Työantajan velvollisuuksiin kuuluu toimittaa palkansaajia koskevia tilastoraportteja esimerkiksi Elinkeinoelämän Keskusliitolle (EK).

Visma Nova -palkanlaskennasta voit kerätä tietoja esimerkiksi palkanlaskennan tapahtumaluettelon tai joustoraportin avulla. EK-tilastoa varten voit rakentaa kaavoja, joiden avulla saat tiedot kerättyä automaattisesti.

Jos tilastossa pitää rajata pois esimerkiksi yhtiön johdon, omistajien tai muun työntekijäryhmän tiedot, voit rajata tulostusta tulostusikkunassa siten, että nämä henkilöt eivät tule tulostukseen mukaan.

Elinkeinoelämän Keskusliitolla (EK) on 16.000 jäsenyritystä 35 jäsenliitossa, yritysten palveluksessa on yhteensä 950.000 työntekijää. EK kerää vuosittain tilastotietoja mm. maksetuista palkoista, tehdyistä työajoista, ylitöistä, palkan lisistä sekä palkkaperusteista.

Kerättävät tiedot ja tarkemmat ohjeet tilastointiin vaihtelevat toimialoittain. Tietoa tilastoista löydät EK:n verkkosivuilta osoitteesta www.ek.fi.

Visma Nova -palkanlaskennan raportointialustalla saat kerättyä tietoa palkanlaskennan tiedoista ja pystyt muodostamaan csv-tiedoston. Tiedoston tietosisältöä voit vielä muokata vapaasti Excelissä ennen tietojen lähettämistä. EK-tilaston löydät palkanlaskennasta valitsemalla Raportit | Työnantajatilastot.

Työnantajatilastot-ikkuna, jossa muodostat EK-aineiston.

Ennen tiedoston luomista sinun pitää luoda kaavaeditorilla kaava, jonka avulla keräät tiedot palkanlaskennasta.

EK-tilaston kaavaeditori on käytettävissä vain Visma Nova -palkanlaskennan laajennus- ja C/S Pro -versiossa.

Aloita kaavojen ylläpito valitsemalla Kaavaeditori | EK -kohdasta palkkaustapa ja painamalla Työnantajatilastot-ikkunassa Kaavat-painiketta. Valitse avautuvassa ikkunassa toimiala ja määrittele tilastoon tulostuvat tiedot sekä kaudet, jolta tilastoitava tieto kerätään.

Samassa tilastossa voidaan kerätä tietoa usealta eri ajanjaksolta. Tilastokohdan viereisessä kentässä kerrot ohjelmalle, tilastoidaanko kyseinen tieto kuukaudelta, vuositasolta vai kerätäänkö tieto joltakin muuta kaudelta. Tilaston päivämäärärajaukset syötät kuitenkin vasta siinä vaiheessa, kun teet tilastosta csv-aineistoa.

Kaavojen muokkaus.

Tietojen keräämisessä voit käyttää seuraavia lyhenteitä:

K= kuukausi

V= vuosi

M= muu ajanjakso.

Kaikki tiedot oletetaan kerättäväksi kuukauden ajalta (K). Jos tilastossa pitää jokin tietty kohta ilmoittaa joltakin muulta ajalta, vaihda määritykseksi joko V tai M.

Tilastoitavan ajanjakson pituuden määrittäminen.

Tilastoitavaa tietoa voidaan kerätä kaavaeditoriin kolmella eri tavalla.

Huom! Myös apuluku-kenttiin syötettyjä tietoja voidaan hakea tilastokohtiin.

Kaavojen muokkaus -ikkunassa voit luoda uuden kaavamäärityksen valitsemalla Muokkaa | Uusi, painamalla F6 tai valitsemalla Toimiala-valikosta vaihtoehdon

. Ohjelma avaa Uusi arvo -ikkunan, jossa annat kaavamäärityksellesi nimen. Huomaa, että kaava kytkeytyy siihen palkkaustapaan, joka oli Kaavaeditori-kohdassa valittuna avatessasi Kaavojen muokkaus –ikkunan.

Ohjelma tallentaa Kaavojen muokkaus -ikkunassa automaattisesti syöttämäsi tiedot, kun siirryt seuraavaan tilastokohtaan.

Tietokannan kentän pystyt hakemaan

-painikkeesta. Avautuvasta apuikkunasta voit valita sen tietokannan kentän nimen, jonka haluat kohdistaa kyseiseen kohtaan tilastossa. Kaksoisnapauta kentän nimeä, jolloin kenttä siirtyy tilastokohtaan.

Tietokannan kenttien valinta.

