Tässä käydään läpi yleiset kierrätysmallit sekä toimittajakohtaiset mallit.

Kierrätysmallien ylläpidossa on tärkeää huomata, että jos Novan henkilörekisteristä poistetaan hyväksyjä ei se poistu automaattisesti kierrätysmallista.

Ennen hyväksyjän poistamista Novan henkilörekisteristä, poista hyväksyjä ensin hyväksyntälistoilta johon kyseinen hyväksyjä kuuluu.

Voit luoda uusia kierrätysmalleja Document Centerin Työkalut > Järjestelmäasetukset > Kierrätys -näkymästä kohdasta Muokkaa kierrätysmalleja...

Luo haluamasi hyväksyntäketju ja tallenna malli.

Hyväksyntäketju perustetaan vaiheittain, eli vaihe1 oleville hyväksyjille tehtävä menee ensimmäisenä ja vasta kun vaihe on hyväksytty siirtyy asiakirja seuraavien vaiheiden hyväksyjille.

Näkymässä voit määritellä pitääkö kaikkien vaiheen henkilöiden hyväksyä tehtävä vai riittääkö vain yksi hyväksyjä.

Jos asiakirjan tulee mennä viimeisenä hyväksyjän/hyväksyjien esimiehelle, ei esimiestä määritellä hyväksyntälistaan vaan se haetaan automaattisesti riippuen miten esimiessuhteeton perustettu.

Anna tallennuksen yhteydessä kierrätysmallille kuvaava nimi.

Vaihtoehtoisesti kierrätysmalleja voi tallentaa myös Lähetä asiakirja kiertoon -ikkunan kautta.

Kun kierrätysmalleja on perustettuna voit kytkeä tietyt kierrätysmallit tiettyihin toimittajiin jos kyseisten toimittajien laskut hyväksyy aina samat henkilöt.

Toimittajakohtaiset mallit -ruudulla voit valita toimittajille mitä kierrätysmallia käytetään kun kierrätysruutu käynnistetään. Aikaisemmat talousohjelmistossa olleet ryhmät on konvertoitu toimittajakohtaisiksi kierrätysmalleiksi. Ruudulla voi katsella kierrätysmallia tai poistaa sen toimittajan tiedoista.

Document Center lukee verkkolaskuaineistosta automaattisesti laskun sisällön eli mm. laskun summan, toimittajan tiedot, rivitiedot..

Novasta laskuaineiston haetaan ensimmäisen toimittajan johon aineistossa oleva y-tunnus tai IBAN tilinumero täsmää. (Y-tunnus on vahvempi)

Lisätietoa Toimittajien tietojen ylläpidosta Novassa.

Document Center tulkitsee verkkolaskuaineiston automaattisesti kun lasku luetaan Autoinvoice-palvelusta ohjelmaan. (suositus)

Tulkinnan voi käynnistää myös manuaalisesti valitsemalla asiakirjan/asiakirjat ja painamalla Tulkinnan tiedot-painiketta työkalurivillä.

Tulkinta näyttää laskulta saadut tiedot ja näkymässä asiakirjan tulkinnan voi suorittaa myös uudelleen. Tulkintaruutu myös ilmoittaa jos

toimittajan y-tunnus tai pankkitili ei täsmää Novan toimittajakortin tietoihin.

Jos jokin verkkolaskuaineistossa oleva tieto ei ole luettu onnistuneesti laskuaineistosta voi syynä olla se, että toimittaja ilmoittaa tiedon sellaisessa kentässä josta

DC ei sitä oletuksena hae. Tätä voi hallita joko yleisellä tasolla tai toimittajakohtaisesti Sanakirja-painikkeen kautta.

Esimerkki: Projekti-tieto ei tule tulkitun laskun tiliöintiriveille, mutta se löytyy aineistosta.

Avaa tulkintaruutu ja sieltä Sanakirja. Valitse Käyttäjän määrittämä alias ja etsi listalta Projekti- tieto ja paina Uusi-painiketta:

Selaamalla avautuvaa XML-puuta löydät kentän jossa toimittaja ilmoittaa projekti-tiedon. Tässä tapauksessa tieto löytyy RowProjectReferenceIdentifier- kentästä.

Valitse kenttä ja poistu ikkunasta Ok-painikkeella.

Jatkossa kaikilta laskuilta etsitään projekti-tieto annetusta kentästä. Sama voidaan tehdä myös toimittajakohtaisesti jos annat ensin Toimittaja-kenttään toimittajan joka

ilmoittaa esimerkiksi projektin tai muun tiedon jossain poikkeuksellissa kentässä ja se halutaan tulkita laskuaineistosta järjestelmään.

Saapuneita laskuja käsitellään ohjelmassa käytännössä Uudet asiakirjat sekä Asiakirjat -välilehdillä.

Laskut jotka on hyväksytty ja siirretty Nova Ostoreskontraan siirtyvät automaattisesti Arkistoon. Voit siirtää asiakirjoja arkistoon myös manuaalisesti.

Monet Document Centerin toiminnot on suunniteltu toimivaksi myös useammalle kuin yhdelle asiakirjalle samaan aikaan.

Voit valita asiakirjoja joko...

Voit kirjata sisäisen viestin joka näkyy vain Visma Document Centeriä käyttävälle reskontranhoitajalle. Viesti näkyy samassa kohtaa kuin asiakirjan virheviestitkin.

