Asetukset | Palkanlaskennan ohjaustiedot -toiminnoilla määrittelet palkanlaskennan perustietoja, joita käytät hyväksesi mm. henkilötiedoissa, palkanlaskennassa ja kirjanpitoraporteilla. Tällaisia ovat esimerkiksi ammattiyhdistykset, henkilöryhmät, tiliöintiryhmät ja toimipisteet. Ohjaustiedoissa on myös palkkatapahtumien syöttämiseen ja tiliöintiin liittyviä optioita.

Ryhmät-välilehdellä voit perustaa tarvittavat henkilöryhmät, tiliöintiryhmät, ammattiyhdistykset ja toimipisteet. Uuden ryhmän lisäät kirjoittamalla vapaalle selite-riville ryhmän selitteen. Ohjelma lisää automaattisesti ikkunaan lisärivejä, kun lisäät ryhmiä.

Ryhmät-välilehti jakautuu vielä neljään välilehteen: Henkilöryhmät, Tiliöintiryhmät, Ammattiyhdistykset ja Toimipisteet.

Henkilöryhmät-välilehdellä perustamiesi ryhmien avulla voit jaotella palkansaajia esimerkiksi raportointia varten. Ryhmittelyperuste voi olla esimerkiksi osasto, toimenkuva tai eläkevakuutuslaji.

Halutessasi voit muodostaa myös tiliöintiryhmiä, jotka mahdollistavat sen, että ohjelma tiliöi kunkin henkilön palkat tilierittelyssä ja -yhteenvedossa henkilölle määrittelemäsi tiliöintiryhmän mukaisesti. Tiliöintiryhmät vaikuttavat siis lähinnä kirjanpidon raportteihin ja niissä käytettäviin tileihin. Tiliöintiryhmiä voivat olla muuttuvat ja kiinteät palkat, tai toimintokohtaisesti valmistus, kokoonpano, hallinto.

Tiliöintiryhmille määrität tässä vaiheessa ryhmien numerot ja selitteet Ryhmät | Tiliöintiryhmät -välilehdelle. Tiliöinti-välilehdellä voit puolestaan valita ensin perustamasi tiliöintiryhmän ja määrittää tiliöintiryhmäkohtaisesti kirjanpidon kulutilit eläkevakuutus-, työttömyysvakuutus-, tapaturmavakuutus, ryhmähenkivakuutus- ja sotumaksuja varten. Lisäksi voit määritellä vuosilomaprosentin, vuosiloman kulu- ja velkatilit sekä vuosilomakaavan.

Jos käytät tiliöintiryhmiä, määrittele myös jokaisen (käytettävän, ei laskennallisten) palkkalajin kirjanpitotili palkkalajikohtaisesti valitsemalla palkkalajien määrittelyikkunasta kohta Muokkaa | Ryhmätilit.

Ammattiyhdistykset, joihin palkansaajat kuuluvat, perustat Ryhmät | Ammattiyhdistykset -välilehdellä. Ammattiyhdistyskohtaiset lisätiedot määritetään erikseen Ammattiyhdistykset-välilehdellä.

Ryhmät | Toimipisteet –välilehdelle perustamasi toimipisteet liitetään palkansaajiin muiden ryhmien tapaan henkilötiedoissa. Toimipiste-tiedon avulla voit rajata eri raportteja, esim. palkkaerittelyitä, henkilöluetteloita voidaan toimipistekohtaisesti. Toimipisteen osoitetiedot tulostuvat palkkatodistukselle (ay).

Tiliöinti-välilehdellä määrittelet suurimman osan pidätys- ja maksuprosenteista sekä niiden kirjanpidolliset kulu- ja velkatilit. Lisäksi kerrot ohjelmalle lomapalkkavelan jaksottamissäännöt sekä käytettävät tilit.

Tietoja kunkin vuoden pidätys- ja maksuprosenteista saat Novan vuodenvaihdeoppaasta.

Jos käytössäsi on tiliöintiryhmät, määritä kenttien tiedot tiliöintiryhmäkohtaisesti valitsemalla Tiliöintiryhmä-pudotusvalikosta ensiksi ryhmä ja tekemällä sen jälkeen tiliöintiryhmän määritykset. Täytettyäsi ensimmäisen ryhmän tiedot valitse pudotusvalikosta seuraava ryhmä ja määrittele tiedot. Jatka näin, kunnes olet määritellyt kaikille ryhmille tarvittavat tiedot.

