Voit tehdä uuden tilauksen valitsemalla Muokkaa | Uusi, painamalla F6 tai

-pikakuvaketta käyttäen tai kopioimalla tilauksen olemassa olevasta tilauksesta toiminnolla Muokkaa | Uusi kopioiden, painikkeella

tai pikavalinnalla Shift+F6, katso lisätietoja kohdasta Uusi tilaus kopioiden.

Ohjelma hakee uudelle tilaukselle numerosarjoista seuraavan ko. tilauslajin tilausnumeron ja ehdottaa tilauksen päiväksi kuluvaa päivää.

Tilauksen numeroksi ohjelma ehdottaa numerosarjoissa määriteltyä seuraavaa numeroa, mikäli se on vapaa. Tilauksen päiväykseksi ehdotetaan kuluvaa päivää, ja kohdistin siirtyy asiakkaan nimi- tai numerokenttään riippuen siitä, miten olet ohjaustiedoissa määrittänyt. Muille kentille annetaan valinnalla Muokkaa | Alkuarvot uudelle määritellyt tiedot.

Hae tilaukselle laskutus- ja toimitusasiakkaat. Toimitusasiakkaaksi ohjelma ehdottaa laskutusasiakasta, mikäli viet kursorin toimitusasiakastietoihin. Ohjelma hakee samalla asiakkaaseen asiakaskortistossa kytketyt maksu- ja toimitusehdot sekä myyjän, kun ohjelma hakee asiakkaan tiedot. Myös valuutta ja kieli tulevat asiakkaan tiedoista. Toimitusajaksi ohjelma ehdottaa ohjaustietojen toimitusaikaehdotuksessa määriteltyä aikaa.

Asiakkaiden käsittely on käyty tarkemmin läpi jäljempänä tässä käsikirjassa. Kun olet täyttänyt asiakastiedot, tarkista että maksuehto ja toimitustapa ovat oikein, ja täytä tilauksen yläosatiedot. Mikäli asiakas on tilatessaan ilmoittanut merkin tai tilausnumeron, syötä ne niille varattuihin kenttiin.

Täytä sen jälkeen tilauksen tuotetiedot tilausriveille. Tilausrivien syötöstä ja nimikkeiden käsittelystä ja on kerrottu omissa kohdissaan jäljempänä. Tallenna lopuksi ja ota tarvittavat tulosteet.

Tilauksen alaosan valuutta-kentässä ei voi muuttaa valuuttaa silloin, jos tilauksella on jo tilausrivejä. Tällöin valuutan vaihtaminen tulee tehdä Muokkaa | Valuuttamuunnos toiminnolla.

Tilauksen yläosan kentät eli tilauksen otsikkotiedot ovat seuraavat:

Kenttä

Selite

Numero

Juokseva tilausnumero.

Päiväys

Tilauksen kirjauspäivä.

Tila

Tilauksen informatiivinen tila-tieto.

Lähete

Tilauksesta tulostetun lähetteen numero.

Viitteemme

Oma viite.

Maksuehto

Ylläpito ohjaustiedoissa ja ehdotus asiakkaan tiedoista. Tietoa käytetään eräpäivien laskentaan laskuille.

Toimitustapa

Ylläpito ohjaustiedoissa ja ehdotus asiakkaan tiedoista. Toimitustavan voi hakea alasvetovalikosta selaamisen sijasta myös kirjoittamalla kenttään tavan nimen tai numeron.

Myyjä

Ylläpito ohjaustiedoissa ja ehdotus asiakkaan tiedoista. Myyjän voi hakea alasvetovalikosta selaamisen sijasta myös kirjoittamalla kenttään myyjän nimen tai numeron.

Myyjän tietoihin ohjaustiedoissa on mahdollisuus määrittää, onko myyjä aktiivinen vai ”ei-aktiivinen”. Myyjän valintalista näyttää vain aktiiviset myyjät tietueen ollessa muokkaustilassa.

Toimitusehto

Ylläpito ohjaustiedoissa ja ehdotus asiakkaan tiedoista. Ehdon voi hakea alasvetovalikosta selaamisen sijasta myös kirjoittamalla kenttään ehdon nimen tai numeron. Tietoa käytetään vakuutusmaksun lisäämiseen.

