Maksuerien laskutus voidaan suorittaa kahdella eri tavalla.
Kirjaamalla hyväksymispäivämäärä eli sallimalla maksuerän laskuttaminen ja laskuttamalla hyväksytyt maksuerät.
Valitsemalla maksupostitaulusta laskutettavaksi tarkoitetut maksuerät (merkitsemällä ruutu) ja laskuttamalla valinnan mukaan.
Käynnistääksesi laskujen muodostuksen valitse Tiedosto | Laskuta. Ellet ole valinnut laskutettavia maksueriä, ohjelma varmistaa, laskutetaanko hyväksytyt ja laskuttamatta olevat erät. Vastattuasi Kyllä kuvaruutuun ilmestyy ikkuna, jossa ohjelma kysyy vielä muutamia laskutukseen liittyviä tietoja. Jos olet valinnut laskutettavat erät, Laskuta-ikkuna avautuu ilman varmistuskysymystä.
Voit asettaa, että ohjelma käyttää laskun muodostamisessa maksuerään merkittyä asiakasnumeroa, tiliä ja kustannuspaikkaa tai vaihtoehtoisesti syöttää käytettävät tiedot niille varattuihin kenttiin. Asiakasnumeron, tilin ja kustannuspaikan saat myös poimittua
-painikkeella avautuvista selausikkunoista.
Maksuerien laskutusvaiheessa syötetään laskun tiedot.
Syötä lisäksi laskun tiedoista tarvittavat (tähdellä merkittyjen laskun otsikkotietojen selitykset löydät myös Laskutus/myyntireskontran käsikirjasta):
Kenttä
Selite
Laskun päiväys *
Valitse kalenterista. Ohjelma ehdottaa kuluvaa päivää.
Laskulaji *
Valitse, mihin laskulajiin maksuerälasku muodostetaan.
Maksuehto *
Laskun maksuehto, jonka perusteella ohjelma laskee eräpäivän. Ohjelma käyttää maksuehtona asiakkaalle asiakaskortistossa ylläpidettyä maksuehtoa. Mikäli maksuehtoa ei ole ylläpidetty asiakkaalle, käytetään Laskuta-ikkunaan syötettyä maksuehtoa.
As.tilausnro *
Asiakkaan antama tilausnumero.
Viitteemme *
Oman yrityksen viitetieto projektiin/maksueriin liittyen.
Viitteenne *
Asiakkaan viitetieto projektiin/maksueriin liittyen. Tämä tieto päivittyy laskulle laskutusasiakkaan Viitteenne-kenttään. Mikäli et syötä tähän mitään, mutta aloitusnäkymän ohjaustiedoissa on valittu optio Ehdota yhteyshenkilöä viitteeksi, ohjela tuo laskutusasiakkaalle viitteeksi laskutusasiakkaan yhteyshenkilön asiakaskortistosta.
Merkki *
Muu vapaamuotoinen tunniste.
Eränumero koodi kenttään
Jos tämä optio on valittu, maksupostin eränumero kopioituu laskuriville Koodi-kenttään.
Huom! Käytä optiota Eränumero koodi kenttään vain siinä tapauksessa, että sinulla EI ole maksuerien numeroita vastaavia tuotekoodeja varastokirjanpidossa. Esimerkiksi jos projektinhallinnan maksuposteissa on maksueränumerot 1 ja 2 ja varastokirjanpidosta löytyy myös tuotekoodit 1 ja 2, ko. optiota EI tule käyttää.
Koontilaskutus
Tällä optiolla ohjaat maksuerät asiakaskohtaisesti muodostuvalle koontilaskulle sen sijaan, että kustakin maksuerästä muodostuisi oma lasku. Eli jos maksueristä on aktivoituna esim. kolme erää asiakkaalle 103 ja kaksi erää asiakkaalle 104, ohjelmaa luo yhden kolmerivisen laskun asiakkaalle 103 ja yhden kaksirivisen asiakkaalle 104.
Vero lisätään hintoihin / Vero sisältyy hintoihin
Valinnalla ilmaiset, ovatko maksuerille syöttämäsi summat verollisia vai verottomia. Ohjelma erittelee veron laskulle valintasi mukaisesti. Veroprosentti haetaan erältä, mihin se on joko ehdottunut tilin perusteella tai syötetty käsin.
Optiota Vero lisätään hintoihin tulee käyttää, jos aloitusnäkymän ohjaustiedoissa on valittuna ALV-tavaksi ”netto”. Optiota Vero sisältyy hintoihin tulee käyttää siinä tapauksessa, että aloitusnäkymän ohjaustiedoissa on valittuna ALV-tavaksi ”brutto”.
Viesti
Voit valita laskulle jonkin vakioviestin pudotusvalikosta (haluamallasi kielellä) tai syöttää vapaamuotoisen tekstin alimpaan kenttään.
Painettuasi OK ohjelma muodostaa valituista maksueristä kustakin yhden laskun, ellet ole aktivoinut Koontilaskutus-optiota. Koontilaskutuksen tapauksessa erät lisätään asiakkaan keräilylaskulle. Laskutettujen ja laskuttamatta olevien maksuerien summat näkyvät Maksuposti-ikkunan alalaidassa.