Yritykselläsi täytyy olla palvelun tarjoajan kanssa sopimus eKirje-laskujen lähettämisestä. Ohjeet lomakeasetuksista ja aineiston muodosta saat operaattoriltasi.
Ennen kuin voit lähettää laskuja eKirjeenä, sinun tulee määritellä seuraavissa alakohdissa kuvatut tiedot. Ohjelman varsinainen käyttö on helppoa, koska käyttöönottovaiheessa tehdyt asetukset tallentuvat ja jatkossa määritetään vain aineiston muodostuksessa muuttuvat tiedot, esimerkiksi laskunumeroväli.
Sisältö
Lähettäjän tiedot
Määrittele seuraavat tiedot aloitusnäkymän yritystietoihin:
Pankkitili
Y-tunnus
Lomakkeiden alaosan tiedot, mikäli haluat niiden tulostuvan lomakkeille.
eKirje-ohjelman asetukset
Ennen eKirje-ohjelman ensimmäistä käyttökertaa tee lomakemäärittelyt huolellisesti palvelun tarjoajan ohjeistuksen mukaan eKirje-ohjelman Asetukset | Lomake -ikkunoissa. Paina lopuksi Tallenna.
Yleiset-välilehti
Asetukset-ikkunan Yleiset-välilehti.
Yleiset-välilehdellä määrittelet eKirje-lomakkeen yläosan ulkoasun. Käytä määrittelyssä apuna palvelun tarjoajalta saamiasi suunnitteluohjeita.
Lomake-osio
Selite
Normaali
Normaali lomake. Tämä on yleisimmin käytössä oleva lomaketyyppi.
Tyhjä yläosa lomakkeessa
Lomakkeen yläosa on tyhjä.
Esipainettu lomake
Palveluntarjoajan kanssa sovittu lomake.
Kopioiden määrä
Tässä asetat, montako kpl kustakin laskusta tulostetaan yhteen kirjeeseen. Oletusmäärä on 1.
Optio
Selite
Osoitetiedot ylös
Yrityksesi osoitetiedot normaalisti lomakkeen vasempaan yläkulmaan. Tieto haetaan aloitusnäkymän yritystiedoista.
Puh./Tilitiedot alas
Rivitietojen alimmalle riville tulostetaan yrityksen tili- ja puhelinnumero aloitusnäkymän yritystiedoista.
Tarkistuslasku
Kenttä ei käytössä.
Toimitustiedot ennen rivitietoja
Toimitustiedot tulostuvat erittelyrivien alkuun ennen laskun rivitietoja.
Tyhjä rivi toimitustietojen jälkeen
Toimitustietojen jälkeen tulostuu tyhjä erittelyrivi.
Suoraveloitus
Voit antaa suoraveloituslaskuille haluamasi otsikon. Kirjoita otsikko kenttään.
Eräpäivät lokeroon
Eräpäivä laskulomakkeen lokeroihin.
Osastokohtainen erittely
Kentän tieto voi olla esimerkiksi postinumero. Pyydä lisätietoja palvelun tarjoajalta.
Lomakkeiden alaosan tiedot
Yrityksen lomakkeiden alaosan tiedot erittelyrivien viimeisille riveille. Tieto haetaan aloitusnäkymän yritystiedoista.
Perustiedot (kanava 1)
Supistetut tiedot
Nro, päiväys, sivu
Ainoastaan yrityksen nimi tulostuu ylös. Lisäksi tulostuu laskunumero, päiväys ja sivunumero.
Nro, päiväys, sivu yläosassa
Ainoastaan yrityksen nimi tulostuu ylös. Lisäksi tulostuu laskunumero ja päiväys. Sivunumero tulostuu yläosaan.
Vastaanottajan maa osoitteeseen
Optiolla lisäät vastaanottajan maatiedon osoitteeseen asiakaskortiston Maa-kentästä.
Merkitse laskut Valmis-tilaan
Option ollessa valittuna laskut, joista aineisto muodostetaan, siirtyvät laskutus/myyntireskontrassa Valmis-tilaan.
Rivitiedot-välilehti
Rivitiedot-välilehdeltä löydät lisää välilehtiä, joilla olevat asetukset vaikuttavat erittelyriveihin. Tällä välilehdellä valitset, mitkä sarakkeet haluat lomakkeelle näkyviin.
Rivitiedot-välilehden määritykset.
Sarakkeet
Valitse ensin muokattava sarake 1-8 merkitsemällä se, jolloin se näkyy lomakkeen erittelyriveillä.
Kirjoita sarakkeelle haluamasi otsikko sille varattuun kenttään.
Kirjoita Positio-kenttään positionumero, josta haluat sarakkeen alkavan. Positiolla tarkoitetaan merkkien lukumäärää lomakkeen vasemmasta reunasta alkaen. Positio 1 on ensimmäinen merkki.
Kirjoita Pituus-kenttään sarakkeen pituus.
Valitse Sarake-pudotusvalikosta tietokannan kenttä, josta sarakkeen tieto haetaan.
Valitse halutessasi Otsikkorivi.
Valitse halutessasi Viiva.
Paina Tallenna-painiketta.
Toista tämä jokaisen valitsemasi sarakkeen kohdalla.
Tallenna jokaisen sarakkeen valinnat erikseen Tallenna-painikkeella!
Tarkista-painikkeen avulla voit tarkistaa sarakkeiden positiot ja pituudet, ettei niissä ole päällekkäisyyksiä. Muuttuneet tiedot näkyvät ruudulla punaisella.
Oletusarvot-painikkeella palautat sarakkeen oletusarvot.
