan nykyisen A-kirjaimen lisäksi käyttöön kirjaimet B, C, D, E ja F. 1900-luvulla syntyneillä otetaan nykyisen yhdysmerkin (-) lisäksi käyttöön kirjaimet Y, X, W, V ja U.

Pankkitilin numerossa ja henkilötunnuksessa on tarkiste ja ohjelma ilmoittaa, mikäli pankkitili tai henkilötunnus ovat virheellisiä.

Henkilötietojen Perustietojen Palkanlaskenta-välilehti.

Ohjaustiedoissa määrittelemäsi ammattiyhdistykset ja henkilöryhmät kytket henkilöön pudotusvalikkojen avulla. Ammattiyhdistys voimassa alkaen -päivämäärästä lähtien ohjelma laskee palkkakaudelle ammattiyhdistysmaksun. Määritä myös palkkajakso, jolle henkilö oletusarvoisesti kuuluu. Palkkajakson merkityksestä kerrotaan seuraavassa kappaleessa tarkemmin.

Toinen osoitetieto -osiossa ylläpidät lisätietoja, joita tarvitaan esimerkiksi rajoitetusti verovelvollisilla tai ulkomaantyöskentelyyn liittyvissä tapauksissa. Osa tiedoista on mahdollista ohjata esimerkiksi vuosi-ilmoituksiin.

Hlö-/y-tunnus(tin) -kenttään syötät ulkomaisen työntekijän henkilö- tai verotunnuksen (TIN, Tax Identification Number) tai y-tunnisteen.

Maatunnus-kenttään syötetty tieto ohjataan vuosi-ilmoituksen TYVI-aineistossa kohtaan 105.

Tunnisteen tyyppi-kenttään määrittelet ulkomaisen henkilö- tai verotunnuksen tyypin.

Palkkajakson pituuden valitset Palkkajakso-pudotusvalikosta. Palkkajakson pituuden perusteella ohjelma ehdottaa uuden palkkajakson loppupäivää. Palkkajakson pituus kannattaa määrittää oikein, tämä nopeuttaa palkkojen kirjaamista.

Palkkajakson pituus ”2 viikkoa” muodostaa seuraavan palkkajakson 14 päivää eteenpäin edellisen palkkakauden päättymisestä. ”2/kuukausi” muodostaa palkkajaksot, jotka alkavat 1. ja 15. päivä. ”4 viikkoa” muodostaa uuden palkkajakson 28 päivää eteenpäin.

Palkkajakson pituutta voit käyttää hyväksi myös palkkojen luontiajossa. Luontiajo tekee kopion niiden henkilöiden edellisistä palkkajakson palkoista, joilla on Muokkaa | Luo Palkat (luontiajo) -ikkunassa valitsemasi palkkajakson pituus. Esimerkiksi jos valitset luontiajossa palkkajakson pituudeksi ”kuukausi”, luontiajo kopioi palkkapohjan niistä edellisen palkkajakson palkoista, joiden pituus on ollut kuukausi.

Kun henkilö on lomautettu, äitiyslomalla tai jostain muusta syystä ei saa palkkaa seuraavassa palkkajaksossa, voit hänen palkkajaksonsa pituudeksi valita vaihtoehto ”Muu”. Näin hänen palkkansa ei tule mukaan luontiajolla tehtäviin palkkoihin.

Huom! Henkilöiden peruspalkkoja ei tarvitse tallentaa henkilötietoihin. Kun olet kirjannut henkilöille palkan ensimmäisen kerran, ohjelma ehdottaa seuraavaa palkkaa kirjattaessa ko. henkilölle/palkkalajille viimeksi käytettyä á-hintaa.

Henkilötietojen Tulorekisteri-välilehdelle voit määritellä tietoja, jotka ovat mukana tulorekisteri-ilmoituksissa.

Henkilötietojen Perustietojen Tulorekisteri-välilehti.

Henkilötietojen valinnan Muokkaa | Henkilötietojen päivitys kautta voit määritellä samalla kertaa useamman henkilön Tulorekisteri-välilehden tiedot.

Henkilötietojen päivitys on käytettävissä lisensseillä palkanlaskennan laajennus (WPLL) tai plus-paketti (VN9).

Henkilötietojen tietojen päivitysikkuna.

Aktiiviset-optiolla voit listata näkymään ne henkilöt, joille ei ole määritelty työsuhteen päättymispäivää.

Tietojen päivitys-ikkunan sulkemisen yhteydessä kysytään ”Haluatko tallentaa muutokset?”. OK-valinnalla Tietojen päivitys-ikkunassa henkilöille määritellyt tiedot tallennetaan henkilötietojen Tulorekisteri-välilehdelle.