Luvussa kerrotaan laskujen ja palkkaerittelyiden tulostuksesta eKirje-muotoon sekä markkinoinnin eKirje-tiedotteiden muodostamisesta.

Laskuista teet eKirje-aineiston vaiheessa, jossa yleensä tulostaisit ne paperille. Paperitulostuksen sijaan avaat eKirje-ohjelman ja syötät sen pääruudulle E-kirje -välilehdelle muodostettavan aineiston määritykset.

eKirje-aineiston määritykset.

Kenttä

Selite

Numero

Laskunumeroväli, josta eKirje-aineisto muodostetaan.

Positio

Voit rajata laskuista mukaan vain tietyt posiotionumerot.

Huomioi kaikki laskut

Optiolla valitset aineistoon kaikki laskut, joiden tila on Kesken.

Tiedosto

Tiedostopolku ja –nimi.

Huom! tiedoston nimi on pakollinen ja se on yleensä epl-päätteinen.

Asiakastunnus

Saadaan palvelun tarjoajalta.

Salasana

Saadaan palvelun tarjoajalta.

Tiedostomuoto

Riippuu palvelusopimuksesta.

Palvelut

Riippuu palvelusopimuksesta.

Arkistointi

Riippuu palvelusopimuksesta.

Kirjeluokka

Voidaan valita laskueräkohtaisesti.

Lomakepohja (1)

Lomakkeen tunniste, jonka saa palvelun tarjoajalta. Riippuu palvelusopimuksesta.

Lomakepohja (2)

Lomakkeen tunniste, jonka saa palvelun- tarjoajalta. Riippuu palvelusopimuksesta.

Yhteystiedot

Yleensä lähettäjän nimi ja yhteystieto, jotta palveluntarjoaja voi antaa tarvittaessa palautteen.

Kun olet määrittänyt pääruudun tiedot ja rajaukset, voit muodostaa eKirje-aineiston Muodosta-painikkeella.

eKirje-aineiston muodostaminen tapahtuu Muodosta-painikkeella.

Voit seurata laskujen muodostuksen etenemistä pääruudun alareunassa etenevästä palkista. Ohjelma ilmoittaa, kun aineisto on valmis. Aineistosta hylättyjen laskujen määrä on ilmoitettu suluissa.

Esikatselu-välilehdellä voit selata aineistoa sen muodostamisen jälkeen.

Aineiston esikatselu-ikkuna.

Muodostettu aineisto löytyy määrittämäsi hakemistopolun päästä. Lähetä aineisto palveluntarjoajalle.

Mikäli käytit Merkitse laskut valmis-tilaan -optiota, ovat laskut siirtyneet laskutus/myyntireskontrassa tilaan ”Valmis”.

Palkkaerittelyitä tulostaessasi voit valita option Lähetä eKirjeenä, jolloin tulostusvaiheessa avautuu automaattisesti eKirje-aineiston muodostusikkuna. Täydennä tiedot ja muodosta sekä käsittele aineisto kuten tämän luvun edellisissä kohdissa on kuvattu.

Palkkaerittelyn tulostus.

Asiakaskortiston Markkinointi-toiminnon avulla on mahdollista muodostaa myös asiakkaille lähteviä eKirje-tiedotteita. Sovi palvelun tarjoajan kanssa lomakkeen muodosta.

Ennen tiedotteen muodostamista käy läpi eKirje-ohjelman asetukset eKirjeiden käyttöönotto –luvun ohjeiden mukaan.

Tee txt-tyyppinen tiedote ja tallenna se.

Tiedotteet lähtevät markkinointihaku-taulukossa näkyville asiakkaille.

Kun haluat lähettää tiedotteen, avaa ensin asiakaskortiston Markkinointi-ikkuna. Tee haluamasi rajaukset ja hae asiakkaat Päivitä näyttö -toiminnolla. Lisätietoja Markkinointi-toiminnosta löydät Asiakkuuden hallinnan käsikirjasta.

Kun Markkinointi-ikkunaan on haettu oikeat asiakkaat, painetaan työkaluriviltä

Kirje-painiketta, jolloin eKirje-ikkuna avautuu.

eKirje-ikkunan alaosassa tilarivillä oleva ”Tiedote”-teksti kertoo, että ollaan muodostamassa tiedotteita. Tarkista ikkunan tiedot. Rajaukset-kenttä jätetään kuitenkin tässä tapauksessa tyhjäksi.

Varmista myös, että asetukset ovat oikein varsinkin, jos lähetät myös laskuja eKirje-ohjelman avulla. Asetuksia voi olla tarpeellista muuttaa ennen lähettämistä.

Aineiston muodostus

Paina Muodosta-painiketta, jolloin avautuu Tiedotteet-ikkuna. Valitse tiedotteelle tulostettava teksti joko kirjoittamalla Tiedosto-kenttään tiedoston nimi polkuineen tai hakemalla tiedosto

-painikkeen avulla.

Tiedotteet-ikkuna.

Ok-painikkeella ohjelma muodostaa eKirje-tiedoteaineiston. Tiedote-teksti haetaan tiedostosta, jonka käyttäjä on osoittanut ohjelmalle (Tiedosto-kentässä tiedoston nimi polkuineen).