Kuljettaja

Ylläpito ohjaustiedoissa ja ehdotus asiakkaan tiedoista. Kuljettajan voi hakea alasvetovalikosta selaamisen sijasta myös kirjoittamalla kenttään kuljettajan nimen tai numeron. Tietoa voidaan käyttää esim. ajojärjestelyissä tai muussa omaan toimintaan sovellettavassa käyttötarkoituksessa.

Toimitusaika

Toimitusviikko

Riveille ehdotettava toimitusaika päivämäärämuodossa. Toimitusaikaehdotus voidaan määrittää ohjaustiedoissa. Toimitusajan alapuolella olevaan kenttään ohjelma ehdottaa toimitusviikkoa, mutta kenttään voi myös kirjoittaa muuta tilauksen toimitusaikaa koskevaa tietoa.

Tilausvahvistus

Päivämäärä, jolloin tilauksesta on tulostettu tilausvahvistus (ohjelma päivittää päivämäärän automaattisesti tilausvahvistuksen tulostuksen yhteydessä).

Merkki

Tilausmerkki.

As.tilausnr

Asiakkaan antama tilausnumero.

Laskutustiedot

Laskutusasiakkaan tiedot. Poimittavissa hakuikkunan kautta (ks. kohta Hakuikkuna), asiakaskortistoa selaamalla. Kun viet kohdistimen asiakasnumeron päälle, saat näkyviin asiakkaan yhteystiedot.

Tuplaklikkamaalla laskutustiedot kentän numeroa aukeaa asiakaskortisto kyseiseen asiakkaaseen. Mikäli laskutustiedot kenttä on tyhjä tuplaklikkaus ei tee mitään.

Mikäli asiakaskortiston Tärkeää!-välilehdelle on syötetty laskutusasiakasta koskevia tietoja, näkyy kentän vieressä keltainen kolmio. Näet tiedon viemällä kursorin keltaisen kolmion päälle.

Mikäli taas tilaukseen on kohdistettu ennakkosuoritus (vaatii WEN-lisenssin), näkyy kentän vieressä dollarikuvake. Saat lisätiedot näkyviin napauttamalla symbolia.

Viitteenne

Laskutusasiakkaan viite. Ehdotuksena laskutussasiakkaan oletus yhteyshenkilö tai jos oletusta ei ole niin ensimmäinen yhteyshenkilö, jos ohjaustiedoissa on näin asetettu.

Hakuikkunan (ks. kohta Hakuikkuna) kautta voit poimia jonkin muun yhteyshenkilön laskutusasiakkaalta.

Yhteyshenkilö ikkunassa voit kopioida tarvittaessa tietoja hiiren oikean painikkeen valinnoilla.

Toimitustiedot

Toimitusasiakkaan tiedot. Poimittavissa hakuikkunan kautta (ks. kohta Hakuikkuna), asiakaskortistoa selaamalla. Kun viet kohdistimen asiakasnumeron päälle, saat näkyviin asiakkaan yhteystiedot.

Tuplaklikkamaalla toimitustiedot kentän numeroa aukeaa asiakaskortisto kyseiseen asiakkaaseen. Mikäli toimitustiedot kenttä on tyhjä tuplaklikkaus ei tee mitään.

Mikäli asiakaskortiston Tärkeää!-välilehdelle on syötetty toimitusasiakasta koskevia tietoja, näkyy kentän vieressä keltainen kolmio. Näet tiedon viemällä kursorin keltaisen kolmion päälle.

Viitteenne

Toimitusasiakkaan viite. Ehdotuksena toimitusasiakkaan oletus yhteyshenkilö tai jos oletusta ei ole niin ensimmäinen yhteyshenkilö, jos ohjaustiedoissa on näin asetettu.

Hakuikkunan (ks. kohta Hakuikkuna) kautta voit poimia jonkin muun yhteyshenkilön toimitusasiakkaalta.

Tilaajan tiedot

Tilaajan tiedot eivät tulostu vakiolomakkeille, vaan niiden tulostuminen edellyttää räätälöityjä raporttipohjia.

Tuplaklikkamaalla tilaajan tiedot kentän numeroa aukeaa asiakaskortisto kyseiseen asiakkaaseen. Mikäli tilaajan tiedot kenttä on tyhjä tuplaklikkaus ei tee mitään.