Voit kirjata huomautuksen asiakirjan kiertoon laittamisen yhteydessä Huomautus-laatikkoon. Viesti näkyy Approval käyttäjälle.

Näin huomautus näkyy Approvalissa hyväksyjälle (kirjoitusvirheineen kaikkineen):

Ja näin viesti näkyy puhelinsovelluksessa (Visma Manager):

Uusia laskuja siirretään Autoinvoicesta automaattisesti Uudet asiakirjat-välilehdelle mutta voit myös manuaalisesti lisätä Finvoice.xml, PDF tai kuvatiedostoja asiakirjat välilehdelle.

Voit muodostaa uuden asiakirjan kopiona olemassa olevasta. Toiminto onnistuu myös arkistoon siirretystä asiakirjasta.

Jos kyseessä on kuvatiedosto, voit yhdistää ne yhdeksi asiakirjaksi Muokkaa asiakirja -valikon kautta.

Voit siirtää valitun asiakirjan suoraan arkistoon jos ohjelmaan on tullut asiakirja jota ei haluta/voida poistaa mutta se ei ole käsiteltävä ostolasku.

Document Center ei varsinaisesti ole tarkoitettu elektroniseksi arkistointi-ohjelmaksi.

Voit lisätä asiakirjalle liitetiedostoja Muokkaa asiakirjaa > lisää liitteitä-toiminnoilla. Kopioi toiminto säilyttää tiedoston koneellasi kun taas siirrä toiminto poistaa koneeltasi siirrettävän tiedoston.

Voit siirtää asiakirjan toiseen Visma Document Center ympäristössäsi olevaan yritykseen Käsittely > Siirrä asiakirjat toiseen yritykseen toiminnolla.

Voit lähettää valitun/valitut asiakirjat kiertoon joko hiiren oikealla painikkeella avautuvan valikon kautta tai

-kuvaketta käyttäen.

Hyväksyntälistalle ehdottuu oletus kierrätysmallin tai toimittajakohtainen kierrätysmalli jos sellainen on määritelty. Muussa tapauksessa voit valita

manuaalisesti hyväksyjät asiakirjalle/asiakirjoille.

Voit ottaa kierrätyksen kokonaan pois käytöstä valitulta/valituilta laskuilta. Tämä estää asiakirjan lähettämisen kiertoon.

Jos asiakirja siirretään Nova Ostoreskontraan niin menee kyseinen asiakirja suoraan DC:n arkisto-välilehdelle.

Tätä voidaan käyttää tilanteessa jossa tiedetään, että asiakirjaa ei tarvitse kierrättää lainkaan (jos esimerkiksi täsmäytys ostotilaukseen riittää).

Voit ottaa asiakirjan pois kierrätyksestä ja siirtää sen takaisin Uudet asiakirjat -välilehdelle Poista kierrätyksestä-toiminnolla.

Asiakirja palautuu Visma.net Approvalista ja ei enää näy hyväksyjien Omat tehtävät-listoilla.

Tämän jälkeen asiakirja voidaan joko käsitellä uudelleen ennen uudelleen kierrätystä tai poistaa.

Voit asettaa valitun/valitut asiakirjat pidossa-tilaan väliaikaisesti.

Tilaa voidaan käyttää esimerkiksi tilanteessa jossa tiedetään, että lasku pitää kierrättää normaalisti mutta se odottaa esimerkiksi liitteitä tai muuta tietoa

ennen kuin se voidaan kierrättää.

Yleiset pikavalinnat:

F12 Hakutoiminto jolla voit selata kenttään sopivaa Novassa olevaa tietoa. Kirjanpitotili, kustannuspaikka, projekti, valuutta tai toimittaja.

CTRL + F Aktivoi sinisen hakurivin ensimmäisen solun, kun

asiakirjalista on aktivoitu

CTRL + VAIHTO + F Avaa suodattimen muokkaus -ikkunan

Voit luoda omia suodattimia tai muokata olemassa olevia. Toimintoon pääsee myös suodattimen kuvakkeesta.

CTRL + U Avaa sarakeasetukset -toiminnon (asiakirjalistalla tai tiliöintiriveillä) CTRL + O Luo uusi asiakirja tiedostosta siirtämällä (poistaa tiedoston siirron jälkeen) CTRL + VAIHTO + O Tuo asiakirja tiedostosta kopioimalla (ei poista siirron jälkeen tiedostoa)

CTRL + Q Tuo asiakirjat siirtämällä ja tyhjä sivu jakajana

CTRL + VAIHTO + Q Tuo asiakirjat kopioimalla ja tyhjä sivu jakajana

CTRL + M Yhdistä asiakirjat asiakirjalistassa

CTRL + T Ota käyttöön käsittelysääntö asiakirjalle

CTRL + ENTER Aktivoi kierto valituilta asiakirjoilta (avaa hyväksyjälistan)

CTRL + VAIHTO + E Lähetä asiakirja(t) talousjärjestelmään (Nova Ostoreskontraan)

Kun tiliöintirivi aktiivisena:

CTRL + 1 Valitsee asiakirjalistassa aktiivisena olevan asiakirjan

aktiiviseksi

CTRL + 2 Aktivoi tiliöintirivin

CTRL + 3 Tekee valituista riveistä kaksoiskappaleet

CTRL + 4 Siirry asiakirjalistalla edelliselle asiakirjalle

CTRL + 5 Siirry asiakirjalistalla seuraavalle asiakirjalle

CTRL + I Lisää uusi tiliöintirivi