Tässä osassa kuvataan käyttöönottoon liittyvät asiat.

Kassavirta-ohjelman käyttöönoton tulee tapahtua aina Visma Amplion tai Visman partnerin toimesta.

Kassavirran laskennassa on voimassa samat käyttöoikeudet kuin muissakin Visma Nova -ohjelmissa. Käyttäjä näkee vain ne tiedot, joita hänellä on oikeus nähdä.

Määrittele aloitusnäkymän

| Yritys | Nimi ja kausi–valinnalla avautuvassa ikkunassa kirjauskausi. Kassavirtalaskelma käyttää tätä tietoa tilikautena.

Yritystietojen kirjauskausi.

Kassavirta-ikkunan Asetukset | Kassavirran ohjaustiedot–valinnalla pääset perustamaan suorasyötön lajeja. Muokkaa | Lisää rivi–toiminnolla tai F6-näppäimellä saat taulukkoon uuden rivin, johon syötät lajin nimen.

Lajien avulla erittelet esimerkiksi suorasyötön meno- ja tulotositteet tai lisäät jokaiseen pääryhmään oman käsin ylläpidettävän erän. Sinun tulee kuitenkin perustaa myös lajeja vastaavat laskelmarivit. Ks. kohta Uuden laskentarivin lisääminen.

Suorasyötön lajit.

Kassavirtalaskelman asetukset määritellään Asetukset | Laskennan asetukset –valinnan kautta avautuvassa ikkunassa. Kun ohjelma käynnistetään ensimmäisen kerran, laskennoissa on käytössä oletusasetukset.

Laskelman KASSAVIRTA-pääryhmän rivien ohjaukset.

Huomaa, että ohjelman suorittamien laskentatoimintojen määrä vaikuttaa sen suoritusnopeuteen.

Ensimmäisellä käynnistyskerralla ohjelma ottaa käyttöön laskennoissa oletusarvot. Ohjelma muodostaa oletusarvot käyttäjän käyttämälle kielelle. Jos haluat muuttaa palautettavien oletusarvojen kieltä, vaihda käyttökieli ja palauta oletusarvot uudelleen valitsemalla Muokkaa | Palauta oletusarvot.

Oletusarvojen palautus poistaa kaikki laskelmaan tekemäsi muutokset. Ohjelma varmistaa toiminnon.

Ikkunan yläosassa olevalla työkalurivillä on pikapainikkeita, joiden avulla voit suorittaa yleisimmät toiminnot. Samat toiminnot löytyvät valikoista.

Painike

Selite

Pikavalinta

Pääryhmän valinta.

Uuden laskelmarivin luonti.

F6

Uuden laskelmarivin luonti kopioimalla aktiivisena oleva rivi sen pohjaksi.

Aktiivisena olevan laskelmarivin poisto.

F7

Aktiivisena olevan laskelmarivin siirto ylöspäin.

Aktiivisena olevan laskelmarivin siirto alaspäin.

Asetusten tarkistustoiminto.

Voit lisätä kassavirran laskentaan omia laskentarivejä tai muokata jo olemassa olevia rivejä. Valitse työkalurivilta ensin pääryhmä, jonka rivitietoja on tarkoitus muokata. Aktivoi sitten rivi, jonka alle haluat uuden rivin perustaa. Valitse lopuksi Muokkaa | Lisää rivi tai vaihtoehtoisesti paina F6.

Ohjelma numeroi rivit automaattisesti eikä rivinumeron muokkaaminen käyttäjän toimesta ole mahdollista.

Valitse ensin uuden tai muokattavan rivin rivityyppi. Tämä määrää, mihin kaikkiin kenttiin tietoa voi syöttää. Kentät on käyty läpi seuraavassa taulukossa.

Huom! Laskentarivejä muokatessa tulee olla erittäin tarkka. Ohjelma ei laske tietoja kyseiselle riville, jos joku oleellisesti laskentaan vaikuttavista rivitiedoista puuttuu. Seuraavassa taulukossa on mainittu, voiko kentän jättää tyhjäksi. Ohjelma ei suorita laskentaa lainkaan, jos jonkun rivin kenttä tai taulu ei löydy tietokannasta tai ehtolauseessa on virhe.

Kenttä

Selite

Rivityyppi

Normaali rivi: laskee lukuja käyttäjän syöttämien ehtojen mukaan. Laskentatapa määritellään kenttään Laskuoperaatio.

Otsikkorivi: aloittaa uuden ryhmän, johon voi määritellä laskentarivejä, välisummia ja summarivejä. Otsikkoriville voi syöttää ainoastaan selitteen.

Summarivi: laskee ryhmän laskentarivien summan summariviä edeltäviltä riveiltä.

Välisumma: laskee ryhmän laskentarivien summan välisummaa edeltäviltä riveiltä. Välisummarivi ei huomioi edellisen välisumman yläpuolisia rivejä.

Selite

Laskentarivin vapaamuotoinen selite.

Taulu

Syötä tai valitse pudotusvalikosta tähän kenttään sen taulun tai näkymän nimi, josta haluat laskentarivin hakevan tiedot.

