Tuotteet ja hinnat
Ennen lukemien syöttöä asiakkaille tulee olla määriteltyinä mittarilaskutettavat tuotteet Asiakaskortisto | Näytä | Tuotteet -ikkunaan. Tuotteet kannattaa perustaa myös varastokirjanpitoon ennen asiakkaille määrittelemistä.
Laskutushinta on mahdollista antaa laskutettavalle tuotteelle asiakkaan hinnastossa, yleishinnastossa ja/tai varastokirjanpidossa. Sen voi myös syöttää tapahtumakohtaisesti mittarilaskutuksessa. Voit määrätä hinnoittelusta laskutusvaiheessa. Jos käytettävissä on useampia vaihtoehtoja, ohjelma valitsee hinnan seuraavassa järjestyksessä:
tapahtumalle käsin syötetty hinta
asiakaskohtaisen hinnaston hinta, jos optio Hinta as. tuotteista on valittu laskutuksessa
yleishinnaston hinta, jos hinnasto on määritelty laskutuksen lisäasetuksissa
varastokirjanpidon hinta.
Tapahtuman kirjaus
Asiakkaan valinta
Valitse ensin asiakas joko asiakaslistalta, joka aukeaa Asiakasnumero-kentän vieressä olevasta painikkeesta …, tai kirjoittamalla asiakasnumero tai nimi suoraan ao. kenttään ja painamalla Enter. Kun oikea asiakas on valittu, voit poimia asiakkaan yhteyshenkilön Viite-pudotusvalikosta.
Lukeman syöttö
Tapahtuma kirjataan Tapahtuma-välilehdellä asiakkaan valinnan jälkeen seuraavasti:
Paina Uusi (tai F6).
Hae kirjauksen kohteena oleva tuote näyttöön. Huomaa, että voit hakea vain niitä tuotteita, jotka olet määritellyt asiakkaalle. Tuotteen voit hakea kirjoittamalla koodin Koodi-kenttään tai etsimällä tuotteen nimikelistasta …-painikkeen avulla. Kun tuote löytyy, näet nimikkeen ruudulla.
Ohjelma hakee automaattisesti edellisen lukeman tietokannasta; voit kuitenkin muuttaa sitä. Syötä Lukema-kohtaan loppulukema. Ohjelma laskee Yhteensä kpl -kenttään lukemien erotuksen. Vapaa kpl –kenttään voit syöttää määrän, jota ei laskuteta, jolloin ohjelma vähentää sen Yhteensä kpl -määrästä.
Syötä/valitse laskutuskoodi, mikäli se ei ole sama kuin kirjauksen kohde. Voit avata kaikkien tuotteiden selailun Laskutettava koodi -kentän oikealla puolella olevalla …-painikkeella. Laskulla veloitusrivin koodiksi tulee tällöin laskutuskoodi, ja kirjauksen kohteen (esim. mittarin) perustiedot näkyvät omalla tekstirivillään.
Määrittele á-hinta, ellet laskutusvaiheessa ohjaa haettavaksi sitä kirjauksen kohteena olevan tuotteen mukaan hinnastosta tai asiakkaalta. Ohjelma ehdottaa edellisellä kirjauskerralla syöttämääsi hintaa.
Selite-kenttään voit kirjoittaa mahdollista vapaata tekstiä. Ohjelma ehdottaa edellisellä kirjauskerralla syöttämääsi selitettä.
Kirjaa Päiväys-kenttään tapahtumapäivä.
Ohjelma määrittää tapahtuman kirjaajan käyttäjätunnuksesi mukaan. Paina lopuksi Tallenna (tai Ctrl + S). Mikäli haluat korjata tapahtumaa tämän jälkeen, ks. kohta Selaus ja ylläpito.
Tyhjennä-painikkeella (tai näppäinyhdistelmällä Ctrl + Z) voit tyhjentää näytön sekä perua tapahtuman ennen tallennusta.
Lukematapahtuman syöttö.
Selaus ja ylläpito
Asiakkaan tuotteet
Asiakkaan haun jälkeen voit tarkistaa asiakkaan tuotteet Tuotteet-välilehdeltä. Tuotteita ei voi tätä kautta muuttaa tai poistaa, vaan niiden ylläpitämien tapahtuu asiakaskortistossa Näytä | Tuotteet –ikkunassa.
Asiakkaan tapahtumahistoria
Ruudulle haetulle asiakkaalle kirjattuja tapahtumia voit selata Historia-välilehdellä joko koodin tai nimikkeen avulla rajaamalla. Jos haluat kaikki asiakkaan kirjaukset esiin, jätä Nimike-kenttä tyhjäksi ja paina Enteriä ko. kentässä. Tuotteita voit valita myös …- painikkeella avautuvalta nimikelistalta. Huomaa, että voit selata vain niitä tuotteita, jotka on syötetty asiakkaalle asiakaskortiston Tuotteet-ikkunassa.
