Projektinhallinnan toiminta erilaisine mahdollisuuksineen on esitetty seuraavassa kaaviossa.
Ensimmäiseksi perustat projektin, jolle voit kirjata suunnitellun budjetin. Voit pilkkoa projektin pienemmiksi kokonaisuuksiksi (projektivaiheiksi) ja suunnitella sille kokonaisbudjetin projektivaiheiden kulujen/tulojen perusteella. Projektin edetessä kirjaat muihin ohjelmiin kyseistä projektia koskeville tositteille projektin/projektivaiheen tunnuksen. Projektia koskevat tositteet voit myös syöttää suorasyöttönä projektinhallinnassa.
Projektiin kuluneet työtunnit saadaan selville joko projektille kirjatuista tuntipalkoista tai erityisen työtuntien kirjausohjelman kautta syötetyistä tiedoista.
Kun tositetiedot on syötettynä, voit seurata projektin etenemistä, kuluja ja tuottoja projektinhallinnan seurantaraporteista sekä lopuksi verrata suunniteltua budjettia toteutuneeseen.