Esimerkiksi syöttämällä kenttään ”lasku”, ohjelma hakee tiedot lasku-taulusta.

Ehto

Kirjoita tähän kenttään ehtolause, jolla haluat laskentarivin rajaavan tietoa taulusta tai näkymästä.

Esimerkiksi jos haluat huomioida laskuista tietyn lajin, syötä kenttään ”laji=1”. Voit yhdistää monta ehtoa, esimerkiksi ”laji=1 or laji=2”. Jos ehdossa on rajaavana tekijänä tekstiä, syötä tekstin ympärille ’-merkit. Esimerkiksi rajattaessa laskuja nimen avulla; ”nimi1=’Asko Asiakas’”.

Kaksoisnapauttamalla kenttää avaat ikkunan, jossa voit muokata ehtolausetta. Ks. kohta Ehtolauseen muodostus.

Pvmkenttä

Valitse pudotusvalikosta päivämääräkenttä, johon laskennoissa käytettäviä päivämääriä verrataan.

Esimerkiksi voit määritellä laskennan päivämääräperusteeksi laskun päiväyksen ja lisäksi asiakasnumerokenttään ja maksuehtokenttään tarvittavat tiedot, kun haluat ohjelman laskevan tulevan kassavirran asiakkaan keskimääräisen suoritusviiveen mukaisesti.

Laskentakenttä

Syötä tai valitse pudotusvalikosta tähän sen taulun kentän nimi, josta haluat laskentarivin laskevan summat. Voit yhdistää tietoja useammasta kentästä tarvittaessa.

Esimerkiksi voit yhdistää laskuilta summan ja alv:n määrittelemällä ”summa+alv1”.

Valuuttakerroin­kenttä

Voit jättää kentän tyhjäksi, jolloin ohjelma merkitsee valuuttakertoimeksi 1.

Laskuoperaatio

Tässä määritellään laskentarivin laskentatapa.

Summa: ohjelma laskee summat yhteensä.

Kpl: ohjelma laskee löytyneiden tietueiden lukumäärät.

Keskiarvo: ohjelma laskee summien keskiarvon.

Maksimi: ohjelma etsii suurimman summan.

Minimi: ohjelma etsii pienimmän summan.

Kassavirta

Valitse laskentarivin tyypiksi tulo, jos haluat summien lisäävän kassavirtaa. Valitse meno, jos haluat summien vähentävän kassavirtaa.

Laske

Merkitse tämä ruutu niillä riveillä, jotka haluat ohjelman laskevan.

Maksuehto

Syötä tähän maksuehto-kenttä. Ohjelma hakee kentän avulla maksuehdon ja laskee sen pohjalta päivämäärän, jolle summa sijoitetaan.

Asiakasnumero

Syötä tähän kenttään kenttä, joka sisältää asiakasnumeron. Tällöin ohjelma laskee asiakkaan maksukäyttäytymisen. Laskenta tapahtuu asiakaskortiston kenttien ”Suoritusten lkm” ja ”Viivästyspäivät” avulla. Kun viivästyspäivät jaetaan suoritusten lukumäärällä, saadaan tulokseksi keskimääräinen viivästyspäivien lukumäärä per asiakas. Lisättäessä keskimääräiset viivästyspäivät eräpäivään saadaan rahan todellinen kotiutumisajankohta mukaan laskentaan.

Jätä kenttä tyhjäksi, jos et halua ohjelman huomioivan maksukäyttäytymistä.

Kun suljet Laskennan asetukset–ikkunan ja palaat Kassavirta-ikkunaan, ohjelma kysyy haluatko poistaa edellisen laskennan tiedot ja päivittää laskelman.

Voit perustaa uuden laskelmarivin myös kopioimalla jonkin olemassa olevan rivin. Valitse kopioitava rivi ja tämän jälkeen Uusi rivi kopioiden. Uusi rivi ilmestyy kopioitavan rivin alle ja sisältää samat tiedot kuin kopioitava rivi. Muokkaa kopioituja tietoja tarpeen mukaan.

Valitse poistettava rivi ja tämän jälkeen valitse Muokkaa | Poista rivi tai vaihtoehtoisesti paina F7.

Valitse Asetuksien tarkistus, kun haluat tarkistaa laskentarivien oikeellisuuden. Ohjelma kirjoittaa löytyneet virheet tekstitiedostoon, joka avautuu, jos virheitä löytyy.

Voit muokata laskelman pääryhmien otsikoita Asetukset | Pääryhmät -valinnalla. Voit myös lisätä ja poistaa pääryhmiä.

Voit muodostaa ehtolauseen vaihtoehtoisesti erillisessä apuikkunassa, jonka saat avattua kaksoisnapauttamalla Ehto-kentässä.

Ehtolauseen muodostus–ikkuna.

Voit muokata ehtolausetta vapaasti tekstikentässä. Lisätäksesi uuden ehdon valitse sekä syötä haluamasi tiedot ja paina lopuksi Lisää.

Uuden ehdon lisääminen.

Yllä olevan kuvan uudella ehdolla rajattaisiin pois lasku-taulun ne rivit, joissa laji on 2.