Tiliöinti-välilehden tiedot määritetään tiliöintiryhmäkohtaisesti.

Voit myös kopioida ryhmän tiedot toiselle valitsemalla Muokkaa | Kopioi tiliöintitiedot. Avautuvassa apuikkunassa valitset, miltä ryhmältä ja mille ryhmälle kopioidaan, sekä kopioidaanko myös kaavat.

Huom! Varmista, että käytettävät kirjanpitotilit löytyvät tilikartasta.

Eläkevakuutuksen maksu-% -kenttään syötät työntekijän osuuden eläkevakuutusmaksusta. Eläkevakuutusmaksun kokonaisprosentin (työntekijän ja työnantajan osuus yhteensä) syötät myöhemmin henkilötietoihin. Yli 53-vuotiaiden eläkevakuutusmaksun pidätysprosentin ohjelma laskee itse henkilötunnuksen perusteella.

TyEL-(kuukausi)alarajan voit määritellä halutessasi. Ohjelmassa on automaattinen TyEL-pudotus/nosto-toiminto, joka huomioi TyEL-alarajan ja muut asianmukaiset säännöt muuttaessaan henkilön vakuutusmaksulajia.

Syötä Kulutili-kenttään tili, jolle yrityksen osuus eläkevakuutusmaksusta ohjautuu sekä Velkatili-kenttään tili, jolle kokonaisprosentti eli työntekijän ja työnantajan osuudet yhteensä ohjautuvat odottamaan eläkevakuutusmaksun edelleen tilittämistä. Tilit tulostuvat tilierittely/yhteenveto-raporteille.

Työttömyysvakuutus-osioon määrittelet kokonaisprosentin (työantajan osuus + työntekijän osuus), työntekijän osuuden sekä osayrittäjien kokonaisprosentin ja osayrittäjän osuuden. Lisäksi määrittelet kirjanpidon tilit vastaavasti kuin eläkevakuutuksesta. Mikäli jätät määrittelemättä eläke- ja/tai työttömyysvakuutusmaksun kulutilit, velkatilille (tilierittely / yhteenveto) kirjautuu vain työntekijän osuus vakuutusmaksusta.

Muut velka-/vastatilit -sarakkeen kenttiin voit määritellä kirjanpidon palkka-, ennakonpidätys- ja ay-velkatilien sekä luontoisetujen vastatilit. Palkkavelkatilinä käytetään usein pankkitiliä, jolloin kirjanpidossa ei tarvitse oikaista palkkavelkatiliä.

Työnantajan sairausvakuutusmaksusta määrittelet maksuprosentin sekä kirjanpidon kulu- ja velkatilit Sotu-kenttään.

Tapaturmavakuutuksen kulu- ja velkatilin määrittelet palkanlaskennan ohjaustietoihin, mutta perittävän prosentin syötät henkilötietoihin Näytä | Henkilötiedot | Lisätiedot -välilehdellä.

Ryhmähenkivakuutuksen kulu- ja velkatilit sekä perittävän prosenttimäärän määrittelet palkanlaskennan ohjaustietoihin.

Vuosilomapalkkavelan jaksottamissääntöjen avulla voit jaksottaa kirjanpitoon kertyneet lomapalkkavelat palkkajaksokohtaisesti. Määrittele vuosilomaprosentti, kulu- ja velkatilit sekä vuosilomakaava. Kirjanpitoa varten ohjelma kerää tiedot vuosilomaprosentin osuuden verran kaavan mukaisista palkoista. Tiedot tulostuvat tilierittely/yhteenveto-raportille. Palkanlaskennan muuttujista kerrotaan erikseen myöhemmin tässä oppaassa.

Kaavat | Yleiset -välilehdellä määrittelet tiliöintiryhmäkohtaisesti työajan lyhennysraportin, joustoraportin, keskituntiansio (KTA)- ja lomapalkkalaskelmien sekä vuosilomapalkkajaksotuksien laskentakaavat. Lisäksi kaavoihin määritellään myös ay-palkkatodistuksen kaavat, palkkalajit ja otsikot. Kaavojen ylläpidosta ja käytettävissä olevista muuttujista on kerrottu kohdassa Kaavojen ylläpito,

Esimerkiksi jos henkilöiden KTA lasketaan suoraan jakamalla rahapalkka palkkalajin 1 mukaisilla tunneilla, voit määrittää summien laskentakaavaan KRP ja tunteihin KP1K. Katso jäljempää lisää KTA-laskennasta. KTA-laskelmat saat tulostettua Raportit-valikosta.