Näet hakasulkeiden välissä sen tietokannan kentän nimen, joka kyseiseen tilastokohtaan on kohdistettu, esim. [HNRO]-kohtaan tulostuisi palkanlaskennan Henkilönumero-kentän tieto, [HETU]-kohtaan henkilön hetu-kentän tieto. Valittavissa on ainoastaan Henkilötiedot-ikkunan tietokenttiä.

Voit kirjoittaa tilastokohtiin vapaata tekstiä, joka tulostuu sellaisenaan luotavaan tilastotiedostoon: esim

, eli tilastoon siirtyvä teksti kirjoitetaan <> -merkkien väliin.

Myös palkanlaskennan kaavojen, kuten P1K, käyttö on mahdollista. Kaavoja kirjoitettaessa ei tilastokohdassa saa käyttää mitään ylimääräisiä merkkejä.

Kun olet luonut yhden kaavan, voit käyttää toisen kaavan pohjatietoja hyväksi raportoitaessa toiselle toimialalle.

Luo ensin uusi kaava, jolle annat haluamasi nimen. Kun olet perustanut tyhjän kaavan, valitse Kaavojen luonti -ikkunassa valinta Muokkaa | Kopioi määritykset ja valitse se kaava, jonka tiedot haluat kopioida. Ohjelma tallentaa antamallesi nimelle kopion alkuperäisestä kaavasta. Voit muokata tietoja haluamallasi tavalla.

Kun toimialan kaavamääritykset on tehty, luo tilastosta aineisto Raportit | Työnantajatilastot -ikkunassa.

Määritä Tiedosto-kenttään tiedostopolku, johon aineisto muodostetaan. Valitse Kaava-kenttään se tilastokaava, josta haluat muodostaa aineiston. Huomaa, että valittavissasi ovat Kaavaeditori-kohdassa valittuna olevan palkkaustavan mukaiset kaavat.

Rajaa tilastointijaksot päivämäärävalikoista. Päivämäärä-kenttiin annat tilastojakson päivämäärät, jolta kaavat tulostavat tilastoitavat tiedot aineistoon. Kaavaeditorissa käytetyt jaksot K, V ja M rajataan seuraavasti:

Tilastojakso kaavaeditorissa

Tilastoon tulostuvat päivämäärät

K= kuukausi

Maksupäivä (palkan maksupäivä)

V= vuosi

12 kuukautta

M= muu

Muu rajaus

Rajaa tarvittaessa henkilönumerolla tai henkilöryhmällä. Kun painat OK, ohjelma luo aineiston määrittämäsi tiedostopolun päähän.

Voit tarkastella luotua CSV-tiedostoa Excelissä. Sarake-otsikot vastaavat EK:n tietuekuvausta ja saattavat olla erinimisiä kuin Visma Novan Kaavojen muokkaus -ikkunan tilastokohdat. Jos olet epävarma siitä, minkä tilastokohdan tieto tulostuu mihinkin Excelin sarakkeeseen, voit napauttaa Kaavojen muokkaus -ikkunassa tilastokohdan nimeä. Ohjelma näyttää silloin, minkä nimiseen sarakkeeseen tieto tulostuu CSV-tiedostossa.

Jos tiedostossa on virheellistä tietoa, muokkaa kaavaa ja luo aineisto uudelleen. Voit myös muokata CSV-tiedostossa olevia tietoja kuten normaalistikin Excelissä. Muista kuitenkin muokatessasi seuraavat asiat:

Excelissä tehdyt muutokset eivät välity Visma Novassa oleviin tilastointikaavoihin!

Tallenna CSV-tiedosto ennen sen lähettämistä EK:lle, jotta Excelissä tekemäsi muutokset päivittyvät tiedostoon!

Tiedon tulostuminen kaavaeditorista CSV-tiedostoon.

Kun olet varmistunut siitä, että tilastotiedot ovat oikein, lähetä tiedosto EK:lle heidän ohjeidensa mukaan.

Voit kopioida kaikki yritykselle luodut tilastokaavat toiselle yritykselle. Valitse se yritys, jonka kaavat haluat kopioida toiselle yritykselle. Napauta Raportit | Työnantajatilastot | Kaavat –painiketta ja valitse ikkunassa Tiedosto | Tiedon vienti.

Ohjelma pyytää valitsemaan yrityslistasta sen yrityksen, jolle haluat kaavat kopioida. Valitse yritys ja paina OK.

Siirry toiseen yritykseen ja avaa Raportit | Työnantajatilastot | Kaavat -ikkuna. Toimiala-alasvetovalikosta löydät kopioimasi kaavat. Muokkaa kaavoja haluamallasi tavalla.