Luvussa kerrotaan, miten perustat uuden sopimuksen ja muokkaat olemassa olevia sopimuksia.

Muokkaa | Alkuarvot uudelle –valinnalla voit määritellä perustiedot, jotka ehdottuvat automaattisesti uudelle sopimukselle. Syötä haluamasi tiedot Perustiedot-välilehden kenttiin ja tallenna ne. Pääset ylläpitämään tallentamiasi alkuarvoja valitsemalla uudelleen Muokkaa | Alkuarvot uudelle.

Uuden sopimuksen perustat joko painamalla

, F6 tai valitsemalla Muokkaa | Uusi Sopimus.

Sopimuksen perustiedot.

Täydennä ensin Perustiedot-välilehden tiedot. Ohjelma ehdottaa alkuarvoja, mikäli olet sellaiset tallentanut, mutta voit ylläpitää niitä. Liitä sopimukseen sen jälkeen asiakkaat, lisätiedot, tuotteet ja tarvittaessa toimenpiteet. Nämä on käyty läpi seuraavissa alakohdissa.

Tallenna sopimus lopuksi. Jos haluat lisätä tai muuttaa tietoja tallennuksen jälkeen, paina ensin F11 tai valitse Muokkaa | Muokkaa saadaksesi sopimuksen muokkaustilaan.

Perustiedot-välilehden kentät:

Kenttä

Sarake

Numero

Juokseva sopimusnumero

Selite

Sopimuksen nimi/selite

Myyjä

Sopimuksen tehnyt myyjä

Vastuuhenkilö

Oma vastuuhenkilö

Huomioita

Vapaata tekstiä. Tähän kohtaan kirjoitettu teksti tulostuu sopimukselle.

Tekopvm

Sopimuksen tekopvm

Alkamispvm

Sopimuksen alkamispvm

Lopetuspvm

Sopimuksen lopetuspvm

Sopimustyyppi

Sopimuksen tyyppi (1=takuu, 2=huolto, 3=ylläpito)

Asiakkaat-välilehdellä voit liittää sopimukselle siihen kuuluvat asiakkaat. Sopimuksen ollessa muokkaustilassa (F11) saat asiakaskortistoon perustetut asiakkaat näkyviin painamalla Lisää-painiketta.

Asiakkaat-välilehti.

Ohjelma kysyy ”Haetaanko asiakkaat tuotteiden perusteella?”. Vastatessasi Ei saat näkyviin asiakaslistan, josta voit poimia sopimukselle liitettävät asiakkaat.

Kyllä-vastaus edellyttää, että olet määritellyt sopimukseen kiinnitetyt nimikkeet ja sopimusnumeron myös asiakaskortiston tuotteisiin (ks. kohta Sopimustietojen määritys asiakaskortistoon). Tällöin ohjelma osaa etsiä ja lisätä asiakkaan sopimukselle näiden tietojen perusteella. Voit siis halutessasi lisätä asiakkaan sopimukselle tällä automaattitoiminnolla vasta myöhemmin tehtyäsi lisäykset asiakaskortistoon.

Mikäli sopimuksiin liittyy sellaisia tietoja, joille ei ohjelmasta löydy valmiita kenttiä, voit perustaa omia lisätietokenttiä. Se tapahtuu valitsemalla Näytä | Itse määriteltävät tiedot (Ctrl+F8).

Uusien kenttien perustamisikkunaan pääset painamalla

painiketta.

Uuden kentän saat lisättyä painamalla

Lisää-painiketta. Kirjoita haluamasi kentän otsikko Otsikko-sarakkeeseen ja valitse sarakkeen tyyppi alasvetovalikosta. Kun olet lisännyt haluamasi kentät, tallenna muutokset

-painikkeella. Jos haluat myöhemmin päästä lisäämään uusia kenttiä, saat kenttien määritysikkunan auki

-painikkeella.

Itse määriteltävät tiedot.

Itse määriteltävät kentät, näkymä.

Lisäämäsi tiedot näkyvät sopimuksen Lisätiedot-välilehdellä.

Pääset liittämään sopimukselle tuotteita sopimuksen ollessa muokkaustilassa.

Uusia tuoterivejä perustat Sopimuskohteet-osion työkalurivin UusiRivi-painikkeella. Syötä tuotteet koodin avulla tai poimi ne Lista-painikkeella nimikelistasta. Täydennä riville tarvittavat tiedot, joiden merkitys on selvitetty seuraavassa taulukossa.

Sopimuskohteet-osiossa syötät sopimukseen liitettävät tuotteet ja niiden tiedot.

Kenttä

Sarake

Koodi

Tuotekoodi

Nimike

Selite / nimike. Sopimuslaskun muodostuksessa voit määritellä, että nimike haetaan joko sopimukselta, asiakkaan tuotteista tai varastokirjanpidosta (oletus).