Kun muutat kaavaa, muista tallentaa muutettu tieto OK-painikkeella.

Kaavat | Palkkaerittely -välilehdellä on mahdollista määrittää viisi eri otsikkoa ja niille kaavat muuttujien avulla. Omat kaavat tulostuvat palkkaerittelyn kumulatiivisten tietojen osioon. Kaavoja voit käyttää henkilöiden lisäinformoimiseen esim. liukuma- tai työajanlyhennystunneista, lomapäivistä, kilometrikorvauksista ja sairaslomapäivistä.

Kaavat-välilehdellä voit määrittää muuttujien avulla lomapalkkalaskelman, keskituntiansion ja lomakeskituntiansion laskentakaavat, työajan lyhennysraportin, joustoraportin, ay-palkkatodistuksen kaavat sekä palkkaerittelylle tulostuvat omat kaavat (rivit).

Kun olet perustanut ammattiyhdistykset Ryhmät-välilehdelle, pystyt tallentamaan ammattiyhdistyskohtaiset tiedot Ammattiyhdistykset-välilehdellä. Tiedot ovat osastokohtaisia, sillä voit tallentaa henkilölle sekä ammattiyhdistyksen että osaston. Osastokäsittelyn voit aktivoida käyttöön Muut-välilehdellä.

Osaston lisäksi voit määritellä yhdistyksen yhteystiedot, maksuprosentin ja/tai kiinteän maksun, minimi- ja maksimimaksun, tilitiedot tilitystä varten sekä tekstityyppistä lisätietoa. Palkanlaskenta pidättää henkilöltä automaattisesti ammattiyhdistysmaksun, kun määrittelet henkilölle oikean ammattiyhdistyksen.

Tiedot määrittelet siten, että valitset pudotusvalikosta ammattiyhdistyksen ja syötät tarvittavat tiedot. Kun olet syöttänyt tarpeelliset tiedot, valitse pudotusvalikosta seuraava ammattiyhdistys ja syötä tarvittavat tiedot. Jatka näin, kunnes olet määrittänyt kaikkien tarvittavien ammattiyhdistysten tiedot.

Ammattiyhdistysten tietojen ylläpito.

Selitteet-välilehdeltä näet eri palkkajaksot sekä eläke- ja työttömyysvakuutuslajit. Eläkevakuutuksen Prosentti-sarakkeeseen määrittelet eläkevakuutuksen kokonaisprosentin lajikohtaisesti. Kokonaisprosentit on hyvä päivittää Selitteet-välilehdelle aina niiden muuttuessa, sillä esimerkiksi automaattinen TyEL-pidätystoiminto toimii näiden prosenttien perusteella. Lisää omia eläkevakuutuksia tarpeen mukaan.

Selitteet-ikkunassa syötät eläkevakuutukselle vakuutusnumeron, -osaston ja eläkeryhmän numerot jokaiselle eläkkeelle niille varattuihin kenttiin. Tieto ohjautuu näistä kentistä TyEL-vakuutuksen tyvi-aineistoon.

Selitteet-välilehdellä on palkkajaksot ja eläkevakuutus- sekä työttömyysvakuutuslajit.

Lomakertoimet-välilehdellä on mahdollisuus syöttää erilaisia lomakerrointaulukkoja, joissa määritellään lomapäivien lukumäärää vastaava lomapalkkakerroin. Tarkista ennen käyttöönottoa, että lomapalkkakertoimet ovat noudattamasi työehtosopimuksen mukaisia. Jos näin ei ole, syötä taulukkoon oikeat kertoimet.

Voit luoda erilaisia lomakerrointaulukoita ja merkitä palkansaajan tietoihin, mitä taulukkoa kullakin henkilöllä käytetään.

Apulukuotsikot-välilehdellä voit nimetä henkilöiden takana olevat 100 apulukukenttää. Kenttiä voit käyttää tarpeidesi mukaan ja kenttiin syöttämiisi tietoihin voit viitata esim. palkkalajien kaavoissa käyttämällä kenttää vastaavaa muuttujaa. Esimerkiksi voit nimetä H1-kentän Tuntipalkka-nimiseksi. Tämän jälkeen määrittelet henkilön taakse H1-kenttään tuntipalkan á-hinnan ja puolestaan tuntipalkkapalkkalajin taakse voit määrittää á-hinta-kaavaksi H1.