Mikäli asiakaskortiston Tärkeää!-välilehdelle on syötetty tilaaja-asiakasta koskevia tietoja, näkyy kentän vieressä keltainen kolmio. Näet tiedon viemällä kursorin keltaisen kolmion päälle.

Rahdinkuljettaja

Ylläpito ohjaustiedoissa ja ehdottuu toimitusasiakkaan tiedoista. Rahdinkuljettajan voit hakea alasvetovalikosta selaamisen sijasta myös kirjoittamalla kenttään rahdinkuljettajan nimen tai numeron. Kenttä näkyy vain, mikäli WLG-lisenssi on aktivoitu.

Hinnasto

Voit valita tilauksella käytettävän yleishinnaston.

Kassapvm

Syötettävä kassapäivä, joka siirtyy tilauksesta muodostetulle laskulle.

Kenttään voi syöttää päivämäärän vain jos maksuehto = 00. Silloin jos maksuehto = 00 tai 04. Sopimuksen mukaan tieto tästä kentästä siirtyy tilauksesta muodostetulle laskulle.

Nettopvm

Syötettävä nettoeräpäivä, joka siirtyy tilauksesta muodostetulle laskulle.

Kenttään voi syöttää päivämäärän vain jos maksuehto = 00. Silloin jos maksuehto = 00 tai 04. Sopimuksen mukaan tieto tästä kentästä siirtyy tilauksesta muodostetulle laskulle

Kielikoodi

Tilauksen tulosteiden kielikoodi. Haetaan asiakkaan tiedoista.

Tilauksen viesti

Tilauksen viesti, joka tulostuu tulosteille. Oletusviestin määrittäminen ja ylläpito löytyvät aloitusnäkymän

| Asetukset | Ohjaustiedot -valikosta Viestit-välilehdeltä. Pudotusvalikosta voit vaihtaa määritetyn oletusviestin joksikin toiseksi ohjaustiedoissa perustetuksi viestiksi tai kirjoittaa kenttään haluamasi viestin. Eri tilauslajeille voit määrittää omat tilauslajikohtaiset viestit, tarvittaessa myös eri kielisinä. Tilauksen lajia vaihdettaessa viesti siirtyy mukana.

Infopvm1 ja Infopvm2

Vapaasti käytettäviä pvm kenttiä.

Kenttien otsikot pystyy vaihtamaan kirjoittamalla haluamansa nimet otsikot YR-kansion MT.ini tiedostoon osion[OTSIKOT] alle. Esim:

[OTSIKOT] Infopvm1=pvm1 Infopvm2=pvm 2

Nettopaino

Myyntitilausrivien nettopaino (mtrivi.nettopaino) yhteenlaskettuna. Kenttää ei voi muokata

Näytä | Kuljetus- ja remburssitiedot ikkunassa voit muuttaa tilauksen Nettopaino tietoa, jolloin muutettu tieto päivittyy myös tähän kenttään siinä vaiheessa, kun tilausnäkymä päivitetään. Tilausrivien muokkaus laskee kuitenkin aina uudelleen kyseisen kentän arvon tallennushetken tietojen mukaan.

Kollit

Myyntitilausrivien kollit (mtrivi.kollit) yhteenlaskettuna. Kenttää ei voi muokata

Näytä | Kuljetus- ja remburssitiedot -ikkunassa voit muuttaa tilauksen Kollit-tietoa, jolloin muutettu tieto päivittyy myös tähän kenttään siinä vaiheessa, kun tilausnäkymä päivitetään. Tilausrivien muokkaus laskee kuitenkin uudelleen kyseisen kentän arvon tallennushetken tietojen mukaan.

Mikäli Kollit kentän tieto ei päivity tilauksen yläosassa muokkauksen yhteydessä, voi se johtua esim. teille räätälöidystä tallennusproceduurista.

Tilavuus

Myyntitilausrivien tilavuus tiedot (mtrivi.kuutiot) yhteenlaskettuna. Kenttää ei voi muokata

Tilausrivien muokkaus laskee kuitenkin aina uudelleen kyseisen kentän arvon tallennushetken tietojen mukaan.

