Ennen kuin työntekijät ryhtyvät käyttämään työajan seuraamiseen Leimaus-ikkunaa, pitää leimauksille antaa syykoodit. Luo tarvittava määrä syykoodeja Näytä | Syykoodit –valinnalla avautuvassa ikkunassa.

Koska syykoodit ovat ohjelman käytön kannalta olennainen osa, kappaleessa Tuntileimaukset palkanmaksun perusteena on kerrottu laajemmin esimerkkejä syykoodien käytöstä tuntikirjausten seurannassa.

Perusta uusi syykoodi painamalla Uusi, F6 tai valitsemalla Muokkaa | Uusi. Ohjelma antaa syykoodille automaattisesti seuraavan vapaan numeron.

Kirjoita selite ja valitse syykoodille kirjautuvat tiedot: palkkalaji, kustannuspaikka, projektinumero ja leimaustapa sekä määrittele, mitä tietoja haluat ohjelman kysyvän työajan leimaajalta Sisään- ja Ulos-leimauksen yhteydessä. Kenttiin määriteltävät tiedot on selitetty seuraavissa alakohdissa tarkemmin.

Paina lopuksi Tallenna. Listan syykoodeista voit tulostaa Syykoodi-ikkunan Tulostus-valikosta.

Syykoodille kirjautuvat tiedot.

Numero-kentässä on ohjelman antama juokseva numero. Kirjoita Selite-kenttään syykoodin selite. Selite näkyy infotietona leimausta tehdessä. Syötä Tunniste-kenttään numeerinen tieto, joka annetaan leimattaessa ja joka toimii esimerkiksi viivakooditulosteissa yksilöivänä tietona. Jos erityistä syytä ei ole, suosittelemme, että käytät tunnisteena ohjelman antamaa syykoodinumeroa (Numero-kentästä).

Leimaus on joko palkallinen, palkaton tai lounas. Tyyppi-tiedon avulla voit rajata esimerkiksi leimausraporttia.

Palkkalaji-kentässä voit valita palkanlaskennan palkkalajeista tai jättää kentän tyhjäksi syykoodista riippuen. Jos viet ohjelmasta tietoja palkanlaskentaan tai tulostat ohjelmasta raportteja palkanmaksun perusteena olevista leimauksista, määritä palkkalajit niille syykoodeille, joiden tietoja hyödynnät palkanlaskennassa.

Projekti-kentässä voit valita syykoodille oletusprojektin aloitusnäkymän

| Asetukset | Ohjaustiedot | Projektit -välilehdellä syötetyistä projekteista. Kentän voi jättää myös tyhjäksi.

Valitse tarvittaessa kustannuspaikka. Kustannuspaikkoja ylläpidetään aloitusnäkymän

| Asetukset | Ohjaustiedot | Kustannuspaikat -valikossa.

Leimaustapa voi olla joko ”normaali leimaus” tai ”leimaa normaali työaika”. Normaali leimaus sopii sellaisille syykoodeille, joissa työntekijän tulee itse leimata töihin tulo- ja työstä lähtöajat sekä muut palkattomat tauot. Leimaa normaali työaika -määrityksen voi valita sellaiselle syykoodille, jossa oletuksena on normaali työpäivä, kuten esimerkiksi ”Sairas” tai ”Loma”. Ohjelma olettaa työpäivän pituudeksi normaalipäivän työajan, jonka olet määrittänyt Näytä | Työaika -ikkunan Normaali-kentässä.

Työaikaryhmä-määrityksen avulla on helpompaa hallinnoida useassa eri vuorossa työskentelevien henkilöiden tuntikirjauksia. Mikäli työaikaryhmä on määritetty syykoodin taakse, ei työntekijän taakse tarvitse määrittää työaikaryhmää.

Sisään-leimauksen yhteydessä voit valita mitä tietoja ohjelma kysyy leimauksen yhteydessä.

Voit määrittää mitä tietoja ohjelma kysyy, kun teet leimauksen syykoodille.

Jos Viesti leimatessa -optio on valittu, ohjelma antaa kyseistä syykoodia käytettäessä viesti-ikkunan, johon voit syöttää vapaamuotoista tekstiä. Voit määrätä, että syykoodin leimauksen yhteydessä on syötettävä työnumero, projekti tai työvaiheen vaihenumero.

Ulosleimauksen yhteydessä määritettävät tiedot.

Uloskirjauksessa voit määrittää optiolla, että ohjelma kysyy kappalemäärää (tuotannonohjausta varten). Jos valitset option, ohjelma avaa Kappalehinta-kentän, johon pystyt syöttämään kappaleen hinnan.

Kun henkilö leimatessa syöttää kappalemäärän, ohjelma näyttää leimauksen Info-ikkunassa ansaitun rahamäärän kertomalla työntekijän syöttämän kappalemäärän kappalehinnalla (kpl*hinta).

Tuotaessa leimaustapahtumia palkkoihin option ja kappalehinnan vaikutus on seuraava:

Mikäli yrityksessänne käytetään molempia leimaustapoja eli tuotannonohjausta varten syykoodeille on määritetty valmistuneiden kappaleiden määrä -kysely, mutta palkan maksuperuste vaihtelee tehtävästä työstä riippuen joko tuntipalkkana tai kappaleurakkana, on tapahtumat luettava palkkoihin kahtena erillisenä tuontina tietojen siirtymiseksi oikein. Asiakaspalvelusta saat ohjeistuksen tuontien tekemisestä.

Pääset muokkaamaan valittuna olevan syykoodin tietoja Muokkaa | Muokkaa –toiminnolla tai F11-näppäintä painamalla.

Yrityksesi tarpeiden mukaan voit lisätä ja poistaa syykoodeja myöhemminkin. Kohdalla olevan koodin poistaminen tapahtuu Muokkaa | Poista –toiminnolla tai F7-näppäimellä. Ohjelma varmistaa toiminnon.

Koodin numeron vaihdat Muokkaa | Vaihda numero –toiminnolla, jolloin koodin tiedot siirtyvät sellaisenaan uudelle numerolle. Ohjelma varmistaa toiminnon.