Sopimusten hallinta -ohjelman kautta on mahdollista hoitaa sopimuslaskutus keskitetysti.

Varmista, että asiakaskortistossa ja sopimustenhallinnassa olevat tiedot ovat ajantasalla ennen laskutusta. Nämä tiedot on käyty läpi luvussa Sopimusten luominen ja ylläpito.

Varmista myös, että varastokirjanpidosta löytyvät kaikki tuotekoodit ja nimikkeet, joita on asiakkaan tuotteissa ja joita haluat laskuttaa.

Valitse Tiedosto | Laskuta.

Laskuta-ikkuna.

Voit rajata asiakkaat, joille haluat laskut lähetettävän.

Laskuttettavien asiakkaiden rajaaminen.

Laskuaineiston saat rajattua asiakasryhmän, asiakasnumeron, sopimusnumeron ja/tai sopimustyypin perusteella. Jakson pituus –kentän avulla poimit aineistoon ne sopimuskohteet, joilla jakson pituus –tieto on sama. Esimerkiksi halutessasi muodostaa kuukausittaiset laskut määrität pituudeksi 1.

Laskutusjakso-kenttään annat tarvittaessa laskutusjaksotunnuksen, jonka mukaiset laskut on tarkoitus muodostaa. Ohjelma hakee tiedon asiakaskortiston pääruudun Jakso-kentästä. Laskutusjakso-kenttä on käytettävissä jaksolaskutuksessa..

Sopimustenhallinnan laskutusoptiot.

Kenttä

Sarake

Koontilaskutus

Voit yhdistää laskutusasiakkaan eri laskut koontilaskulle.

Hinta as. tuotteista

Tuotteen myyntihinta haetaan asiakaskortiston Näytä | Tuotteet –ikkunasta, jos valitset tämän option. Hinnan hausta on kerrottu kohdassa Laskujen muodostaminen. Optio on valinnainen alla mainitun hintaoption kanssa.

Hinta (määrä x sophinta)

Tämä asetus ohjaa hinnan laskettavaksi seuraavasti: sopimusrivillä syötetty määrä * sopimushinta. Laskurivillä näkyy määränä kuitenkin laskutusjakson pituus. Laskurivin summa = laskutusjakson pituus * (sopimusrivillä syötetty määrä * sopimushinta). Optio on valinnainen yllä mainitun option kanssa.

Käytä asiakkaan maksuehtoa

Optiolla määrität, että laskutusajo huomioi asiakkaalle määritetyn maksuehdon. Jos optiota ei ole valittuna, tulee laskuille laskutiedot-kentässä yhteisesti annettava maksuehto.

Nimikkeen nettohinta riveille

Saat halutessasi riveille myös nettohinnan. Se voi olla joko sopimusriville syötetty hankintahinta tai aloitusnäkymän

| Asetukset | Ohjaustiedot | Yleistä –välilehdellä määritellyn rivineton mukainen hinta varastokirjanpidosta.

Nimike asiakkaan tuotteista

Laskuilla käytetään varastonimikkeiden sijasta asiakkaan Tuotteet-ikkunan nimiketietoja.

Nimike sopimuskohteista

Tällä ohjaat, että nimike haetaan sopimukselta varastokirjanpidon sijaan.

Ei uudelleen laskutusta, jos…

Jos optio on valittu, ohjelma tarkistaa seuraavan laskutuspäivämäärän ja estää laskutuksen tarpeen mukaan.

Laskutiedoissa määrittelet laskua koskevia tietoja.

Laskutiedot–kentissä määrätään laskuille tulostuvat maksuehdot ja otsikot.

Laskun päiväys -kenttään ohjelma antaa automaattisesti kuluvan päivän. Vaihda päiväys tarvittaessa. Valitse laskutus/myyntireskontran Laskulaji. Voit valita laskuille pudotusvalikosta yhteisen maksuehdon, joka tulee kaikille laskuille, ellet ole valinnut Käytä asiakkaan maksuehtoa -optiota. Viitteemme-kenttä on vapaamuotoinen kenttä, johon voit kirjoittaa haluamasi viitteen. Rivien otsikko -kenttään voit kirjoittaa otsikkotiedon, joka tulostuu kaikille laskuille ensimmäiselle riville. Ohjelma antaa oletuksena tekstin ”Sopimuslasku”. Myyntitili-kenttään määrität laskutuksen myyntitilin, jos et halua käyttää tuotekoodille määritettyä myyntitiliä.

Minimisumma-kenttään voit syöttää vähimmäissumman, joka asiakkaalta laskutetaan. Merkitse Minimisummakoodi-kenttään laskuille tulevan tuotekoodin nimi ja Minimisumma selite -kenttään laskuriville tulostuva seliteteksti. Mikäli Minimisumma-kentässä on summa ja asiakkaan laskun summa jää sen alle, laskutusajo tekee automaattisesti lisärivin erotuksen laskuttamiseksi.

Lisäkoodi-optiolla voit lisätä kaikille laskuille yhteisen laskurivin. Koodi pitää olla perustettuna varastokirjanpidossa. Ohjelma hakee lisäkoodin nimike-, hinta- ja tilitiedon varastokirjanpidosta.

Koodimuunnos-kentässä voit vaihtaa tuotekoodin laskuriveille. Ohjelma korvaa kaikki koodit (paitsi mahdollisen lisäkoodin) Koodimuunnos-kenttään kirjoitetulla koodilla. Tuotenimikkeet säilyvät kuitenkin laskuriveillä alkuperäisen tuotekoodin mukaisina, vain tuotekoodi korvataan.

Hinnasto nro -kentässä valitset hinnaston, jota laskutusajo käyttää. Hinnastot perustetaan varastokirjanpidossa. Valitse joko Vero lisätään hintoihin tai Verosisältyy hintoihin riippuen yrityksesi käytännöstä.

Viesti-kenttään voit kirjoittaa vapaamuotoisen tekstin tai voit hakea yrityksesi ohjaustiedoissa perustetun valmiin viestin pudotusvalikosta. Kielikoodia vaihtamalla pääset tarvittaessa kirjoittamaan erikieliset viestit laskuille. Laskutusajo tutkii kielikoodin asiakkaan tiedoista ja lisää laskuille oikeankielisen viestin.

Laskuta-ikkunan lisäasetukset.

Laskutuksen hintojen haku noudattaa seuraavaa hierarkiaa:

Kun olet määritellyt tiedot, käynnistä laskujen muodostus painamalla OK. Ohjelma varmistaa toiminnon. Vastattuasi varmisukysymykseen Kyllä voit seurata laskutuksen edistymistä ruudulla olevasta palkista. Kun laskutus on valmis, ohjelma ilmoittaa siitä ja kertoo laskunumerot, jotka laskutusajo muodosti laskutus/myyntireskontraan.

Muodostuneet sopimuslaskut tulostat, käsittelet ja ylläpidät laskutus/myyntireskontrassa muiden myyntilaskujen tapaan.

Huom. Saat tuotteen mahdollisen sarjanumeron näkyviin rivitekstinä, jos käyttämäsi laskulomakkeen lomakemäärittelyissä on valittu optio Tulosta riviteksti.