Käsittelijä

Kenttään haetaan ohjaustiedoista Myyjät. Kenttää käsitellään ohjelmallisesti samalla tavalla kuin tilauksen Myyjä-tietoa.

Voit määrittää kentille alkuarvot, joita ohjelma ehdottaa automaattisesti uudelle tilaukselle valitsemalla Muokkaa | Alkuarvot uudelle. Ohjelma tyhjentää ruudun ja hakee kenttiin aiemmat alkuarvot. Ensimmäisellä käyttökerralla kentät ovat luonnollisesti tyhjiä. Muuta tietoja ja tallenna muutokset työkalurivin tallennuksen pikakuvakkeella tai pikavalinnalla Ctrl+S. Alkuarvot ovat laji- ja käyttäjäkohtaisia.

Kentän vieressä olevalla

-painikkeella saat avattua hakuikkunan, josta voit etsiä kyseiseen kenttään haluamasi tiedon. Hakuikkuna on käytettävissä esimerkiksi laskutus- ja toimitusasiakkaan etsinnässä sekä Viitteenne-kentässä. Asiakashaussa käytettävissä olevista toiminnoista löydät tarkemmat ohjeet kohdasta Alkuarvot.

Voit itse määritellä riveillä näytettävät kentät ja sen, miten tieto esitetään. Kenttien järjestystä ja muotoa voit muokata Taulukkomäärittelyt -ikkunassa.

Huomaa, että voit poimia tuotetiedot myös nimikelistalta, ks. kohta Nimikelista. Seuraavassa taulukossa on lueteltu riviosion tärkeimmät kentät:

Kenttä

Selite

Positio

Positionumero, jolla on useita käyttötarkoituksia. Myyntitilaukset-ohjelma tulkitsee loogiset kokonaisuudet positionumerosta. Samaan kokonaisuuteen kuuluvat positiorivi ja sen jälkeiset rivit, joilla ei ole positionumeroa. Positionumeroa voi käyttää myös rivinumerona. Monesti puhelimessa on helpompi viitata positionumeroon kuin tuotekoodiin. Eräät yritykset edellyttävät positionumeron käyttöä tilausnumeron yhteydessä.

Koodi

Tuotekoodin avulla tuote tai palvelu haetaan varastosta. Tuotekoodi ei ole pakollinen, mutta tilastoinnin ja varastonvalvonnan kannalta se on välttämätön. Mikäli tuotekoodi alkaa merkillä -, ei ohjelma tulkitse tuotetta varastotuotteeksi. Alleviivausmerkki (_) Koodi-kentässä tarkoittaa tekstiriviä, jonka tulostus paperilla alkaa vasemmasta reunasta.

Tuplaklikkamaalla Koodi kenttää aukeaa varastokirjanpito kyseiseen tuotteeseen. Mikäli Koodi kenttä on tyhjä tuplaklikkaus ei tee mitään.

Nimike

Nimike-kenttään voi syöttää tavaran tai palvelun selitteen. Nimike-kentällä voidaan myös hakea tuotetta varastosta. Tuotekoodilla haettaessa ohjelma hakee myös nimikkeen.

Lisänimike

Tähän kenttään tulee näkyviin tuotteelle Lisänimike-kenttään määritetty tieto.

Saatavuus

Tuotteen saatavuus kyseisellä varastopaikalla riviä syöttäessä/muokatessa. Sarake näkyy vain Muokkaus-tilassa ja toiminnallisuus on käytettävissä vain uudistetuissa sovelluksissa. Värien selitteet: Vihreä väri = Tuotetta on hyvin saatavilla. Keltainen väri = Huomioi vapaa saldo/hälytysraja. Punainen väri = Tuotteen vapaa saldo ei riitä tilattuun määrään/saldo on alle hälytysrajan. Toiminto ei toimi kokolajitelma-tuotteilla.

Kpl

Tilattu määrä. Ohjelma ehdottaa tuotteen pakkauskokoa. Jos tätä ei ole (tai asetus ei ole päällä ohjaustiedoissa), ohjelma ehdottaa yhtä.

Koko- tai värilajitelmatuotteiden kyseessä ollessa Kpl-kentässä avautuu apuikkuna, johon eri kokojen/värien tilausmäärät syötetään. Apuikkunan kentissä voi liikkua nuolinäppäimillä. Ohjelma laskee annettujen määrien yhteissumman tilausriville.