Sarjanumero

Sarjanumero

Määrä

Tuotteiden kappalemäärä. Laskutusvaiheessa voit asettaa, että sopimusrivin hinnaksi lasketaan määrä * sopimushinta.

Sopimushinta

Tähän sopimukseen liittyvä hinta per laskutusjakso. Ellei hintaa syötetä, ohjelma hakee sen laskutusvaiheessa hinnastosta.

Hankintapäivä

Tuotteen ostopvm

Hankintahinta

Tuotteen nettohinta. Saat tämän tallentumaan myös laskuriveille laskutusvaiheessa asetettavan option avulla.

Jakson pituus

Laskutusjakson pituus, joka näkyy laskurivillä määränä. Jos laskutat kuukauden välein, jakso on 1, jos kahden kuukauden välein, jakso on 2 jne. Valitse jakson yksikkö vastaavasti.

Saman sopimuksen eri kohteilla voi olla erilainen laskutusjakso. Laskuaineistoa muodostettaessa määrität tarvittaessa jakson pituuden, jolloin laskulla huomioidaan vain ko. laskutusjakson omaavat rivit.

Jakson yksikkö

Päivä, viikko, kuukausi, ¼-vuosi, vuosi, n. päivä (1-4 n. päivää).

Ed. laskutuspvm

Edellinen laskutuspäivä (päivittyy automaattisesti, kun laskutus tehdään sopimustenhallinnan perusteella).

Seuraava

Seuraava laskutuspäivämäärä. Toimii rajausehtona laskutuspoimintaan. Kenttä päivittyy automaattisesti suoritetun laskutuksen perusteella.

Huomioita

Vapaata tekstiä.

Osasto

Infoa asiakkaalle (laskulle)

Viitteenne

Infoa asiakkaalle (laskulle)

Merkki

Infoa asiakkaalle (laskulle)

Km-veloitus

Veloitetaanko asiakkaalta matkat

Varaosat

Veloitetaanko asiakkaalta varaosat

Työveloitus

Veloitetaanko asiakkaalta työ

Voit liittää sopimukselle toimenpiteitä, esim. määräaikaiskäyntejä. Tiedot ovat informatiivisia, eikä niitä ole mahdollista laskuttaa.

Valitse Näytä | Toimenpiteet. Merkitse kalenteriin käyntien alkupäivä ja sen jälkeen toistoväli, joka kertoo, kuinka usein käynti tapahtuu. Selite-kenttään voit kirjoittaa, minkä tyyppisestä vakiokäynnistä on kysymys.

Käyntien ylläpito.

Toimenpiteiden perustaminen ja muokkaaminen tapahtuu kalenterinäkymän kautta.

Saat sopimukselle liitetyt toimenpiteet näkyviin tulostamalla käyntilistan ikkunan alaosan Lista-painikkeella.

Kun sopimukselle on tallennettu toimenpiteitä, näkyy sopimustenhallinnan pääruudulla ko. sopimuksen kohdalla keltainen kolmioikoni, jossa on huutomerkki. Painamalla ikonia saat toimenpidelistan näkyviin.

Sopimustenhallinnan Perustiedot-välilehdellä näkyy keltainen kolmio, kun sopimukseen on liitetty toimenpiteitä.

Voit liittää sopimuksiin linkkeinä erilaisia dokumentteja Näytä | Linkit –valinnalla avautuvassa ikkunassa. Tarkemmin linkkien ylläpito on käyty läpi Käyttäjän p__erusoppaassa.

Asiakkaan tuotteisiin perustetaan sopimuslaskutettavat tuotteet. Tämä tapahtuu asiakaskortiston Näytä | Tuotteet –ikkunassa, kun kyseinen sopimusasiakas on haettu kohdalle.

Perusta sopimustuotteet, valitse kullekin kohta Sopimus ja poimi Sop.nro-kentän valintalistasta vastaava sopimusnumero/nimike.

Asiakkaan tuotteet, jotka on kiinnitetty sopimukseen.

Saat kaikki syötetyt sopimukset listaksi painamalla pääruudun yläosa työkaluriviltä Lista. Kaksoisnapauta listalta sitä sopimusta, jonka tiedot haluat pääruudulle.

Voit hakea haluamasi sopimuksen kohdalle myös työkalurivin Etsi-painikkeella tai Haku-valikosta. Kun näkymävalintana on ”kaikki”, saat selattua sopimuksia työkalurivin nuolipainikkeilla.

Näytä | Tietueen tapahtumat –valinnan kautta saat selville kohdalla olevaan sopimukseen kohdistuneet muutokset sekä sen, kuka muutoksen on tehnyt ja milloin.