Apulukuja voit käyttää henkilökohtaisten tietojen laajentamiseen sekä palkkatilastoiden tulostamiseen. Varsinaisesti apulukukenttien arvot syötetään henkilötiedoissa.

Muut-välilehdellä ohjaat palkanlaskentaohjelman toimintoja mieleiseksesi. Määrityksillä on vaikutusta siihen, miten ohjelma käsittelee esimerkiksi tiliöintitietoja.

Optio

Selite

Sivukulujen tiliöinti projekteille

Määrittele, kuinka haluat kohdistaa sivukulut projekteille.

Jos palkkatapahtumia kirjataan projekteille, suositellaan tässä käytettävän valintaa Projekti tai Projekti ja vaihe.

Automaattinen TyEL-pidätys

Tällä optiolla voit ohjata ohjelman toimintaa työeläkemaksujen laskemisessa. Jos henkilön palkkasumma jää kalenterikuukaudelta TyEl-alaraja -kenttään syötetyn summan alle, ohjelma ilmoittaa alarajan alittumisesta ja kysyy pidätetäänkö palkasta työntekijän TyEL-maksu.

Ammattiyhdistysten osastokäsittely

Kun olet valinnut tämän option, voit perustaa useita eri osastoja samalle ammattiyhdistykselle.

Kustannuspaikka /projekti tiliöinti myös tasetileille

Tämän option ollessa valittuna palkanlaskenta-ohjelma tiliöi myös taseen vastatileille kustannuspaikan.

Käytä vain henkilölle valitun tiliöintiryhmän tietoja

Kun optio on valittuna, ohjelma hakee henkilön tiliöintiryhmälle kirjatut tiliöintitiedot. Mikäli tietoja ei löydy, niitä ei haeta Normaali-tiliöintiryhmästä, kuten normaalisti tehdään.

Palkan tiliöinti tallennuksen yhteydessä

Normaalisti palkka tiliöityy vasta tilierittelyn/-yhteenvedon tulostuksen yhteydessä tai valitessasi Näytä | Tiliöinti. Tällä optiolla saat määrättyä tiliöinnin tehtäväksi heti palkan tallennuksen yhteydessä.

Suosittelemme tämän option käyttämistä.

Tarkasta kustannuspaikka -, projekti- ja tilitietojen olemassaolo

Mikäli haluat varmistaa, että käyttäjä syöttää tili-, kustannuspaikka- ja projekti- kenttiin vain ohjaustietoihin tai tilikarttaan merkittyjä olemassa olevia tietoja, valitse tämä optio. Ohjelma varmistaa tällöin tallennuksen yhteydessä edellä mainittujen kenttien oikeellisuuden.

Käytä henkilöhistorian tallennusta

Option ollessa valittuna henkilötietojen tallennuksen yhteydessä käyttäjältä kysytään, halutaanko henkilön tiedot tallentaa erilliseen henkilöhistoriaan.

Ketjutetut palkkalajit

Tämän option avulla asetat, että tapahtumien syötössä voidaan soveltaa valmiiksi määriteltyjä palkkalajijonoja tiettyjä palkkalajeja käytettäessä. Ominaisuudesta voit lukea lisää kappaleesta Palkkalajien ketjutus. Ketjutukset ovat mahdollisia, kun käytössäsi on palkanlaskennan laajennus.

Pyöristykset

Mikäli haluat Tiliöinti-välilehden pidätysten ja maksujen pyöristyvän, valitse Pyöristykset-pudotusvalikosta haluamasi pyöristystapa.

Huom! Henkilöltä pidätettävät lakisääteiset maksut sekä mahdollisen ay-maksun ohjelma laskee normaalisti sentin tarkkuudella (ei pyöristystä). Desimaalien jättäminen pois maksettava yhteensä -summasta ei ole sama asia kuin pyöristäminen.

Näkymä

Valitse pääruudulla käytettävä Näkymä. Vaihtoehtoina ovat aktiiviset, palkkajaksot, henkilö- ja tiliöintiryhmät sekä toimipisteet.

Nimen muoto

Tämän valinnan avulla määrität missä muodossa henkilöiden nimet on kirjattu henkilötietoihin.

Muut-välilehti.

Tällä välilehdellä syötät yhteystiedot, jotka siirtyvät Tulorekisteri-aineistoihin: palkkatietoilmoitus ja työnantajan erillisilmoitus.

Tällä välilehdellä syötät niiden työtapaturmavakuutusyhtiöiden tiedot, joissa yrityksen henkilöstö on vakuutettu.