Kpl2

Määrä-kenttiä on kaksi. Mikäli molemmat ovat käytössä, ohjelma kertoo nämä luvut keskenään. Ominaisuutta hyödynnetään mm. palstat * millimetrit -tyyppisessä laskutuksessa. Kertolaskun voi kuitenkin estää ohjaustietojen optiolla Älä kerro KPL*KPL2 rivillä.

Kpl2-kentän arvoksi voidaan myös laskea Talkupvm- ja Loppupvm-kenttien päivämäärien erotus. Tällöin täytyy olla valittuna ohjaustietojen optio Ehdota alku-loppupäivistä laskettavaa KPL2-määrää.

Tähän kenttään liittyy ohjaustiedoissa muitakin optioita, kuten esim. Laske rivinettohinta KPL2-määrällä kerrottuna.

Toimitettu

Myyntitilauksissa toimitettu määrä, jota ei voi syöttää suoraan riveille.

Yks

Määrä-kenttien yksikkö. Ohjelma hakee tuotteen tiedoista.

Ovh

Rivin à-hinta tai tuotteen ns. ohjehinta. Ohjelma hakee hinnastokäsittelyn tai ohjaustietojen asetusten mukaan. Ohjaustiedoissa voidaan asettaa esimerkiksi, että hinnaksi haetaan aina halvin hinta.

Voit myös tarvittaessa suorittaa kentässä yksinkertaisia laskutoimituksia käyttäen operaattoreita + (plus), - (miinus), * (kerto) ja / (jako).

Ale%

Mahdollinen alennusprosentti. Ohjelma hakee hinnastosta tai asiakkaan tai tuotteen tiedoista.

Ale2%

Mahdollinen toinen alennusprosentti, joka annetaan jo alennetusta hinnasta (esim. täyspakkausalennus).

Summa

Rivin yhteishinta.

Tili

Myyntitilin numero, joka samalla määrää verokannan.

Alv

Tilin taakse määritetty alv-prosentti.

Vp

Varastopaikan numero. Tyhjä tai nolla tarkoittaa ykkösvarastoa. Ellet syötä varastopaikkaa, ohjelma ehdottaa sitä Käyttäjän käsikirjassa kerrotun hakujärjestyksen perusteella. Voit kuitenkin vaihtaa varastopaikan riville avautuvasta pudotusvalikosta tai muuttaa myyntitilauksen kesken-tilassa olevien rivien varastopaikan samaksi valinnalla Muokkaa | Muuta varastopaikka.

Kust.p.

Kustannuspaikka. Kustannuspaikkatunnukset perustetaan yleisissä ohjaustiedoissa.

Ohjelma tarkistaa tilauksen tallennuksen yhteydessä kustannuspaikkojen olemassaolon ja ilmoittaa virheellisyyksistä. Voit ottaa tarkistustoiminnon pois käytöstä poistamalla valinnan Tarkista kustannuspaikat tallennettaessa aloitusnäkymän

| Asetukset | Ohjaustiedot | Ominaisuudet -ikkunasta.

Juoksu

Rivien järjestysnumero.

Rivikdi

Rivikoodi. Numerot alle 10 ovat loppusummaan laskettavia rivejä.

0=normaali, 1=otsikko/tekstirivi (voi olla summia), 2=rakenteesta purettu rivi, 3=ei varastopäivitystä, 5,6=sähkötarjouslaskennassa työ, 7=sähkötarjouslaskennassa lisät, muuten asiakaskohtainen lisäalennus, 8=penninpyöristys, 9=ei lasketa loppusumma-alennuksiin, mm. vakuutus, 10=välisumma.

Toimituspvm

Toimitusaika päivämäärämuodossa. Voit poimia tiedon kalenterista, joka avautuu kentän nuolipainikkeella.

Toimitusvko

Toimituspvm-kentän päivämäärän avulla ohjelma laskee toimitusviikon tilausriveille.