Tapahtumien ylläpito
Tietojen muokkaus on mahdollista Historia-välilehdellä. Valitse muokattava rivi ja muuta tarvittavat tiedot. Jos muutat laskutettua tapahtumaa ja haluat laskuttaa sen uudelleen, poista valinta ruudusta Laskutettu. Huolehdi tällöin myös laskun poistosta laskutus/myyntireskontrasta!
Laskuttamattoman tapahtuman poistaminen tapahtuu aktivoimalla koko rivi taulukon vasemmasta laidasta ja painamalla Delete-näppäintä. Ohjelma varmistaa toiminnon.
Laskutetun tapahtuman saat poistettua, kun poistat ensin valinnan Laskutettu-ruudusta, rivin viimeisestä sarakkeesta. Tapahtuman poistaminen ei kuitenkaan poista laskua!
Asiakkaan tapahtumahistoria.
Mittaritapahtumien laskuttaminen
Kirjattujen mittaritapahtumien pohjalta voit muodostaa laskuja laskutus/myyntireskontraan. Valitse Tiedosto | Laskuta ja määrittele seuraavissa alakohdissa kuvatut rajaukset ja asetukset.
Mittarilaskujen rajaukset ja optiot.
Rajaukset
Rajauksilla voit vaikuttaa muodostettavaan laskuaineistoon. Voit rajata
Asiakasryhmällä (poimittavissa …-painikkeen kautta)
asiakasnumerolla,
asiakkaan laskutusjaksolla,
mittarilaskutuksen kirjausten ajanjaksolla tai
tuotekoodeilla.
Väärien rajausten antaminen saattaa aiheuttaa sen, että laskut eivät muodostu oikein.
Optiot
Vain jos on sopimus -optiolla ohjelma muodostaa laskut vain niistä tuotteista, joilla on Sopimus-ruutu valittuna asiakaskortiston Tuotteet-ikkunassa.
Koontilaskutus muodostaa laskut tai lisää tiedot asiakkaan laskulle Koonti-laskulajiin.
Hinta as. tuotteista -valinnalla ohjelma hakee laskuriville ovh-hinnan asiakkaan Tuotteet-ikkunan Sophinta–kentästä, ellei sitä ole syötetty tapahtumalle käsin. Ilman tätä optiota hinta määräytyy lisäasetuksissa annetun hinnaston tai viime kädessä varastokirjanpidon mukaan.
Käytä asiakkaan maksuehtoa -optiolla määrität, että laskun maksuehto haetaan asiakaskortistosta asiakkaan tiedoista. Muutoin maksuehto on laskutiedoissa annetun mukainen.
Erittele kirjaukset –valinnalla saat luotua jokaisesta kirjauksesta oman laskurivin. Oletuksena määrät summataan tuotekohtaisesti.
Laskutiedot
Laskun päiväys –kentässä asetat muodostettavan laskun päivämäärän.
Laskulaji-optiolla valitset, mihin laskulajiin laskut muodostetaan. Optio Koontilaskutus ohittaa tämän valinnan.
Maksuehto on laskuille tuleva maksuehto. Optio Käytä asiakkaan maksuehtoa ohittaa tämän valinnan.
Viitteemme-teksti tulostuu laskun Viitteemme-kenttään.
Rivien otsikko -teksti tulee laskurivien alkuun niin sanotuksi tekstiriviksi. Voit kirjoittaa kaikille laskuille yhteisen vapaamuotoisen viestin.
Lisäasetukset
Hinnasto nro –kentässä voit valita käytettävän hinnaston. Laskuriville haettava ovh-hinta tulee kyseisestä hinnastosta, ellei sitä ole syötetty tapahtumalle käsin tai asetettu haettavaksi asiakkaalta (optio). Mikäli kaikki edellä mainitut hinnat tai hinnoitteluohjaukset puuttuvat, hakee ohjelma hinnan varastokirjanpidosta.
Vero lisätään/sisältyy hintoihin -optiot vaikuttavat laskun verokäsittelyyn. Valitse haluamasi tapa.
Viesti-pudotusvalikosta voit valita tallennetun vakioviestin sekä kielikoodin. Viesti-laatikkoon on myös mahdollista kirjoittaa jokin muu vapaamuotoinen viesti, joka tulostuu laskulle.
Laskutuksen käynnistäminen
Paina OK käynnistääksesi laskujen muodostuksen. Ohjelma varmistaa toiminnon. Peruuta-painikkeella poistut ikkunasta käynnistämättä laskutusta.
Kun laskut on muodostettu, ohjelma ilmoittaa niiden numerot. Lukematapahtuma merkitään tällöin myös laskutetuksi.
Laskujen ylläpito
Muodostettujen laskujen ylläpito ja tulostus tapahtuu laskutus/myyntireskontran kautta. Jos lasku on virheellinen ja haluat korjata sen kohteena olleen tapahtuman, ks. kohta Selaus ja ylläpito.