Erittelyrivit
Erittelyrivien pituus ja lukumäärä riippuvat käytettävästä lomakkeesta ja fonttikoosta.
Kenttä
Selite
Pituus
Se kohta lomakkeessa, josta erittelyrivin teksti alkaa.
Lukumäärä
Lomakkeen sivulla olevien erittelyrivien määrä.
Lkm (jatkosivu)
Mikäli lomakkeen jatkosivut poikkeavat ensimmäisestä sivusta, niillä olevien erittelyrivien määrä.
Oletukset
Palauttaa yleisimmin käytössä olevat asetukset.
Rivitietojen Erittelyrivit-välilehti.
Rivikohtaiset lisät
Rivikohtaiset lisät -välilehdellä määrität normaalin erittelyrivin alapuolelle tulostuvat tiedot.
Valitse Käytä. Valitse haluamillesi sarakkeille alasvetovalikoista tietokannan kenttä, jonka tietojen haluat tulostuvan erittelyrivin alapuolelle.
Sarakkeeseen numero 4 voit kirjoittaa tulostettavan vakiotekstin. Tietokannan kentän nimeä voit käyttää hakasulkeissa [kenttä].
Paina Tallenna.
Rivitietojen Rivikohtaiset lisät -ikkuna.
Yhteenvetotiedot
Yhteenvetotiedot-välilehdellä määrität lomakkeen alaosaan tulostuvat laskun summatiedot.
Valitse Käytä.
Määritä Positio-kenttään vasemman reunan aloituskohta.
Määritä Pituus-kenttään viivan merkkien lukumäärä.
Alaosa-välilehti
Alaosa-välilehdellä määrität lomakkeen alaosaan tulostuvien tietojen sijainnin lomakkeella.
Laskun yhteystiedot
Selite
Viitenumeron / Summan / Yhteystietojen / Eräpäivän positio
Kirjoita positionumero, josta kyseinen tieto lomakkeella alkaa.
Tilisiirto
Käytä
Optiolla valitset lomakkeen alaosaan tilisiirtolomakemuodon. Mikäli optiota ei valita, eivät muutkaan tilisiirto-osion tiedot vaadi määrittelemistä.
Saajan pankkiyhteystiedot
Tieto haetaan aloitusnäkymän yritystiedoista.
Saajan tiedot
Saajan nimi- ja osoitetieto aloitusnäkymän yritystiedoista.
Viesti
Näyttää laskun viestin tilisiirrolla.
Factoring-tiedot
Siirtää factoring-tiedon tilisiirtolomakkeelle.
Maksajan tiedot
Siirtää maksajan nimi- ja osoitetiedon tilisiirtolomakkeelle.
Pankkiviivakoodi
Käytä
Optiolla voit tulostaa lomakkeelle pankkiviivakoodin.
Alaosa-välilehti.
Kanava 5 -välilehti
Välilehdellä määrität lomakkeen yläosan oikean puolen kenttien ja rivien tiedot. Varmista palvelun tarjoajan ohjeesta tarvittavat määritykset.
Kanava 5 –välilehti.
Optio
Selite
Rivien lukumäärä
Jos laskulla on lokerot, käytössä on yleensä 5 riviä. Rivien lukumäärä riippuu käytettävästä lomakepohjasta, mutta voi maksimissaan olla 17.
Otsikot
Option avulla voit muokata myös tulostuvaa otsikkoa. Muussa tapauksessa otsikkotekstiä ei voi muuttaa.
Lokerot
Kirjoita lokeroihin kohdistuva tieto Arvo tai [kenttä] -sarakkeen kohtiin. Hakasulkeisiin kirjoitetaan tietokannan kenttä, jos tieto halutaan tulevaan tietokannasta. Jos haluat kiinteän arvon, kirjoita se ilman hakasulkeita. Esimerkiksi [MEHTO] tuo tiedoksi laskun maksuehdon tietokannasta. Jos kirjoitat kenttään ”14 pv netto”, tulostuu jokaisen laskun maksuehdoksi sama tieto.
Sivunumero
Optiolla laskuille tulostetaan sivunumero jokaiselle laskun sivulle.
sivulle ainoastaan
Kentät ja lokerot tulostuvat ainoastaan laskun ensimmäiselle sivulle.
Yhdistä tyhjä otsikko arvo-kenttään
Option voi valita ainoastaan, jos Otsikot-optio on myös valittuna. Valinnalla voi yhdistää samalla rivillä olevat lokerot yhdeksi isoksi lokeroksi.
Oletukset-painike palauttaa yleisimmin käytettävät arvot.
Fontit-välilehti
Fontit-välilehti.
Valitse tällä välilehdellä lomakkeen eri osissa käytettävät fontit. Palveluntarjoajalta saat ohjeet siitä, mikä numerokoodi vastaa mitäkin fonttia.
Kanava 2 -välilehti
Välilehdellä määrität, mistä eKirje-ohjelma hakee laskulomakkeen tiedot.
Vastaanottajan tietojen haun voit määrittää Kanava2 -välilehdellä.
Asetus
Selite
Laskutusasiakas
Vastaanottajan tiedot haetaan laskun Laskutusasiakas-kentästä.
Toimitusasiakas
Vastaanottajan tiedot haetaan laskun Toimitusasiakas-kentästä.
Näytä Y-tunnus
Optiolla vastaanottajan tietoihin lisätään Y-tunnustieto asiakaskortiston Y-tunnuskentästä.
Kun ohjelman asetukset on tallennettu, pääset käyttämään eKirje-ohjelmaa laskujen lähettämiseen.