Projekti

Projektitunnus, jonka voit valita pudotusvalikosta. Projektitunnukset perustetaan ohjaustiedoissa tai projektinhallinnan kautta. Projektivalikkoon on mahdollista saada vain asiakkaalle perustetut projektit, jos YR.ini-tiedoston [asetukset]-lohkoon lisätään määritys VAINASIAKKAANPROJEKTIT=1

Tuplaklikkamaalla Proj. kenttää aukeaa projektinhallinta kyseiseen projektiin. Mikäli Proj. kenttä on tyhjä tuplaklikkaus ei tee mitään.

Työnro

Työnumero päivittyy tilausrivin työnumero kenttään seuraavissa tapauksissa:

Hinta Per

Montako yksikköä kohden ovh on annettu. Jos kentässä on esim. 100, ohjelma jakaa hinnat sadalla.

Mitat

Tuotteen mitat muodossa levkorkpit tai kork*lev. Mitat tulee syöttää millimetreinä.

Nettohinta

Tuotteen veroton yksikkönettohinta. Ohjelma käyttää tietoa katelaskennassa.

Netto val.

Nettohinnan valuutta.

Kauppatapa

Tätä tietoa tarvitaan laskutuksesta muodostettavaa alv-yhteenvetoilmoitusta varten. Ks. kohta Kauppatapa.

OTNUMERO

Tämä kenttä ei näy oletuksena rivillä, mutta saat sen tarvittaessa näkyviin taulukkomäärittelyjen kautta (kentän nimi taulukkomäärittelyissä = OTNUMERO)

Tuplaklikkamaalla Otnumero kenttää aukeaa ostotilaukset kyseiseen tilaukseen. Mikäli Otnumero kenttä on tyhjä tuplaklikkaus ei tee mitään.

Erä

Taulukkomäärittelyistä saa tarvittaessa näkyviin Erä kentän. Kentän nimi taulukkomäärittelyissä = ERA

Tilausrivin Erä kentästä avautuvassa ikkunassa näytetään tilausrivin varastopaikalta löytyvät erät saldoineen. Vapaa sarake näyttää paljonko erää on vapaana varastopaikalla. Vapaa sarakkeen saldo lasketaan seuraavasti: Erän saldo miinus myyntitilausrivien yhteenlaskettu avoin määrä riveiltä, joilta kyseinen erä löytyy.

Esimerkki: VP1: Erän 2 eräsaldo = 100 ja kyseistä erää löytyy avoimilta tilausriveiltä seuraavasti:

Tilaus 1: erää 2 menisi 10kpl, koko määrä toimittamatta

Tilaus 2: erää 2 menisi 25kpl, koko määrä toimittamatta

Tilaus 3: erää 2 menisi 10kpl, 5kpl jo toimitettu

→ joten kun kyseisen tuotteen tilausrivillä avaa Erä kentän alasvetovalikon näkyy erän 2 vapaa sarakkeessa arvo 60

Mikäli syötät Erä-kenttään erän, jota ei löydy varastopaikalta tai jonka vapaa saldo ei riitä tilausrivin määrän kattamiseen antaa ohjelma siitä ilmoituksen. Jos vaihdat tilausrivin varastopaikan ohjelma tarkistaa löytyykö erää varastopaikalta ja mikäli ei löydy antaa siitä ilmoituksen.

Laskutettu

Kun rivi on kokonaisuudessaan laskutettu, ruutuun tulee merkki informaatioksi laskutuksesta. (Laskutettu tilaa ei voi manuaalisesti muokata.)

Jos myyntitilauksen rivien tiettyihin kenttiin (esim. TAIKA, TOIVE, TVKO) kirjoittaa pidemmän merkkimäärän kuin sallittu, ohjelma lisää

-merkin kenttään ja hiiren osoittimella saa näkyviin tiedon sallitusta merkkimäärästä.

Tilauksen rivitietojen alapuolella näet yhteenvetotiedot tilauksen loppusummasta tilauksen valuutassa. Valuutan lisäksi näytetään käytetty valuuttakurssi. Kurssin ohjelma hakee valuuttarekisteristä samalla kun valuutta haetaan asiakkaan tiedoista tai vaihdetaan pudotusvalikosta. Voit kuitenkin syöttää kurssin myös käsin.

Myyntitilaukset-ohjelma laskee tilauksen verottoman ja verollisen yhteissumman, alv:n osuuden sekä pyöristyksen.